NVERSTELERDE STANDART DOSYA PLANI Mevzuat ve prosedrler 3473

ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI

Mevzuat ve prosedürler 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun. 16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi. BEYAS (Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemler), Ankara Üniversitesi, 2009. YÖK’ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı konulu, 31. 03. 2010 tarihli ve B. 20. 0. YDB. 0. 01 -805. 01 -88 sayılı yazısı. 2011/1 Sayılı Başbakanlık DTVT (Devlet Teşkilatı Veri Tabanı) Genelgesi (Kurum ve Birim Kodları)

Belge Yönetimi Modern işletmecilik tekniklerini kullanarak, kurumlarda kayıtlı bilgiyi kontrol altında tutup, ihtiyacı olana en az maliyetle, en kısa zamanda ve bütünlük içerisinde sunmaktır.

Tasfiye Değerlendirme Dosyalama Belge üretimi Belgelerin dağıtımı Kullanım Belgelerin Yaşam Döngüsü

Belge Yönetimi Fonksiyonları Üretim Yazışmalar Formlar Raporlar Dağıtım Kurum içi Aynı kurumun farklı birimleri Kurumlar arası Kullanım Karar yapma Sorumluluklar Bürokratik işlem Hukuki zorunluluk Dosyalama (Muhafaza ve Düzenleme) Dosyalama Dosya Planları çıkarma Tekrar erişim Saklama Değerlendirme Ayıklama Tespit Tasfiye İmha Arşiv

Tanım ve kullanım Dosyalama: Belge yığınlarını bölümlere ayırmak olup, bir konu veya vakayla ilgili olan belgeleri bütünlük ve fonksiyonel ilişki içerisinde bir araya getirmektir. Dosya Planı: Birbiri ile fonksiyonel ilişkisi bulunan belge ve dosyaların, nasıl dosyalanıp düzenleneceğini gösteren konu başlıkları şeması.

Konu başlıkları ile onu ifade eden kodlardan meydana gelir. Örnek Plan 100 Genel İş ve İşlemler 200 Temel Sağlık Hizmetleri … 900 Personel işlemleri Örnek Uygulama 900 Personel İşlemleri 910 - İşe Alma 920 - Atama 920. 01 - Naklen Atama … 930 - Terfi … Örnek Dosya Planı ve Kodlaması

Kavramlar: - Dosya Tasnif Planı - Dosyalama Sistemi - Konu Başlıkları Şeması - Dosya Listesi

Örnek Plan 100 Genel İşler 200 Esas Fonksiyonlar … 900 Personel işlemleri Örnek Uygulama 900 Personel İşlemleri 910 - İşe Alma 920 - Atama 920. 01 - Naklen Atama … 930 - Terfi … Örnek Dosya Planı ve Kodlaması

Dosya planı, Belge üzerindeki sayı bilgileri kısmında, Belgelerin konulduğu kağıt karton veya elektronik ortamdaki dosya, klasör, zarf ve kutularda, Elektronik belgelerde belge ve dosyanın üst veri alanlarında kullanılır.

Kullanım - belge T. C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Edebiyat Fakültesi Dekanlığı Sayı Konu : B. 30. 2. İST. 0. 11. 70. 71 – 902. 02 – 2467 : Personel alım izinleri 12/03/2010

Kullanım – belge – birim kodu T. C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Edebiyat Fakültesi Dekanlığı Sayı Konu : 72591126 – 902. 02 – 2467 : Personel alım izinleri 12/03/2010

Kullanım - dosya T. C. İstanbul Üniversitesi B. 30. 2. İST. 0. 12. 70. 71 Edebiyat Fa. Personel Şef. 902. 02 B. 30. 2. İST. 0. 12. 70. 71 Edebiyat Fa. Personel Şf. PERSONEL ALIM İZİNLERİ Açıklama notu: 902. 02 PERSONEL ALIM İZİNLERİ Açıklama notu: 2008 F Arşiv yer no: Depo: 01 Raf : 22 Kutu: 135 2008 F Yer no: Depo no: 01 Raf no: 22 Kutu no: 143

Kullanım- elektronik dosya

Kağıt ortamdaki belgelerin arşivden takibi

Elektronik belge ve klasörlerin tanımlanması-dosya kodu

Başbakanlık Standart Dosya Planı Başbakanlık, 2005 yılında çıkarmış olduğu 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi ile kamu kurumları bürolarında üretilen belgelerin düzenlenmesi için dosya planı uygulamasını zorunlu hale getirdi. Plan, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) tarafından geliştirildi. YÖK’ün 2010 yılında yayınladığı Saklama Süreli Standart Dosya Planı.

Alanlar Plan, desimal anlayışla geliştirilmiştir. 000’den 999’a kadar olan kod aralığında geliştirilen ana ve alt konu başlıklarından oluşmaktadır. 000 -099 ve 600 -999 rakamları ile numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerini, 100 -599 rakamları ile numaralandırılan alanlar ise, ana hizmet birimlerinin fonksiyonlarını karşılamaktadır.

