O 2 Dvryhodn archv jak archivovat elektronick dokumenty

O 2 Důvěryhodný archív jak archivovat elektronické dokumenty Šimon Antropius 20. května 2011

2 Agenda Důvěryhodný archív • Elektronické dokumenty … co to vlastně je • Archivace … co je důvěryhodné úložiště • Proč elektronicky archivovat … přínosy el. archivace • Důvěryhodný archív … stručný popis produktu • Certifikát od EZU … nechali jsme se sami certifikovat

3 Elektronické dokumenty Co to vlastně je? Elektronický dokument • Elektronické dokumenty nejsou vázány na nosič informace (u listinných je jím např. papír), a lze je volně přenášet z jednoho média na druhé • Lze je tedy snadno kopírovat (ať již legálně nebo nelegálně), pozměnit, podstrčit či zničit • U listinných dokumentů je rozlišitelný originál a kopie, u elektronických tomu tak zpravidla není • V případě listinných dokumentů existují staletími ověřené způsoby manipulace a uchovávání • Padělání a pozměňování je relativně náročná záležitost (pokud má být padělek neodlišitelný od originálu) • U elektronických dokumentů tomu tak není (pokud nepřijmeme odpovídající opatření): Snadno se kopírují Snadno se pozměňují Lehce mizí • Přesto má uchovávání elektronických dokumentů své výhody

4 Archivace Co to vlastně je? Jaké jsou potřeby archivace? • Zajištění validity dokumentů a elektronických podpisů s dokumenty spojených okamžitou aplikací časového razítka bez spoléhání se na to, že tak nějaká fyzická osoba učiní • Zajištění pravidelné prolongace validity prostřednictvím tzv. řetězových razítek • Zajištění, že se tak bude dít bez možnosti ovlivnění procesů vůlí jakékoliv fyzické osoby či procesu • Je nezbytné zajistit, aby k dokumentům uloženým v takovém úložišti měly přístup pouze oprávněné osoby Co to je důvěryhodné úložiště? • Jde o řešení, které pro vložené dokumenty zajistí jejich validitu po určenou dobu (typicky jednotky až desítky let) • Používá dvě metody zajištění validity • Elektronická archivní značka (je registrační značka spisu, pod níž je spis v archívu uložen) • Kvalifikované časové razítko (můžeme si představit archiváře s razítkem s datem *)

5 Proč elektronicky archivovat? Přínosy elektronické archivace Přínosy • Snadné a efektivní uchovávání – pevný disk vs. skříně spisů • Zajištění proti změně (ochrana integrity dokumentu) – kdykoliv je možné ověřit, zda dokument nebyl změněn • Je možné zajistit pevné a nezpochybnitelné určení časového okamžiku vzniku – lze prokázat, že dokument vznikl nejpozději v udávaném časovém okamžiku • Pokud je to potřebné, lze určit spolehlivě původce dokumentu a prokázat mu autorství Smysl validity • Dokument zůstane uchován po libovolně dlouhou dobu v podobě, v jaké byl uložen a tuto skutečnost bude možné nezpochybnitelně prokázat • Bude možné kdykoliv prokázat původ (autorství dokumentu) • Bude možné kdykoliv prokazatelně určit čas vzniku dokumentu

6 O 2 Důvěryhodný archív popis řešení Řešení • Nabízí možnost dlouhodobého uchovávání dokumentů se zachováním validity s využitím postupů, které jsou zcela v souladu s požadavky stávající legislativy. Využívá moderní kryptografické metody a je výsledkem dlouhodobého vývoje a zkušeností na tomto poli • Samostatný modul, který je nezávislý na ostatních informačních systémech zákazníka, přesto s nimi umí komunikovat • Jde o zvláštní typ úložiště s následujícími funkcemi: • Vkládání dokumentů • Čtení (získání) dokumentů • Vyhledávání dokumentů • Získání důkazu validity uloženého dokumentu • Úložiště zajišťuje periodické prodloužení validity na základě zvolené archivační politiky, obsahuje šablony archivačních politik, plně pokrývající potřeby všech typů organizací

7 O 2 Důvěryhodný archív popis řešení Řešení • Důvěryhodný archiv řeší jednu z fází životního cyklu dokumentů, u nichž je nezbytné po danou dobu zachovat potřebné vlastnosti

8 O 2 Důvěryhodný archív Přínosy řešení a obsah Přínosy • O dokumenty bude postaráno v souladu s platnou legislativou bez ohledu na dobu, po kterou je budete potřebovat • Důkaz platnosti a originality dokumentu (soudní řízení) • Snížení či úplné odbouraní nákladů na případnou konverzi dokumentů • Bez nutnosti provádět nákladné změny v organizaci práce s dokumenty • Rozšiřitelnost na libovolné elektronické dokumenty či elektronicky vyměňované obchodní dokumenty (EDI, eb. XML) Instalace zahrnuje • Licence produktu • Instalace a nastavení prostředí • Implementace a parametrizace řešení • Přizpůsobení archivační politiky • Dokumentace (uživatelská, administrátorská) • Školení úživatelů v rozsahu 1 pracovní den • Školení administrátora v rozsahu 1 den

9 O 2 Důvěryhodný archív – konkurenční výhoda Certifikát jedinečnosti, aneb nechali jsme se sami certifikovat

10 Dotazy • Dotazy?