ORDEN DEL DIA 1 2 1 2 Himno

ORDEN DEL DIA 1. 2. 1. 2. Himno Nacional Apertura Evento: (Dr. Pedro Pablo Cadena Farfán, Director General) Marco Legal y Conceptual del Sistema Integral de Gestión (MECI-CALIDAD), Dra. Marisol Muñoz Peralta, Firma Consultora Nuestro Sistema Integral de Gestión (Dra. Carmen Emira Guzmán, Representante de la Dirección) Que hemos Hecho Que Viene Ahora Plan de Comunicaciones del Proyecto 3. 4. 5. 6. 7. El enfoque de procesos del SIG (MECI-CALIDAD), Representantes Equipo Operativo Acto de compromiso con la calidad Foto Institucional Cofee Break Actividades de socialización 7: 30 a 7: 40 a 8: 00 a 8: 20 a 8: 40 a 9: 00 a 9: 30 a 9: 40 a 10: 00 a 12: 00

ACTIVIDADES DE SOCIALIZACIÓN 1. LOS PRINCIPIOS DEL SIG 10: 15 a 10: 45 2. CARRERA ESTRATEGICA DE RELEVOS 10: 45 a 11: 20 3. CRUCIGRAMA CALIDOSO 11: 20 a 12: 00 ETICOS, CALIDAD, MECI VISIÓN, MISIÓN Y POLITICA DE CALIDAD

1. APERTURA EVENTO:

2. MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECICALIDAD)

¿QUÉ ES EL SIG? FORMA DE GESTIONAR UNA ENTIDAD, CENTRADA EN LA CALIDAD Y LA PARTICIPACIÓN DE TODOS SUS FUNCIONARIOS CON EL OBJETIVO DE SATISFACER LAS NECESIDADES Y REQUISITOS DEL CLIENTE Y PROPORCIONAR BENEFICIOS A TODOS SUS MIEMBROS

MARCO LEGAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN LEY 872 DE 2003 LEY 87 DE 1993 Crea el SGC en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios REGLAMENTARIA CONTROL INTERNO DECRETO 4110 DE 2004 DECRETO 1599 DE 2005 Reglamenta la Ley 872 de 2003 y Adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000: 2004) Adopta el MECI VENCIMIENTO: 8 DE DICIEMBRE DE 2008

MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Clientes (y otras partes interesadas) Responsabilidad de la dirección Gestión de los recursos Requisitos Medición, análisis y mejora Realización del producto o prestación del servicio Satisfacción Producto o servicio Salidas Gestión documental

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO ES EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO QUE PERMITE EL DISEÑO, DESARROLLO Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO CONTROL DE GESTIÓN CONTROL ESTRATÉGICO Esquema de organización Planes Principios Normas Métodos Procedimientos Actuaciones Acciones Adm. Información Adm. Recursos Mecanismos de Evaluación y Verificación CONTROL DE EVALUACIÓN

• SISTEMA • SUBSISTEMAS • DE CONTROL ESTRATÉGICO • DE CONTROL DE GESTIÓN • DE CONTROL DE EVALUACIÓN • COMPONENTES • ELEMENTOS

• ESTRUCTURA MECI 1000: 2005 • SISTEMA DE CONTROL INTERNO • COMPONENTES • SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO • SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN • AMBIENTE DE CONTROL • ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. • DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. • ESTILO DE DIRECCIÓN. • DIRECCIONAMIENT O ESTRATÉGICO • PLANES Y PROGRAMAS. • MODELO DE OPERACIÓN. • ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. • ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS • CONTEXTO ESTRATÉGICO. • IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. • ANÁLISIS DE RIESGOS. • VALORACIÓN DE RIESGOS. • POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. • ACTIVIDADES DE CONTROL • POLÍTICAS DE OPERACIÓN. • PROCEDIMIENTOS. • CONTROLES. • INDICADORES. • MANUAL DE OPERACIÓN. • INFORMACIÓN • COMUNICACIÓN PÚBLICA • AUTOEVALUACIÓ N • SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL • ELEMENTOS • INFORMACIÓN PRIMARIA. • INFORMACIÓN SECUNDARIA. • SISTEMAS DE INFORMACIÓN. • COMUNICACIÓN ORGANIZATIVA. • COMUNICACIÓN INFORMATIVA. • MEDIOS DE COMUNICACIÓN. • AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL • AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN. • EVALUACIÓN INDEPENDIENTE • EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. • EVALUACIÓN A LA GESTIÓN (AI). • PLANES DE MEJORAMIENTO • INSTITUCIONAL. • FUNCIONAL. • INDIVIDUAL.

