OFICINA DE GESTIN DOCUMENTAL TRD ARCHIVOS Y TABLA
OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL TRD ARCHIVOS Y TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
LOS ARCHIVOS CONSTITUCIÓN NACIONAL: q Articulo 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. q Articulo 15. Todas las personas tienen derecho … a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. q Articulo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial… q Articulo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. q Articulo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. q Articulo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
LOS ARCHIVOS CONSTITUCIÓN NACIONAL: q Arts. 67, 68 DE LOS DERECHOS SOCIALES, ECONOMICOS Y CULTURALES (Titulo II Capitulo 2) La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social. Los particulares podrán fundar establecimientos educativos. La ley establecerá las condiciones para su creación y gestión. q Arts. 365 y 366 DE LA FINALIDAD SOCIAL DEL ESTADO Y DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS (Titulo XII Capitulo 5) ……Será objetivo fundamental de su actividad la solución de las necesidades insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental y agua potable.
LOS ARCHIVOS OTRAS DISPOSICIONES: ØAcuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos ØLey 594 de 2000 Ley General de Archivos ØAcuerdo 060 de 2001, Ventanilla Única o Unidades de Correspondencia ØAcuerdo 038 de 2002, Responsabilidad de los funcionarios ante los documentos de archivo Ø Acuerdo 039 de 2002, Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) ØAcuerdo 042 de 2002, Organización de los archivos de gestión
LOS ARCHIVOS Ley 594 del 14 de Julio de 2000 Artículo 2 Artículo 11 Artículo 13 Artículo 24 Ámbito de aplicación …Las entidades privadas que cumplen funciones públicas… Obligatoriedad de crear, organizar, preservar, y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, el ciclo vital de los documentos y la normativa archivística. Garantizar los espacios y las instalaciones necesarios para el funcionamiento de sus archivos, con especificaciones técnicas. Elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental Artículo 26 Elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que asegure el control Artículo 39 La junta Directiva del AGN, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para tal efecto, podrá declarar de interés público los documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
LOS ARCHIVOS TIPOLOGÍA DOCUMENTAL Producida por la universidad Resoluciones, actas, informes, circulares, comprobantes, cartas, solicitudes, etc. Aportada por los usuarios Facturas, derechos de petición, solicitudes, etc. ¿Que documentos y por cuanto tiempo se conservarán? Criterio: ØValor administrativo, legal y fiscal Ø Valor contable Ø Valor cultural, científico e histórico Muchos documentos son transitorios o de apoyo y por lo tanto se eliminan una vez hayan cumplido su tramite.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN: Listado de asuntos derivados de un proceso, que dan cuenta de las funciones asignadas a cada unidad administrativa, a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo vital. IMPORTANCIA: Ø Identifican y reflejan las funciones institucionales. Ø Facilitan el manejo de la información. PASOS PARA SU ELABORACIÓN: Ø Estructura orgánica Ø Funciones Ø Se conforman: Ø Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Ø Facilitan el control y acceso a los documentos. Ø Facilitan la organización de los documentos. Ø Controla la producción y el trámite documental. ü Series ü Subseries y ü Tipos documentales ØProcesos técnicos: ü Clasificación ü Valoración ü Selección ü Eliminación
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL RELACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CODIFICADAS SERIE CODIGO 1 RESOLUCIONES CODIGO SUBSERIE 1. 1 Resoluciones de rectoría 1. 2 Resoluciones de grado 2. 1 Informes de gestión 2. 2 Informes estadísticos 2. 3 Informes de control interno 2. 4 Informes de estados financieros 2. 5 Informes de cartera 2. 6 Informes presupuestales 2. 7 Informes a entes de control 3. 1 Comunicados institucionales 3. 2 Comunicados de medios masivos 4. 1 Actas de consejo 4. 2 Actas de comité 4. 3 Actas de reunión 4. 4 Actas de grado 5. 1 Circulares Informativas 5. 2 Circulares Normativas 6. 1 Procesos Autoevaluación 6. 2 Procesos Elecciones 6. 3 Procesos Jurídicos 6. 4 Procesos de Certificación 2 3 4 5 6 7 INFORMES COMUNICADOS ACTAS CIRCULARES PROCESOS EVENTOS 8 PLANES 9 PROGRAMAS 8. 1 Plan Estratégico de Desarrollo Institucional 8. 2 Plan de acción 8. 3 Plan de mejoramiento 9. 1 Programa de Gestión Documental 9. 2 Programas Académicos 9. 3 Programas de Investigación 9. 4 Programas de Proyección Social 9. 5 Programas de Bienestar Institucional 9. 6 Programa de Salud Ocupacional 9. 7 Programa de Egresados DEFINICION Documento que resuelve o decide disposiciones institucionales. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre alguna actividad, que tiene relación a un asunto concreto. Comunicación escrita de interés común, dirigida a nivel personal o a un grupo de personas. Documento escrito que contiene lo sucedido o tratado en una reunión y/o evento. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido, dirigida a un grupo de personas de manera interna o externa. Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación, que tiene un fin determinado. Cualquier actividad de tipo académico y/o administrativo que desarrolle directamente la unidad administrativa. Modelo sistemático de una actuación , que se elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla. Conjunto de acciones que se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos y políticas institucionales.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE: Secretaría de seccional q SERIE: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneo, producidos por una oficina en cumplimiento de sus funciones. Ej. Resoluciones q SUBSERIE: Es una división de la serie. Ej. Programa de Gestión Documental. q TIPO DOCUMENTAL: Son los documentos en sí. Ej. un acta, un informe, un registro, una solicitud, etc. CÓDIGO SERIE, SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES Retenció Disposición final n PROCEDIMIENTO AG AC CT S M/D E Se procede a microfilmar y conservar 2 10 X X totalmente ya que en este documento están registradas decisiones importantes, formando parte de la historia de la Universidad. 2 10 X X Este documento certifica la credibilidad del grado como un acto público. 2 10 X X Se procede a microfilmar y conservar totalmente ya que en este documento están registradas decisiones importantes, formando parte de la historia de la Universidad. 2 10 X X Se procede a microfilmar y conservar totalmente. Este documento acredita la verificación de los grados otorgados. Cumpliendo con su proceso de análisis y 3 X evaluación, pueden eliminarse. S. 1. 1 RESOLUCIONES Resoluciones de Rectoría S. 1. 2 S. 4. 1 Resoluciones de grado de Rectoría ACTAS Actas de consejo S. 4. 3 S. 5. 1 S. 16 Actas de grado CIRCULARES Circulares informativas INSTRUMENTOS DE CONTROL 2 * Registro de entrega de actas de grado * Registro de entrega de duplicados 5 X Se procede a eliminar, ya que dichos registros ya han cumplido su propósito. * Registro de entrega de aprobación del programa * Registros notariales AG= Archivo de gestión AC= Archivo central CT= Conservación Total S= Selección M/D= Microfilmación y/o Digitalización E= Eliminación
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