OFICINA ASESORA DE PLANEACION MECI 2014 ACTUALIZACIN Propsito

OFICINA ASESORA DE PLANEACION MECI 2014 ACTUALIZACIÓN

Propósito del MECI Servir como una herramienta gerencial para el control a la gestión pública, y que se fundamenta en la cultura del control, y la responsabilidad y compromiso de la Alta Dirección para su implementación, y fortalecimiento continuo

Control Interno Conjunto de elementos Servidores públicos responsables del control en el ejercicio de sus actividades ü Garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado ü La coordinación de las acciones, la fluidez de la información y comunicación, anticipando y corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional.

Principios AUTOCONTROL Capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos AUTORREGULACIÓN Capacidad de cada una de las organizaciones para desarrollar y aplicar en su interior métodos, normas y procedimientos AUTOGESTIÓN Capacidad de toda organización pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar la función administrativa

Principios COSO 1 Ambiente de control • 1. Demuestra compromiso para con la integridad y los valores éticos. • 2. Ejerce responsabilidad por la vigilancia. • 3. Establece estructura, autoridad, y responsabilidad • 4. Demuestra compromiso para con la competencia • 5. Hace forzosa la accountability. 1 Committee Valoración del Riesgo Actividades de control • 6. Especifica objetivos confiables. • 7. Identifica y analiza el riesgo. • 8. Valora el riesgo de fraude. • 9. Identifica y analiza el cambio importante. • 10. Selecciona y desarrolla las actividades de control. • 11. Selecciona y desarrolla los controles generales sobre la tecnología. • 12. Despliega mediante políticas y procedimientos. Información y comunicación • 13. Usa información relevante. • 14. Comunica internamente. • 15. Comunica externamente of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) Actividades de monitoreo • 16. Dirige evaluaciones continuas y/o separadas. • 17. Evalúa y comunica deficiencias

Estructura - Módulos Evaluación y Se g u im i e nto de o l u Mód Mó du lo d e ón ci ea an Pl , y Gestión

Componentes y Elementos Direccionamie nto Estratégico Administració n del Riesgo , 8. Políticas 9. Identificación 10 Análisis y Valoración 1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos 2. Desarrollo del Talento Humano ión ac ne Pla Mó du lo d e Talento Humano y Gestión 3. Planes, Programas y Proyectos 4. Modelo de Operación por Procesos 5. Estructura Organizacional 6. Indicadores de Gestión 7. Políticas de Operación

Componentes y Elementos Evaluación y Auto Evaluación Institucion al Auditoría Interna Se g u im i e nto de o l u Mód 11. Autoevaluación del Control y Gestión 12. Auditoría Interna Planes de Mejorami ento 13. Plan de Mejoramiento

Estructura – INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Evaluación y Auto Evaluaci ón Direcc. Estratè g Admó n. . del Riesgo , y Gestión S e g uim i e nto de ión ac ulo d ó M ne Mó de dulo Institucio nal Pla Talent o Huma no Auditor ía Interna Planes de Mejora m. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Eje Transversal

Estructura - Objetivos ión ac ne Pla Mó du lo d e Talento Humano Velar porque la entidad disponga de: ü ü ü Objetivos, metas y planes de acción Procesos y procedimientos Políticas operacionales y delimitación de la autoridad y niveles de responsabilidad. ü Mecanismos que protejan los recursos de la Organización ü Estrategias que busquen crear conciencia en todos Direccionamie Administració nto los servidores públicos n del Riesgo Estratégico , y Gestión

Estructura - Objetivos Auto Evaluaci ón v v Se g u im i e nto v de v Auditorí a Institucio Interna Garantizar quenal el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente de las Oficinas de Control Interno Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la organización Procedimientos que integren las observaciones de los órganos de control, a los planes de mejoramiento Garantizar razonablemente la correcta evaluación y seguimiento de Planes la gestión organizacional de ulo d ó M v Evaluación y Mejoramie nto

Estructura - Objetivos INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Velar porque la entidad cuente con procedimientos necesarios para la generación de información y comunicación veraz y oportuna Ø Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información y comunicación con destino a los órganos de control Ø Garantizar la publicidad de la información y que se cuente con los medios de comunicación para su difusión. Ø Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas públicas, y que ésta sea comunicada de manera efectiva de cuentas públicas, Ø Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad; y los mecanismos apropiados para su adecuada comunicación. Ø Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa, a fin de dar a conocer la información que genera la organización pública de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

