Nuovo servizio nazionale INFN per le trasferte di

Nuovo servizio nazionale INFN per le trasferte di Lavoro Azienda di riferimento CARLSON WAGONLIT ITALIA Persona INFN di Riferimento Dr. ssa Michela Pischedda (RUP) Gruppo Sedi INFN Key Users: TO, MI, PV, CNAF, LNGS, PG, LNF, ROMA 1, ROMA 2, AC, NA. Partenza Ottobre 2013 Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 1

SITUAZIONE ATTIVAZIONI Ad oggi le sedi INFN nel circuito sono: TO, MI, PV, TS, GE, FE, PD, LNL, PG, LNGS, GSSI, NA, AC ( AC - AC/PRESIDENZA- AC/COMUNICAZIONI) , LNF, ROMA 1, ROMA 2. In corso di attivazione (entro marzo/aprile 2014) CT, LNS, LE, TIFPA, BO, CNAF. Entro giugno 2014: MIB, FI, PI, CA Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 2

CHI FA COSA I DIP. TI E GLI ASSOCIATI (A QUALSIASI TITOLO) VENGONO PROFILATI (USERNAME E PASSWORD) DA CWI e diventa: Utente/passeggero – Cioè effettua le richieste di viaggio per sé stesso Si lasciano GLI OSPITI OCCASIONALI AL DI FUORI Travel arranger (SEGRETARIE - AMMINISTRATIVI in genere ) – può effettuare le richieste di viaggio per altri passeggeri INFN e per gli ospiti occasionali Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 3

OGNI UTENTE POTRA’ PERSONALIZZARE IL PROPRIO PROFILO nel Portrait: https: //sso. carlsonwagonlit. com/login. do CON L’INDICAZIONE DI ALCUNE INFO RICORRENTI (ES: contatto di emergenza, tessere frequent flyer, preferenza posto, carte freccie, …. etc…) E CON I DATI OBBLIGATORI NECESSARI per la corretta prenotazione dei servizi viaggi, in conformità alle leggi e regolamenti vigenti (es. genere, data di nascita, numero di cellulare, cittadinanza) Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 4

ARCHITETTURA CWT Book 2 Go è la soluzione di online booking, proposta da CWT, che consente la gestione dell’intera trasferta, tramite un unico punto di accesso, http: //www. cwt. it/CWTBook 2 Go. L’applicativo consente: • l’accesso e l’acquisto in tempo reale di servizi di viaggio online (SELF SERVICE) • la consultazione e la richiesta di servizi di viaggio offline (ASSISTED) • la richiesta di modifica e cancellazione dei servizi offline (ASSISTED) • la visualizzazione dello stato delle prenotazioni Ass. Pers. TTA 5 -03 Dott. ssa Michela Pischedda 5 online e offline effettuate 2014

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Servizio ON-LINE (SBT) / SELF SERVICE Servizio ON-LINE: dalle 8: 30 alle 19: 00 escluso i festivi e il WE L’utente lavorerà in modalità self-service e quindi non ci saranno costi di agenzia: a. acquisto Aerei, Hotel, Auto a nolo in modalità Self Booking Tool (SBT). b. i servizi hotel e auto (ed alcuni low cost) acquistati tramite Self Booking saranno a pagamento diretto da parte del viaggiatore con carta di credito individuale (preferibilmente AMEX CORPORATE INFN vedi slide successive) c. riguardo i voli di linea e alcuni low cost, acquistati tramite SBT, verrà utilizzata una carta centralizzata INFN - BTA di Amex Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 7

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Servizio OFFLINE (BTC)– ASSISTED Per: AEREI (TRATTE COMPLESSE), HOTEL, AUTO NON GDS, TRENO e NAVE Servizio OFFLINE –ASSISTED : dalle 8: 30 alle 19: 00 escluso i festivi e il WE per le richieste off-line integrate (tutti i servizi richiesti in modalità off-line saranno soggetti al costo di agenzia, secondo l’accordo in essere) che corrisponde a: Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 9

COSTI TF_Standard € 4, 05 prenotazioni fatte in data non inferiore a 6 gg lavorativi antecedenti la presunta data di partenza TF_Urgente € 9, 40 prenotazioni fatte in data non superiore a 5 gg lavorativi antecedenti la presunta data di partenza e non meno di 5 ore antecedenti l’orario di presunta partenza e comunque entro le ore 13: 00 del giorno della partenza qualora tale partenza sia successiva alle ore 18: 00 dello stesso giorno TF_Emergenza € 14, 50 per prenotazioni urgenti al di fuori dell’orario di esercizio dell’agenzia, via telefono Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 10

