OFICINA DE PLANEJAMENTO TTICO Servio de Gesto de

OFICINA DE PLANEJAMENTO TÁTICO Serviço de Gestão de Contratos (GESCON) Facilitadores: Cristine e Daniel SEPLAN (Outubro/2018)

ETAPAS METODOLÓGICAS DO PLANEJAMENTO TÁTICO 1. Identidade organizacional: analisando as competências funcionais • Alinhamento com o Planejamento Estratégico 2. Avaliação estratégica • • • Visão Sistêmica Competências organizacionais Modelo das Quatro ações 3. Objetivos táticos • • • Objetivos dos serviços BSC & Mapa estratégico Objetivos da gestão 4. Plano de Ação • Aplicação da ferramenta “ 5 W 2 H’S” 5. Avaliação

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PLANO DE AÇÃO 01 OBJETIVO POR QUÊ META QUEM Transferir a elaboração do Contrato, Termo Aditivo e Publicação Oficial dos contratos FIOTEC junto à ENSP para a CAAP Adequar Até Luiz competência julho/2016 Moureau contratual de Projetos ao que está definido em Regimento Interno DE ONDE STATUS GESCON Concluído 5

PLANO DE AÇÃO 02 OBJETIVO POR QUÊ META Atualizar inciso I Adequar a Até e VIII da redação do maio/2017 competência do Regimento GESCON no Interno às Regimento competências Interno realizadas QUEM DE ONDE STATUS Lisâneo Macedo GESCON Concluído 6

PLANO DE AÇÃO 03 OBJETIVO POR QUÊ META QUEM Transferir Publicações Oficiais Patrimoniais para o SEPATRI Atividade não é Até Luiz de maio/2017 Moureau competência do GESCON DE ONDE STATUS GESCON Concluído 7

PLANO DE AÇÃO 04 OBJETIVO POR QUÊ META QUEM Melhorar a orientação técnica e administrativa aos Fiscais Técnicos Necessidade de Realizar um Lisâneo se adequar à treinamento Macedo legislação por semestre vigente e a partir de atender à agosto de competência 2016 do GESCON definida no Regimento Interno DE ONDE STATUS GESCON Adiado 8

PLANO DE AÇÃO 05 OBJETIVO POR QUÊ META Melhorar a publicidade das informações contratuais à Comunidade ENSP Necessidade de Julho/2016 atender à competência do GESCON definida no Regimento Interno QUEM DE ONDE Ana Cristina da GESCON Silva STATUS Adiado 9

ETAPAS METODOLÓGICAS DO PLANEJAMENTO TÁTICO 1. Identidade organizacional: analisando as competências funcionais • Alinhamento com o Planejamento Estratégico 2. Avaliação estratégica • • • Visão Sistêmica Competências organizacionais Modelo das Quatro ações 3. Objetivos táticos • • • Objetivos dos serviços Mapa estratégico Objetivos da gestão 4. Plano de Ação • Aplicação da ferramenta “ 5 W 2 H’S” 5. Avaliação 10

ETAPAS METODOLÓGICAS DO PLANEJAMENTO TÁTICO 1. Identidade organizacional: analisando as competências funcionais • Alinhamento com o Planejamento Estratégico 2. Avaliação estratégica • • • Visão Sistêmica Competências organizacionais Modelo das Quatro ações 3. Objetivos táticos • • • Objetivos dos serviços BSC & Mapa estratégico Objetivos da gestão 4. Plano de Ação • Aplicação da ferramenta “ 5 W 2 H’S” 5. Avaliação 11

Visão Sistêmica Sistema processador Fornecedor Entradas Organização Sistema receptor Saídas (Produtos/ serviços) Clientes Feedback II 12

