O PMO e a aferio de benefcios e

O PMO e a aferição de benefícios e valor dos projetos Alonso Mazini Soler, D. Eng, PMP amsol@j 2 da. com. br www. j 2 da. com. br 1

Motivação: Manifestar uma inquietação acerca do reconhecimento comum sobre as fronteiras de abrangência do gerenciamento de projetos limitadas pelas entregas 2

Condições sócio, políticas, econômicas Cadeia de valor, Regulamentação Condicionantes do ambiente interno Projetos são propulsores das mudanças … e como tal, estão “umbilicalmente” atrelados aos benefícios proporcionados por suas entregas 3

Administrar o negócio Mudar o negócio Data Término Benefícios Produto do Projeto Decisão de Autorização Realização do Retorno GO Tempo Projeto NO GO Concepção do Projeto Recursos Gastos a história começa pelo fim. . . Fonte: Cohen & Graham. Gestão de Projetos – MBA Executivo. Como transformar projetos em negócios de sucesso 4

“O valor para os stakeholders talvez não envolva lucro, mas implica necessariamente na produção de resultados que, de algum modo, recuperem o custo explícito ou implícito do capital consumido pelo projeto” Fonte: Cohen & Graham. Gestão de Projetos – MBA Executivo. Como transformar projetos em negócios de sucesso 5

Eficácia Data Término Produto do Projeto Decisão de Autorização Benefícios Realização do Retorno GO Tempo Projeto NO GO Concepção do Projeto Recursos Eficiência Produzir entregas do melhor modo possível 6

ESTRATÉGIAS Financeira Mapa estratégico BSC: cadeia de relações de causa-e-efeito Clientes / Beneficiários Processos Internos Aprendizado e Crescimento OBJETIVOS INDICADORES METAS INICIATIVAS: PROJETOS / PROGRAMAS RESULTADOS - BENEFÍCIOS & VALOR Quais iniciativas devem ser selecionadas ? Benefícios O que esperar de cada iniciativa selecionada? O sucesso individual/coletivo das iniciativas selecionadas garante o alcance das metas? Resultado percebido Entregas de projetos 7

OBJETIVOS INDICADORES METAS INICIATIVAS 1. 2. ESTRATÉGIA: Garantir a eficácia da operação FOCO DE AÇÃO (Benefícios Esperados): Aumentar a retenção de alunos e, consequentemente, reduzir a evasão Percentual de evasão de alunos Reduzir para menos de 10% a evasão de alunos em 2014 3. 4. Implantar sistema eletrônico de acesso de alunos em todas as unidades de ensino Implantar política regional de relacionamento com empresas visando a colocação de formandos no mercado de trabalho Implantar crédito educativo. . . 8

Estratégia de produtividade Perspectiva Financeira Melhorar a estrutura de custos Aumentar a utilização de ativos Aumentar o valor para os clientes Expandir as oportunidades de receita Proposição de valor para o cliente Perspectiva do cliente Atributos do produto/serviço Preço Qualidade Processos de gestão operacional Perspectiva interna Estratégia de crescimento Valor a longo prazo para acionistas • • Abastecimento Produção Distribuição Gerenciamento de riscos Disponibilidade Relacionamento Funcionalidade Seleção • • Seleção Conquista Retenção Crescimento • • Marca Processos regulatórios e sociais Identificação de oportunidades Portfolio de P&D Projeto/Desenvolvimento Lançamento Portfólio estratégico de TI Funções estratégicas Parcerias Serviços Processos de inovação Processos de gestão de clientes Imagem • • Meio ambiente Segurança e saúde Emprego Comunidade Agenda de mudança organizacional Capital Humano Perspectiva de Aprendizado e crescimento Capital da Informação Capital Organizacional Cultura Liderança Fonte: Kaplan & Norton. Mapas estratégicos – Balanced Scorecard Alinhamento Trabalho em Equipe 9

Investimentos (Iniciativas) Retenção de Funcionários Qualidade dos serviços internos Receita Percepção de Valor aos Clientes Satisfação dos Funcionários Produtividade de Funcionários Satisfação dos Clientes Lealdade dos Clientes Lucro 10

Árvore de desafios (árvore de problemas) Fonte: May H. Campos da Paz. Cadernos Bunge de Cidadania: Elaboração de Projetos Sociais Árvore de desafios (árvore de objetivos) 11

