Ordning och reda frn brjan Lennart Ek AdminKonsult

Ordning och reda från början Lennart Ek Admin-Konsult

Fyra steg Ø Rutiner, regler och planering Ø Diarieföring Ø Processer Ø Registrering utan registrator

Planering Ø Bestäm när diarieföring skall vara utförd (skyndsamt enl. lagen) l l Sekretesslagen, förvaltningslagen och tryckfrihetsförordningen Service till ”kunderna/intressenterna” Ø Bestäm vem som skall diarieföra l l l Registrator Handläggaren Olika i landet

Sekretesslagen Ø REGISTRERING l Utan dröjsmål Ø ADB/IT l l l Speciellt ärendehanteringsprogram, ofta integrerat med verksamhetsprogram Generellt ärendehanteringsprogram Registerbeskrivning

Förvaltningslag Ø HANDLÄGGNING l l l Enkelt Snabbt Billigt Ø Muntlig handläggning Ø Anteckning av uppgift Ø Kommunikation

Tryckfrihetsförordning Ø AV MYNDIGHET UPPRÄTTAD HANDLING l Expedierad l Diarium, journal l Beslut l Justerad handling Minnesanteckning Ø l arbetsmaterial

Ärendeflöde Kommer in Registreras Handling Muntligt Handling Posten Telefon Fax E-post Kontakt Registrator Handläggs Skrivelser Rapporter Råd Yttranden Muntligt Handläggare Beslut Kommunikation Protokoll Delgivning Nämnd Handläggare Avskrivs Bevakning Nämnd Handläggare Registrator Arkiveras Utsortering Arkivläggning Arkivbeskrivning Registrator Arkivplan Bekräftelse

Rutiner Ø Gör upp en diarieplan l Egen eller förvaltningens/kommunens Ø Ha en gallringsplan för diariet l Enligt den uppgjorda diarieplanen

Rutiner Ø Skriv ner rutiner för alla förekommande uppgifter som gäller diarieföring Ø Håll rutinerna levande genom att ständigt ha med någon punkt om detta på t. ex. kontorsmöten Ø Alla på förvaltningen måste göra på samma sätt för att hålla diariet aktuellt och för att man ska kunna hålla ordning och göra korrekta utsökningar!

Regler Ø Sätt upp regler för vad som skall diarieföras l Dela upp inkommande handlingar i ärenden och övriga Ø Exempel på innehåll i ärenden l Alla inkommande handlingar som rör verksamheten och som kan hänföras till ett objekt, en person, en myndighet, en förening, m. fl. Detta gäller papper såväl som e-post, fax och telefonsamtal. Ø Exempel på övriga handlingar l l Broschyrer, kallelser, reklam etc. Men tänk på att dessa även kan tillhöra ett ärende!

Diariet 8 -87 -870 OBS! att gallringsplanen finns inbyggd i detta system

Diarieplan 2

Uppföljning Ø Följ upp på kontorsmöten eller andra typer av möten att verkligen man gör som man kommit överens om Ø Rosa och risa Ø Utan uppföljning kommer man lätt tillbaka till den gamla oordningen

Avsluta ärende Ø Avsluta alltid ärendet när det är färdigt (det går ju att öppna igen om det är nödvändigt) Ø Anledningen är att förvaltningen kan få en revision någon gång (av JO eller RRV) Ø Skapa en händelse och ange alltid en anledning till att ärendet avslutas, t. ex. ”slutinspektion utförd” etc. i anteckning på händelsen.

Ärenderubrik/ärendemening Ø Om ärendehanteringssystemet tillåter det, ha fasta ärenderubriker. (Lättare att lära sig och att hålla ordning och söka i databasen).

Processbeskrivning Postöppning

Processbeskrivning Delegeringsbeslut

Processbeskrivning Aktförvaring

Fungerar en myndighet utan registrator? Ø Svaret är ja, under vissa förutsättningar förändringsbehov/önskemål, omorganisationer etc. Ø Båda sätten har sina för– och nackdelar + helhetssyn, styrning, ordning på papper - fel handläggare, fel ärende

Bakgrund till arbetssättet Ø Effektivitet Ø Pengar Ø Större behov av inspektörer Ø Större behov av områdesspecialister

Tankar Ø Vad ska vi med uppgifterna till? Ø Planering! Ø Regler! Ø Rutiner! Ø Objekt/Ärenden/Händelser! Ø Uppföljning!

Begrepp Ø ÄRENDEN l l Ansökningar Anmälningar Tillsyn Klagomål Ø HANDLINGAR l l l Skrivelser Tillsynsrapporter Analysprotokoll Fax E-post Anteckningar

Ärenderubriker Ø Använd fasta ärenderubriker i så stor utsträckning som möjligt. Ha ett begränsat antal generella rubriker Ø För icke objektsbundna ärenden, ha alltid ”nyckelord” med i rubriken t. ex. ”remiss”, ”planärende”, ”yttrande till lst” etc. Detta gör att de blir sökbara i framtiden.

Uppföljning Ø Ta kommandot när det gäller ordningen Ø Följ upp på kontorsmöten eller andra typer av möten att man gör som man kommit överens om Ø Utan uppföljning kommer man lätt tillbaka till den gamla oordningen Ø Ta upp och diskutera erfarenheter med jämna mellanrum Ø Men ändra inte alltför ofta!

Mallar underlättar Ø Alla har samma utseende Ø Fördel om flera personer skriver dokument Ø Blir alltid rätt

Hämta data till mallar Ø Till de flesta verksamhetsprogram går det att hämta data direkt från databasen till mallar. Egentillverkade eller köpta. Ø Mycket arbete innan man kommer igång Ø Stor tidsbesparing när de är färdiga Ø Säker dokumenthantering (alltid rätt information till intressenten)

Slut på föredraget Tack för uppmärksamheten