OPP Dejavniki razvoja pisarnikega poslovanja doc dr Eva

  • Slides: 21
Download presentation
OPP Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja doc. dr. Eva Jereb Fakulteta za organizacijske vede Univerza

OPP Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja doc. dr. Eva Jereb Fakulteta za organizacijske vede Univerza v Mariboru E-mail: eva. jereb@fov. uni-mb. si Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja

Pisarniške dejavnosti SISTEM ZAPOSLENI STORITVE INFORMACIJE 2

Pisarniške dejavnosti SISTEM ZAPOSLENI STORITVE INFORMACIJE 2

Definicija pisarniškega poslovanja PISARNA prostor, kjer se izvajajo opravila in naloge, povezane s funkcijami

Definicija pisarniškega poslovanja PISARNA prostor, kjer se izvajajo opravila in naloge, povezane s funkcijami upravljanja in ravnanja, administrativnimi opravki in nalogami. PISARNIŠKO POSLOVANJE dejavnosti, osebje in prostore, povezane z izdelavo, obdelavo, prenosom in hranjenjem dokumentov in sporočil dejavnosti, kjer se uporabljajo pravila, politika in postopki 3

Sl. 1. 1: PISARNA KOT SREDIŠČE OBRAVNAVANJA INFORMACIJ STOPNJE OBRAVNAVNJA INFORMACIJE Pisarna kot središče

Sl. 1. 1: PISARNA KOT SREDIŠČE OBRAVNAVANJA INFORMACIJ STOPNJE OBRAVNAVNJA INFORMACIJE Pisarna kot središče obravnavanja informacij OBLIKA INFORMACIJE GOVOR BESEDILO SLIKA ELEKTRONSKI PODATEK IZDELAVA generiranje govora generiranje besedil generiranje slik generiranje podatkov OBDELAVA obdelava govora obdelava besedil obdelava slik obdelava podatkov SHRANJEVANJE shranjevanje govora shranjevanje besedil shranjevanje slik shranjevanje podatkov PRENOS prenos govora besedil slik Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja prenos podatkov 4

DEJAVNIKI, KI VPLIVAJO NA IZDELAVO PISARNIŠKEGA IZDELKA (sl. 1. 2) Cilj organizacije Vrednost /

DEJAVNIKI, KI VPLIVAJO NA IZDELAVO PISARNIŠKEGA IZDELKA (sl. 1. 2) Cilj organizacije Vrednost / koristi Stroški Pretočni čas subjektivna ocena Definiranje pisarniškega izdelka Vsebina Proces izdelave pisarniškega izdelka Kakovost Organizacijski vidik zahteve Tehnološki vidik 5

Dokumentarno gradivo GLEDE NA IZVOR PO ZVRSTI DOKUMENTI PO VSEBINI PO ZAUPNOST I Dejavniki

Dokumentarno gradivo GLEDE NA IZVOR PO ZVRSTI DOKUMENTI PO VSEBINI PO ZAUPNOST I Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja 6

Glede na izvor n n n Prejete dokumente, torej tiste, ki jih organizacija prejme

Glede na izvor n n n Prejete dokumente, torej tiste, ki jih organizacija prejme o Lastne dokumente, ki nastanejo pri delu organizacije ter s Odposlane dokumente, ki jih naslovimo na poslovnega pa Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja 7

Glede na zvrst n n Poslovne dokumente (standardizirane in nestandardiz Uradne dokumente oziroma na

Glede na zvrst n n Poslovne dokumente (standardizirane in nestandardiz Uradne dokumente oziroma na uradne dopise, ki jih p Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja 8

Format papirja po ISO standardu Oznaka formata 0 1 2 3 4 5 6

Format papirja po ISO standardu Oznaka formata 0 1 2 3 4 5 6 Vrsta formata A B C 841 x 1189 mm 1000 x 1414 mm 917 x 1297 mm 594 x 841 mm 707 x 1000 mm 648 x 917 mm 420 x 594 mm 500 x 707 mm 458 x 648 mm 297 x 420 mm 353 x 420 mm 324 x 458 mm 210 x 297 mm 250 x 353 mm 229 x 324 mm 148 x 210 mm 176 x 250 mm 162 x 229 mm 105 x 148 mm 125 x 176 mm 114 x 162 mm 9

Priloga n Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se n nanašajo na

Priloga n Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se n nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo Dosje n Obrazci (formularji, predloge, računalniške šablone, n štampiljke) Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja 10

PISARNIŠKA in RAČUNALNIŠKA TEHNOLOGIJA mikroprocesor elektronski pomnilnik podatkovne baze pisalni stroj mikrofilm kopirni stroj

PISARNIŠKA in RAČUNALNIŠKA TEHNOLOGIJA mikroprocesor elektronski pomnilnik podatkovne baze pisalni stroj mikrofilm kopirni stroj Pisarniška tehnologija Računalniška tehnologija 11

INTEGRACIJA PISARNIŠKE, RAČUNALNIŠKE IN TELEKOMUNIKACIJSKE TEHNOLOGIJE pisalni stroj mikrofilm kopirni stroj teleks telefaks teletekst

