Oblikovanje komunikacije opa pravila strukturiranja glavnog dijela poruke

Oblikovanje komunikacije opća pravila strukturiranja glavnog dijela poruke

Plan u 4 točke 1. Uvod (pozadina i osnove) Zašto pišete? Pozovite se na prethodno pismo kontakt ili dokument. 2. Detalji (činjenice i brojke) Dajte upute. Zatražite informacije. Navedite sve potrebne detalje. Razdvojite odvojene teme u odlomke. Neka se misli logično razvijaju. 3. Odgovor? Radnja? Što bi primatelj trebao poduzeti? Što vi kanite poduzeti? Zaključak 4. Završetak pisma Ponekad je dovoljna jednostavna, relevantna zaključna rečenica.

Uvodni odlomak l U prvom se odlomku navodi svrha komunikacije. U njemu je moguće: – – – v v v potvrditi raniju korespondenciju pozvati se na sastanak ili kontakt dodati uvod u ono o čemu se raspravlja Zahvaljujemo na Vašem pismu od… Bilo je ugodno ponovo Vas sresti na prošlotjednoj konferenciji. Željeli bismo održati našu godišnju konferenciju u jednom od hotela u Londonu u rujnu.

l Upozorenje: Pripazite kod započinjanja rečenice s “U vezi s Vašim pismom od”, tu bi uvijek trebalo nastaviti na sljedeći način: v U vezi s Vašim pismom od 12. srpnja ispričavam se zbog kašnjenja u rješavanju Vašeg zahtjeva.

Središnji odlomak (detalji) l l U ovom odjeljku sadržane su sve informacije koje su primatelju potrebne. S druge strane, možda ćete i zatražiti informacije, a ponekad oboje. Detalje bi trebalo navesti jednostavno i jasno, a i pojedine dijelove odvojiti u odlomke. Ovaj bi dio trebao logično teći k prirodnom završetku.

Zaključak (radnja ili odgovor) l U ovom se odlomku poruka logički zaključuje. U njoj je moguće: – – v v navesti radnju koju bi primatelj trebao poduzeti navesti radnju koju kanite poduzeti na temelju iznesenih informacija Molim Vas da me obavijestite o potankostima u vezi s ukupnim troškovima i pošaljete mi uzorke menija. U slučaju nepodmirenja uplate u narednih 7 dana, predmet će preuzeti naš odvjetnik.

Završetak pisma l Uobičajen je jednostavan završetak (jedna rečenica) u zaključenju poruke. Zaključak bi trebao biti relevantan za sadržaj same poruke. v Veselim se skorom susretu s vama. Veselim se susretu s Vama na konferenciji koja će biti održana slijedeći mjesec. Cijenili bismo brzi odgovor. Molim, obavijestite me ako su Vam potrebne daljne informacije. v v v

l Upozorenje: Završetak poput onog u sljedećem primjeru nije potpun i trebalo bi ga izbjegavati: Nadam se da ćete mi se uskoro javiti. v Željno iščekujemo Vaš odgovor. v