CONTATTI COMUNQUE POSSIBILI QUESTO NON SIGNIFICA CHE NON SI POSSA SCRIVERE UNA MAIL ALL’AGENZIA O TELEFONARE SE URGENTE, SI RIBADISCE CHE INDIPENDENTEMENTE DAL TOOLS INFORMATICO MESSO A DISPOSIZIONE ESISTE UNA AGENZIA VIAGGI A TUTTI GLI EFFETTI CHE PUO’ RISPONDERE E CHE HA UNA CAPACITA’ D’AZIONE RICONOSCIUTA A LIVELLO MONDIALE. Per dare una risposta anche a chi utilizzava internet e non si serviva dell’agenzia abbiamo ritenuto di incentivare un rapporto diretto con i tool informativi a disposizione, ma nulla impedisce di fare diversamente, anche se lo sconsigliamo. Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 11

Contatti In questa sezione troverai i dettagli relativi al Business Travel Center dedicato alla tua azienda. Per prenotazioni di voli, biglietti ferroviari, pernottamenti in hotel, noleggi auto, emissioni di visti e per qualsiasi altra esigenza legata alle tue trasferte di lavoro, ecco i tuoi contatti: Carlson Wagonlit Italia – Via Attilio Benigni 25, 00156 Roma email: infn. it@contactcwt. com Telefono: 06 8207 5449 Fax: 06 9291 2876 Branch Manager: Giovanna D’Angelo (gdangelo@carlsonwagonlit. it) Orari di esercizio Ufficio Prenotazioni: Lun-Ven, 8. 30 – 19. 00 Link per i tool online https: //portal. carlsonwagonlit. com (NB: è possibile effettuare prenotazioni Self Booking solo dal Lunedì al Venerdì, 8. 30 -18. 30. L’opzione assisted è sempre disponibile, le prenotazioni verranno effettuate nei giorni/orari di esercizio dell’Ufficio Prenotazioni) Per le Emergenze durante l’orario di chiusura del tuo BTC, puoi contattare l’Emergency Service Center Italia al seguente numero: +39 02 5803 4445 Copyright © 2013 CWT 12

Possibili problematiche immediate 1. Orari di apertura Agenzia per le prenotazioni ONLINE (Self-Service) (8: 30 – 19: 00) 2. Conferma delle prenotazioni con regolare invio all’agenzia entro i suddetti orari 3. Tempistiche di apertura missioni in caso di sistema OFFLINE (Assisted) cercare di rimanere in quella standard (la meno costosa a livello di fee di agenzia - non oltre i 6 gg lavorativi prima della partenza) Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 13

Diversi metodi di richiesta e di pagamento: a) Servizi on-line pagati direttamente dall’Utente come hotel, auto, alcuni low cost) CC AMEX Corporate INFN da richiedere (0 costi, tempistiche di addebito in c/c 28 gg dalla data dell’estratto conto) b) Servizi on-line pagati tramite BTA di. Amex (solo vettori aerei tradizionali + low cost eleggibili) c) Servizi Off-line pagati tramite BTA di Amex (solo vettori aerei tradizionali + low cost eleggibili) d) Servizi Off-line pagati all’agenzia. Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 9

formazione • La CWT ci mette a disposizione uno strumento che loro chiamano WEBEX che ci permette di fare dei corsi di circa 2 ore l’uno comodamanete sul nostro pc. Limite di 24 postazione per corso, una postazione significa un pc che a sua volta potrebbe anche essere collegato ad un maxi schermo e quindi una sola postazione può essere condivisa con tanti utenti. • Incontri presso INFN e trasmessi in streaming (fattibili ma con maggior resistenza da parte di CWT che deve far spostare i suoi collaboratori). I corsi devono essere programmati con Michela Pischedda e CWT. Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 9

