Operasjonalisering av nrhetsmodell Aministrativ Sttte Fakultetsdirektrmtet 26 06

Operasjonalisering av nærhetsmodell Aministrativ Støtte Fakultetsdirektørmøtet 26. 06. 2014 ADS/JEC 24. 06. 2014

Innledning • JUS, MED og UB følger ADS spesielt. • Fra ADS har Avdelingsdirektør, nestleder og seksjonsleder Lønn deltatt. • Har gjennomført fem møter hvorav et sammen med Avdeling for Personalstøtte. • Utkast til sluttnotat foreligger til gjennomgang; – en iht foreliggende mal/struktur med kapitler – en kortversjon på tre sider 2

IHR/effektivisering i ADS - gjennomført fra 2012 • Bemanning redusert med ca 10% (ca 20% Innkjøp, 10% Lønn, 5% Regnskap/System). • IHR-EFV – enklere og bedre økonomistyring for eksternt finansierte prosjekter – rapporter, standardiserte prosesser og opplæringstilbud. • Behov til Betaling – fulldigitalisert prosess og blant de fremste i Staten; • • innført elektronisk faktura (pr mai 2014; 60% inngående og 30% utgående) pr mai 2014 -70% av bestillingene gjennom bestillingsløsningen innført systemstøtte for avtaleforvaltning og konkurransegjennomføring. Innkjøp gjør flere anskaffelser for fakulteter og Eiendomsavdelingen oppnådd bedre ressursstyring og flyt, dokumentasjon og grunnlag for analyser av innkjøp Ui. O oppnådd årlig innsparing på bedre rammeavtaler 25 -30 mill (30% rammeavtaledekn) Effektivisert prosesser for toll, MVA og rentefaktura. Lønnsområdet; • • • standardisert maler forbedret HR-portal, innført reisemodul betaler ikke lenger ut sjekker for «hastelønn» redusert etterslep på NAV-krav betydelig (sentralisert håndtering av foreldrepermisjoner samt omlegging av arbeidsprosesser internt i Lønn) Innført et kontaktpunkt inn og utvidet svartid/service-desk

«Lavthengende frukter» - i arbeid/ideer • • IHR/EFV- bilagslønn – LOS (ADS og AP) samt ansatte fra JUS, HF og MN er involvert Omlegging intern i seksjon for Lønn; – omlegging av organisering og arbeidsdeling – mål; felles rutiner og standarder samt effektivisering. • IHR/EFV-videreføring – tilrettelegge for innføring av leiesteder – LOS (ADS og EL) samt ansatte fra MED, MN og OD er involvert i prosjektet • Innføre systemstøtte for internhandel og andre omposteringsbilag – ansatte fra MED og LOS/Internadm er involvert i prosjektet • Omlegging av opplæringstilbudet pågår; – kurs i økende grad rettet mot definerte administrative roller og deres samarbeidsflater – våren 2014 tilbys 31 kurs – flere e-læringskurs - nye kurs for økonomicontrollere, BDM, fakturaflyt, EFP – ansatte fra fakulteter involvert i utvikling av kursene – opplæring av kursholdere og evaluering satt i system • • Opprydding i kontaktpunkter inn mot ADS-brukerstøtte pågår. Vurdere der små enheter kan få levert tjenester fra andre – for å sikre god nok kvalitet på oppgaver som gjøres sjelden eller krever spesialister.

Fokusområde – lønnsområdet ved Ui. O • Mål/delmål for utviklingsprosessene; – – – Øke kvalitet i data og ajouritet og redusere feilkilder Ressursoptimal drift og effektivisering God arbeidsflyt og klar oppgavefordeling Klare roller og ansvarsdeling – spesialisering/fagfordypning – opplæring God organisering av 1. og 2. linje. Registrere data der de oppstår – fjerne papirflyt – bedre kontroll med tidsriktig start/stopp av lønn og tilganger. – Felles prosesser og ensartet praksis • Delprosjekter i et utviklingsprogram; – – – – Organisering av arbeidet i seksjon for Lønn A-meldingen – krav om månedlig innrapportering av lønns- og ansettelsesforhold Bilagslønn I-III Foreldrepermisjon, langtidssykemeldte og offentlige refusjoner Personopplysninger for gjester og assosierte personer Øvrige registreringsoppgaver i seksjon for Lønn Fastlønn

Andre forbedringsområder • Revidere kontrollrutiner på regnskaps- og lønnsområdet; – fokus på vesentlighet med utgpkt i risikoanalyse – mål om økt transaksjonskvalitet og redusere feil – læringssløyfer • Rammeavtaler; – øke rammeavtaledekningen – sikre økt behovsdekning – mer økonomiske innkjøp - innsparinger • Regnskapsområdet; – standardisering av rapporttilbudet – forbedre internregnskapet som grunnlag for økonomistyring • Arkivområdet vurderes ifm med evt ny systemløsning (NOARK 5)

Nettverk og samarbeidsarenaer • Fire fagnettverk videreføres; – Økonomi-, Innkjøp- og Arkiveledernettverk – Lønnscontrollerforum - vurdere innretning og omfang (kun lønn? ) • Vurdere opprettelse av et Personalledernettverk. • Opprette brukernettverk; – medvirkning og brukerorientering i praksis – representere ulike stadier og roller i de aktuelle hovedprosessene – drive kvalitetssikring av konkrete problemstillinger og kontinuerlig forbedringsarbeid innenfor dagens rammer av systemløsninger • Dialogmøter; – dersom kun fokus på konkrete saker og drift – ADS – dersom også fokus på styringsaspektet – ADS, EL/VØS og AP • Kontorsjefmøtene; – Vurdere å legge ned arenaen. Om den skal opprettholdes bør det dekke saker fra hele LOS-området (ikke kun personal)

Gjenstår ift overordnet mandat ü Prioritere tiltakene og legge de ut i tid ift tilgjengelig kapasitet (endelige rammer for LOS-avd. fastsettes høsten 2014). ü Dokumentere konkrete tjenesteytelser, arbeidsdeling og gjensidige forventninger og forpliktelser i dette. ü Avklare og dokumentere roller, ansvar og fullmakter for drift og forvaltning av policy og overholdelse av eksterne lover og regler. ü Nettverk – etablere mandat og nettsider det mangler. ü Samarbeidsformer – konkretisere og dokumentere mandat for; – dialogmøter – felles policy på tvers av LOS? – brukernettverk for kontinuerlige forbedringer – prosjekter og konkrete arbeidsgrupper