Ana konular: 000 GENEL KONULAR 100 ANA HİZMETLER 200 ANA HİZMETLER 300 ANA HİZMETLER 400 ANA HİZMETLER 500 ANA HİZMETLER 600 PLANLAMA, BASIN, HUKUK ve TEFTİŞ 700 BİLGİ İŞLEM, DIŞ İLİŞKİLER, EMLAK ve EĞİTİM 800 İDARİ, KÜLTÜR, MALİ İŞLER ve ÖZEL KALEM 900 PERSONEL, SATINALMA, SOSYAL ve SAĞLIK İŞLERİ

DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 1 GENEL KONULAR 000 -099 2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ 100 -599 2. 1 2. 2 2. 3 2. 4 Eğitim-Öğretim İşleri Akademik Personel ve Kariyer İşleri Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ 3 FAALİYETLER 3. 1 Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri 3. 2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 3. 3 Hukuk İşleri 3. 4 Teftiş İşleri YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ 4 FAALİYETLER 4. 1 Bilgi-İşlem İşleri 4. 2 Dış İlişkiler ve AB İşleri 4. 3 Emlak ve İnşaat İşleri 4. 4 Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri 4. 5 İdari İşler 4. 6 Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri 4. 7 Mali İşler 4. 8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 4. 9 Personel İşleri 4. 10 Satınalma ve Satış İşleri 4. 11 Sivil Savunma İşleri 4. 12 Sosyal İşler ve Sağlık İşleri 100 -199 200 -299 300 -399 400 -499 600 -619 620 -639 640 -659 660 -679 700 -999 700 -719 720 -749 750 -769 770 -789 800 -819 820 -839 840 -869 870 -889 900 -929 930 -949 950 -969 970 -999

Üniversiteleri Kodları(özet) 101. 03 Bölüm Kurulması 109 Bologna Süreci 201. 02 Dekan Seçimi ve Ataması 300 Öğrenci İşleri 302 Öğrenci Özlük İşleri 302. 01 Yeni kayıt İşlemleri 304 Burslar, Krediler, Stajlar 304. 03 Stajlar 400 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme 404. 01 Soru Kitapcığı

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Genel GENEL İŞLER Saklama Süresi Saklama Kodu 000 Mevzuat İşleri 010 01 Kanunlar 02 Tüzükler 03 Yönetmelikler 04 Yönergeler 05 Tebliğler 06 Genelgeler 01 İç Genelgeler 02 Dış Genelgeler 07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler 01 Talimatlar 02 Duyurular YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI 03 Sirkülerler 08 09 99 Rehber, Kılavuz SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Standartlar Diğer

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ Eğitim-Öğretim İşleri (Genel) Saklama Süresi Saklama Kodu 15 A 100 Üniversite ve Akademik Birimlerin Kurulması 101 01 Üniversite 01 Devlet Üniversiteleri 02 Vakıf Üniversiteleri 02 01 01 Mütevelli Heyeti B A 02 Kuruluş ve Eğitim-Öğretime Açılması B A 03 Devlet Yardımları 20 A 04 Öğrenci Bilgileri 10 D 05 Akademik Personel Bilgileri B D Fakülte, Enstitü, Konservatuar, Yüksekokul, MYO 15 A Fakülte 02 Enstitü YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI 03 Konservatuar 05 Meslek Yüksekokulu SAKLAMA SÜRELİ Yüksekokul STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 04

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu AKADEMİK PERSONEL VE AKADEMİK KARİYER İŞLERİ 200 Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri 201 Seçim ve Atama İşleri 01 Rektör Seçimi ve Ataması 02 Dekan Seçimi ve Ataması 03 Bölüm, Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Seçimi ve Atanması 04 Temsilci Seçim İşleri 99 202 01 Profesör Temsilcisi 02 Doçent Temsilcisi 03 Yrd. Doç. Temsilcisi 04 Asistan Temsilcisi Diğer Saklama Süresi Kodu 15 A 15 C YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI Öğretim Elemanı Yetiştirme 01 02 SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 1416’ya göre 15 2547’ye göre 15 C C

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ 300 Öğrenci İşleri (Genel) 301 Seçme-Yerleştirme-Giriş-Sınav İşlemleri 01 Saklama Süresi Kodu 10 D ÖSYS 01 Duyurular 02 Kontenjanlar 03 Başvurular 04 Sınavlar 05 İtirazlar 02 Yurt Dışından Öğrenci Kabulü/Yabancı Uyruklu Öğrenci Sınavı 03 Dikey Geçiş 04 Ek Yerleşme 05 Ön Kayıt ve Özel Yetenek Sınavı YÜKSEKÖĞRETİM ÜSTYatay KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI 06 Geçiş 07 08 09 Meslek Yüksekokullarına Sınavsız Geçiş SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Açıköğretime Sınavsız Geçiş Uzaktan Eğitime Sınavsız Geçiş