SGC MECI NECESIDADES Y EXPECTATIVAS USUARIOS FORTALECIMIENTO CAPACIDAD ADMINISTRATIVA Y DESEMPEÑO INSTITUCIONAL METAS Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES SATISFACCIÓN SOCIAL SATISFACCIÓN DE CLIENTES

PRINCIPIOS DE CALIDAD PRINCIPIOS DE MECI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Enfoque al Cliente Liderazgo Participación activa de los servidores públicos Enfoque basado en procesos Enfoque de sistema para la Gestión Mejora continua Enfoque basando en hechos para la toma de decisiones 8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores 9. Coordinación, cooperación y articulación 10. Transparencia 1. Autorregulación 2. Autocontrol 3. Autogestión

Enfoque hacia el cliente La razón de ser de las organizaciones son sus clientes

Liderazgo Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la dirección de la organización.

Participación activa de los servidores públicos El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.

Enfoque basado en procesos La identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en una organización y en particular las interacciones entre tales procesos se conoce como enfoque basado en procesos: CONTRATO DE LOS CLIENTES P PROCESO 1 R O PROCESO 2 D U AREA 1 AREA 2 AREA 3 C T PROCESO 3 O Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

Enfoque basado en procesos R E EVALUACION D D E P ESTRATÉGICOS o de direccionamiento R O C E MISIONALES S O S APOYO/SOPORTE La red de procesos permite general valor al trabajar articuladamente

Enfoque de Sistema para la Gestión Identificar, entender, mantener y mejorar, y en general gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos

Mejora continua La mejora continua* en el desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta. 3. 31 “ Actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos”

Enfoque basado en hechos para la toma de Decisiones En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición.

Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

Coordinación, Cooperac ión y Articulación El trabajo en equipo, al interior de las entidades y entre los organismos del estado es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.

PLANEAR: REGLAMENTAR: Emitir actos de conformación de instancias y adopción del Modelo ACTUAR: Tomar Acciones para mejorar Continuamente el desempeño de los procesos, los productos, el SIG y la satisfacción del cliente VERIFICAR: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los servicios respecto a políticas, objetivos y requisitos para el servicio, e informar los resultados. CICLO PHVA DIAGNOSTICAR: Conocer como estamos frente a los requisitos de CALIDAD y MECI PLANEAR: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización. A P V H DISEÑAR: Diseñar los procesos y documentos requeridos en MECI y CALIDAD. HACER: Implementar los procesos y prestar los servicios conforme se documento en la fase de planeación.

Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Calidad Líder del Proyecto Representante de la Dirección Aprobar Dirigir Responsables de Proceso Validar Equipo Operativo MECI-CALIDAD Diseñar TODOS LOS FUNCIONARIOS Implementar la documentación CONTROL INTERNO Evaluación Independiente MEJORA CONTINUA

PROCESO: CONJUNTO DE ACTIVIDADES RELACIONADAS MUTUAMENTE O QUE INTERACTUAN PARA GENERAR VALOR Y LAS CUALES TRANSFORMAN ELEMENTOS DE ENTRADA EN RESULTADOS.

üENFOQUE DE PROCESOS

NUESTRO SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN 3.

QUE HEMOS HECHO? ◦ ◦ ACTOS DE REGULACIÓN DIAGNOSTICO PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PLANIFICACIÓN OPERACIONAL

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA MISIÓN Somos un establecimiento público de orden nacional, adscrito al Ministerio de la Protección Social; reconocemos prestaciones económicas y convencionales a los extrabajadores, pensionados y beneficiarios de la liquidada empresa Ferrocarriles Nacionales de Colombia y administramos la prestación de los servicios de salud a los pensionados y los beneficiarios de las Empresas de Ferrocarriles Nacionales de Colombia y Puertos de Colombia. Contamos con la infraestructura tecnológica y el talento humano calificado y comprometido en brindar una excelente prestación de nuestros servicios; razón por la cual tanto el Ministerio de Hacienda como el de la Protección Social han suscrito convenios a efectos del manejo de las nóminas de la Fundación San Juan de Dios e Instituto Materno Infantil y Prosocial respectivamente. VISIÓN Dado que contamos con la infraestructura adecuada, recurso humano calificado, experiencia y bajos costos en la prestación de los servicios de reconocimiento y pago de las prestaciones económicas y la administración de servicios de salud con transparencia en la gestión; nuestro reto es consolidarnos como la entidad líder que asuma los compromisos que resulten de la fusión o supresión de otros entidades que a nivel nacional presten servicios análogos, contribuyendo con las políticas de Gestión Pública para el cumplimiento de los fines esenciales del Estado en el sector de la Seguridad Social.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA POLITICA DE CALIDAD En concordancia con nuestra misión, buscamos satisfacer totalmente las expectativas y necesidades de nuestros usuarios, mediante el trabajo competente, responsable y transparente, orientado por los códigos de ética y buen gobierno. Nuestro sistema integral de gestión se mantiene a través de la participación activa del talento humano, la asignación de recursos y el compromiso de la alta dirección en la mejora continua de nuestros procesos, identificando los usuarios como nuestra razón de ser.

