Operan program Vzdlvn pro konkurenceschopnost Vcn st realizace

Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Věcná část realizace projektu Seminář pro příjemce 9. 1. 2012

Obsah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Důležité dokumenty a odkazy Řízení projektu Změny projektu Výběrová řízení Pravidla archivace Kontroly projektu Monitorovací zprávy

Důležité dokumenty a odkazy § Smlouva o realizaci GP (součástí je schválená verze žádosti s úpravami z VK) § Příručka pro příjemce verze 5 § Příručka - Elektronická Monitorovací zpráva v BENEFIT 7 § Metodika monitorovacích indikátorů verze 3 § Manuál vizuální identity § Návod „Jak správně vyplňovat pracovní výkaz“ § http: //opvk. kr-ustecky. cz § www. euzadost. cz

Řízení projektu § Realizační tým – projekt řízen od začátku realizace do konce realizace Ø POZOR – po ukončení realizace projektu musí mít příjemce zajištěn tým (na své náklady), který zpracuje závěrečnou MZ a následně bude komunikovat se ZS v souvislosti s případnými opravami § Zahájení a ukončení realizace projektu § Harmonogram projektu – možné změny

Změny projektu Nepodstatné změny nesmí ovlivnit dosažení cílů projektu a neovlivní právní akt § Změny v kontaktních údajích Ø např. adresa, telefony, kontaktní osoby – oznamováno neprodleně e-mailem § Změna statutárního zástupce – do 5 -ti pracovních dnů zaslat oznámení spolu s relevantními doklady § Změna harmonogramu jednotlivých KA

§ Přesun v rámci jedné kapitoly § Přesun prostředků mezi kapitolami rozpočtu do výše 15% § Povinnost informovat a odůvodnit v MZ změnu § Není nutný souhlas poskytovatele podpory Přesto se doporučuje i tyto změny předem KONZULTOVAT

Podstatné změny projektu Podstatná změna mění charakter a obsah projektu uvedeného v žádosti. Je třeba upravit právní akt. § Změna právní formy příjemce § Změna příjemce projektu § Změna v oblasti MI uvedených ve smlouvě (ne navýšení) • Snížení MI = snížení rozpočtu • Zrušení povinných indikátorů NENÍ MOŽNÉ § Podstatná změna rozpočtu (kap. 5. 5. 2 Pp. P)

§ Změna data ukončení realizace ØBez navýšení rozpočtu § Změna bankovního účtu projektu § Odstoupení partnera v průběhu realizace projektu →příjemce či druhý partner převezme zbývající závazky partnera § Podstatná změna musí být oznámena poskytovateli podpory na formuláři Žádost o schválení podstatných změn (ke stažení na http: //opvk. kr-ustecky. cz)

§ Všechny podstatné změny konzultovat předem § Neoficielní žádost nejprve e-mailem, zaslání zdůvodnění resp. upraveného rozpočtu odsouhlasení PM a FM § V případě partnerství - projednání s partnery § Oficielní písemná žádost o podstatnou změnu (formulář podepsaný i partnery)přes podatelnu nebo do MZ § Platnost změny je od podpisu Dodatku ke smlouvě hejtmankou kraje

Výběrová řízení § Dle pravidel OPVK je povinnost příjemce realizovat VŘ již při předpokládané hodnotě plnění zakázky od 200 000, - Kč bez DPH (přímé i nepřímé náklady) § Zakázky malého rozsahu: Ø 200 000, - Kč - 800 000, - Kč bez DPH Ø 800 000, - Kč - 2 000, - Kč bez DPH § Zakázky s vyšší hodnotou: Ø 2 000, - Kč – 6 000, - Kč bez DPH Ø 6 000, - Kč bez DPH a vyšší

§ Průzkum cen na trhu – předchází samotnému vyhlášení VŘ → z průzkumu vzejde předpokládaná hodnota zakázky (nemusí být shodná s částkou ve schváleném rozpočtu!!) § Doporučujeme zaslat výzvu (resp. zadávací dokumentaci) předem ke kontrole projektovému manažerovi (10 prac. dnů před vyhlášením VŘ ) § Poznámka: Po uzavření VŘ doložit na KÚ CD s naskenovanou kompletní dokumentací ke každému VŘ

§ Příspěvkové organizace zřizované Ústeckým krajem Øřídí se také Směrnicí - PRAVIDLA PRO ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK ÚSTECKÝM KRAJEM A JÍM ZŘIZOVANÝMI PŘÍSPĚVKOVÝMI ORGANIZACEMI ØU zakázek nad 100 tis. Kč nutno vyžádat číslo VZ na OVZ INV ØMetodika a vzory pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu příspěvkovými organizacemi ÚK od 15. 9. 2010→ http: //www. kr-ustecky. cz/sekce majetek a VZ

Smlouva s dodavatelem § Musí být uzavřena ve shodě s podmínkami VŘ a vybranou nabídkou § Náležitosti smlouvy: ØOznačení smluvních stran ØPředmět plnění (konkrétně kvantitativně i kvalitativně) ØDoba a místo plnění