INTEGRACIJA PISARNIŠKE, RAČUNALNIŠKE IN TELEKOMUNIKACIJSKE TEHNOLOGIJE pisalni stroj mikrofilm kopirni stroj teleks telefaks teletekst Pisarniška tehnologija Pisarniške komunikacije IT Osebni računalnik prenos podatkov mikroprocesor LAN in intranet elektronski WAN in internet pomnilnik podatkovne baze Računalniška tehnologija 12

INTEGRACIJA PISARNIŠKE, RAČUNALNIŠKE IN TELEKOMUNIKACIJSKE TEHNOLOGIJE Telekomunikacijska tehnologija telefonsko omrežje integrirano omrežje ISDN satelitske

INTEGRACIJA PISARNIŠKE, RAČUNALNIŠKE IN TELEKOMUNIKACIJSKE TEHNOLOGIJE Telekomunikacijska tehnologija telefonsko omrežje integrirano omrežje ISDN satelitske komunikacije pisalni stroj mikrofilm kopirni stroj teleks telefaks teletekst Pisarniška tehnologija Pisarniške komunikacije IT Osebni računalnik prenos podatkov mikroprocesor LAN in intranet elektronski WAN in internet pomnilnik podatkovne baze Računalniška tehnologija 13

SOODVISNOST ORGANIZACIJSKIH IN TEHNOLOŠKIH SPREMEMB Spreminjanje organizacijske strukture Spreminjanje tehnološke strukture tehnične funkcije tehnične

SOODVISNOST ORGANIZACIJSKIH IN TEHNOLOŠKIH SPREMEMB Spreminjanje organizacijske strukture Spreminjanje tehnološke strukture tehnične funkcije tehnične zmogljivosti sposobnosti delavcev razbremenitev delavcev usposobljenost delavcev nove organizacijske možnosti Cilji: manjši stroški, krajši pretočni časi, večja kakovost 14

NARAŠČANJE PRODUKTIVNOSTI produktivnost 2000 % proizvodne dejavnosti 1000 % neproizvodne dejavnosti čas 0% 1900

NARAŠČANJE PRODUKTIVNOSTI produktivnost 2000 % proizvodne dejavnosti 1000 % neproizvodne dejavnosti čas 0% 1900 1960 2000 15

RAZVOJNI TRENDI d - količina informacij č - plače zaposlenih c - število zaposlenih

RAZVOJNI TRENDI d - količina informacij č - plače zaposlenih c - število zaposlenih b - investicije v pisarniško tehnologijo a - sistemski stroški čas 16

Možnosti za racionalizacijo pisarniškega poslovanja • Povečanje učinkovitosti • Zmanjšanje stroškov • • •

Možnosti za racionalizacijo pisarniškega poslovanja • Povečanje učinkovitosti • Zmanjšanje stroškov • • • Optimalno oblikovanje delovnih postopkov in procesov Smotrno organiziranje informacijskega sistema Učinkovito oblikovanje komunikacijskih tokov Racionalizacija vseh komunikacijskih oblik Zniževanje stroškov za pisarniški material Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja 17

Možnosti za racionalizacijo pisarniškega poslovanja Izdelavni ali obdelovalni čas Transportni čas Čakalni čas Pretočni

Možnosti za racionalizacijo pisarniškega poslovanja Izdelavni ali obdelovalni čas Transportni čas Čakalni čas Pretočni čas Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja 18

Vodstvene naloge Možnosti racionalizacije različnih tipov pisarniških nalog več časa za strateško upravljanje manj

Vodstvene naloge Možnosti racionalizacije različnih tipov pisarniških nalog več časa za strateško upravljanje manj reševanja vsakodnevnih problemov boljše upravljanje z informacijami znotraj organizacije tehnična podpora pri organizaciji dela sodelavcev neposredna podpora pri izvajanju komunikacijskih funkcij Tehnično - aministrativne naloge širše in bogatejše oblikovane tehnično-administrativne naloge od oddelčne k projektni organizaciji reintegracija in avtomatizacija določenih nalog in opravil funkcijsko integrirano pisarniško poslovanje podprto z ustreznimi podatkovnimi bazami Strokovne naloge od specializiranih k problemsko oblikovanim nalogam boljše obravnavanje lokalnih informacij in izboljšanje komunikacij neposredna podpora projektni organizaciji podpora strokovnemu delu uporaba osebnih računalnikov Pomožne naloge servisno oblikovane delovne naloge združevanje storitvenih funkcij manj ponavljajočih se opravil višja kvalifikacija zaposlenih - do nivoja tehničnih sodelavcev podpora pri izvajanju pomožnih nalog - uporaba integriranih pisarniških sistemov 19

Pisarniško poslovanje sestavljajo različni delovni postopki. Delovni postopek je zaokrožen del celotnega delovnega procesa,

Pisarniško poslovanje sestavljajo različni delovni postopki. Delovni postopek je zaokrožen del celotnega delovnega procesa, ki ima zaznaven začetek in konec. Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja 20

Primeri delovnih postopkov: Ø Ø Ø Ø Postopek za izdajo potnega lista Postopek za

Primeri delovnih postopkov: Ø Ø Ø Ø Postopek za izdajo potnega lista Postopek za odmero davka od kmetijstva Postopek za denacionalizacijo premoženja Postopek evidentiranja dokumentarnega gradiva Izdelava komercialne ponudbe Izdelava kupoprodajne pogodbe Izdelava in odpošiljanje računa Prijava zdravstvenega in pokojninsko-invalidskega zavarovanja itd. Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja 21