Visão Sistêmica do GESCON validada na reunião dos indicadores da VDDIG - Parte 1 Fornecedores SECOM Empresa Contratada Subunidade Entradas (insumos) CADEIA DE VALOR Macroprocesso Projeto básico/termo de referência, minuta de contrato, termos de adjudicação e de homologação proposta e documentação do vencedor do certame, nota de empenho, cadastro no SICAF, certidões de regularidade fiscal Aceite da Empresa Contratada para a prorrogação do contrato, cadastro atualizado no SICAF, certidões de regularidade fiscal. Processos (Objetivos) Execução contratual (Contratação de Serviços) Saídas (Produtos) Clientes Termo de contrato Subunidade / Empresa Contratada Subunidade/SEOF Execução contratual (Prorrogação de serviços) Termo Aditivo Carta de Intenção da Subunidade Empresa Contratada (Contratos de terceirização) Empresa Contratada Subunidade/ Gescon Empresa Contratada / FIOTEC Documentos Comprobatórios de aferição e regularidade trabalhista dos empregados terceirizados (Conforme Instrução Normativa MPOG) Solicitação da Empresa Contratada ao GESCON com documentos comprobatórios do pedido Solicitação de Punição/Penalidade por inexecução ou descumprimento contratual Ofício de Aplicação de Punição / Penalidade Termo de Contrato / Termo Aditivo assinados FIOTEC / Escritório de Projetos Empresa Contratada CONTRATAÇÃO PÚBLICA Aceite para o pagamento das Notas Fiscais / Liberação Depósito Contas Vinculadas SEOF Relatórios/Informações Profissionais e Legais de empregados terceirizados. Subunidade /ENSP Execução contratual (Elaboração da Repactuação / Reajuste Contratual) Termo de Apostilamento Empresa Contratada Execução contratual (Fiscalização Contratual) Ofício de Aviso de Punição / Penalidade Direção ENSP / Empresa Contratada Execução contratual (Lançamento no SIASG - SICON com exceção de advertência) Publicação da Ocorrência / Extrato do Termo no DOU Execução contratual (Análise, Fiscalização, controle e organização de documentos trabalhistas e legais) SCAF/DIRAD Gescon

Visão Sistêmica do GESCON validada na reunião dos indicadores da VDDIG - Parte 2 CADEIA DE VALOR Fornecedores Entradas (insumos) Macroprocesso Subunidade (Demais Contratos) Nota fiscal atestada por: Fiscal técnico do contrato Fiscal Administrativo (Gescon) Gestor do Contrato (Gescon) Após conferência de documentação Fiscal e trabalhista de contratos de terceirização. Empresa Contratada (Contratos de terceirização) SEOF ORÇAMENTO, CONTABILIDADE E FINANÇAS Ordem bancária Saídas (Produtos) Clientes Nota Fiscal Atestada, solicitação de pagamento dos serviços SEOF Processos (Objetivos) Execução Financeira (Controle e acompanhamento do saldo contratual e pagamento) Banco do Brasil / Ofício de solicitação de liberação Empresa Contratada da Conta Vinculada Terceirização

Ponto de reflexão 01 Exercício: quais serviços eram oferecidos pelo GESCON para a ENSP? 15

Produto & Serviço Usuário Publicações Oficiais Contratuais Subunidades/Empresas contratadas/Sociedade Publicações Oficiais Patrimoniais SEPATRI/Sociedade Termo de Contrato Subunidades/Empresas contratadas Termo aditivo Subunidades/Empresas contratadas Atesto de execução para contratos de terceirização Empresa Contratada Aceite para pagamento de contratos* SEOF Aceite para liberação de conta vinculada Banco do Brasil Termo de Apostilamento Subunidades/Empresas contratadas Ofício de aviso de punição e penalidades Empresa Contratada Informações sobre a força de trabalho de terceirizados* DIREH Relatório de execução contratual SEPLAN Representação em ações judiciais* Direção ENSP Gestão da Permissão Onerosa de Uso* Elaboração de Termo de Referência para Contratos de Terceirização Subunidades/Empresas Permissionárias (*sob a gestão do GESCON) Subunidades/Empresas Contratadas 16

ETAPAS METODOLÓGICAS DO PLANEJAMENTO TÁTICO 1. Identidade organizacional: analisando as competências funcionais • Alinhamento com o Planejamento Estratégico 2. Avaliação estratégica • • • Visão Sistêmica Competências organizacionais Modelo das Quatro ações 3. Objetivos táticos • • • Objetivos dos serviços Mapa estratégico Objetivos da gestão 4. Plano de Ação • Aplicação da ferramenta “ 5 W 2 H’S” 5. Avaliação 17

Competência organizacional O que é. . . O que não é. . . • É aquilo que o órgão faz. • Pode ser organizacional ou funcional; • É descrito por verbos no infinitivo; • Cuidado para não descrever competências de outros órgãos e gerar conflitos. Exemplo: todos os órgãos querem ter ações de capacitação. • Não diz o como. Isto é processo! • Diz o que faz, não o que pretende fazer. Isto é objetivo! • Não descrever algo que pode ser alterado a qualquer momento. Exemplo: legislação. 18

