Omstilling og innplassering i stilling ved det nye

Omstilling og innplassering i stilling ved det nye universitetet Seminar i Harstad Oktober 2015

Rammer for omstillingsarbeidet • Melding til Stortinget nr. 18 (2014 -2015) – Konsentrasjon for kvalitet • Kongelig resolusjon av 19. juni 2015 • Måldokument for fusjonen mellom Høgskolen i Harstad, Høgskolen i Narvik og Ui. T Norges arktiske universitet • Omstillingsavtalen av 19. 8. 2015 • Omstillingshåndbok for fusjonsprosessen - veileder ved innplassering til stilling – utarbeidet av partene ved de tre institusjonene • Vedlegg til omstillingshåndboka: prosessbeskrivelse, maler og veiledninger • Heftet Personalpolitikk ved omstillingsprosesser (KMD)

Noen momenter i omstillingsarbeidet • Ingen skal sies opp som følge av fusjonen, eller mot sin vilje flytte fra en campus til en annen • Ressurser og kompetanse bør brukes på best mulig måte • Åpne beslutningsprosesser, informasjon, medvirkning og medbestemmelse • Ledere har ansvar for omstillingsarbeidet i samspill med ansatte, tillitsvalgte og verneombud

Omstillingsavtalen av 19. 8. 2015 • Inngått mellom de sentrale partene • Varighet til 1. 1. 2016, kan forlenges dersom prosessen fortsatt pågår • Omstillingsavtalen skal sikre medbestemmelse, trygghet og ansattes rettigheter i omstillingsarbeidet • Fastsetter partsforholdet under omstillingsprosessen • Stiller krav om informasjon, medvirkning, samtaler, bemanningsplaner og kompetansekartlegging • Gir hjemmel for intern kunngjøring av stillinger • Gir den ansatte rett til å komme med ønsker, og til å vurdere arbeidsgivers forslag til innplassering • Utgangspunktet: rett og plikt til å følge sine arbeidsoppgaver

Omstillingshåndbok • En veileder til omstillingsarbeidet, til hjelp for ledere, tillitsvalgte og den enkelte medarbeider • Omstillingshåndboka skal • bidra til gode prosesser og legge forholdene til rette for å ivareta alle som er berørt av fusjonen • gi veiledning til arbeidet med bemanningsplaner • angi hvordan innplasseringer i stilling skal skje • klargjøre noen begreper som har betydning for innplassering, herunder vurderinger av rettskrav • beskrive mulige utfall av vurderinger ved innplassering i stilling • beskrive prosedyrer ved innplassering (trinnvis prosessbeskrivelse)

Informasjon Det vil være aktuelt å gi både skriftlig og muntlig informasjon Det bør gjennomføres informasjonsmøter der ansatte gis anledning til å stille spørsmål, og der det gis orientering om – – – – overordnede vedtak og beslutninger enhetens interne organisering og arbeidsområder arbeidet med bemanningsplan arbeidet med innplasseringer (generell informasjon) kriterier for tilbud om omstillingssamtaler (innplasseringssamtaler) tidsplan for gjennomføring av samtaler og innplasseringer mulighet for å la seg bistå av tillitsvalgte hvem som har ansvar for ulike deler av omstillingsarbeidet

Bemanningsplaner • Bemanningsplaner utgjør grunnlaget for innplasseringer i stilling i den nye organisasjonen • Planen skal sikre at alle ansatte gis tilbud om innplassering i stillinger ved det fusjonerte universitetet • Det skal tas utgangspunkt i den bemanningen som berørte enheter har før fusjonen • Det må tas utgangspunkt i de kvalifikasjonene som ansatte har per i dag • Bemanningsplanen skal gi oversikt over ulike – inndelinger i institutter og seksjoner – stillingstype (betegnelse/kode) – stillingsandel – ansvars og arbeidsområder – kvalifikasjonskrav

