Okrogla miza PLANIRANJE JAVNEGA NAROANJA INOVATIVNIH REITEV NA

Okrogla miza: PLANIRANJE JAVNEGA NAROČANJA INOVATIVNIH REŠITEV NA PODROČJU ZDRAVJA, ENERGIJE IN IKT ter PREDSTAVITEV PRAKTIČNEGA PRIMERA PREDKOMERCIALNEGA NAROČANJA Ljubljana, 22. 11. 2018 Predstavitev pilota: JNI s področja IKT PPI 2 Innovate: Ministrstvo za javno upravo, Direktorat za javno naročanje

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT Glavni koraki JNI Vir: DT 1. 3. 2. PPI 2 INNOVATE pripomoček za Pametno IKT, 2018, str. 40 TAKING COOPERATION FORWARD 2

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 1. PREDHODNE DEJAVNOSTI 1. 1. Politični okvir pri naročanju inovacij PREDLOGA ZA NAČRTOVANJE POTREB IN OPREDELJEVANJE KAJ KUPITI V NASLEDNJEM POSTOPKU JAVNEGA NAROČANJA 1) Orišite glavne cilje projekta, vključno z vladno politiko in cilji izvajanja storitev. 2) Opišite glavne koristi obravnavanja težav(e), vključno: a) z vrsto in stopnjo koristi (družbene, gospodarske, okoljske itd. ); b) z upravičenci in c) kako zaradi reševanja težav(e) nastajajo koristi. 3) Opišite negativne posledice, ki jih bo imela ali bi jih lahko imela naložba. 4) Ugotovite neizpolnjene potrebe s: a) pristopom od spodaj navzgor (tj. potrebe, ki jih končni uporabniki izražajo v pogovorih ali tematskih skupinah); b) pristopom od zgoraj navzdol (tj. vprašalniki, teoretičnimi raziskavami); c) kombinacijo obojega. 5) Izvedite tržno raziskavo za določanje, kaj in kako kupiti, s srečanji s posameznimi morebitnimi ponudniki ali z informativnimi dnevi. 6) Opišite projekt, vključno z obsegom, lastnostmi in časovno razporeditvijo ter navedite: a) sestavine projekta, ki so lahko združene ali naročene posebej; b) vezanost na čas, na primer zaprtje druge infrastrukture; c) trajanje projekta in ocenjen časovni razpored ter d) verjetne učinke na uporabnike in deležnike. TAKING COOPERATION FORWARD 3

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 1. PREDHODNE DEJAVNOSTI 1. 1. Politični okvir pri naročanju inovacij Ø navezava načrtovanja prihodnjih nabav na širše politične strateške usmeritve, ob upoštevanju trajnostnih vidikov, na relevantnem področju • Strategija razvoja javne uprave 2015 -2020: vzpostavitev interoperabilnosti v Sloveniji • izvajanje projekta Tehnična prenova registrov in evidenc Strategija razvoja semantične interoperabilnosti ključna naloga: vzpostavitev in upravljanje Centralnega nadzorovanega besednjaka (CNB) problem: obseg pojmov in virov ter problem iskanja sorodnosti v množici virov. Za reševanje obeh težav je potrebno vključiti računalniške zmogljivosti Interoperabilnost pomeni „zmožnost neenakih in različnih organizacij, da sodelujejo pri vzajemno koristnih in dogovorjenih skupnih ciljih, ki vključujejo izmenjavo informacij in znanja med organizacijami prek poslovnih procesov, ki jih podpirajo, z izmenjavo podatkov med zadevnimi sistemi IKT“. Vir: EU: Smernice o naročanju rešitev IT (EU: Guidelines on procuring IT solutions), 2015 Vir: https: //joinup. ec. europa. eu/sites/default/files/guideline_on_procuring_it_solutions_-_v 1_00. pdf Semantika oziroma pomenoslovje je veda, ki se ukvarja z nematerialno, tj. pomensko platjo jezikovnega znaka Vir: https: //sl. wikipedia. org/wiki/Semantika TAKING COOPERATION FORWARD 4