COMPETÊNCIAS DO GESCON

De acordo com o Regimento Interno da Ensp aprovado em junho/julho de 2015, § 22°: Ao Serviço de Gestão de Contratos compete: I. planejar, coordenar, supervisionar, controlar e executar ações relativas ao cadastramento e análise das informações contratuais, suas respectivas revisões e à gestão administrativa de todos os contratos de prestação de serviços continuados da ENSP e seus respectivos Termos Aditivos; II. promover e aperfeiçoar a orientação dos procedimentos de fiscalização, acompanhamento, controle e avaliação aos fiscais técnicos e administrativos; III. analisar e avaliar os registros das medições do contratado; IV. aplicar penalidades e punições em caso de descumprimento legal e contratual nos Sistemas governamentais; V. coordenar as publicações das informações contratuais em sistemas de controle governamental e no site da ENSP, quando for o caso; VI. coordenar ações relacionadas à análise dos pleitos de supressões e acréscimos. VII. coordenar as avaliações dos pedidos de repactuação, reajuste e reequilíbrio dos contratos continuados; VIII. coordenar o planejamento das contratações dos serviços continuados.

Ponto de reflexão 02 Exercício: quais serviços que o GESCON deve oferecer para a Escola, de acordo com as competências? 21

Produto & Serviço Gestão de Contratos e Termos Aditivos Usuário Subunidades/Empresas Contratadas Treinamento e Oficina aos Fiscais Técnicos Subunidades Análise e Avalição das medições dos Contratos Subunidades Indicação de aplicação de penalidades Empresas Contratadas Dar publicidade às informações contratuais Subunidades Análise de repactuação, reajuste e reequilíbrio contratual Subunidades/Empresas Contratadas Coordenação do Planejamento das contratações Subunidades Análise a supressão e acréscimo contratual 22

Ponto de reflexão 03 • Há alinhamento entre o que o GESCON faz (Visão sistêmica) e deveria fazer (Competência)? 23

Produto & Serviço (Visão Sistêmica) Produto & Serviço (Competências) Publicações Oficiais Contratuais / */ Informações sobre a força de Dar publicidade às informações contratuais trabalho de terceirizados* Termo de Contrato e da Permissão Onerosa de Uso / Termo aditivo e da Permissão Onerosa de Uso / Atesto de execução para Gestão de Contratos e Termos Aditivos contratos de terceirização / Aceite para liberação de conta vinculada Termo de Apostilamento Análise de repactuação, reajuste e reequilíbrio contratual Elaboração de Termo de Referência para Contratos de Coordenação do Planejamento das Terceirização contratações Ofício de aviso de punição e penalidades Aplicação de penalidades Análise de supressão e acréscimo Termo aditivo contratual Certificado de curso ou participação Treinamento e Oficina aos Fiscais Técnicos Relatório de execução contratual / Aceite para pagamento de Análise e Avalição das medições dos contratos* Contratos Representação em ações judiciais (cabe a qualquer servidor)* Coordenar o planejamento das contratações de contratos continuados Coordenação do Planejamento das contratações 24

ETAPAS METODOLÓGICAS DO PLANEJAMENTO TÁTICO 1. Identidade organizacional: analisando as competências funcionais • Alinhamento com o Planejamento Estratégico 2. Avaliação estratégica • • • Visão Sistêmica Competências organizacionais Modelo das Quatro ações 3. Objetivos táticos • • • Objetivos dos serviços BSC & Mapa estratégico Objetivos da gestão 4. Plano de Ação • Aplicação da ferramenta “ 5 W 2 H’S” 5. Avaliação 25

MODELO DAS 4 AÇÕES (Estratégia do Oceano Azul) 26

Ponto de reflexão 04 (Competências e estrutura) 1. Quais são os serviços oferecidos pelo GESCON que precisam ser melhorados/ampliados no curto prazo (menos de 1 ano)? 2. Quais são os serviços oferecidos pelo GESCON que podem ser eliminados, transferidos ou reduzidos? 3. Quais são os serviços que precisam ser criados? 4. Quais são os serviços oferecidos que são fortes? 1. 2. 3. 4. Desenvolver Eliminar Criar Manter ( o que pelo GESCON faz bem? ) 27

