Om forvaltningens kommunikasjon med innbyggerne Dag Wiese Schartum
Om forvaltningens kommunikasjon med innbyggerne Dag Wiese Schartum
Innledende betraktninger • Området er delvis rettslig regulert, og delvis forsøkt styrt ved hjelp av instrukser og veiledere mv. • Reguleringer mv er veldig fragmentert, og er neppe resultatet av et helhetlig design • Merk at god kommunikasjon med innbyggerne også er et viktig hensyn når offentlig forvaltning skal ta stilling til hensiktsmessig begrepsbruk – spørsmålet om semantisk interoperabilitet mv. er ikke eneste legitime hensynet
Rettslig styring av kommunikasjonen mellom forvaltningen (herunder statlige forvaltningsorganer) og innbyggerne Rettslig styrt; dvs. forvaltningen har plikter som kan håndheves av rettssystemet • I og i medhold av forvaltningsloven • Veiledningsplikten etter fvl § 11 (jf. også forbudet mot å bruke barn som tolk i fvl § 11 e) • Saksbehandlingstid og krav til foreløpig svar, fvl § 11 a • Rett til muntlig kontakt med forvaltningen og plikt forvaltningen til å skrive ned muntlige opplysninger, fvl § 11 d • Valg mellom skriftlig og muntlig kommunikasjon, fvlf § 2 • Bistand til utfylling av skjemaer, fvlf § 3 • Krav til offenlige skjemaer, fvlf § 5 • Krav til objektivitet, fvlf § 6 • Krav til elektronisk kommunikasjon, jf. eforvaltningsforskriften • Kommunikasjonen skal skje på standardiserte måter, jf. forvaltningsstandardforskriften, herunder Elmer • Kommunikasjonen skal sikre tilgjengelighet for alle, jf. diskriminerings- og tilgjengelighetsforskriften med forskrift • Mållova, som stiller krav til statens språkbruk vis a vis enkeltpersoner og befolkningsgrupper, se f. eks. §§ 6 og 7
Ikke-rettslige styringsmidler for kommunikasjonen mellom offentlig forvaltning og innbyggerne • Kommer som tillegg til det rettslige og må holde seg innenfor rettslige rammer • Overtredelse sanksjoneres ikke, men språkbruken kan gi kritikk eller positiv omtale (jf. Klarspråkprisen mv. ) • Særlig aktuelle instrukser og veiledere • Digitaliseringsrundskrivet «Forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal normalt skje gjennom digitale, nettbaserte tjenester. Disse tjenestene skal være helhetlige, brukervennlige, og universelt utformet. Det skal være enkelt og trygt å logge inn, og brukerne skal få den hjelpen de trenger til å finne frem i og bruke tjenestene. » • Statens kommunikasjonspolitikk (som jeg kommer til på neste bilde) • Veileder i sosiale medier forvaltningen • Utredningsinstruksen pålegger bruk av Lovteknikkheftet, og i dette handler kapittel 6 om lovspråk: «Ved utforming av lovtekster må det legges vekt på at ordvalget og setningsbygningen blir slik at de som skal bruke loven, lett kan lese og forstå den. Språket bør være presist og setningene ikke for lange. Men ofte er det vanskelig å få til en enkel og lettforståelig lovtekst uten at det skjer på bekostning av presisjon og entydighet. » • Flere veiledere utarbeidet av Språkrådet og Difi i regi av Klarspråk-prosjektet
Statens kommunikasjonspolitikk Målene er at innbyggerne skal: • få korrekt og klar informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter • ha tilgang til informasjon om statens virksomhet • inviteres til å delta i utformingen av politikk, ordninger og tjenester Forutsetninger: • ha kunnskap om sine målgruppers behov, forutsetninger og synspunkter • delta i samfunnsdebatten og understøtte økt demokratisk deltakelse • bruke et godt og klart språk som kan forstås av alle • sikre at offentlig informasjon og kommunikasjon er pålitelig og samordnet • kommunisere og informere målrettet og effektivt slik at målgruppene nås • utnytte mulighetene som ligger i ny teknologi og nye kanaler effektivt og formålstjenlig • vise respekt og imøtekommenhet i sin kommunikasjon
Språk • Det stilles ikke særlige krav i lov eller forskrift til «godt» / «enkelt» språk e. l. • Personvernforordningen stiller krav til den behandlingsansvarlige om enkelt og forståelig språk (herunder i offentlig forvaltning): Art. 12 (1): “Den behandlingsansvarlige skal treffe egnede tiltak for å framlegge for den registrerte informasjonen nevnt i artikkel 13 og 14 og all kommunikasjon i henhold til artikkel 15 -22 og 34 om behandlingen på en kortfattet, åpen, forståelig og lett tilgjengelig måte og på et klart og enkelt språk, især når det gjelder informasjon som spesifikt er rettet mot et barn. […]” [Klart språk? ]
- Slides: 7