OFICINA DE CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO LEY 87

OFICINA DE CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO LEY 87 DE 1993 Definición del control interno. Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas y procedimientos. Mecanismo de verificación y evaluación encaminado a procurar que todas las actividades, operaciones, actuaciones, la administración de la información y los recursos, se realice de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes en atención a las metas y objetivos previstos al interior de la entidad.

LEY ANTICORRUPCION (1474 DE 2011) v Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Artículo 8°. Designación de responsable del control interno. Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, en el Orden regional será el Alcalde y/o Gobernador quien designará al jefe de la Unidad de la oficina de control interno o quien haga sus veces, quien será de libre nombramiento y remoción. Este servidor público, sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberá reportar ante el señor Alcalde y/o Gobernador, así como a los Organismos de Control, los posibles actos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en el ejercicio de sus funciones.

ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN ( LEY 1474 DE 2011) q Definición: dentro de un enfoque social y legal la corrupción se define como la acción humana que transgrede las normas legales y los principios éticos. q Riesgo de corrupción: “Posibilidad de que por acción u omisión, se use el poder para desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado”. q Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano: (PAAC), fija las estrategias de carácter institucional para la lucha contra la corrupción en términos de prevención y mitigación de riesgos.

DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA v Peculado por Apropiación: Apropiarse en provecho suyo o de un tercero de bienes del Estado o de empresas o instituciones en que éste tenga parte. (8 a 20 años prisión) v Peculado Culposo: El servidor público que respecto a bienes del estado, de empresas, o instituciones en que éste tenga parte, dé lugar a que se extravíen, pierdan o dañen. (2 a 5 años prisión) v Peculado por Uso: El servidor público que use o permita que otro use indebidamente bienes del estado o de empresas o instituciones en que éste tenga parte. (2 a 6 años prisión) v Peculado por Aplicación Oficial diferente : El servidor público que dé a los bienes del estado, empresas o instituciones en que éste tenga parte, aplicación oficial diferente de aquella a que están destinados, comprometa sumas superiores a las fijadas en el presupuesto, o las invierta o utilice en forma no prevista en éste.

DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA v Cohecho propio : El servidor público que solicite para sí o para otro, dinero u otra utilidad o promesa remuneratoria, directa o indirecta, por acto que deba ejecutar en el desempeño de sus funciones. (7 a 12 años) v Cohecho Impropio : El servidor público que acepte para sí o para otro, dinero u otra utilidad o promesa remuneratoria, directa o indirecta, por acto que deba ejecutar en el desempeño de sus funciones. (7 a 12 años) v Prevaricato por Acción: El servidor público que profiera resolución, dictamen o concepto manifiestamente contrario a la ley. ( 4 a 12 años) v Prevaricato por Omisión: El servidor público que omita, retarde, rehúse o deniegue un acto propio de sus funciones. (3 a 8 años). v Interés indebido en la Celebración de Contratos: El servidor público que se interese en provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u operación en que deba intervenir por razón de su cargo o de sus funciones( 4 a 12 años prisión). v Celebración de Contratos sin cumplimiento de Requisitos Legales: Se configura cuando el servidor público que por razón del ejercicio de sus funciones tramite contratos sin observancia de los requisitos legales esenciales o los celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos. (7 a 18 años prisión)

DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA v Artículo 56º Ley 80 de 1993. - De la Responsabilidad Penal de los Particulares que Intervienen en la Contratación Estatal. Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales y, por lo tanto, estarán sujetos a la responsabilidad que en esa materia señala la ley para los servidores públicos. v Enriquecimiento Ilícito : El servidor público, o quien haya desempeñado funciones públicas, que durante su vinculación con la administración o dentro de los cinco (5) años posteriores a su desvinculación, obtenga, para sí o para otro, incremento patrimonial injustificado, incurrirá, siempre que la conducta no constituya otro delito, en prisión de nueve (9) a quince (15) años Se debe tener en cuenta que los Delitos llevan consigo sanciones disciplinarias y fiscales.

LEY ANTICORRUPCION (1474 DE 2011) v Presupuesto de Publicidad: Los recursos que destinen las entidades públicas y las empresas y sociedades con participación mayoritaria del estado del orden nacional y territorial, en la divulgación de los programas y políticas que realicen, a través de publicidad oficial o de cualquier otro medio o mecanismo similar que implique utilización de dineros del Estado, deben buscar el cumplimiento de la finalidad de la respectiva entidad y garantizar el derecho a la información de los ciudadanos. Se prohíbe el uso de publicidad oficial, o de cualquier otro mecanismo de divulgación de programas y políticas oficiales, para la promoción de servidores públicos, partidos políticos o candidatos, o que hagan uso de su voz, imagen, nombre, símbolo, logo o cualquier otro elemento identificable que pudiese inducir a confusión.

