Obieg i kontrola dokumentw powodujcych skutki finansowogospodarcze w

Obieg i kontrola dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w ZHP zasady obowiązują od 1 stycznia 2007 r.

Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów powodujących skutki finansowo–gospodarcze oraz określenie kompetencji i odpowiedzialności związanej z prawidłowym i rzetelnym opracowaniem tych dokumentów.

Zadaniem instrukcji jest ustalenie właściwej organizacji pracy, zarządzania, kontroli i analizy działalności statutowej i gospodarczej, z punktu widzenia celowości i rzetelności dokonywania operacji gospodarczych (zdarzenia gospodarcze powodujące zmiany majątkowe jednostki) w Związku Harcerstwa Polskiego

Poza spełnieniem podstawowej roli, jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych, prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty księgowe mają za zadanie: - stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności statutowej i gospodarczej ZHP szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonanych operacji gospodarczych, - stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowadniania dopełnienia obowiązków

Wszystkie operacje gospodarcze występujące w jednostkach ZHP dokumentowane są dowodami księgowymi. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”

DOKUMENTACJA ŻRÓDŁOWA • kwitariusz przychodowy KP • faktura VAT RR • faktura VAT Korygująca • nota korygująca • rachunek • polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) • wniosek o zaliczkę • nota księgowa (obrót wewnętrzny) • dowód wpłaty KP • polisa ubezpieczeniowa • inne dowody źródłowe

Kwitariusz przychodowy KP W każdej jednostce ZHP prowadzącej kasę, obowiązuje zasada nadawania dokumentom księgowym własnym, chronologicznie narastającej numeracji od nr 1 wzwyż do końca danego roku. Dotyczy to raportów kasowych, a także dowodów KP wystawianych przez poszczególne jednostki ZHP. Wszystkie jednostki ZHP uprawnione do prowadzenia kasy są zobowiązane do traktowania wystawionych przez siebie dowodów kasowych jako druku ścisłego zarachowania. W przypadku pomyłki i anulowania wystawionego dowodu KP, należy dowód przekreślić, podpisać i pozostawić w bloczku oryginał i kopie. KP dokumentuje wszystkie operacje przychodu gotówki do kasy

Polecenie księgowania (PK) Polecenie księgowania sporządza się w celu dokonania zapisu księgowego. PK nie wyraża zatem przeprowadzonej operacji gospodarczej. Dlatego wystawia się go na podstawie innych dowodów, które takie operacje dokumentują i potwierdzają. Polecenie księgowania może dotyczyć zestawienia wyspecyfikowanych dowodów jednostkowych np. rozliczenie obozu, imprezy, rajdu itp.

Faktura VAT Zarejestrowani podatnicy posiadający numer identyfikacji podatkowej (NIP) z wyjątkiem zwolnionych, wystawiają faktury oznaczone wyrazem „Faktura VAT”. Faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach; oryginał dla nabywcy, kopię dla sprzedawcy. Faktury VAT muszą być ponumerowane. Numeracja faktur musi być kolejna. Obecnie przy odbiorze nie podpisuje się faktur VAT, gdyż obowiązku tego nie przewidują przepisy VI Dyrektywy, a co za tym idzie, i polskie przepisy.

Faktura VAT powinna zawierać: • imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone, sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, • numery identyfikacji podatkowej albo numery tymczasowe, sprzedawcy i nabywcy, • dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „Faktura VAT”, • nazwę towaru lub usługi, • jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług, • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), • wartość sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), • stawki podatku, • sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku, • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), • wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych z podatku, • kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem wyrażoną cyframi i słownie,

Faktura VAT korygująca Fakturę korygującą wystawia dostawca towaru lub wykonawca usługi, gdy popełnił błąd w jakiejkolwiek pozycji faktury Za pomocą faktury korygującej można poprawić (lub gdy jednostka ZHP jest kupującym – żądać poprawienia przez wystawienie przez kontrahenta faktury korygującej) wszelkie błędy faktury pierwotnej, nawet te, które nie mają wpływu na kwotę obrotu i VAT należnego (np. błędna nazwa kupującego). Jeśli jednostka ZHP jest kupującym, lepszym rozwiązaniem jest poprawienie faktury za pomocą noty korygującej.