INSTANCIAS COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO REPRESENTANTE ALTA DIRECCIÓN EQUIPO MECI • Resolución 049 de 2009 • Secretario de Hacienda o su delegado • Subsecretario de Hacienda • Un Director designado para periodos de un (1) año • Jefe Oficina Asesora de Planeación • Asesor de Control Interno – Secretario Técnico • Resolución DSH – 000209 de 2005 • Jefe Oficina Asesora de Planeación • Decreto de 943 de 2014 Instancia Intermedia • Representantes de las diferentes áreas y disciplinas académicas

Roles y Responsabilidades • Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO • Estudiar y revisar la evaluación del Sistema de Control Interno. • Aprobar el plan de acción propuesto por el Equipo MECI para la implementación y fortalecimiento del Modelo. • Aprobar el Programa Anual de Auditoría presentado por la Oficina de Control Interno. • Recomendar acciones de mejora para la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema. • Propender por una adecuada implementación de procedimientos de control interno para todos los riesgos significativos, independientemente de su naturaleza (operativa, de cumplimiento, financieros, fiscales).

Roles y Responsabilidades COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO REPRESENTANTE ALTA DIRECCIÓN EQUIPO MECI • Coordinación y asesoría • Orientar, dirigir y coordinar el proyecto de implementación y/o fortalecimiento continuo del Modelo • Asegurar que se desarrollen cada una de las etapas previstas • Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances de la etapa implementación y fortalecimiento continuo del Modelo. • Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI. • Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo MECI • Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno o quien haga sus veces, la aprobación y seguimiento de las actividades planeadas para el fortalecimiento continuo del MECI, sugiriendo correctivos donde se requiera.

Roles y Responsabilidades COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO • Coordinación y asesoría REPRESENTANTE ALTA DIRECCIÓN • Administrar y dirigir el proceso de diseño, implementación, fortalecimiento continuo y actualización permanente del MECI EQUIPO MECI • Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento continuo del Modelo bajo las orientaciones del representante de la dirección. • Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo e informar los avances • Asesorar a las áreas de la entidad en la implementación y fortalecimiento continuo del Modelo. • Trabajar en coordinación con los servidores designados por las otras áreas • Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas al representante de la dirección, para su aplicación. • Realizar seguimiento a las acciones de implementación y fortalecimiento continuo e informar los resultados al representante de la dirección, para la toma de decisiones.

Roles y Responsabilidades AREA DE CONTROL INTERNO Tópicos • La función debe ser considerada como un proceso retroalimentador a través de la actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría • valoración de riesgos, • asesoría y acompañamiento, • evaluación y seguimiento, • fomento de la cultura del control, y • relación con entes externos.

MECI 1000: 2005 MECI 2014 Actualización 3 Subsistemas 2 Módulos 9 Componentes 1 Eje Transversal 6 Componentes 29 Elementos de control 13 Elementos de control 80 Productos (SHD) 48 Productos Mínimos

1 1 ntif ic camación bio s apl Diseñ icac i o, aná ón y lisis Ide L a ect Con propia ura y ocim ció ien n to Sen sibi liza ción 1 3 1 Com Pre pilaci ón se Res ntació y ulta n dos Act ual izac ión dia gnó Nuev stic o o res anális y ulta is dos uim cor iento rec tivo y s Seg Ide nt act ificac res ivida ión pon des , s y fe ables cha s CIE RRE EJE SEG CUCIÓ UIM N Y IEN TO CIÓ N NEA GN ÓST ICO PLA DIA NTO IMI E CO NO C FASES

DIAGNÓSTICO Estado de Implementación Productos mínimos 12 10 Talento Humano 8 6 Direccionamiento Estratégico 100% 4 Administración de Riesgo 100% Autoevaluación Institucional 100% Productos Mínimos Auditoría Interna 100% Planes de Mejoramiento 100% Información y Comunicación 100% té gi. n de ua al ev to Au Ad m in ist ra ie nt ció o Es t ra m H u to en . . R ció ie n sg In o st itu Au cio di Pl na to an l ría es In In d fo e te M rm rn ej a ac o r ió am n y C ie nt om o un ica ció n Elementos 0 an o 2 na m Ta l io cc re Di 95%

PLANEACIÓN Y GESTIÓN MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS MINIMOS RESPONSABLE 1. Documento con los principios y valores de la entidad. Comité de Coordinación de Control Interno. Acuerdos Compromisos o 2. Acto administrativo que adopta el Equipo MECI. documento con los principios y valores de la Protocolos Éticos Representante de la entidad. Dirección 3. Socialización de los principios y valores de la entidad Control de Planeación y Gestión 4. Manual de Funciones y competencias laborales Talento Humano 5. Plan Institucional de Formación y Capacitación Desarrollo del Talento Humano 6. Programa de Inducción y reinducción 7. Programa de Bienestar 8. Plan de Incentivos 9 PRODUCTOS MÍNIMOS 9. Sistema de evaluación del desempeño. Comité de Coordinación de Control Interno. Equipo MECI Representante de la Dirección Servidores asignados al proceso de acuerdo con el Modelo de Operación.