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 1. PREDHODNE DEJAVNOSTI 1. 1. Politični okvir pri naročanju inovacij Ø določitev glavnih koristi obravnavane težave (potencialne koristi – socialne, ekonomske, tehnične, …), kdo bo imel koristi in morebitne negativne posledice naložbe a) Potencialne koristi (ekonomske, tehnične, …) • zmanjšanje ročnega preverjanja v CNB • izboljšana državna administrativna interoperabilnost (urejen CNB) • zmanjšanje stroškov, izboljšanje transparentnosti in izboljšanje kvalitete storitev • učinkovitejša državna uprava • zmanjšanje administrativnih ovir za državljane b) Upravičenci: • vnašalci, upravljalci in uporabniki CNB • oblikovalci in izdelovalci aplikacij v državni upravi • vsi uporabniki, ki pripravljajo besedila na različnih področjih državne uprave • uslužbenci v državni upravi • oblikovalci in izvajalci javnih služb TAKING COOPERATION FORWARD 5

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 1. PREDHODNE DEJAVNOSTI 1. 1. Politični okvir pri naročanju inovacij Ø ugotovitev neizpolnjene potrebe z različnimi pristopi in metodologijo a) s pristopom od spodaj navzgor • vnašalci, upravljalci, uporabniki CNB pri delu s CNB b) s pristop od zgoraj navzdol • Strategija razvoja javne uprave 2015 -2020 • Strategija razvoja semantične inteoperabilnosti Ø tržna raziskava (kaj in kako kupiti) • spletne raziskave ponudbe na trgu • trendi na področju semantične analize TAKING COOPERATION FORWARD 6

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 1. PREDHODNE DEJAVNOSTI 1. 2. Določitev skupine za upravljanje projekta Ø kader mora imeti znanje ter veščine, ki omogoča uspešno izvajanje projekta ter učinkovito doseganje zastavljenega cilja Ø stalnost strukture kadrov Ø kratka, linearna odločevalska veriga Ø multidisciplinarnost Skupino za upravljanje sestavljajo zaposleni na MJU • kader iz Direktorata za informatiko • kader iz Direktorata za javno naročanje TAKING COOPERATION FORWARD 7

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 1. PREDHODNE DEJAVNOSTI 1. 2. Določitev skupine za upravljanje projekta Pri izbiri članov skupine upoštevani: • • interni dokument: Navodilo o finančnem poslovanju in izvajanju postopkov oddaje javnih naročil Ministrstva za javno upravo smernice za javno naročanje informacijskih rešitev (načelo multidisciplinarnosti) http: //www. djn. mju. gov. si/resources/files/razno/Smernice_JN_IT. pdf • ZJN- 3 – imenovanje strokovne komisije TAKING COOPERATION FORWARD 8

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 1. PREDHODNE DEJAVNOSTI 1. 3. Postavitev mej določitev scenarija javnega naročanja kot temeljni ukrep pred ugotavljanjem potreb: Ø ali ima naročnik dovolj kadrovskih, finančnih, strokovnih virov za samostojno izvedbo naročila in v primeru skupnega javnega naročanja (delitev tveganja in koristi) identifikacija najbolj primernega partnerja Ø ali je potrebno predhodno posvetovanje s trgom in če da, določitev načina izvedbe (dvostranski posveti, info dnevi, vprašalniki, intervjuji) • predhodno preverjanje trga: raziskava internetnih virov, analiza obstoječih orodij in pristopov ter analiza kako lahko z njimi rešimo težavo Ø izmenjava informacij s ponudniki, ravnanje s informacijami in varovanje intelektualne lastnine • predvideno je, da imajo izdelki naročila odprtokodno licenco, torej MJU pridobi neizključne pravice TAKING COOPERATION FORWARD 9

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 2. UGOTAVLJANJE IN OCENJEVANJE POTREB 1. 2. 3. 4. UGOTAVLJANJE POTREBE OPIS POTREBE ANALIZA STANJA IZVEDBA ANALIZE STROŠKOV IN KORISTI TAKING COOPERATION FORWARD 10

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 2. UGOTAVLJANJE IN OCENJEVANJE POTREB 2. 1. Ugotavljanje potrebe TAKING COOPERATION FORWARD 11

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 2. UGOTAVLJANJE IN OCENJEVANJE POTREB 2. 1. Ugotavljanje potrebe Razvoj ustreznih orodij za analizo pojmov v besednjakih in slovarjih z ustreznimi grafičnimi prikazi, ki bi služile upravljalcem sistemov (upravljanje s slovarji in besednjaki ter zakonodajalcem) pri vrednotenju meta podatkov in s tem odkrivanju možnosti za poenostavitve in razjasnitve. TAKING COOPERATION FORWARD 12