LEY 951 DE 2005 (Acta Informe Gestión) v Objeto fijar las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano, al separarse el servidor público de su cargo o al finalizar su período. q ¿Quiénes deben presentar actas de informes de gestión? ü Los servidores públicos en calidad de titulares y representantes en todas las ramas del poder público, en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, y metropolitano. ü Los particulares que administren fondos o bienes del Estado. ü El servidor público de jerarquía inmediata inferior, en caso de incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada del servidor público saliente, previa autorización del jefe inmediato. ü Gobernadores y Alcaldes cuando culminen su gestión, respecto de los recursos de las transferencias del Sistema General de Participaciones de la Nación para los sectores de salud y educación, y sobre las regalías directas.

LEY 951 de 2005 (Acta Informe Gestión) q ¿Cuándo deben presentarse las actas de informe de gestión? ü Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a separarse del cargo o finalizar la administración. ü Cuando el servidor entrante tome posesión, en caso que el funcionario saliente se separe de su cargo por causas distintas a la culminación del período respectivo. q ¿Cuáles son los deberes del funcionario que recibe el acta de informe de gestión? ü Determinar la existencia o no de irregularidades mediante la verificación física dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la firma y recepción del documento. ü Informar al órgano de control correspondiente las detectadas. (OCI) ü En este lapso el servidor saliente podrá ser requerido para que realizar aclaraciones y proporcionar información adicional (OCI)

LEY 951 DE 2005 (Acta Informe Gestión) q ¿Qué formalidades debe observar el acta de informe de gestión? ü Debe realizarse por escrito ü Debe ser entregado en un acto formal al funcionario que corresponda q ¿Cuál es el deber de la oficina de control interno? ü Velar por el cumplimiento del deber de presentar el acta de informe de gestión por el funcionario. ü Requerir al funcionario que no cumpla oportunamente con esta obligación.

Acta Informe Gestión q ¿Qué debe contener el acta de informe de gestión? Una descripción del estado de los recursos administrativos, financieros y humanos a cargo de la administración, dependencia o entidad. Esto incluye: ü Resumen de la gestión: situación del despacho al inicio de la gestión, actividades emprendidas, resultados obtenidos, asuntos en proceso, y situación del despacho al término de la gestión. ü Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos materiales, financieros y humanos ü Inventario actualizado de los bienes muebles e inmuebles a su cargo, con los correspondientes responsables.

LEY 951 DE 2005 (Acta Informe Gestión) ü Detalle por vigencias de los presupuestos, programas, estudios y proyectos. ü Obras públicas y proyectos en proceso. ü Ejecución presupuestal por vigencias ü Contratación Pública ejecutada y en ejecución, agrupada por objetos contractuales y vigencias fiscales. ü Reglamentos, manuales de organización, de procedimientos ü Desarrollo y cumplimiento de programas.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

- FUNCIÓN PÚBLICA - Todos soñamos con Entidades Públicas Íntegras y transparentes (Valores) Derechos Problemas Necesidades Innovadoras Efectivas Resultados que generen Valor Público

Camino recorrido Plan Nacional de Desarrollo 2014– 2018 201 2 Modelo Integrado de Planeación y Gestión 201 1 Estatuto Anticorrupción 200 5 Modelo Estándar de Control Interno – MECI 200 3 Sistema de Gestión de Calidad 199 8 Sistema de Desarrollo Administrativo 199 3 Sistema de Control Interno 199 1 Principios de la Función Administrativa y Mecanismos de Control - FUNCIÓN PÚBLICA - 201 4

PÚBLICA FUNCIÓN 1. Planeación Institucional 2. Gestión Presupuestal y eficiencia del gasto público 3. Talento Humano 4. Integridad 5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción 6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos 7. Servicio al ciudadano 8. Participación ciudadana en la gestión pública 9. Racionalización de trámites 10. Gestión documental 11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea 12. Seguridad Digital 13. Defensa jurídica 14. Gestión del conocimiento y la innovación 15. Control Interno 16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional 17. Mejora Normativa - 17 Políticas - 11 Entidades