OBJETIVOS TÁTICOS Produto & Serviço (Visão Sistêmica) Publicações Oficiais Contratuais Objetivos Táticos Manter Termo de Contrato / Termo aditivo / Atesto de execução para contratos de terceirização / Aceite para Manter liberação de conta vinculada Termo de Apostilamento Elaboração de Termo de Referência para Contratos de Terceirização Ofício de aviso de punição e penalidades Termo aditivo Relatório de execução contratual Manter Aceite para pagamento de contratos Manter Manter

OBJETIVOS TÁTICOS Produto & Serviço (Visão Sistêmica) Gestão da Permissão Onerosa de Uso Manter Informações sobre a força de trabalho de terceirizados Manter Representação em ações judiciais Objetivo: Melhorar a orientação técnica e administrativa aos Fiscais Técnicos dos Contratos de Terceirização conforme a IN 05 /17 Ação: Transferir parte da responsabilidade da representação em ações judiciais para os fiscais técnicos Coordenar o planejamento das contratações de contratos continuados Criar

ETAPAS METODOLÓGICAS DO PLANEJAMENTO TÁTICO 1. Identidade organizacional: analisando as competências funcionais • Alinhamento com o Planejamento Estratégico 2. Avaliação estratégica • • • Visão Sistêmica Competências organizacionais Modelo das Quatro ações 3. Objetivos táticos • • • Objetivos dos serviços BSC & Mapa estratégico Objetivos da gestão 4. Plano de Ação • Aplicação da ferramenta “ 5 W 2 H’S” 5. Avaliação 30

Mapa Estratégico ◦ É uma representação gráfica que melhor demonstra a relação de causa e efeito entre os objetivos na perspectiva cliente, relacionados aos serviços, e os objetivos da gestão! 31

EXEMPLO CLIENTE VISÃO: SER LÍDER DE MERCADO Criar novos serviços INTERNA Criar o setor de P&D PESSOAS Desenvolver competências ORCAMENTÁRIA Ampliar investimento 32

Etapas do BSC ◦ Cada objetivo é desmembrado em metas; ◦ Cada meta necessita de pelo menos um (1) indicador… 33

Definições. . . • OBJETIVOS: são descritos por meio de verbos no infinitivo definidos com base na análise organizacional e que contribuem para o alcance da visão institucional; • META: é a quantificação dos objetivos; • INDICADORES: indica o estágio de conclusão das metas. 34

EXEMPLO • Visão: envelhecer com qualidade de vida; (sonho) • Análise laboratorial: colesterol alto; • Objetivo estratégico: emagrecer; (tem que ser quantificado) • Meta: emagrecer 10 kg em 1 ano; • Indicador: (massa inicial(t 0) – massa atual(tn))/ meta(em Kg). 35

Exemplo: Fiocruz 36

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Ponto de reflexão 05 1. Em função do “Modelo das 4 ações” indique os serviços que devem ser criados, eliminados, melhorados ou mantidos, para indicar os objetivos (descritos no infinitivo) na perspectiva sociedade (cliente); 2. Após, indique os objetivos na perspectiva interna (processo, infraestrutura, sistemas de TI), na perspectiva de pessoas (T&D, recrutamento e seleção, clima organizacional), e na perspectiva financeira (orçamento ou receita extra-orçamentária); 3. Construa o mapa estratégico a fim de demonstrar a relação de causa e efeito entre os objetivos. 38

Objetivos do Gescon Número Descrição Responsável 01 Melhorar a orientação técnica e administrativa aos Fiscais Técnicos Régis Carvalho dos Contratos de Terceirização conforme a IN 05 /17 02 Melhorar a orientação técnica e administrativa aos Fiscais Técnicos Lisâneo Macedo dos Contratos Contínuos conforme a IN 05 /17 03 Melhorar a publicidade das informações contratuais à Comunidade Luíz Moureau ENSP 04 Coordenar o planejamento das contratações de contratos continuados Gabriel Avancini

ETAPAS METODOLÓGICAS DO PLANEJAMENTO TÁTICO 1. Identidade organizacional: analisando as competências funcionais • Alinhamento com o Planejamento Estratégico 2. Avaliação estratégica • • • Visão Sistêmica Competências organizacionais Modelo das Quatro ações 3. Objetivos táticos • • • Objetivos dos serviços BSC & Mapa estratégico Objetivos da gestão 4. Plano de Ação • Aplicação da ferramenta “ 5 W 2 H’S” 5. Avaliação 40

Plano de Ação HOW (COMO É FEITO? ) WHAT (O QUE É FEITO? ) WHEN (ATÉ QUANDO É FEITO? ) WHY (POR QUE É FEITO? ) HOW MUCH (QUANTO CUSTA SER FEITO) WHERE (ONDE É FEITO? ) WHO (QUEM FAZ? ) (5 W e 1 H ou 2 Hs) 41