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 2. UGOTAVLJANJE IN OCENJEVANJE POTREB 2. 1. Ugotavljanje potrebe Ø pogovor z ustreznimi deležniki • V okviru delovne skupine projekta Tehnična in semantična prenova registrov in evidenc na več sestankih ugotovljena potrebo po semantičnem analizatorju Ø prepoznati, zaradi katerih težav se potrebuje semantični analizator • temeljna lastnost semantične interoperabilnosti je obseg, širina in sorodnost pojmov. Za obvladovanje tega področja brez pripomočkov in orodij potreben nesorazmerno velik obseg človeških virov Ø katere težave bi se rešile s semantičnim analizatorjem • ugotovitve glede težav področja se lahko strnejo v najmanj dve dimenziji, obseg pojmov in virov, ter problem iskanja sorodnosti v množici virov. Za reševanje obeh težav je potrebno vključiti računalniške zmogljivosti TAKING COOPERATION FORWARD 13

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 2. UGOTAVLJANJE IN OCENJEVANJE POTREB 2. 1. Ugotavljanje potrebe Ø podatkovne analitike na trgu uporabne za pilot še niso v uporabi Ø pri oblikovanju tehničnih specifikacij in zahtev vključeni tudi končni uporabniki orodij (člani projektne skupine, ki pri svojem delu uporabljajo ontologije) TAKING COOPERATION FORWARD 14

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 2. UGOTAVLJANJE IN OCENJEVANJE POTREB 2. 2. Opis potrebe TAKING COOPERATION FORWARD 15

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 2. UGOTAVLJANJE IN OCENJEVANJE POTREB 2. 2. Opis potrebe Ø se izvede pred morebitnim predhodnim posvetovanjem s trgom zaradi zagotovitve zadostnega odziva potencialih zainteresiranih ponudnikov Ø vsebovati mora dovolj informacij, ki omogočajo sodelovanje ponudnikov in ne omejujejo kreativnosti (npr. preveč predpisane tehnične zahteve) Ø določiti je potrebno minimalne zahteve, ki jih rešitev mora vsebovati in, ki ne morejo biti predmet pogajanj Ø osnovno vodilo: jasnost in preprostost pri opisovanju neizpolnjene potrebe ter osredotočenost na težavo, ki jo je potrebno rešiti, in ne na predpisovanje načina, kako naj bo rešitev oblikovan TAKING COOPERATION FORWARD 16

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 2. UGOTAVLJANJE IN OCENJEVANJE POTREB 2. 2. Opis potrebe metoda uporabljena za tehnične specifikacije zmogljivostnih in funkcionalnih zahtev: FAST – oblikovanje funkcionalnih specifikacij; osnovni element sistema je funkcija, ki opisuje prvotno namero, ki bi ga naj proces, proizvod, storitev imela - določen minimalni nabor funkcij, sosledje funkcij oziroma tipe operacij (iz nabora znanih pristopov podatkovne analitike) in določeni primere možnih vhodnih virov ter izhodna orodja Ø Ø sledenje Smernice javnega naročanja IKT TAKING COOPERATION FORWARD 17

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 2. UGOTAVLJANJE IN OCENJEVANJE POTREB 2. 4. Izvedba analize stroškov in koristi Ø izvedba po podpisu pogodbe Rezultat analize: količina ročnega preverjanja (število delovnih ur uslužbenca v državni upravi brez orodja) proti številu ur uslužbenca, če uporablja orodje za analizo pojmov TAKING COOPERATION FORWARD 18

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 3. PREVERJANJE TRGA Ø internetne raziskave na nacionalnem in internacionalnem nivoju Ø študijski obisk na Finsko Ø know-how pridobljen na IKT konferencah Ø strokovni dialog(srečanja s posameznimi morebitnimi ponudniki) • april (26. 4. 2018) • povabilo poslano potencialnim ponudnikom in objavljeno na spletnih straneh DJN • ali je izdelek mogoče narediti + pridobiti informacije potrebne za pripravo razpisne dokumentacije + obvestiti potencialne ponudnike o namenu naročila • predstavljene zmogljivostni in funkcionalne karakteristike rešitve TAKING COOPERATION FORWARD 19

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 1. PREDHODNE DEJAVNOSTI Ø opis projekta (obseg, lastnosti, časovnica, …) • pilot: Raziskave in razvoj semantičnega analizatorja • enovito naročilo • trajanje projekta 24 mesecev od podpisa pogodbe • učinek projekta: izboljšanje interoperabilnosti TAKING COOPERATION FORWARD 20