Omstillingssamtale Før innplassering skal det gis tilbud om omstillingssamtale (innplasseringssamtale) til – alle ledere og ansatte ved Høgskolene i Narvik og Harstad (som får et formelt skifte av arbeidsgiver) – ledere ved Universitetet i Tromsø som er berørt av fusjonen – ansatte ved Ui. T som er berørt av fusjonen og som kan forventes å få vesentlige endringer i ansvarsområder og/eller oppgaver

Omstillingssamtale • Formålet med omstillingssamtaler er å: – gi informasjon om fusjonsprosess og omstillingsaktiviteter, med vekt på tidsplan og mulige endringer i den enkeltes ansvarsområder og oppgaver – kartlegge muligheter, ønsker og kompetanse i forhold til mulige roller innenfor det fusjonerte universitetet – ivareta behov for dialog med og omsorg for den enkelte som blir berørt – gi leder et bedre grunnlag for å gjøre vurderinger i forbindelse med innplassering

Sentrale begreper ved innplassering i stilling • Det kan hevdes rettskrav til egen stilling: Rett til å følge sine arbeidsoppgaver dersom disse i det vesentlige er videreført • Det kan hevdes fortrinnsrett til annen passende stilling, jf. Tjml. § 13 • Når ansatte ikke har rettskrav, skal arbeidsgiver så langt det er mulig tilby alle fast ansatte og midlertidig tilsatte med sterkt stillingsvern som berøres av fusjonen likeverdig eller passende stilling/arbeidsoppgaver • Hvis det ikke er mulig å tilby likeverdig eller passende stilling/arbeidsoppgaver, skal arbeidsgiver tilby annen stilling, som så langt som mulig tilfredsstiller den ansattes kompetanse og ønsker

Sentrale begreper ved innplassering i stilling • Likeverdig stilling: Status og lønn må være noenlunde lik. Den nye stillingen skal stort sett ha de samme funksjoner som den tidligere stillingen • Passende stilling: Tre momenter er avgjørende for om en stilling kan vurderes som passende: – Lønn/nivå: kan vanligvis ikke kreve høyere stilling eller lønn enn i tidligere stilling – Arbeidsoppgaver: må være av noenlunde samme art – Geografisk avstand: skal ikke måtte flytte

Fortrinnsrett • Forutsetninger for å ha fortrinnsrett er – at den ansattes stilling blir inndratt, eller at arbeidet faller bort – at den "nye" stillingen anses å være passende for den ansatte – at den ansatte er kvalifisert for stillingen, dvs. har nødvendige faglige og personlige egenskaper for stillingen – behøver ikke å være best kvalifisert – en ansatt med fortrinnsrett går foran andre ansatte som ikke har fortrinnsrett

Fortrinnsrett • Når flere har fortrinnsrett til samme stilling, gjelder ikke fortrinnsretten i forholdet mellom dem • Det skal foretas en utvelgelse, hvor den best kvalifiserte skal tilbys stillingen • Det skal i slike tilfeller legges vekt på – stillingsbeskrivelse – kvalifikasjoner/kompetanse – erfaring/praksis – tjenestetid ved Ui. T/Hi. N/Hi. F – personlig egnethet ved lederstillinger

Nærmere om rettskrav på stilling • Rettskrav på stilling innebærer at en arbeidstaker har rett til å følge sine arbeidsoppgaver den ser sin stilling videreført i den nye organisasjonen • Ved vurdering av rettskrav må det foretas en konkret vurdering i det enkelte tilfelle – en «før-etter» vurdering basert på beskrivelser av tidligere og ny stilling • Et minstekrav for at det skal foreligge rettskrav er at stillingens grunnpreg i er videreført i ny stilling, men det er ikke tilstrekkelig til å ha krav på stillingen • Gjennom rettspraksis satt et strengt krav til om det foreligger en vesentlig grad av videreføring av stillingens innhold

