OPDELING AF SAGER I KMD SAG 8 juni

OPDELING AF SAGER I KMD SAG 8. juni 2015

Forord Formålet er at gruppere sagerne i forhold til, hvordan de skal håndteres i forbindelse med udfasning af KMD Sag og dermed udlede et volumen på, hvor mange sager der skal håndteres på hvilken måde. Denne opgørelse af volumen af sager i hver gruppe kan både anvendes i forhold til fastlæggelse af exitstrategien og til den mere operationelle håndtering af sagerne. Alle sager i KMD Sag skal være dækket af denne opdeling - hvis man finder en sag, som ikke kan rummes i modellen, skal den indarbejdes. Opdelingen af sagerne skal dække alle sager i KMD Sag frem til ophør af transitionsaftalen. Opdelingen af sagerne ændrer ikke på datakvaliteten i KMD Sag. En evt. dårlig datakvalitet flyttes med til de nye systemer og kan fx resultere i, at der fx ikke bliver arkiveret og kasseret i det omfang der burde, eller at sager flyttes til det forkerte system. Afgrænsning Opdeling af sager i KMD Sag er alene udarbejdet for at hjælpe med at kategorisere og udsøge sagerne i KMD Sag. Udfasningen betyder, at der i de enkelte kommuner skal træffes en række beslutninger om de sager, der ligger i KMD Sag. Hjælp til proces for disse vigtige beslutninger, kan findes i KMD SAG Exitstrategi – Procesguide. Se mere her: http: //www. kombit. dk/sapa/exitstrategi Målgruppe Opdelingen er relevant for de medarbejdere i kommunen, som arbejder med oprydning i KMD sag både strategisk i forhold til EXIT-strategien og operationelt med det lavpraktiske oprydningsarbejde. Målgruppen består hovedsageligt af KMD Sag ansvarlige og SAPA projektledere. 2

Opdeling af sager i KMD Sag Hvordan er sagen oprettet? Nedenfor ses en sagssortering af KMD Sags sager ud fra, hvorfra sagen er oprettet. Sorteringen er gensidigt udelukkende, så enhver sag i KMD Sag hører til en af nedenstående inddelinger. Sager oprettet af et KMD fagsystem som anvendes i kommunen. En del af sagsbehandlingen fx håndtering af journalnotater foregår i KMD Sager oprettet af brugere direkte i KMD Sag, og som ikke har en tilknytning til et fagsystem. Al sagsbehandling foregår i KMD Sag med eller uden KMD EDH. Sager oprettet af KMD Fagsystem Sager oprettet manuelt Sager oprettet af 3. parts fagsystem Sager fra udfasede KMD fagsystemer Sager fra Sags- og dokumentindekset 3 Sager oprettet på baggrund af synkronisering fra STS Sags- og dokumentindekset. Læs mere om Sags- og dokumentindekset her. Fagsystemsager oprettet i andre end KMDs fagsystemer (fx CSC Omsorg). En stor andel af disse sager bliver sagsbehandlet i KMD Sag – dvs. der fx ligger journalnotater på sagerne i KMD Sag. Afsluttede sager fra et KMD fagsystem, som ikke længere anvendes i kommunen, men hvor kommunen stadig har en opbevaringspligt. Sagerne er fra et udfaset KMD fagsystem (fx KMD Aktiv) deriblandt også sager, der er overgået til anden myndighed (fx UDK – ”de lukkede skuffer”).

Opdeling af sager i KMD Sag Hvad skal der ske med sagerne? Kommunerne har i højere grad behov for at få et overblik over, hvad der skal ske med den enkelte sag i forbindelse med udfasning af KMD Sag. På de efterfølgende sider er alle sager opdelt i grupper ud fra, om sagen skal kasseres/slettes, om den kan flyttes til et fag- eller ESDH-system eller om sagen skal forblive i KMD Sag. Gruppen af sager, som kan flyttes til andet system, tager udgangspunkt i, at kommunen kun ønsker at anvende KMD Sag, hvor det er nødvendigt. Hver kommune har dog mulighed for at beslutte at lade alle eller en delmængde af disse sager ligge i KMD Sag, hvis de ønsker at fortsætte med at anvende KMD Sag. Dette vil dog kræve nye kontrakter dækker anvendelsen af KMD Sag, eftersom den eksisterende kontrakt på KMD Sag skal opsiges. 4

Opdeling af sager i KMD Sag Hvad skal der ske med sagerne? D) Kassable sager A) Sager uden fagsystem og/eller KMD EDH E) TSA sager som er migreret til nyt fagsystem B) Sager hvor fagsystemet (KMD og ikke-KMD) KAN klare sig uden KMD Sag F) Sager fra Sags- og dokumentindekset C) Sager fra udfaset KMD fagsystem G) Sager fra ikke-KMD system udelukkende til overblik – INGEN sagsbehandling i KMD Sag H) Sager hvor KMD fagsystemet IKKE kan klare sig uden KMD Sag 5 Herreløse sager! Herreløse sager med gammelt kommunenummer ligger potentielt i alle kategorier på nær indekssager I) KMD EDH sager

