O T M A S O E V

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O Ã T M A S O E V G I U E Q

O Ã T M A S O E V G I U E Q O R A ÇÃ N E T U N Fátima Dias 2010 fatimalsdias@hotmail. com

OBJECTIVOS Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as

OBJECTIVOS Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as técnicas de tratamento de informação documental. Conhecer o vocabulário de arquivo; Conseguir fazer o arquivo de documentos com várias naturezas; Reconhecer o arquivo como uma fonte de informação e um meio de prova; Conhecer as novas tecologias utilizadas, actualmente no arquivo. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 2

ÍNDICE • Arquivo – conceitos fundamentais; • Arquivo como sistema de informação; • Novas

ÍNDICE • Arquivo – conceitos fundamentais; • Arquivo como sistema de informação; • Novas tecnologias em arquivo. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 3

ÍNDICE Arquivo – conceitos fundamentais • Conceito, funções e características do arquivo; • Tipologia

ÍNDICE Arquivo – conceitos fundamentais • Conceito, funções e características do arquivo; • Tipologia da documentação interna e externa (processos, registos, colecções e dossiers temáticos); • As unidades arquivísticas: constituição, ordenação e tipos; • Transferência/Incorporação de documentos. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 4

ÍNDICE Arquivo como sistema de informação • Operações com arquivos (recolha, separação, recepção, registo,

ÍNDICE Arquivo como sistema de informação • Operações com arquivos (recolha, separação, recepção, registo, análise, tratamento, registo/descrição, despacho/difusão, expedição e arquivo) • Técnicas e métodos de arquivo • Sistemas de classificação dos documentos/codificação • Formas de recuperação e controlo dos registos • Actualização do arquivo • Prazos de conservação de documentos (utilidade, legalidade e historicidade) • Equipamentos de arquivo • Plano de arquivo ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 5

ÍNDICE Novas tecnologias em arquivo • Sistemas magnéticos, ópticos e micrográficos • Utilidade da

ÍNDICE Novas tecnologias em arquivo • Sistemas magnéticos, ópticos e micrográficos • Utilidade da micro-informática na gestão da documentação ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 6

BIBLIOGRAFIA Curso Técnológico de Serviços Comerciais – Trabalhos de Aplicação; Ferraz, Maria de Lurdes,

BIBLIOGRAFIA Curso Técnológico de Serviços Comerciais – Trabalhos de Aplicação; Ferraz, Maria de Lurdes, Porto Editora ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 7

NETGRAFIA http: //omundodosecretariado. blogspot. com/ www. wikepedia. com http: //www. dgarq. gov. pt/ http:

NETGRAFIA http: //omundodosecretariado. blogspot. com/ www. wikepedia. com http: //www. dgarq. gov. pt/ http: //www. asp-secretarias. pt/ ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 8

ORIGEM DOS ARQUIVOS Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion” que seria composto

ORIGEM DOS ARQUIVOS Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion” que seria composto de dois elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em latim “archivum”. Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de coisas antigas. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 9

ORIGEM DOS ARQUIVOS • Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga

ORIGEM DOS ARQUIVOS • Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga civilização grega. • Nos séculos IV e a. C. Os atenienses guardavam no Metroon, templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia popular e outros documentos oficias. • Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates escrevera em sua defesa pessoal, peças de ésquilo, sófocles e eurípedes, etc. Esses documentos foram conservados atravez dos tempos de tal forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em arquivos, mas em instituições específicas (museus). ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 10

ORIGEM DOS ARQUIVOS EM PORTUGAL Em Portugal os arquivos não foram designados sempre da

ORIGEM DOS ARQUIVOS EM PORTUGAL Em Portugal os arquivos não foram designados sempre da mesma forma: • Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se guardavam as cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e outros documentos de vital importância para o reino, posteriormente denominados pelo nome de Tombos. O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa torre nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 11

O DOCUMENTO NA EMPRESA O documento é um registo que reproduz ou representa, uma

O DOCUMENTO NA EMPRESA O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência. • A empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua actividade. • Os documentos constituem a memória da empresa. • Habitualmente o documento é escrito, este pode também ter outro suporte material além do papel – registo em disquete, CD, pen, microfilme, etc. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 12

FUNÇÕES DO DOCUMENTO q Representação de um facto ou situação; q Conservação (subsiste posteriormente