1 Procesos documentados y estandarizados 2 Un solo instrumento de medición de requerimientos de políticas de Desarrollo Administrativo a través del FURAG FUNCIÓN 3 Fortalecimiento del trabajo sectorial - PÚBLICA - Aciertos 4 Definición de una estructura de control a través del MECI 5 Fortalecimiento de la evaluación independiente

2 Enfocar a las entidades hacia la implementación del Modelo y no al instrumento de medición FURAG 3 Reorientar los lineamientos del Sistema de Control Interno hacia el control y no a la gestión 4 Mejorar la articulación de las políticas 5 Fortalecer la gestión en territorio FUNCIÓN Lograr que la calidad esté inmersa en la gestión de las entidades y no se limite a formatos y certificados - 1 PÚBLICA - Retos

Sistema de Control Interno ARTICULACIÓN Ámbito de aplicación nacional y territorial - FUNCIÓN PÚBLICA - Sistema de Gestión

DIMENSIONES MIPG

Operación - Evaluación de Resultados Gestión con Valores para Resultados FUNCIÓN PÚBLICA Gestión del Conocimiento y la Innovación Información y Comunicaci ón Direccionamiento Estratégico y Planeación

DIMENSIÓN MIPG CONTROL INTERNO La séptima dimensión de MIPG, el Control Interno, se desarrolla a través del Modelo Estándar de Control Interno –MECI, el cual fue actualizado en función de la articulación de los Sistemas de Gestión y de Control Interno que establece el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 (PND 20142018).

DIMENSIÓN 7 Control Interno 1 Línea de Defensa (Gerentes Públicos) FUNCIÓN Componentes: 1. Ambiente de Control 2. Evaluación del Riesgo 3. Actividades de Control 4. Información y Comunicación 5. Actividades de Monitoreo - Línea Estratégica PÚBLICA - 2 Línea de Defensa (Jefes de Planeación) 3 Línea de Defensa (Oficinas de control intern

- FUNCIÓN PÚBLICA -

- FUNCIÓN PÚBLICA -

CALIDAD EN LA DIMENSIÓN CONTROL INTERNO Promoción de una cultura de comportamientos, actitudes, actividades y procesos enfocados a proporcionar valor mediante el cumplimiento de necesidades y expectativas de los usuario y otras partes interesadas Calidad : grado en que un conjunto de características de un objeto, cumple con unos requisitos. ISO 9000 2015 Una visión actual del concepto de calidad indica que calidad no es entregar al usuario lo que quiere (satisfacción de la necesidad), sino entregar lo que nunca se había imaginado quería (expectativa) y que una vez que lo obtenga, se dé cuenta que era lo que siempre había querido (satisfacción).

Atributos de calidad en la Dimensión Control Interno Los atributos de calidad permitirán a las entidades asegurar la adecuada implementación y desarrollo de un Sistema de Control Interno: • Estándares de conducta y de integridad que direccionan el quehacer institucional • Niveles de autoridad y responsabilidad apropiadas que facilitan la consecución de los objetivos institucionales • Servidores alineados con los objetivos de la entidad, que dan valor agregado en desarrollo de sus funciones • Análisis del entorno institucional que permite la identificación de los riesgos y sus posibles causas

Atributos de calidad a tener en cuenta en la Dimensión • Riesgos identificados y gestionados que permiten asegurar el cumplimiento de los objetivos • Controles diseñados, que aseguran la gestión de los procesos • Actividades de control establecidas que permiten mitigación de los riesgos a niveles aceptables. • Información comunicada a nivel interno y externo que facilita la gestión de la entidad • Auditoría interna que genera valor agregado a la entidad • Auditoría interna que asegura la calidad de su proceso auditor

ISO 9001: 2015 RIESGO 7. 1. 6 Conocimientos de la organización conocimientos de una situación quenecesarios pueda para la operación de sus desarrollo de las funciones de la entidad y procesos P Posibilidad de ocurrencia entorpecer el normal le impidan el logro de sus objetivos. (DAFP) Conocimientos de la La Organización debe organización determinar Efecto de la incertidumbre (ISO 9001: 2015) Numeral de la Norma Quiénes tienen la obligación de cumplimiento Persona o grupo de personas Expresa obligación de cumplimiento Requisito conocimientos necesarios para lograr la conformidad de productos y servicios Complemento

TIPO DE RIESGOS RIESGO ESTRATEGICO Decisiones inadecuadas tomadas por la Alta Dirección, destinación indebida de recursos , incumplimiento en ejecución de proyectos, planes, programas. RIESGO OPERATIVO Posibilidad de ocurrencia de perdidas financieras originadas por fallas o insuficiencia de procesos, personas, sistemas internos, tecnología RIESGO FINANCIERO Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes.

