Om denne prsentation Gevinstworkshop 1 skabelon og vejledning

Om denne præsentation Gevinstworkshop 1 – skabelon og vejledning Workshop 1 Etablering af gevinstkort Workshop 2 Etablering af gevinstbeskrivelser Udarbejdelse af gevinstrealiseringsplanen Formål • At etablere en fælles forståelse for gevinstrealisering, roller og ansvar • At identificere forudsætninger for gevinsterne, målepunkter og hindringer for gevinstrealisering • Udarbejde et gevinstkort Vejledning Se noterne der er indlejret i denne præsentation

Invitation til workshoppen Gevinstrealisering og implementering af projektet Vi vil gerne gennemføre et workshopforløb, hvor fokus vil være på de gevinster, som projektet medfører. Gevinster skal ses bredt som værdiskabelse, og er dermed ikke kun et spørgsmål om at spare penge. Arbejdet med at kortlægge gevinster er i høj grad med til at understøtte forankringen af løsningen i organisationen og sætter dermed også fokus på forandringsledelse. Kontoret for Digitalisering vil generelt fra 2014 have et stort fokus på at arbejde med gevinster i projekter så vi kan sikre, at organisationens arbejde understøttes bedst muligt samt at løsningerne bruges i det tiltænkte omfang. Planen for workshopforløbet vises nedenfor – der hvor der ikke er indikeret et timeforbrug, betyder det, at arbejdet udføres af digitaliseringskontoret. Workshop 1, Problemformulering og gevinstoversigt Uge A Bearbejdning af resultater Uge B Workshop 2, Beskrivelse af gevinster Uge C Bearbejdning af resultater Uge D Udarbejdelse af Gevinstrealiseringsplan Uge E+F 4 timer 5 -10 timer

Agenda og tidsplan Agendapunkt Tidspunkt Velkomst 09. 00 – 09. 10 Hvad er det, vi skal i dag - og hvad er Jeres rolle? 09. 10 – 09. 20 Præsentation af projekt og status 09. 20 – 09. 30 Øvelse: Hvad er problemet? 09. 30 – 10. 00 Øvelse: Projektets leverancer 10. 00 – 10. 30 Øvelse: Identificer gevinster 10. 00 – 11. 00 Pause 11. 00 – 11. 10 Øvelse: De nødvendige ændringer 11. 10 – 12. 10 Øvelse: Konsekvenser/de negative gevinster 12. 10 – 12. 45 Oplæg til workshop II og afslutning 12. 45 – 13. 00

Formål med dagen Formål: > > At påbegynde udarbejdelsen af en gevinstkort for Projekt XX Der skal foreligge en samlet oversigt over hvilke gevinster, som projektet giver de vigtigste interessentgrupper Gevinstkortets anvendelse: > > > > Vigtigt styringsredskab Beskriver i overbliksform, hvordan leverancer danner grundlag for gevinster, der til sammen realiserer projektets målsætninger Letter kommunikationen om projektets gevinster og forudsætninger Tester om de indtil nu identificerede leverancer er tilstrækkelige til at nå det ønskede mål Hjælper med at undgå dobbelttælling af gevinster i projektet og i forhold til andre projekter Grundlag for Gevinstbeskrivelser, input til samlet Business Case samt gevinstrealiseringsplan for projektet Skaber fælles forståelse for projektets fokus, blandt interessenterne

Hvad er Jeres rolle Gevinstejere og gevinstaktører ”Sikrer de forretningsmæssige ændringer med det formål at realisere gevinsterne. Det er gevinstejeres ansvar at støtte en proces hvor forandringer sker effektivt og hvor definerede gevinster realiseres”. 5

Gevinstejer > • • • Ansvar Sikrer, at produkterne kan bruges til at realisere gevinsterne Sikrer, at organisationen er parat til at tage imod de nye værktøjer Sikrer, at overgangen til nye måder at arbejde på er velforberedt Sikrer, at der er tilstrækkelige ressourcer til at gennemføre forandringen Overvåger gevinstrealiseringen i eget forretningsområde Skal sikre, at det dokumenteres, at de forventede gevinster rent faktisk er blevet realiseret, også efter at projektet er afsluttet. • Griber ind, hvis gevinsterne ikke realiseres i det aftalte omfang > OBS: som ejer af en gevinst skal man ikke nødvendigvis udføre alle de nødvendige aktiviteter selv! > Organisatorisk placering • Er ofte projektets brugerrepræsentant eller udpeget af denne rolle • De berørte forretningsområder, ofte Niveau 2 (- måske 3)

Gevinstaktør > Ansvar • Er ansvarlig for at gennemføre de forretningsmæssige forandringer, der er nødvendige for at realisere gevinsterne • Planlægger de nødvendige forandringer i detaljer • Bidrager med nulpunktsmålinger • Arbejder på vegne af gevinstejer • Bidrager til at dokumentere de opnåede gevinster > Organisatorisk placering • En eller flere personer, som er udpeget af en gevinstejer • De berørte forretningsområder, ofte Niveau 3 og derunder samt sagsbehandlere

Præsentation af projekt XX og status § § § Hvad går projektet ud på? Beskrivelse af projektets hovedleverancer. Overordnede mål med projektet, også i samspil med Forvaltningens overordnede mål. Status på projektet. …….