FUNÇÕES DO DOCUMENTO q Representação de um facto ou situação; q Conservação (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu origem). ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 13

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Classificação dos Documentos: § Documentos de transmissão (informação a transmitir) §

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Classificação dos Documentos: § Documentos de transmissão (informação a transmitir) § Notas de encomenda, guias de remessa, facturas, . . . § Documentos de posição (informação a conservar) § Fichas de clientes e fornecedores, contas-correntes, documentos de registos contabilísticos, . . . ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 14

O ARQUIVO E A INFORMAÇÃO As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos

O ARQUIVO E A INFORMAÇÃO As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contêm registos de dados e informações de interesse, garantindo a sua conservação e assegurando as consultas provenientes dos seus diversos sectores. Essa recolha, conservação e consulta são asseguradas pelo ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 15

DEFINIÇÃO DE ARQUIVO • Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a

DEFINIÇÃO DE ARQUIVO • Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos; • Local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados; • Unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a memória organizada da instituição que serve. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 16

FUNÇÕES DO ARQUIVO • Ordenação da documentação: mediante a recolha, registo e classificação dos

FUNÇÕES DO ARQUIVO • Ordenação da documentação: mediante a recolha, registo e classificação dos documentos; • Despacho: fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços, à medida que a documentação se vai desactualizando; ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 17

FUNÇÕES DO ARQUIVO Conservação da documentação: não só mediante a utilização de equipamento adequado

FUNÇÕES DO ARQUIVO Conservação da documentação: não só mediante a utilização de equipamento adequado (armários, ficheiros, etc. ), como também, proporcionando condições ambientais ideais de forma a não se danificarem os suportes (sob a acção da humidade, calor e frio, incidência dos raios solares, saturação do ar e propagação de pragas). ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 18

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO: § À forma de organização; § À frequência de consulta;

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO: § À forma de organização; § À frequência de consulta; § À posição dos documentos; § Ao grau de informatização. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 19

QUANTO À FORMA DE ORGANIZAÇÃO • Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o

QUANTO À FORMA DE ORGANIZAÇÃO • Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se normalmente centralizado num único sector, comum aos vários departamentos. • Descentralizados – Nas grandes empresas, cada sector/departamento tem um arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou acesso informático da parte da administração/gestão. • Mistos - combinação dos dois sistemas. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 20

QUANTO À FREQUÊNCIA DE CONSULTA • Activos – são constituídos por documentos recentes relativos

QUANTO À FREQUÊNCIA DE CONSULTA • Activos – são constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso; • Semi-activos – dizem respeito aos documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica. • Inactivos ou mortos – contêm documentação que por razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em casos especiais. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 21

QUANTO À POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS • Horizontais – documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir

QUANTO À POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS • Horizontais – documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A 4 ou em arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que são de difícil acesso); • Verticais – documentos arquivados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo (usa-se para dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos, etc. ); ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 22

QUANTO À POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS • Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas

QUANTO À POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS • Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos); • Rotativos - os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em armário próprio. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 23

QUANTO AO NÍVEL DE INFORMATIZAÇÃO • Não informatizados ou tradicionais; • Parcial ou totalmente

QUANTO AO NÍVEL DE INFORMATIZAÇÃO • Não informatizados ou tradicionais; • Parcial ou totalmente informatizados. A informação chega à empresas veiculada de formas muito variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em vídeo ou fixas, mensagens áudio, etc. Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos em papel e arquivo electrónico da mesma documentação. As empresas devem encontrar a melhor solução para esta situação. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 24

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Os principais Sistemas ou Tipos De Classificação utilizados em arquivos são:

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Os principais Sistemas ou Tipos De Classificação utilizados em arquivos são: • Classificação Alfabética • Classificação Numérica • Classificação Alfa-numérica • Classificação Cronológica • Classificação Geográfica • Classificação Ideológica ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 25

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem alfabética O material é organizado com base no

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem alfabética O material é organizado com base no nome da pessoa ou empresa, cujo documento é registado e depois ordenado em sequência alfabética. Ex: lista telefónica. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 26

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem alfabética Vantagens: • Familiaridade com o critério de

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem alfabética Vantagens: • Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é uma das mais tradicionais; • Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classes nem subclasses e o único elemento necessário para classificar o material é o nome das coisas a classificar firma ou nome da pessoa; • Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar exacto); • Possibilidade de encontrar facilmente uma posição; • Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens simples). ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 27