TIPO DE RIESGOS RIESGO CUMPLIMIENTO RIESGO TECNOLOGICO La capacidad de la organización para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética y de calidad. El uso de la tecnología genera riesgos como los virus, el vandalismo puro y ocio en las redes informáticas, robo de información, el no aseguramiento de la información pueden generar el daño, perdida de información o interrupción del servicio. RIESGO DE IMAGEN Desprestigio de la Entidad, perdida de credibilidad y confianza, por fraude, conducta irregular de los empleados, errores cometidos en la ejecución de actividades, falta de capacitación del personal, deficiencia de los procedimientos RIESGO DE CORRUPCION Posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en Consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular.

CONTROL INTERNO – PLANES DE ACCIÓN Para la formulación de los planes de acción institucional, las entidades deben tomar en cuenta lo previsto en la Ley 152 de 1994, y en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, en el que se establece que debe especificar en él los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión; así mismo, deber incluir tanto los aspectos relacionados con el componente misional como con los relacionados con los planes de que trata el Decreto 612 de 2018: Plan Institucional de Archivos PINAR Plan Anual de Adquisiciones Plan Anual de Vacantes Plan de Previsión de Recursos Humanos Plan Estratégico de Recursos Humanos Plan Institucional de Capacitación Plan de Incentivos Institucionales

CONTROL INTERNO – PLANES DE ACCIÓN Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETI Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información Debe incluirse además en el Plan de Acción, las acciones y estrategias a través de las cuales las entidades facilitarán y promoverán la participación de las personas en los asuntos de su competencia, en los términos señalados en el artículo 2 de la Ley 1757 de 2015. En procura de un mejoramiento continuo y de la salvaguarda de los recursos, la entidad debe establecer acciones, políticas, métodos, procedimientos y mecanismos de control interno y prevención y evaluación de riesgos.

Medición - FUNCIÓN PÚBLICA - Info INSTRUMENTO preguntas de evidencia de percepción RESULTADOS Desempeño Institucional

AUDITORIA Y GESTIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONALES La gestión de riesgos es un proceso continuo que fluye por toda la entidad, llevado a cabo por todos los servidores de la entidad, diseñado para identificar acontecimientos potenciales que, de ocurrir, afectarían a la entidad, orientado al logro de las metas estratégicas, los resultados esperados y en general al cumplimiento de los objetivos de la entidad. – Los objetivos deben ser definidos con suficiente claridad para identificar y evaluar los riesgos relacionados – Se debe brindar atención prioritaria a los riesgos de carácter negativo y de mayor impacto potencial. – Considerar la probabilidad de fraude que pueda afectar la adecuada gestión institucional.

AUDITORIA Y GESTIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONALES – Identificar y evaluar los cambios que pueden afectar los riesgos al Sistema de Control Interno. – Se debe dar cumplimiento al artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, relacionado con la prevención de los riesgos de corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción. AUDITAR : Obtener y evaluar evidencia objetiva, examinar las bases para las declaraciones (hallazgos) y evaluar los resultados juiciosamente sin prejuicios o desviaciones a favor o en contra de la persona (o entidad) que esta siendo examinada (auditada)

Hallazgos El término hallazgo se refiere a debilidades en el control interno detectadas por el auditor. Es una narración explicativa y lógica de los hechos detectados en el examen de auditoría, referente a deficiencias, desviaciones, irregularidades, errores, debilidades, fortalezas y/o necesidades de cambio. Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de una entidad o programa examinada y que merecen ser comunicados en el informe. Es el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada, durante el examen a una entidad, área o proceso.

Factores que afectan el desarrollo de los Hallazgos 1. Condiciones en el momento de ocurrir el hecho 2. Complejidad de las acciones examinadas 3. Análisis critico de cada hallazgo 4. La labor de la auditoria debe ser completa e integra 5. La legislacion vigente y aplicable 6. Divergencias y diferencias en la opinión 7. La competencia del Auditor

Requisitos que debe reunir un Hallazgo • Importancia relativa que amerite ser comunicado • Basado en hechos y evidencias precisas (papeles de trabajo) • Análisis a sus efectos inmediatos y potenciales • Objetivo, debidamente argumentado afirmaciones inequívocas (no admiten duda) y sin • Convincente para una persona que no ha participado en la auditoría. • El hallazgo debe ser útil, para el mejoramiento de la organización