Sager som kan flyttes til andet system A) Sager uden fagsystem og/eller KMD EDH Kendetegn: Sagerne er kendetegnet ved, at der i KMD Sag ikke er angivet et leverandørsystem for sagen. Hvis kommunen har en KMD EDH kontrakt, så vil en delmængde eller alle tilhøre gruppen ”KMD EDH Sager” (Gruppe I jf. slide 14). Hvorfor kan de flyttes? : Da sagerne ikke er knyttet til et fagsystem, kan de frit flyttes ud af KMD Sag og over i et andet fagog/eller ESDH-system. Alle sager skal ikke nødvendigvis flyttes til samme system. Kommunen skal beslutte hvilke sager, der flyttes til hvilket system. Kommunen kan kun vælge at lade sagerne blive i KMD Sag, hvis de indgår en separat kontrakt med KMD om denne anvendelse af KMD Sag. 6

Sager som kan flyttes til andet system B) Sager hvor fagsystemet (KMD og ikke-KMD) KAN klare sig uden KMD Sag Kendetegn: Sagerne er kendetegnet ved, at sagen behandles i KMD Sag – dvs. at sagsbehandlerne opretter og tilgår journalnotater på sagen i KMD Sagerne kommer fra både KMD fagsystemer (fx KMD Institution) og fra ikke-KMD fagsystemer (fx IST Hypernet dagtilbud). Hvis kommunen har en KMD EDH kontrakt, så vil en delmængde eller alle tilhøre gruppen ”KMD EDH Sager” (Gruppe I jf. slide 14). Hvorfor kan de flyttes? : Fagsystemerne er ikke teknisk afhængige af KMD Sag, hvorfor sagerne kan flyttes til et andet ESDHsystem, hvor sagerne kan viderebehandles og opbevares. Hvis sagerne flyttes, så skal fagsystemets integration til KMD Sag ophøre, så nye sager ikke sendes til KMD Sag. Kommunen kan kun vælge at lade sagerne blive i KMD Sag, hvis de sikrer sig , at kontrakterne for hvert KMD-fagsystem inkluderer brugen af KMD Sag, samt sikre at der indgås en separat kontrakt med KMD om denne anvendelse af KMD Sag til ikke-KMD sagerne. 7

Sager som kan flyttes til andet system C) Sager fra udfaset KMD fagsystem Kendetegn: Sagerne er afsluttede og kommunen er forpligtet til at opbevare sager og sikre adgang til dem i en given periode. Kommunen har ikke længere adgang til det fagsystem, som oprindeligt oprettede sagen – enten fordi systemet er udfaset eller fordi myndighedsansvaret og dermed også fagsystemet er flyttet til en anden myndighed (fx UDK). Hvorfor kan de flyttes? : Så længe alle sagsdata bevares på sagen, kan den frit flyttes til et andet it-system, som giver kommunen læseadgang til sagerne og giver mulighed for at arkivere og kassere sagerne når tid er. Opbevaringssager, hvor myndighedsansvaret er overgået til UDK, skal opbevares indtil UDK giver besked om, at sagen kasseres. Derfor bør disse sager markeres som bevaringsværdige i kommunen, så de ikke kasseres ved en fejl. 8

Sager som kan kasseres/slettes D) Kassable sager som er arkiveret Kendetegn: Sagerne er kendetegnet ved, at de er passive og at perioden for opbevaringspligten er udløbet. Sagerne i KMD Sag har feltet ”Tilgængelighed” som angiver, hvor længe sagen skal være tilgængelig efter den er blevet passiv. Derudover har kommunale sager en kassationskode enten via det tilhørende sagsområde (KLE) eller via den valgte handlingsfacet. Kassationskoden er bestemmende for hvor længe en sag skal opbevares efter den af afsluttet. Sager inden for visse sagsområder (KLE) og med visse handlingsfacetter kategoriseres som bevaringsværdige, hvilket betyder, at sagerne skal udtrækkes til en arkiveringsversion efter arkivreglerne. Hvorfor kan de kasseres/slettes? : Kommunerne har ikke længere pligt til at opbevare sagerne og de kan derfor kasseres (slettes). Kommunen skal huske at arkivere sagerne før de kasseres, hvis sagerne er arkivpligtige. 9