Ponto de reflexão 06 • A partir dos objetivos estratégicos na perspectiva serviços descritos no mapa estratégico, construa um plano de ação para cada objetivo. 42

Planos de Ação para avaliação em outubro 2019

PLANO DE AÇÃO 01 Plano de Ação nº: 01 Responsável: Régis Carvalho Subunidade: GESCON Justificativa: Necessidade de se adequar à legislação vigente e atender à competência do GESCON definida no Regimento Interno Prazo Objetivo: . Melhorar a orientação técnica e administrativa aos Nov/2019 Fiscais Técnicos dos Contratos de Terceirização conforme a IN 05 /17 Orçamento Sim Responsável Régis Carvalho Ação 1: Realizar um treinamento por semestre a partir de jan/2019 Nov/2019 Sim Régis Carvalho Ação 2. Implementar um modelo de avaliação do serviço do empregado terceirizado (check list) Nov/2019 Não Régis Carvalho Ação 3. Transferir parte da responsabilidade da representação em ações judiciais para os fiscais técnicos Nov/19 Não Régis Carvalho

PLANO DE AÇÃO 02 Plano de Ação nº: 02 Responsável: Lisâneo Macedo Subunidade: GESCON Justificativa: Necessidade de se adequar à legislação vigente e atender à competência do GESCON definida no Regimento Interno Objetivo: . Melhorar a orientação técnica e administrativa aos Fiscais Técnicos dos Contratos Contínuos conforme a IN 05 /17 Prazo Nov/2019 Orçamento Sim Responsável Lisâneo Macedo Ação 1: Realizar um treinamento por semestre a partir de jan/2019 Nov/2019 Sim Lisâneo Macedo Ação 2. Realizar uma análise técnica de cada contrato Nov/2019 Não Lisâneo Macedo

Plano de Ação nº: 03 PLANO DE AÇÃO 03 Plano de Ação nº: 03 Responsável: Luiz Moureau Subunidade: GESCON Justificativa: Necessidade de atender à competência do GESCON definida no Regimento Interno Prazo Objetivo: . Melhorar a publicidade das informações contratuais à No/19 Comunidade ENSP Orçamento Não Responsável Luíz Moureau Ação 1: Sensibilizar a equipe do GESCON para divulgação das No/19 ações implementadas com sucesso Não Luiz Moureau Ação 2. Alimentar o site institucional do GESCON Nov/19 Não Valéria Santos Ação 3. Ampliar e alimentar o novo sistema de controle de contratos com informações atualizadas (Conttratos gov) Nov/19 Não Valéria Santos

PLANO DE AÇÃO 04 Plano de Ação nº: 04 Responsável: Gabriel Avancini Subunidade: GESCON Justificativa: Necessidade de se adequar à legislação vigente e atender à competência do GESCON definida no Regimento Interno Prazo Orçamento Responsável Objetivo: . Coordenar o planejamento das contratações de Nov/19 Não Gabriel Avancini contratos continuados Ação 1: Elaborar estudo preliminar de gerenciamento de riscos No/19 em parceria com os setores requisitantes Não Gabriel Avancini Ação 2. Iniciar junto à esquipe de planejamento da ENSP as tratativas referentes a novas contratações de serviços continuados Não Gabriel Avancini Nov/19

Bibliografia • CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração. Rio de Janeiro: Campus, 1999. • KAPLAN, Robert e NORTON, David. A Estratégia em Ação: Balanced Scorecard. RJ: Elsevier, 1997; • _____. Mapas Estratégicos: Convertendo ativos intangíveis em resultados tangíveis. RJ: Elsevier, 2004; • _____. Alinhamento: utilizando o BSC para criar sinergias corporativas. RJ: Campus, 2006; • KIM, W. Chan e MAUBORGNE, Renée. A estratégia do Oceano Azul. RJ: Campus, 2005; • MINTZBERG, Henry. Ascensão e Queda do Planejamento Estratégico. SP: Bookman, 2004; • PORTER, M. E. Vantagem competitiva. Rio de Janeiro: Campus, 1990. 48

Obrigado! Contato: • Cristine Vieira E-mail: cristinevieira@ensp. fiocruz. br • Daniel Gomes E-mail: dgomes@ensp. fiocruz. br 49