Como identificar la importancia de un hallazgo 1. La importancia de un hallazgo es evaluada, generalmente por su efecto. 2. Los efectos pueden ser actuales o potenciales. 3. Casos aislados o frecuentes. 4. La necesidad de corregirlo. v Se debe analizar desde otra óptica el hallazgo cuando las causas son externas, o salen del control del auditado

Elementos de Hallazgo en Auditoría 1. Condición: el auditor describe la situación deficiente encontrada. “Lo que es” 2. Criterio: los puntos de referencia, parámetros, requisitos o condiciones utilizados para evaluar o medir el asunto o materia a auditar de manera consistente y razonable. 1. 2. 3. 4. 5. Normas, reglamentos Políticas internas Planes Manuales Directivas 6. Opiniones independientes de expertos 7. Experiencia del auditor 8. Desempeño de entidades similares 1. El criterio se logra o cumple satisfactoriamente. 2. El criterio se logra o cumple parcialmente. 3. El criterio no se logra o no se cumple. 3. Causa: el auditor detalla las razones por las cuales a su juicio, ocurrió la condición observada. “Por qué ocurrió la condición” 1. Desconocimiento de normas 2. Falta de supervisión y seguimiento 3. Inadvertencia del riesgo

Elementos de Hallazgo en Auditoría 4. Falta de capacitación o desconocimiento de requisitos 5. Falta de recursos (humanos, físicos, financieros) 6. Control interno deficiente (controles, procedimientos, manuales) 7. Falta de coordinación y comunicación entre áreas 8. Falta de información 9. Demoras 10. Negligencia o descuido 11. Uso ineficiente de los recursos 12. Falta de honestidad 4. Efecto: Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa de la condición descrita. “La diferencia entre lo que es y lo que debió ser”. 1. Perdida de recursos 2. Incremento de costos 3. Perdida de credibilidad institucional 4. Perdidas de ingresos potenciales 5. Gastos indebidos 6. Demandas 7. Desmotivación del personal 8. Sanciones 9. Inefectividad en el trabajo 10. Incumplimiento de la planeación

Comité Institucional de Coordinación de Control Interno CICI Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno, integrado por: 1) El representante legal quien lo presidirá. 2) El jefe de planeación o quien haga sus veces. 3) Los representantes del nivel directivo que designe el representante legal. 4) El representante de la alta dirección para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno. El jefe de control interno o quien haga sus veces, participará con voz pero sin voto en el mismo y ejercerá la secretaría técnica.

Funciones CICI a. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de cada organismo o entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI. b. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración. c. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.

Funciones CICI d. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar. e. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna. f. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría. g. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta. h. Las demás asignadas por el Representante Legal de la entidad. PARÁGRAFO 1°. El Comité se reunirá como mínimo dos (2) veces en el año.

LEY 1755 DE 2015 - PQRD El artículo 13: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma. v Mediante él, entre otras actuaciones, se podrá solicitar: el reconocimiento de un derecho, la intervención de una entidad o funcionario, la resolución de una situación jurídica, la prestación de un servicio, requerir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos.

LEY 1755 DE 2015 - PQRD DEFINICIONES: v Petición: Es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas de información o documentación las cuales ameriten una respuesta pronta y oportuna, de acuerdo a la prestación del servicio que ofrecen las diferentes dependencias que conforman la Alcaldía de Pasto. v Queja: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones. v Reclamo: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un trámite y/o proceso emitido por la Administración. v Denuncia: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular que impliquen un eventual detrimento de los bienes o recursos públicos, para adelantar la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa - sancionatoria o ético, atentando con el servicio ofrecico por la Alcaldía de Pasto. Cabe aclarar que esta debe estar fundamentada en hechos como en evidencias.

TÉRMINOS DE RESPUESTA PQRD q Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: v Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes. v Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

TÉRMINOS DE RESPUESTA PQRD q PARÁGRAFO. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto. v ARTICILO 17. Peticiones incompletas y desistimiento tácito. En virtud del principio de eficacia, cuando la autoridad constate que una petición ya radicada está incompleta o que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, y que la actuación pueda continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes.

TÉRMINOS DE RESPUESTA PQRD v ARTICULO 21 : Funcionario sin competencia. Si la autoridad a quien se dirige la petición no es la competente, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito. Dentro del término señalado remitirá la petición al competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario o en caso de no existir funcionario competente así se lo comunicará. Los términos para decidir o responder se contarán a partir del día siguiente a la recepción de la Petición por la autoridad competente.

GRACIA