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ SEÇME VE YERLEŞTİRME İŞLERİ 400 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri (Genel) 401 Sınav Takvimi 402 Sınav Başvurusu Saklama Süresi Kodu 10 D 01 Başvuru İlanı ve Gazete Duyuruları 10 D 02 Sınav Kılavuzu 15 A 03 Aday Başvuru İşlemleri 01 Aday Başvuru Bilgi Formları B D 02 Adayların Bilgi Değişikliği İstekleri 1 D 03 Özel Uygulamaya Tabi Aday Belgeleri 01 Transkripli Adaylar 02 TÜBİTAK Ödüllü Adaylar 03 Milli Sporcular YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI 100 Gün SAKLAMA DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 04 SÜRELİ Engelli. STANDART Adaylar 10 99 Diğer D C

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ 600 Araştırma ve Planlama İşleri (Genel) 601 Teşkilatlanma İşleri 01 Kuruluş, Yapılanma 02 Yetkilendirme, Yetki Değişikliği 03 Yönetimi Geliştirme 04 Teşkilat Şemaları ve Kadrolar 01 Teşkilat Şemaları 02 Norm Kadro Çalışmaları 99 01 Görev/İş Tanımları 02 Norm Kadro Pozisyonları Saklama Süresi Kodu Diğer Plan ve Program İşleri 602 YÜKSEKÖĞRETİM ÜSTKalkınma KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI 01 Planı 01 Hazırlık Çalışmaları 02 İzleme ve Değerlendirme SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 02 Orta Vadeli Plan/Program

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER 620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel) 621 Basın İşleri 01 Basın Toplantıları 02 Basına Verilen Demeçler 03 Tekzipler 04 Basında Yer Alan Haberler 05 Basın Özetleri 99 Diğer Saklama Süresi Kodu Talep, Şikayet, Görüşler 622 01 Talep ve Şikayetler 02 Görüş ve Teklifler 03 Bilgi ve Bilgi Talepleri YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI 99 639 SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Diğer Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler

Planın Kullanımı ve Kurallar 1 Bir vaka yada konuyla ilgili belgeler için Dosya Planında hangi konuya ait olduklarına bakılarak dosya açılır. Dosyalama işi belge üretilirken başlar. İlk defa açılacak dosya için varsa belge üzerindeki dosya kodu kullanılabilir.

DOSYA AÇMA (GENEL/ÖZEL) - Dosya açma ve ayrıntıya inerek kod verme işi, evrakın birikmesine ve hacmine göre yapılır. Genel kural, bir yıl içerisinde belge miktarı yeterli düzeye erişmiyorsa, ayrıntı düzeyler için ayrıca dosya açılmayıp bir üst seviyede dosya açılır. - Büroda yıl içerisinde personel işleri ile ilgili az sayıda belge oluşmuş ise dosya “ 900 Personel İşleri” kod ve başlığı ile açılır. - Bu dosyanın, 900 ile 929 kod aralığında biriken belgeleri barındırdığı anlaşılır. - Personel Daire Bşk. / Personel Özlük Bürosu 18235917 -903 - (Personel özlük genel) 18235917 -903. 09 - (Sicil işleri) 18235917 -903[546]- (… ait personel özlük dosyası) 18235917 -915 - (Sendika işlemleri) Planın Kullanımı ve Kurallar

- Birkaç birim aynı dosya kodunu kullanabilir Özlük Bürosu 18235917 -050. 02 - (Yönetim Kurulu Kararları) Yazı İşleri Bürosu 32736717 -050. 02 - (Yönetim Kurulu Kararları) Mali İşler Bürosu 52283671 -050. 02 - (Yönetim Kurulu Kararları) Planın Kullanımı ve Kurallar

Yeni kod açma: 99 - Diğer 99 -Diğer Bir faaliyetle ilgili olarak planda bir başlık bulunamaz ise her ana konu başlığının sonundaki “ 99 Diğer” kısmı kullanılarak yeni başlıklar açılabilir. Ancak, bu ekleme mutlaka kurumda bu işten sorumlu olan birimin/kişinin koordinesinde yapılmalıdır.