Fakturę korygującą wystawia się również w przypadku zwrotu: • zakupionych towarów, • zaliczek, zadatków, przedpłat i rat, z których powstał obowiązek podatkowy, a także wtedy, gdy cena została podwyższona już po wystawieniu faktury. Faktury korygujące wystawia się w dwóch egzemplarzach: oryginał dla nabywcy, kopię dla sprzedawcy. Powinna zawierać dopisek – Korygująca lub Korekta. Odbiór za pokwitowaniem na kopii faktury VAT Korekta jest obowiązkowy. Brak potwierdzenia odbioru tej faktury uniemożliwia dokonanie korekty podatku VAT.

Nota Korygująca Błędy zawarte w fakturach VAT można poprawić notą korygującą. Notę korygującą wystawia kupujący. W formie noty korygującej można poprawić pomyłki w: a) numerach identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, b) danych sprzedawcy i nabywcy, c) informacjach dotyczących towaru, z wyjątkiem tych, które wpływają na wysokość VAT, d) określeniu daty sprzedaży oraz wystawienia i numeru kolejnego faktury, e) oznaczeniach osób upoważnionych do wystawienia i odbioru faktur.

Faktura VAT Wewnętrzna Faktura własna wystawiana na sprzedaż towarów i usług działalności gospodarczej, dla której prowadzi się rejestry sprzedaży dla ustalenia podatku VAT należnego. Dla odróżnienia sprzedaży zewnętrznej od wewnętrznej, zaleca się prowadzenie oddzielnych rejestrów oraz oddzielnej numeracji faktur. Przy sprzedaży wewnętrznej zaleca się przed numerem faktury VAT wpisać literę „W”. np. Faktura VAT Wewnętrzna nr W/01/? ? /2008

Faktura VAT RR Stosownie do postanowień art. 116 ust. 1 ustawy o podatku VAT, nabywca produktów rolnych od rolnika ryczałtowego jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą zakup produktów, oznaczoną jako faktura VAT RR, przy czym powinien to uczynić w dwóch egzemplarzach, wręczając oryginał sprzedawcy – rolnikowi. Faktura VAT RR powinna również zawierać oświadczenie sprzedawcy produktów rolnych w brzmieniu: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym, zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43, ust. 1, pkt. 3 ustawy o podatku od towarów i usług”.

Rachunek Rachunki stosuje się przy sprzedaży zwolnionej z opodatkowania bądź nie objętej podatkiem VAT. Podatnicy wystawiający rachunki są zobowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Noty księgowe Obrót wewnętrzny pomiędzy jednostkami harcerskimi w ramach jednego podatnika (chorągwi) odbywa się na podstawie not księgowych, jako obrót nie podlegający ustawie o VAT. Dokumentowane są wzajemne zobowiązania finansowe, np. opłata za noclegi, wynajem sprzętu, zwrot poniesionych kosztów wspólnych imprez.

Delegacje (polecenia wyjazdu służbowego) Z tytułu krajowej podróży służbowej przysługują pracownikom: diety, zwrot kosztów przejazdów, zwrot kosztów noclegów, zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np. opłata za przejazd płatną autostradą, opłata za korzystanie z parkingu itp. Zwrot kosztów przejazdu następuje przy rozliczeniu delegacji na podstawie rachunków lub w przypadku wpisu na delegacji: przejazd własnym samochodem, wg stawki określonej na dany typ samochodu, PKP lub PKS.

Wniosek na zaliczkę Zaliczki mogą być udzielane pracownikom ZHP, instruktorom oraz osobom odpowiedzialnym za realizację zadań, posiadającym czasowe pełnomocnictwo, odpowiedzialnym rzeczowo za realizację zadań wynikających z planu na pokrycie kosztów zakupu rzeczowych składników majątku, wyżywienia, usług, kosztów podróży i innych świadczeń, których zapłata ma być dokonana w gotówce. Wniosek na zaliczkę wystawia osoba uprawniona wpisując merytoryczne uzasadnienie zapotrzebowania gotówki. Wniosek, po zatwierdzeniu przez komendanta lub skarbnika jednostki i gł. księgowego, stanowi podstawę do wypłaty gotówki z kasy. Zaliczki nie może otrzymać osoba, która nie rozliczyła się z poprzednio otrzymanej zaliczki.