Gevinstrealisering - fødekæden X Forandring Strategi Mål Gevinst Forandring Projekter leverancer Forandring Gevinst

Gevinstrealisering - fødekæden Forandring Gevinst Strategi Mål Forandring Projekter leverancer Gevinst Forandring

Gevinstrealiseringen handler om at opstille målepunkter og lægge en plan, så man kan se, at det målte flytter sig Gevinstkort: Gevinstbeskrivelser: Gevinstplan: …en del af…

Øvelse: Hvad er problemet? For at sikre projektets succes er det vigtigt at afklare: • ”Er det samme problem interessenterne ønsker at løse med projektet? ” • ”Er der problemstillinger som allerede adresseres andre steder i organisationen/projekter. ” 1. 2. 3. 4. 5. Individuelt: Skriv på post-it’s, hvilke problemstillinger, som projektet skal adressere NB! En problemstilling på hver post-it Post-it’s placeres på whiteboard Fælles gennemgang Eventuel prioritering Problemstilling Problemstilling

Overordnede mål Projektlederen synliggør Forvaltningerne’s overordnede mål, som dette projekt skal støtte. F. eks. mål formuleret i Digitaliseringsstrategien, Kanalstrategien, pejlemærker eller andet. Eksempelvis ”Nedsat sagsbehandlingstid”, ”Bedre borgerservice” Overordnede mål

Projektets formål • Kjdsgfæa ødsihf fdøi

Gevinstkort Projekt leverance Dette angiver de produkter, værktøjer eller services, som skal leveres af projektet og være forudsætningen forandringen Forandring Dette er forandringen, som skal ske. Ellers kan der ikke opnås en gevinst. Gevinst Dette er en umiddelbar gevinst, som opnås. Dette understøtter de efterfølgende gevinster (hovedgevinsterne). Negativ gevinst Negative gevinster/konsekvenser Overordnet mål Dette er det overordnede mål man har i Forvaltningerne (og dermed også i projektet, da disse skal være koblede).

Udfordring/problem Projektleverancer/produkter Brugeridentifikation (forandringsteam) • Primært system • Særlige behov • Hvem bruger hvilke systemer • Stor volumen • Fokus på adgangsstyring BKF: Analyse af ESDH behov på de decentrale institutioner Nye medarbejdere bliver ikke oplært Arbejdsgange er ikke aftalt eller anvendes ikke i tilstrækkelig grad • Manglende ensartethed i oprettelse af sager • Mails journaliseres ikke Systemet anvendes ikke i tilstrækkelig grad • Kender ikke funktionaliteterne • Kan ikke bruge funktionaliteterne • Har ikke styr på KLE Ledelsen går ikke forrest • Medarbejdere ikke forpligtet til at bruge systemet • Medarbejdere ved ikke om de skal bruge ESDH eller hvorfor • Hvilke systemer skal bruges Tager lang tid at finde relevante dokumenter fordi de ikke er journaliseret i e. Doc eller er journaliseret forkert. Mangler støtte og hjælp og opfølgningsaktiviteter ESDH mangler relevante integrationer (KMD institution, elevsystem) ESDH bruges ikke i de decentrale institutioner Fælles arbejdsgang (centralt) • Post ind/ud (digital post, skanning, sikker mail mv. ) • Aktindsigt og klager • Dagsordenspunkter Forretningsændringer 1. Ledelsen skal være synlig og bevidst om deres ansvar for at systemer bruges korrekt. 2. Ledelsen og superbrugere er ambassadører for SBSYS og brugen af det (positiv adfærd) ESDH håndbog • Den globale (centralt) • De lokale tillæg (funktionsbestemte i stedet for afdelingsbestemte) (forandringsteam) 3. Relevante afdelinger og institutioner skal bruge SBSYS (med særlig fokus på decentrale institutioner) • Alle administrative dokumenter i SBSYS Fælles grundprincipper for borgesager (centralt/SOC/BKF) Superbruger / drift organisation (centralt) • Sikre det rette antal superbruger SBSYS – ESDH system (centralt) • Systemopsætning og skabeloner • Konvertering af sager fra e. Doc til SBSYS • Nye principper for adgangsstyring • Integration til: CPR, CVR, ejendomsdata, OBI, Netblanket, Geo. Environ, GIS, BOM, Digital Post • Ledelsen sikrer datakvaliteten inden konverteringen (oprydning) Forretningsmæssige mål 1. Forståelse for at sager og informationer, skal bruges andre steder (mening hos medarbejderen) Brugere af SBSYS oplever, at det giver mening og værdi i deres daglige arbejde at bruge SBSYS (TRIVSEL) 2. Sager kan findes hurtigt Bedre sammenhængskraft i borgersager mellem BKF/PUC og SOC/BØFA 3 Hurtigere overblik over sagens indhold Procestidsbesparelse 4. Dokumenter forsvinder ikke 4. Vedtagne arbejdsgange og retningslinjer skal følges 5. Sager er opmærket korrekt centralt og decentralt 5. Rette støtte til rette tid og flere kan hjælpe flere Sagsskabeloner (forandringsteam) • Organiseret i træstruktur • Skabeloner klar ved driftsstart Oprydning i systemer og arbejdsgange (fagområderne) Hoved Gevinstkort BKF efter ws 1 /review 14. /16. nov. 2016 Uddannelse (centralt) • Ledelsens forankring til uddannelsen • Rolle og Funktionsbaseret uddannelse • Sikre uddannelses materiale har høj kvalitet og er relevant • Undervisningen skal afholdes tæt på datoen for driftsstart Nye arbejdsgange og procedurer (forandringsteam) • Sikre sagsflow for relevante sagsgange • Sikre opsætning af erindringer på sagsopfølgning (og styringsreoler) • Gennemgå eksisterende (as-is/tobe) Gevinster 6. Superbrugerorganisation anvendes og der er aftalt tidsforbrug 6. Færre fejl ved brug af autoudfyldte skabeloner og metadata Vi har effektive arbejdsgange og processer, samt nemt overblik over sager, ved at vi udnytter funktionalitet i SBSYS, arbejder systematisk efter ensartede grundprincipper og har en fælles forståelse for brugen af SBSYS på tværs af fagområder Mindre sårbart i forhold til videnstab Vi lever op til vores lovmæssige pligt til journalisering