Sager som kan kasseres/slettes E) TSA sager som er migreret til nyt fagsystem Kendetegn: Sagerne er kendetegnet ved, at sagerne er oprettet af og tilhører et KMD fagsystem, som udfases via transitionsaftalen. Der er forskel på, hvor stor en del af den eksisterende sagsbestand monopolbrudsprojekterne vil migrere til det nye fagsystem. Sager der ikke migreres tilhører gruppen ”Sager fra udfaset KMD fagsystem” (gruppe C jf. slide 8). Hvorfor kan de kasseres/slettes? : Når sagerne er migreret til det nye fagsystem, overtages ansvaret for sagen af det nye system, hvorfor sagerne kan og skal slettes i KMD Sag. KOMBITs udfasningsprojekt sikrer at sagerne slettes i KMD Sag – kommunerne skal dermed ikke gøre noget. 10

Sager som kan kasseres/slettes F) Sager fra Sags- og dokumentindekset Kendetegn: Sagerne er kendetegnet ved, at de er kopieret fra Sags- og dokumentindekset – dvs. sagen kommer fra et sagsbærende system, som ikke er direkte integreret til KMD Sag. Hvorfor kan de kasseres/slettes? : Når alle monopolbrudsprojekter er fuldt udrullet og transitionsperioden dermed slutter, kan synkroniseringskomponenten mellem KMD Sag og Sags- og dokumentindekset lukkes ned. Når synkroniseringen ikke længere kører, skal sagerne fra Sags- og dokumentindekset i KMD Sag slettes. KOMBITs udfasningsprojekt sikre at sagerne slettes i KMD Sag – kommunerne skal dermed ikke gøre noget. 11

Sager som kan kasseres/slettes G) Sager fra ikke-KMD system udelukkende til overblik – INGEN sagsbehandling i KMD Sag Kendetegn: Sagerne er kendetegnet ved, at de kommer fra ikke-KMD systemer via importservicen i OIOsnitfladen, og at der IKKE foregår nogen sagsbehandling af sagerne i KMD Sagerne er udelukkende kopieret til KMD Sag for at være en del af sagsoverblikket for en part. Hvorfor kan de kasseres/slettes? : Sagerne er ikke beriget med data via KMD Sag og kan derfor slettes uden tab af data. Inden sagerne slettes og integrationen til KMD Sag nedlægges, skal kommunen etablere en ny integration mellem det pågældende fagsystem og Sags- og dokumentindekset, samt have udrullet SAPA til de brugere, der har behov for overblik over de pågældende sager. 12

Sager som SKAL forblive i KMD Sag H) Sager hvor KMD fagsystemet IKKE kan klare sig uden KMD Sag Kendetegn: Sagerne er kendetegnet ved, at de er oprettet af KMD fagsystemer, som er så tæt integreret med KMD Sag, at systemet teknisk ikke kan fungere, uden at KMD Sag også er installeret. Det drejer sig pt. kun om sager fra KMD Opera. Hvorfor skal de blive i KMD Sag? : Hvis kommunen anvender KMD Opera på beskæftigelsesområdet, så skal brugerne også bruge KMD Sag, derfor skal KMD Operas sager blive i KMD Sag. Kommunen skal sikre sig, at deres KMD Opera kontrakt omfatter licens til at anvende KMD Sag i sammenhæng med KMD Opera. 13

Sager som SKAL forblive i KMD Sag I) KMD EDH sager Kendetegn: Sagen har tilknyttet et eller flere dokumenter i KMD Sag EDH. Hvorfor skal de blive i KMD Sag? : KMD EDH kan ikke fungere uden at KMD Sag også er installeret og anvendes sammen med KMD EDH. Derfor skal alle KMD EDH sager forblive i KMD Sag. Kommunen skal sikre sig, at deres KMD EDH kontrakt omfatter licens til at anvende KMD Sag i sammenhæng med KMD EDH. 14

Eksempel Korsbæk kommune 1 Ca. 20% af passive sager arkiveres og slettes 2 A, B og C flyttes til andet ESDH-system, når SAPA er D) Kassable sager taget i brug og ESDH-systemet har integration til STS A) Sager uden fagsystem og/eller KMD EDH E) TSA sager som er migreret til nyt fagsystem B) Sager hvor fagsystemet (KMD og ikke-KMD) KAN klare sig uden KMD Sag F) Sager fra Sags- og dokumentindekset C) Sager fra udfaset KMD fagsystem G) Sager fra ikke-KMD system udelukkende til overblik – INGEN sagsbehandling i KMD Sag 3 H) Sager hvor KMD fagsystemet IKKE kan klare sig uden KMD Sag 15 I) KMD EDH sager Herreløse sager! Herreløse sager med gammelt kommunenummer ligger potentielt i alle kategorier på nær indekssager G Slettes når SAPA er taget i brug og fagsystemerne er integreret til STS