Nytt saksbehandlings og arkivsystem NSA for universitets og

Nytt saksbehandlings- og arkivsystem (NSA) for universitets- og høgskolesektoren 7. november 2012 e. Phorte brukerforum Bjørn H. Kopperud

Dette foilsettet og informasjon gitt på e. Phorte brukerforum Vil bli distribuert på epost-listen nsa-deltakere@uninett. no senest i løpet av uke 46 (12. – 16. nov. 2012) 2 NSA-prosjektet HISTORIEN TIL NÅ

2010 n n n 01/10 – Etablering styrings- og arbeidsgruppe 02/10 – Kick-Off / Prosjektplanlegging 03/10 – Informasjon til sektoren (brev) 04/10 – Veiledende kunngjøring 05/10 – Evaluering - systemleverandører 07/10 – Driftsorganisering 09/10 – Referansemøter (DA, DIFI, DSS) 10/10 – Leverandørmøter 11/10 – Oppstart kravspesifisering (!) 11/10 – Påmeldingsrunde 12/10 – Møte med Riksarkivet 12/10 – 33 påmeldinger 3

2011 n n n n 01/11 – Dialog med BOT(T) 01/11 – Dialog med påmeldte institusjoner 02/11 – Etablering ny AG og SG 04/11 – Informasjonsmøte 05/11 – Beslutning om å videreføre prosjektet 09/11 – Oppstart kravspesifikasjon (igjen!) 11/11 – Informasjonssikkerhet – workshops 12/11 – Undersøkelse vedr. driftsorganisering 4

2012 n n n 01/12 – Første høringsrunde 02/12 – Referansesjekk - leverandører 04/12 – Andre høringsrunde 05/12 – Prekvalifisering - Doffin 05/12 – Utsendelse av anbudspapirer 08/11 – Tilbudsfrist – oppstart forhandlinger Evaluering av tilbud 5

Prosjektgruppen Arbeidsgruppe n n n Berit Hovden, Hi. Ve Clara A. H. Lunndal, Ui. N Ingvild K. Daasvand, Hi. O Lisbeth Viken, Hi. ST Sissel A. Waagbø, Hi. Molde Signe Morvik, NHH Forhandlingsutvalg n n Signe Morvik, NHH Jan Kåre Testad, Hi. G Lars Skogan, UNINETT Bjørn H. Kopperud Styringsgruppe Gustav Gudbrandsen, Hi. O Anna Løken, Hi. Hm Randi Sæter, Hi. Of Signe Morvik, NHH Jan Kåre Testad, Hi. G n n n UNINETT FAS n n n Bjørn H. Kopperud Anders Andreassen Leif Kristiansen 6

7 NSA-prosjektet STATUS

Forhandlinger n Flere leverandører 8 n n Systemdemonstrasjon Funksjonelle krav Tekniske krav Krav til og innhold i kontrakt

Tildelingskriterier n n Priser og livsløpskostnader 20% Funksjonelle og tekniske krav 30% Brukervennlighet 35% Integrasjon 15% 9

Fokusområder n n n Saksbehandling Integrasjon Driftsorganisering - roller Logging Roller Søk 10

Tidsplan & budsjett 11

Planen videre n Signere kontrakt før jul Tilpasse løsning Oppsett og oppstart piloter Pilotperiode Akseptansetest n Starte utrulling (eget prosjekt) n n 12

13 NSA-prosjektet PILOT-INSTITUSJONER

Pilotering av nytt system n Tre institusjoner Stor u Middels u Liten u n Vedtatt rundt årsskiftet 2012/2013 n Oppstart januar/februar 2013 14

Forutsetninger Pilotinstitusjoner n Motivasjon n Kapasitet n Forankring 15

Pilotperioden n Januar – Juni 2013 Jan: Oppsett / tilpassing u Feb – Mai: Testperiode u Mai – Juni: Akseptansetest u n Kan bli utvidet til august / september 16

17 Meld deres interesse for å være pilotinstitusjon! BJORN. KOPPERUD@UNINETT. NO

18 NSA-prosjektet INNFØRING AV NYTT SYSTEM

Jobben begynner nå! n Endringer på institusjonen? Rutiner u Organisatorisk u n Intern forankring Hvorfor er ”arkiv” viktig? u Hvorfor nytt system? u Holdninger og innstilling u Ambassadører u Toppledelse vs. mellomledere u 19

Oppfordring n Informer og forbered virksomheten på det som kommer. . 20 n Snakk med hverandre u n Hvordan gjøres dette arbeidet andre steder? Identifiser og sett av ressurser til innføringen. . !

21 NSA-prosjektet SPØRSMÅL?

Kontaktpunkter n nsa-deltakere@uninett. no 22 n n nsa-styringsgruppe@uninett. no nsa-arbeidsgruppe@uninett. no bjorn. kopperud@uninett. no anders. andreassen@uninett. no leif. kristiansen@uninett. no