Konu: Üniversite mülklerinin abonelikleri 756 Taşınmaz İşlemleri 756. 99 Diğer 756. 99. 01 Abonelikler 756. 99. 01[01] İSKİ 756. 99. 01[02] İGDAŞ 756. 99. 01[03] AYEDAŞ Yeni kod açma: 99 - Diğer

İlişki: Konu kodu ile özel numara ilişkisi Plandaki 903 (Personel özlük ), 604. 01 (Araştırma projeleri), 641. 04 (İdari davalar) vb. konu kodları ile eğer varsa “sicil numarası” , “proje numarası”, “dava numarası” gibi dosyanın kendi özel numarası birleştirilir. Planın Kullanımı ve Kurallar

İlişki: Dosya kodu daha özel kodlara bölünecekse, Örneğin yazışma sadece 2011/266 numaralı KİK numaralı ihale ilgili ise bu durumda Dosya kodu 934. 01, ile 2011/266 ihale numarası [] (köşeli parantez) kullanarak 934. 01[2011/266] şeklinde birleştirilir. Sayı: B……. 00 -934. 01[2011/266] -256 Planın Kullanımı ve Kurallar

Öğrenci Özlük Dosyası: 302[03430019] Konu kodu[Öğrenci numarası] Proje Dosyası: 604. 01[112 K 014] Konu kodu [Proje numarası] Personel Özlük Dosyaları: 903[2355] Konu kodu [Personel sicil numarası] İhale Dosyaları: (Mal alımı) 934. 01[2011/19] Konu kodu [İhale numarası] Örnekler

Tahakkuk ve Ödeme İşleri 841. 02. 17 Personel Tahakkuk 841. 02. 17[01] Bordro Tahakkuk (Maaş) 841. 02. 17[01. 01] Konu kodu [Personel tahakkuk + Bordro tahakkuk] Eczane ödemeleri 841. 02. 17[03. 09] Konu kodu[Mal ve Hizmet Alım Ödeme + Tedavi + Eczane]

Köşeli parantez içerisinde birden fazla kodlama ve tanımlama yapılması gerektiğinde, her farklı kod “; ” işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Mahkemelik olan bir ihale dosyasının ihaleyle ilgili “ 2005/26”, mahkeme dosyası için ise “ 2007/152” dosya kodunu almış olsun; bunun dosya kodu şu şekilde gösterilir. 934. 01[2005/26; 2007/152] Planın Kullanımı ve Kurallar

BİRDEN FAZLA KONUYU İLGİLENDİREN BELGELER Birden fazla konuyu ilgilendiren belgeler, en çok ilgili olduğu dosyaya; diğerine, sayfa sayısı az ise çoğaltılarak bir nüshası; sayfa sayısı çok ise gönderme notu yazılan bilgi fişi konulacaktır. Planın Kullanımı ve Kurallar

Olurlar, Sözleşmeler, Şartnameler veya personeli ilgilendiren “görevlendirme evrakı” gibi belgeler için dosya planında müstakil dosya kodu açılmış olsa dahi bu belgeler ait oldukları vaka dosyasında (tümleşik dosya) tutulacak; eğer gerekli görülürse bu başlıklarla da dosya açılabilecektir. Planın Kullanımı ve Kurallar

Öğrenci Dosyası Yeni kayıt 302. 01 Kayıt yenileme Katkı payları Öğrenci belgesi 302. 02 302. 03 302. 10 302 [03430019] Vaka dosyası

Öğrenci Dosyası Yeni kayıt 302. 01 Kayıt yenileme Katkı payları Öğrenci belgesi 302. 02 302. 03 302. 10 302 [03430019] Öğrenci Belgeleri 302. 10 Konu dosyası

İhale Dosyası İhale Şartname Makam Oluru İhale Komisyonu Kararı KİK Onayı 934. 08 934. 01 934. 05 934. 01 [2011/5] Şartnameler Olurlar 030. 04 020 Belgeleri bağımsız dosyalama

Personel özlük Atama Görevlen dirme 903. 02 903. 07 303 [142/18] Görevlendir meler 903. 07 Gölge dosyalar İzinler 903. 05 Aile yardım bildirimi 903. 10

Personel özlük Atama Görevlen dirme 903. 02 903. 07 303 [142/18] Gölge dosyalar İzinler 903. 05 Aile yardım bildirimi 903. 10

Personel özlük Atama Görevlen dirme 903. 02 903. 07 Askerlik yazısı 303 [142/18] Dışardan gelen belgeler Dilekçe

Kurumlarda “Strateji Geliştirme Birimleri”, dosya planlarının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur. Planın Kullanımı ve Kurallar

Yazılar, ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri çoksa, ekler yazılarından ayrılarak ayrı dosyalarda; fakat, aynı dosya numarasını takip eden sıra numarası verilerek dosyalanmalıdır. Bu tür uygulamalarda yazılardan eklere, eklerden yazılara gönderme yapılmalıdır. Planın Kullanımı ve Kurallar

Dosyalar, günlük işlemlerde SDP uygun dosyalanıp kullanırken arşive devir ve muhafaza işlemleri yine bu dosya planlarındaki dosya kodu ve saklama planına göre yapılır. Planın Kullanımı ve Kurallar

Teşekkürler bilgibelgeci@hotmail. com