ØPlatební podmínky ØPovinnost dodavatele uchovávat dokumenty související s realizací zakázky a umožnit jejich kontrolu (dle Smlouvy o realizaci GP článek VII odstavec 5 a 14) ØPovinná publicita, název a číslo projektu ØZajištění bezúplatného oprávnění poskytovatele podpory k výkonu práv užít autorské dílo

Pravidla archivace § Závazek vyplývající ze Smlouvy o realizaci GP pro příjemce, partnery i dodavatele § Do konce roku 2025 § Uvést na objednávce nebo faktuře § V případě VŘ uvést v zadávací dokumentaci a následně ve Smlouvě § Vnitřní směrnice organizace o archivaci a skartaci, eventuelně aktualizace této směrnice od data počátku realizace projektu

Co se archivuje § Smlouva s poskytovatelem včetně všech dodatků § Žádost včetně příloh § Smlouvy o partnerství včetně všech dodatků § Plná korespondence s poskytovatelem § Originály zápisů z provedených kontrol § Dokumentace k výběrovým řízením § Faktury a doklady o platbách

§ Interní výdaje a doklady ØVýdaje za zaměstnance na základě pracovních smluv včetně vyplacených odměn ØPracovní výkazy pracovníků projektu ØCestovní doklady ØKnihy jízd ØDoklady týkající se režijních výdajů včetně metodiky výpočtu alikvotního podílu

§ Kopie monitorovacích zpráv a žádostí o platbu § Výstupy projektu (publikace, tiskové zprávy, letáky, fotodokumentace, audio a video nahrávky, …) § Dokumentace k plnění indikátorů § Další dokumentace – např. auditní zpráva Kapitola 12 Příručky pro Příjemce

Kontroly projektu § Administrativní kontroly = MZ a Žo. P Ø Možnost vyžádání si dokladů, které nejsou povinné Ø Provádí ji PM společně s FM § Monitorovací návštěvy (Metodické dohlídky) Ø V průběhu začátku projektu Ø Kdykoliv jako konzultační a metodická pomoc § Kontrola realizace projektu na místě dle zákona č. 320/2001 Sb o finanční kontrole ve veřejné správě

Kontrola dle zákona č. 320/2001 Sb. § Ověřování skutečného stavu průběhu realizace projektu: ØPožadované finanční prostředky byly skutečně vynaloženy ØZachycení v účetnictví ØZpůsob vedení dokumentace § Má být komplexní a snadno dohledatelná ØSeznámení se s celkovým systémem řízení projektu ØSystém sledování monitorovacích indikátorů (směrnice) ØDokumentace ke klíčovým aktivitám

Monitorovací zprávy § Průběžná MZ Ø první MZ po uplynutí 3(4) měsíců od začátku realizace, další MZ pak po 3 měsících Ø odevzdat nejpozději do 30 kalendářních dnů od ukončení monitorovacího období § Mimořádná průběžná MZ Ø mimořádná MZ se žádostí o platbu (po vyčerpání 80 % dosud nevyúčtovaných plateb) Ø Před založením mimořádné MZ v Benefit 7 kontaktovat PM ! § Závěrečná MZ Ø pouze po ukončení projektu, odevzdat nejpozději 2 měsíce po ukončení realizace

Předkládání Monitorovacích zpráv § V českém jazyce on – line prostřednictvím aplikace BENEFIT 7 (věcná část) § 1 x v tištěné podobě podepsaná statutárním zástupcem nebo pověřeným zástupcem – nutno doložit v MZ plnou moc, pokud není přílohou smlouvy § Ostatní přílohy MZ podepsány odpovědným pracovníkem – dle podpisových vzorů § Reakce na připomínky k MZ musí být dodány nejpozději do 5 pracovních dnů od doručení připomínek

§ Vždy přes podatelnu KÚ – osobně nebo poštou: Krajský úřad Ústeckého kraje Odbor strategie přípravy a realizace projektů Velká Hradební 48 400 02 Ústí nad Labem § Označení: NEOTVÍRAT – Monitorovací zpráva č. XX/201 X , registrační číslo a název projektu odesílatel = příjemce – ČITELNĚ !!!!! (odesílatel nemůže být partner nebo fyz. osoba) § Rozhodujícím datem pro splnění termínu předložení MZ je datum doručení MZ, nikoliv datum podání zásilky na poště

Věcné přílohy Monitorovací zprávy: § Příloha č. 1 Monitorovací indikátory (nutno vybrat příslušnou oblast podpory „překliknutím“ na jiný list) § Příloha č. 2 Přehled uzavřených ZŘ/VŘ § Příloha č. 17 Žádost o schválení podstatných změn § Příloha č. 21 Souhrnné informace (pouze při závěrečné MZ) Ø Formuláře k dispozici na http: //opvk. krustecky. cz/sekce. Pro příjemce/MZ/Přílohy k Elektronické monitorovací zprávě - prioritní osa 1

Děkuji za pozornost Mgr. Martina Pražáková