MAPA ESTRATÉGICO VISION Dado que contamos con la infraestructura adecuada, recurso humano calificado, experiencia y bajos costos en la prestación de los servicios de reconocimiento y pago de las prestaciones económicas y la administración de servicios de salud con transparencia en la gestión; nuestro reto es consolidarnos como la entidad líder que asuma los compromisos que resulten de la fusión o supresión de otros entidades que a nivel nacional presten servicios análogos, contribuyendo con las políticas de Gestión Pública para el cumplimiento de los fines esenciales del Estado en el sector de la Seguridad Social. Somos un establecimiento público de orden nacional, adscrito al Ministerio de la Protección Social; reconocemos prestaciones económicas y convencionales a los extrabajadores, pensionados y beneficiarios de la liquidada empresa Ferrocarriles Nacionales de Colombia y administramos la prestación de los servicios de salud a los pensionados y los beneficiarios de las Empresas de Ferrocarriles Nacionales de Colombia y Puertos de Colombia. MISION Contamos con la infraestructura tecnológica y el talento humano calificado y comprometido en brindar una excelente prestación de nuestros servicios; razón por la cual tanto el Ministerio de Hacienda como el de la Protección Social han suscrito convenios a efectos del manejo de las nóminas de la Fundación San Juan de Dios e Instituto Materno Infantil y Prosocial respectivamente. 1 2 OBJETIVOS INSTITUCIONAL ES GARANTIZAR Y OPTIMIZAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE SALUD A TODOS LOS CLIENTES ATRAVEZ DE LA EFECTIVA ADMINISTRAC ION DE LOS MISMOS GARANTIZAR DE FORMA OPORTUNA EL RECONOCIMIE NTO Y PAGO DE PRESTACIONE S ECONÓMICAS DE ACUERDO AL MARCO LEGAL 3 SER MODELO DE GESTIÓN PÚBLICA EN EL SECTOR SOCIAL 4 5 6 MANTENER UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LÍNEA CONFIABLE PARA TODOS LOS USUARIOS DE EL FPS, QUE PERMITA UNA RETROALIMENT ACIÓN CONSTANTE CON NUESTROS USUARIOS FORTALECIMI ENTO A LA ADECUADA ADMINISTRAC IÓN DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD Y LA ÓPTIMA GESTION DE LOS RECURSOS FORTALECER LOS MECANISMOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONA L E INFORMATIVA, PARA PROYECTAR LOS RESULTADOS DE LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD

Estructura de la Documentación Manual de Calidad Procesos Instrucciones, Directrices (Se relacionan en procesos y procedimientos) Registros, Formatos (Se relacionan en procesos y procedimientos) Política de Calidad Sistema de Gestión de calidad Procedimientos Actividades Resultados

QUE VIENE AHORA Implementación Consolidación de la Mejora Continua ◦ Auditoria Interna de Calidad ◦ Revisión por la Dirección Auditoria de Certificación • CARACTERIZACION DE PROCESOS

SATISFACCION DE NUESTROS USUARIOS NUESTRA RAZÓN DE SER

PLAN DE COMUNICACIÓN MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTRANET INTERNET REUNIÓN MENSUAL DE AVANCES DEL PROYECTO BOLETIN SEMANAL CORREO: comprometidoconlacalidad@fps. gov. co

MEJORA CONTINUA PROCESOS MISIONALES ATENCIÓN AL USUARIO U S U A R I O S PROCESOS ESTRATÉGICOS DIRECCIONAMIENTO COMUNICACIÓN ESTRATÉGICO GESTIÓN DE SERVICIOS DE SALUD GESTIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DE BIENES TRANSFERIDOS GESTIÓN DE COBRO GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATI VOS ASISTENCIA JURÍDICA GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DE TALENTO HUMANO GESTIÓN DE TIC´S GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS GESTIÓN COMPRAS Y CONTRATACIÓN PROCESOS DE EVALUACIÓN SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE MEDICIÓN Y MEJORA ATENCIÓN AL USUARIO N E C E S I D A D E S S A T I S F A C CI Ó N D E U S U A R I O S