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem alfabética Desvantagens: • Os critérios de ordenação do

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem alfabética Desvantagens: • Os critérios de ordenação do material não são inequívocos ( é fácil surgirem dúvidas, serem cometidos erros, e que aqueles que classificam efectuam sucessivamente a procura não sigam os mesmos critérios); • Se o material for muito a classificação tem de ser feita por pessoas práticas neste tipo de trabalho; • Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de homonímia (repetição dos mesmos nomes). ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 28

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem alfabética Resumindo: a classificação por nome em ordem

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem alfabética Resumindo: a classificação por nome em ordem alfabética é aconselhável como único sistema para a ordenação do material quando: • Este não é muito; • As probabilidades de cometer erros de sistematização são limitadas. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 29

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética Para que a classificação por

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética Para que a classificação por nome em ordem alfabética seja eficiente tem que se seguir certas regras: 1 – Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiro o último nome, depois os restantes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome. Ex: Barbosa, Aníbal Correia, António Correia, João Carlos Correia, Paulo ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 30

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 2 – As partículas estrangeiras

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 2 – As partículas estrangeiras (D, Da, Del, Des, Di, Du, La, O’, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como parte integrante do nome. Ex: Oliveira, Carlos Santos de Von Johnson, Erick Von Blun, Eduardo 3 – Os nomes compostos de um substantivo e um adjectivo, ligados ou não por hífen, não separados. Ex: Castelo Branco, Sérgio Vilas Boas, Heitor ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 31

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 4 – Os nomes como

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a ordem normal. Ex: Santa Rita, Luís Santo António, Joaquim 5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são considerados na ordenação alfabética. Ex: Freitas. Júnior, Ary Ribeiro Neto, Henriques ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 32

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética Os graus de parentesco só

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetização quando servirem de elemento de distinção. Ex: Abreu Filho, Jorge Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge 6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetização. Ex: Araújo, Paulo (General) Estado de São Paulo (O) ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 33

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 7 - Os nomes espanhóis

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 7 - Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome que corresponde ao da família do pai. Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de) Hernandes Xavier, José 8 - Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registados na ordem em que se apresentam. Ex: Al Bem Abib ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 34

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 9 – Os nomes ligados

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como uma só palavra. Ex: Sant’Ana, Armindo Lê-se e arquiva-se Santana 10 – Os nomes das empresas devem ser registados conforme se apresentam Ex: Álvaro Costa & Cª Barbosa Sousa, Ldª ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 35

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 11 – As expressões usadas

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 11 – As expressões usadas no comércio , como Sociedade, Companhia, Empresa, devem ser consideradas na alfabetização. Ex: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril, Ldª 12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Ex: ANJE CDU ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 36

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 13 – Quando uma empresa

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 13 – Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além do seu nome por extenso, também por uma sigla, o arquivista deverá adoptar pela forma de entrada que melhor entende. Ex: C. G. D. ou Caixa Geral de Depósitos 14 – A correspondência recebida de secção divisão ou departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento. Ex: ANJE – Divisão de Pessoal ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 37

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 15 – As diversas filiais

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 15 – As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa seguindo das regiões em que se encontram. Ex: ANA Faro ANA Lisboa 16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais são considerados como se apresentam. Ex: Banco de Portugal Universidade do Algarve ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 38

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 17 – Os nomes dos

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética 17 – Os nomes dos órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país. Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress Inglaterra – Red Cross 18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer no início, quer no fim, devem ser considerados como se estivessem escritos por extenso. Ex: Ferragem dois irmãos Insecticida mata Sete ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 39

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética Quando falamos em arquivo alfabético,

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Regras de classificação por ordem alfabética Quando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas desconhecem o facto de que há dois critérios para a ordenação alfabética (letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos estão correctos. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 40

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem numérica Na classificação por nome em ordem numérica

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem numérica Na classificação por nome em ordem numérica o principal elemento a considerar para a classificação é um número e a sua ordenação é feita por ordem sequencial crescente ou decrescente. Nesta modalidade, a consulta é indirecta, pois há a necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 41

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem numérica Vantagens: • Permite a classificação de um