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 4. PREDLOŽITEV DOKUMENTACIJE V ZVEZI Z ODDAJO JAVNEGA NAROČILA IN ODDAJA NAROČILA OPREDELITEV ORGANIZACIJSKIH MODELOV IN STRATEGIJ NAROČANJA 2. SKLEP O ZAČETKU POSTOPKA 3. PRIPRAVA DOKUMENTACIJE V ZVEZI Z ODDAJO JAVNEGA NAROČILA 4. IZVEDBA POSTOPKA ODDAJE 1. TAKING COOPERATION FORWARD 21

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 4. PREDLOŽITEV DOKUMENTACIJE V ZVEZI Z ODDAJO JAVNEGA NAROČILA IN ODDAJA NAROČILA 4. 2. Priprava dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila TAKING COOPERATION FORWARD 22

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 4. PREDLOŽITEV DOKUMENTACIJE V ZVEZI Z ODDAJO JAVNEGA NAROČILA IN ODDAJA NAROČILA 4. 2. Priprava dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila TAKING COOPERATION FORWARD 23

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT TVEGANJA Vrsta vira Institucionalni/ družbeni Finančni Tržni Tehnološki Drugo Vrsta vira Faze v ciklu javnega naročanja Tveganje v zvezi z opredelitvijo Tveganje v zvezi s finančnim načrtovanje m Tveganje v zvezi z ponudniki Tehnološka tveganja Faze v ciklu inovacij Potrebe niso opredeljene in sporočene trgu Načrtovanje in priprava Pravna/regulativ na tveganja Inovacija močno presega prvotni proračun Tveganje finančnega trga Obveščanje in predhodni izbor Razpisni postopek Spremembe predpisov, neusklajenost s predpisi in cilji javnega naročanja Tveganja prilagodive Ocena Notranje vključevanje/ zunanji sprejem Oddaja naročila Učinek prelivanja politike Spremljanje stroškov Upravljanje javnega naročila Druge službe/politike ne sprejmejo /uporabijo Slab nadzor stroškov, izbira plačilnih pogojev Ocena Tveganja pri javnem naročanju Niso zagotovljena sredstva Rešitev ni izvedljiva ali ni najboljša Ni dovolj ustreznih ponudnikov Tveganje dobavne verige Ponudnik prevzame skrita tveganja Postopek priprave/oddaj e javnega naročila oz. ocenjevanja ni primeren glede na tehnologijo Neustrezna dobavna veriga Tveganje v zvezi s prelivanjem na trgu Ni skladnosti z mrežami/ standardi Tveganje za turbulence Faza raziskav in razvoja Nepredvide ni dogodki, povezani predvsem z velikimi projekti Sprejem s strani javnega naročnika Širjenje na javnem področju Ni prelivanja na zasebni trg Tveganje v zvezi s konkurenco na trgu Širjenje na zasebnih trgih Visoki stroški nadgradnje in vzdrževanja Tehnološka vezanost Vzdrževanje in posodabljanj e Odvisnost od majhnega števila ponudnikov / Izkrivljanje konkurence Nov ciklus Tveganja pri inovacijah Vir: Komisija EU – Risk Management in the procurement of innovation (http: //ec. europa. eu/invest-in-research/pdf/download_en/risk_management. pdf ) TAKING COOPERATION FORWARD 24

PREDSTAVITEV PILOTA: JNI S PODROČJA IKT GLAVNI KORAKI JNI: 1. PREDHODNE DEJAVNOSTI Časovnica za pilot glede na glavne korake JNI Steps in PPI Completion date (to prove usage of nationally customized PPI 2 Innovate tools) 1. Preliminary activities - The policy framework on innovation procurement - Identification of Project management team - Setting the Boundaries 2. Needs identification and assessment - Identification of the need Description of the need State-of-the-art analysis Performing of cost-benefit analysis 3. Market consultation 4. Implementation of the tender documents and Contract Awarding - Identifying organizational models and procurement strategies - Drafting the tender documents - Conducting the award procedure January 2018 January - March 2018 October 2017 In progress March 2018 after implementation June 2018 July 2018 In progress COOPERATION FORWARD 2019 5. Implementation of Contract and Post- TAKINGApril Contract Issues 25

VPRAŠANJA TAKING COOPERATION FORWARD 26

HVALA ZA VAŠO POZORNOST TAKING COOPERATION FORWARD 27