Rettskrav hva skal vurderes • Ansvar – Lederoppgaver, omfang/bortfall, antall ansatte som ledes – Fagansvar/faglig arbeidsområde bør i det vesentlige være likt i ny og gammel stilling • Arbeidsoppgaver – Ikke begrenset til arbeidsavtale – Arbeidsforholdet skal vurderes/fortolkes – Konkrete arbeidsoppgaver skal vurderes - en eventuell videreføring av arbeidsoppgaver er et viktig moment

Rettskrav hva skal vurderes • Grad – Nivå i organisasjonen/organisatorisk plassering - ved lederstillinger skal det legges vekt på stillingens nivå i organisasjonen – Formalstruktur og beslutningsstruktur • Øvrige vilkår – Lønn, tittel mv skal ikke skille seg vesentlig fra tidligere stilling, men det er ikke avgjørende dersom det ikke samtidig speiler en forskjell i stillingens innhold – Geografisk flytting av arbeidsoppgaver hindrer ikke rettskrav – Kvalifikasjoner: nødvendig men ikke tilstrekkelig for å ha rettskrav

Mulige utfall av rettskravvurdering • Én kandidat er vurdert å ha rettskrav til stillingen – Kan innplasseres i stillingen • To eller flere kandidater er vurdert å ha rettskrav til stillingen – Totalvurdering og saklig utvelgelse • Ingen kandidater er vurdert å ha rettskrav til stillingen – Innplassering av ansatt ut fra vurdering om likeverdig eller passende stilling – er status/lønn/funksjoner noenlunde like, og er vedkommende kvalifisert? – Stillinger som fortsatt ikke er besatt kan lyses ut internt, eller det kan foretas en innplassering uten rettskrav – Intern kunngjøring gir informasjon og like muligheter til flere ansatte som er under omstilling

Informasjon om innplassering • Når flere ansatte er blitt vurdert for en stilling, skal nærmeste leder gi informasjon om arbeidsgivers vurderinger til aktuelle kandidater, før formelt tilbud om innplassering sendes ut, og etter at vurderingen av rettskrav er godkjent av neste ledernivå • Det skal opplyses at innplasseringen er foreløpig • Før endelig beslutning skal den ansatte gis anledning til å komme med ønsker • Ansattes skriftlige vurdering skal vektlegges før det blir tatt endelig beslutning om innplassering

Oppfølgingssamtale • Når det er gjort en innplassering, skal nærmeste leder ta kontakt med ansatte som foreløpig står uten tilbud om innplassering og avtale en oppfølgingssamtale • Formålet med samtalen er å – gi informasjon om foreløpig resultat av innplasserings-prosessen, og hvilke kriterier som er lagt til grunn – gi den ansatte mulighet til å komme med synspunkter på de vurderingene som er gjort – drøfte muligheter for alternative innplasseringer – ivareta behov for dialog med og omsorg for den ansatte i tida frem til endelig avklaring og innplassering

Uenighet • Hvis det oppstår uenighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker om innplassering, skal saken legges fram for universitetsdirektøren for avgjørelse

Vedlegg til Omstillingshåndboka • Veiledninger og maler – – – – – Trinnvis prosessbeskrivelse Mal for bemanningsplan for fakulteter Mal for bemanningsplaner for avdelinger Veiledning for gjennomføring av innplasseringssamtaler Veiledning for gjennomføring av oppfølgingssamtale Skjema fortrinnsrett Mal forslag til innplassering i stilling Mal for tilbudsbrev Omstillingsavtale av 19. 8. 2015

Videre arbeid • 19. oktober - rektorrådet behandler tilråding om organisering av det fusjonerte universitet • 22. oktober - Felles IDF-møte – Organisasjonsstruktur forhandles • 26. oktober felles styreseminar • 27. oktober – Universitetsstyremøte - Fastsetting av organisasjonsstruktur for det fusjonerte universitetet • Umiddelbart etter vedtaket om organisasjonsstruktur starter arbeidet med innplassering av ledere • Bemanningsplaner for den enkelte enhet utarbeides ved enhetene, drøftes med tjenestemannsorganisasjone, og godkjennes av universitetsdirektøren • Målet er at alle skal være innplassert i stilling innen 1. desember