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem numérica Vantagens: • Permite a classificação de um modo indefinido; • Ao contrário da alfabética, possibilita a detecção imediata da falta de um processo; • Permite um menor nº de arquivamentos errados, pois torna-se mais fácil ler números do que letras; • As operações de arquivo são mais rápidas. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 42

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem numérica Desvantagens: • Torna-se quase impossível detectar um

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por ordem numérica Desvantagens: • Torna-se quase impossível detectar um documento quando por lapso se lançar um número errado de processo. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 43

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por nome em ordem geográfica Na classificação por nome em

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por nome em ordem geográfica Na classificação por nome em ordem geográfica o material é organizado em função do local ou proveniência da informação. Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras cidades que não a capital, deve-se ordenálos alfabeticamente no arquivo após a capital. ARGENTINA Buenos Aires Maia Carraro, Alcides Corrientes Del Vale, Luís ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 44

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por nome em ordem geográfica BRASIL Brasília Campinas Ministério da

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por nome em ordem geográfica BRASIL Brasília Campinas Ministério da Educação Delgado, Carlos Este método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas que mantêm correspondência com várias filiais ou agências em várias zonas e ainda para empresas de transporte de cargas e mercadorias. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 45

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por assuntos (Ideológico) Este é um dos métodos mais perfeitos

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por assuntos (Ideológico) Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém requer um planeamento prévio além de requisitos como: • Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as actividade da mesma; • Análise minuciosa e interpretação da documentação. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 46

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por Ordem Cronológica O material é ordenado, com base na

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por Ordem Cronológica O material é ordenado, com base na data de emissão, fabricação, aquisição, prazo, recepção, etc. de baixo para cima. Vantagens: • Uma das mais rápidas e menos dispendiosas; • Não são previstas intercalações, mas apenas sobreposições ou acrescentos de material novo. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 47

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por Ordem Cronológica Para encontrar o material classificado por esta

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por Ordem Cronológica Para encontrar o material classificado por esta ordem é preciso saber a data em que foi colocado ou então percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema deve ser adoptado quando: • O material a classificar é limitado; • Quando é possível conhecer aproximadamente a data da classificação; A classificação por ordem cronológica revela-se útil quando se tem que classificar documentos de carácter financeiro. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 48

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por Ordem Cronológica Ex: determinada factura tem de ser paga

SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO Classificação por Ordem Cronológica Ex: determinada factura tem de ser paga a 60 dias, este sistema permitirá inserir a cópia na data de pagamento da factura e assim controla-se se o pagamento foi efectuado ou não. Ex: a) os meses do ano b) Quinzenais c) Séries de 10 dias d) semanas Dentro de cada secção o material é ordenado: alfabeticamente ou numericamente. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 49

SISTEMAS MAGNÉTICOS, ÓPTICOS E MICROGRÁFICOS Sistema de ficheiros ou sistema de arquivos (também conhecido

SISTEMAS MAGNÉTICOS, ÓPTICOS E MICROGRÁFICOS Sistema de ficheiros ou sistema de arquivos (também conhecido por gestão de ficheiros) é a forma de organização de dados em algum meio de armazenamento de dados em massa. Como é actualmente feita a gestão de ficheiros? • Sistemas magnéticos: O arquivo é feito em discos magnéticos. Sabendo interpretar o sistema de arquivos de um determinado disco, o sistema operacional pode descodificar os dados armazenados e lê-los ou gravá-los. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 50

SISTEMAS MAGNÉTICOS, ÓPTICOS E MICROGRÁFICOS • Sistemas ópticos: os documentos são filmandos ou fotografados.

SISTEMAS MAGNÉTICOS, ÓPTICOS E MICROGRÁFICOS • Sistemas ópticos: os documentos são filmandos ou fotografados. • Sistemas micrográficos ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 51

A UTILIDADE DA MICRO-INFORMÁTICA NA NA GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO O que é a micro

A UTILIDADE DA MICRO-INFORMÁTICA NA NA GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO O que é a micro - informática? Conhecido como o microcomputador, ou PC (Personal Computer). Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os mais sofisticados trabalhos, e que se aperfeiçoam cada vez mais. Qual a utilidade da micro-informática na na gestão da documentação? • Redução do espaço; • Facilidade no acesso aos documentos; • Maior segurança. ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 52

FIM ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 53

FIM ARQUIVO - MANUTENÇÃO E GESTÃO ASSISTENTE ADMINSTRATIVO 53