Sprawdzenie dokumentów Zaleca się następującą kolejność sprawdzania dowodów księgowych i zatwierdzania do wypłaty: kontrola merytoryczna, kontrola formalno-rachunkowa, zatwierdzenie do wypłaty.

Kontrola merytoryczna polega na ustaleniu zgodności danych z dowodu źródłowego ze stanem faktycznym, celowości zakupu, prawidłowości operacji. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej na dowodach księgowych. Opisu zdarzenia gospodarczego dokonuje osoba, która brała w udział w tym zdarzeniu (np. koordynator projektu), która składa pod opisem zdarzenia własnoręczny podpis wraz z datą dokonania opisu.

Kontrola rachunkowa i formalna Kontrola rachunkowa to sprawdzenie, czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych. Kontrola formalna polega na sprawdzeniu: a) czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, b) czy dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami stron biorących udział w zdarzeniu, w tym pieczęciami imiennymi i podpisami (lub czytelnymi podpisami) osób działających w imieniu stron oraz czy osoby działające w imieniu jednostki (podmiotu) posiadają umocowania prawne do działania,

c) czy operacja gospodarcza, której dokument dotyczy, poddana została kontroli merytorycznej w sposób prawidłowy, tj. czy kontroli dokonała osoba do tego upoważniona, czy wynik kontroli merytorycznej umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia gospodarczego (np. w księgach rachunkowych dowodu księgowego) oraz czy dowód został zaopatrzony w klauzulę o dokonaniu tej kontroli, d) czy uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili na dokumencie fakt zdarzenia gospodarczego co do ilości, jakości i gatunku, e) czy, jeżeli dowód wyrażony jest w walucie obcej, posiada przeliczenie na walutę polską i czy w sposób prawidłowy dokonano tego przeliczenia (jeżeli takiego przeliczenia brak, to kontrolujący pod względem rachunkowym powinien takiego przeliczenia dokonać).

Zatwierdzenie do wypłaty Podstawę realizacji i księgowania mogą stanowić jedynie dowody księgowe zatwierdzone do wypłaty, które zawierają klauzulę „zatwierdzono do wypłaty – kwota. . . . zł (słownie. . . . . zł) dnia. . . , podpisy”. Zatwierdzenia dowodu do wypłaty dokonuje komendant lub skarbnik danej jednostki

Informacje dodatkowe Na dowodach księgowych realizowanych ze środków stanowiących dotacje lub subwencje celowe, należy umieścić następującą klauzulę: „Sfinansowano ze środków, (np. MEN, PFRON, Urzędu Miasta, itp. ) na realizację zadania: . . . . . (wymienić nazwę zadania i numer umowy i pozycję kosztorysu, na które przyznano dotacje, subwencje)

W prawym górnym narożniku wpisujemy kolejny nr dowodu w raporcie kasowym 4 Bardzo ważne aby podać dokładne dane ZHP Chorągiew Wielkopolska Hufiec „Piast” Poznań Stare Miasto 61 -809 Poznań; ul. Św. Marcin 80/82 NIP 778 -14 -40 -251

W lewym górnym narożniku przystawiamy pieczątkę hufca, w którym będzie rozliczana nasza faktura następnie opisujemy co stało się z zakupionymi artykułami. Jeżeli np. : coś zużyto na biwaku to trzeba to napisać (i do czego to zużyto również) oraz gdzie był ten biwak. Druga strona Młotek zakupiono w celu uzupełnienia sprzętu pionierskiego drużyny używanego podczas biwaków drużyny – wpisano do książki inwentarzowej hufca Grupa IV poz 12. Śrubokręt zakupiono w celu uzupełnienia skrzynki narzędziowej drużyny używanej do prac pionierskich na obozie i wpisano do spisu drobnego sprzętu pod pozycją 18. 15. 02. 08 Komendant Skarbnik 15. 02. 08 Skarbnik 71, 00 15. 02 8 Komendant

Przedstawione zasady zawarte są w: Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w ZHP Uchwała GK ZHP nr 57/2006 z dnia 11 grudnia 2006 r Uchwała KCh 4/2006 z dnia 14. 12. 2006 r.