PLANEACIÓN Y GESTIÓN MÓDULO Control de Planeación y Gestión COMPONENTE Direccionamiento Estratégico ELEMENTO PRODUCTOS MINIMOS RESPONSABLE 10. Planeación Comité de Coordinación de Control 11. La misión y visión institucionales Interno. adoptados y divulgados Planes y Programas Equipo MECI 12. Objetivos institucionales Representante de la Dirección 13. Planes, programas y proyectos 14. Mapa de Procesos Equipo MECI y servidores asignados al proceso de acuerdo con el Modelo de 15. Divulgación de los procedimientos Modelo Operación por 16. Proceso de seguimiento y evaluación que Operación Procesos incluya la evaluación de la satisfacción del Equipo MECI y servidores involucrados en cliente y partes interesadas el desarrollo de cada proceso Comité de Coordinación de Control Interno. 17. Estructura organizacional de la entidad Estructura Organizacional Equipo MECI. que facilite la gestión por procesos Responsable: Representante de la Dirección. Comité de Coordinación de Control Interno. 18. Definición de indicadores de eficiencia y efectividad, que permiten medir y evaluar el Equipo MECI y servidores asignados al Indicadores de Gestión proceso de acuerdo con el avance en la ejecución de los planes y Modelo de Operación. programas Directivo responsable del proceso Equipo MECI 19. Divulgación de las políticas de operación Servidores responsables asignados, de Políticas de Operación acuerdo con el Modelo de Operación. 20. Manual de operaciones adoptado y Comité de Coordinación de Control divulgado Interno. 11 PRODUCTOS MÍNIMOS

PLANEACIÓN Y GESTIÓN MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Políticas de Administración del Riesgo PRODUCTOS MINIMOS RESPONSABLE 21. Definición por parte de la alta Dirección de políticas para el manejo de los riesgos 22. Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas 23. Identificación de los factores internos y externos de riesgo Identificación del Riesgo Control de Planeación y Gestión Administración del Riesgo 24. Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad 25. Análisis del riesgo 26. Evaluación de controles existentes Análisis y Valoración del Riesgo 27. Valoración del riesgo 28. Controles 29. Mapa de riesgos de proceso 10 PRODUCTOS MÍNIMOS 30. Mapa de riesgos institucional Equipo MECI Servidores asignados a cada proceso de acuerdo con el Modelo de Operación. Representante de la Dirección Comité de Coordinación de Control Interno.

Evaluación y Seguimiento MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Autoevaluación Institucional Control de Evaluación y Seguimiento Auditoría Interna Planes de Mejoramiento PRODUCTOS MINIMOS 31. Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación definidos Equipo MECI. Representante de la Dirección. Comité de Coordinación de 32. Herramientas de autoevaluación Control Interno. 33. Informe Ejecutivo Anual de Control Interno 34. Procedimiento de auditoría Interna 35. Programa de auditorías 36. Informe Ejecutivo Anual de Control Interno Institucional (Procesos) 8 Individual PRODUCTOS MÍNIMOS RESPONSABLE 37. Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento 38. Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento individual Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces. Representante Legal Servidores responsables de los procesos. Representante de la Dirección Equipo MECI.

Información y Comunicación EJE COMPONENTE ELEMENTO Ingreso (Recepción de Información) Transversal Información y Comunicación Salida (Emisión de información) 9 PRODUCTOS MÍNIMOS PRODUCTOS MINIMOS RESPONSABLE 39. Identificación de las fuentes de información externa 40. Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizada y de fácil acceso 41. Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía. 42. Tablas de retención documental de Comité de Coordinación de Control Interno. acuerdo con lo previsto en la Equipo MECI normatividad Representante de la Dirección 43. Política de Comunicaciones Servidores asignados al proceso de 44. Manejo organizado o sistematizado acuerdo con el Modelo de de la correspondencia Operación. 45. Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos 46. Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés parar obtener información sobre necesidades y prioridades 47. Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad

Información y Comunicación

MECI 2014

GRACIAS POR SU ATENCIÓN "La calidad nunca es un accidente, siempre resulta de cuatro cosas: intención, esfuerzo sincero, dirección inteligente y ejecutoria con talento" - W. Foster filántropo y político británico