Øvelse: Leverancer Projektlederen synliggør projektets leverancer. Leverance: ”Dette angiver det værktøj, som skal skabe og være forudsætningen for de organisatoriske forandringer”. Leverance/ Værktøjer/ Funktionalitet Eksempel: Nyt vagtplanlægningsmodul, som kan optimere vagter. Fremgangsmåde: 1. Opstil forslag i egen gruppe 2. Roter videre til første gruppe og kommentér 3. Roter videre til anden gruppe og kommentér 4. Roter tilbage til egen base og foretag eventuelle justeringer

Øvelse: Identificer gevinster Vi fortsætter med at beskrive de gevinster, som vi gerne ser. Gevinst Eksempel: Bedre koordinering af vagterne, som resulterer i færre medarbejdere til at dække vagterne. Fremgangsmåde: 1. Opstille forslag i egen gruppe 2. Rotere videre til første gruppe og kommentér 3. Rotere videre til anden gruppe og kommentér 4. Roter tilbage til egen base og lav opsamling på erfaringer egne

Øvelse: Projektets konsekvenser (negative gevinster) Beskriver de negative gevinster – altså konsekvenserne Negativ gevinst Eksempel: 1. Implementeringen medfører at medarbejdere skal ændre deres arbejdsrutiner hvilket fører til flere fejlbehandlinger 2. Systemimplementeringen vil medføre flere henvendelser i service-desken det første stykke tid. 1. Opstille forslag i egen gruppe 2. Rotere videre til første gruppe og kommentér 3. Rotere videre til anden gruppe og kommentér 4. Roter tilbage til egen base og lav opsamling på erfaringer egne

PAUSE TIL KL. XXX

Øvelse: Organisatoriske forandringer Brainstorm om de organisatoriske forandringer, som vi gerne ser ske på baggrund af projektets samlede leverance. Organisatoriske forandringer: ”Dette er forandringen, som skal ske, hvis gevinster skal realiseres. Forandringen tager udgangspunkt i den/de pågældende Leverancer/ændring/funktionalitet”. Eksempel: 1) Sagsbehandlerne skal anvende nye processer og arbejdsgange. 2) Sagsbehandlerne skal benytte systemet til xxx Fremgangsmåde: 1. Opstil forslag i egen gruppe 2. Roter videre til første gruppe og kommentér 3. Roter videre til anden gruppe og kommentér 4. Roter tilbage til egen base og foretag eventuelle justeringer forandringer

Oplæg til workshop II • Vi har nu lavet første version af projektets Gevinstkort • Resultatet dokumenteres og efterbehandles nu, hvorefter det bliver sendt til jer • Kom meget gerne med kommentarer til Gevinstkort • På næste workshop fokuserer vi på den enkelte gevinst: – – – Beskrivelse af, hvad gevinsten egentlig er Hvordan den skal måles Størrelse Hvor den optræder Hvad skal der til i organisationen for at realisere den • Så tænk over: – Hvordan gevinsterne vil påvirke jeres del af organisationen? – Er der andre personer, som bør deltage i beskrivelsen?