Menor evasão de alunos Melhor aprendizado pelos alunos Melhoria das aulas Mais professores Promoção de carreira para professores Aumento da retenção dos professores A Árvore dos Objetivos serve, também, para definir as alternativas de intervenção no projeto. As causas são, então, transformadas em meios efeitos em fins. Aumento da motivação dos professores Aumento do profissionalismo dos professores Melhor pagamento aos professores Aprimoramento da formação de Professores 12

Benefícios - Impactos positivos e mensuráveis provocado por uma mudança de desempenho na organização que contribui para o alcance de um ou mais objetivos estratégicos P. Ex: Economia de dinheiro, melhoria da satisfação do cliente, aumento da receita, redução do risco, etc Gerenciamento de Benefícios – Identificação, definição, acompanhamento, realização e otimização dos benefícios Fonte: Steve Jenner. APMG – Managing Benefits • Benefícios são resultados mensuráveis • Benefícios contribuem para o alcance dos objetivos estratégicos • O Gerenciamento de Benefícios diz respeito ao respaldo às decisões de investimento e à otimização de sua realização 13

Satisfação das necessidades (BENEFÍCIOS) (Retornos Monetários e não monetários) VALOR Uso de Recursos (Gastos) (dinheiro, pessoas, tempo, energia e materiais) 14

1. Reação O ROI é avaliado no contexto da CADEIA DE IMPACTO que ocorre com os participantes (agentes e clientes) que atendem a um programa (projeto), aprendem o modo novo de fazer as coisas, aplicam adequadamente o que aprenderam e, como consequência, geram benefícios para a empresa. O “dinheiro” é revelado através da conversão dos benefícios observados do programa em valor monetário e de sua comparação com os custos do programa (projeto). 2. Aprendizado 3. Implementação e Aplicação Isolar os efeitos do programa 4. Benefícios 5. Valor (ROI) 15

Fonte: Jack Phillips – Show Me The Money 16

1. Definir e desenvolver a lógica dos benefícios Definir a relação dos principais benefícios esperados do projeto e organizá-los numa estrutura lógica de causa-e-efeito. 2. Desenvolver o plano de benefícios e valor Estabelecer métricas (indicadores e metas) para cada benefício e determinar “quando” e “como” o alcance dos benefício serão Estabelecer a lógica entre benefício e valor avaliados 3. Monitorar os benefícios durante a implantação do projeto Monitorar regularmente o progresso do projeto associado à entrega dos benefícios esperados. Modificar o Plano de Benefícios, caso se faça necessário, quando houver mudanças no plano do projeto 4. Encerrar o projeto e revisar a situação do alcance dos benefícios Ao final do projeto, atualizar o Plano de Benefícios de modo a rever os prazos, formas e responsablidades pela avaliação dos benefícios que ainda não foram alcançados 5. Monitorar o alcance dos benefícios Monitorar regularmente o alcance dos benefícios através do painel de benefícios. Estabelecer um sistema de comunicação que relate o alcance dos benefícios e do valor 17

Principais dificuldades da realização dos benefícios: 1. O período de tempo (geralmente longo) entre a decisão de autorização (investimento) de um projeto e a realização do benefício 2. O desejo (otimista) do executivo autorizador de iniciar o projeto, à revelia de analises que apontam o contrário 3. A exposição pessoal do executivo autorizador diante da evidência de uma decisão errada 4. A dificuldade do estabelecimento de uma lógica de causa-eefeito que vincule as entregas do projetos aos benefícios desejados 5. Os resultados alcançados não são, necessariamente, atribuíveis à execução do projeto (confundimento das causas) 6. A perda de aprendizado e comprometimento devido aos movimentos organizacionais das pessoas envolvidas com o projeto 7. A relação subjetiva entre a contabilização do benefício e do valor (intangibilidade) 18

Papéis Principais e Responsabilidades: 1. 2. 3. 4. Diretor do Programa Gerente de Mudanças Responsável pelo Benefício Fonte: Steve Jenner. APMG – Managing Benefits 19

Entidade que se ocupa da organização do portfólio de iniciativas, da potencialização do desempenho de cada uma delas e do alcance dos objetivos estratégicos Ampliação da abrangência do suporte à gestão do projeto para além da fronteira das entregas - realização de benefícios e de valor 20

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