5. Trenitalia, per ora il sito web di Trenitalia non è raggiungibile da qualsiasi sistema di agenzia. Se si fa la richiesta in modalità ASSISTED (cioè tramite CWT) si paga la fee. In tutte le sedi è stata attivata la convenzione in essere tra INFN-Trenitalia e AMEX per acquistare il biglietto direttamente su Trenitalia inserendo le credenziali che ogni sede ha fornito ai suoi utenti. Il pagamento avviene tramite BTA di Amex. – INFN. A fine anno ci viene garantito lo sconto corporate. Ovviamente tale spesa sarebbe fuori dalla reportistica dell’agenzia ma potremmo avere quella che ci fornisce AMEX. Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 16

Domande frequenti: 1) Che tipo di assicurazione mi copre se paga l’INFN con la BTA? 2) perdo i punti sulla mia carta freccia? 3) continuo ad accumulare le miglia o i punti sulla mia carta “alata”? 4) non posso più modificare il biglietto del treno 5) ho fatto una prenotazione del volo e il giorno dopo volevo far emettere il biglietto ma non c’era più quell’offerta. . 6) Voglio andare in quell’albergo e non in altri 7) sono obbligato ad andare in questa agenzia? 8) problematiche di tipo contabile Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 17

Coperture assicurative con AMEX Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 18

Carta Corporate American Express per l’INFN Caratteristiche: • Carta Corporate Verde dedicata esclusivamente agli acquisti inerenti le missioni autorizzate dall’I. N. F. N. • Quota annuale gratuita • Valuta di addebito su c/c personale del dipendente a 28 gg dalla data dell’estratto conto • Addebito del Conto Carta su qualsiasi conto bancario e postale • Nessun costo per l’invio dell’estratto conto Altri Servizi • Servizio Clienti: attivo 24 ore su 24, 365 giorni l’anno • Predisposizione gratuita della Carta sostitutiva: in caso di furto, smarrimento o danneggiamento della Carta, viene predisposta una nuova Carta in sostituzione senza costi aggiuntivi • Presente con oltre 1. 700 Uffici Viaggi e Rappresentanti American Express nel mondo • Servizio Estratt. Online, per verificare lo stato del conto Carta • Protezione in caso di uso illecito della Carta da parte di terzi • Assicurazioni automatiche e gratuite pagando i biglietti di trasporto di linea con Carta Corporate

In caso di mancato utilizzo del biglietto E' prevista anche una polizza che copre il costo del biglietto nel caso di mancato utilizzo per cause di "forza maggiore" (malattia, personali o di famiglia, cause naturali. . . etc)? Si ipotizzava di far approvare all'Ente la possibilità di rimborsare all'utente il costo aggiuntivo di una eventuale assicurazione, proprio per coprire una imprevista impossibilità a partire, permettendo quindi di acquistare tratte molto vantaggiose perchè comunque non creavano nessun rischio per l'utente. Nei grandi numeri il risparmio potrebbe essere notevole! Questa proposta è parte delle proposte di modifiche alla Travel Policy INFN che però ad oggi non è ancora stata presa in considerazione e quindi, le varie sedi INFN non possono ammettere a rimborso assicurazioni di questo tipo all'interno della trasferta. Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 20

Segue In caso di mancato utilizzo del biglietto Detto ciò comunque a logica direi che: 1) dipende dal tipo di biglietto che acquisto, se è rimborsabile o meno in questi casi (biglietti aperti, chiusi etc. . . ) non si tratta di assicurazioni; 2) malattia etc. il dip. te non è penalizzato e il costo lo sostiene l'INFN e poi anche qui vedi il punto 1); 3) cause personali o famigliari è diverso dal punto 2) e va a discrezione del caso specifico e del direttore che decide ma comunque potrebbe anche essere a carico del dip. te e quindi ti rimando al punto 1) 4) unico dubbio che mi rimane sono le calamità naturali per le quali chiedo (ma non credo esista nulla) comunque non sarebbe l'utente a sostenere la spesa ma al massimo l'INFN. Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 21

VANTAGGI 1)Uniformazione delle procedure su un argomento così importante e delicato come le trasferte 2)Pur mantenendo la gestione decentrata dei centri di costo si ha inevitabilmente una gestione centralizzata della spesa, con possibile analisi, verifica, statistica di ogni tipologia di costo; 3)Dopo un periodo di 1 anno possibilità di analisi e verifica delle tratte aeree ed alberghi di maggior utilizzo per la definizione da parte dell’agenzia stessa di proposte commerciali migliorative. Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 22

VANTAGGI 4) In prospettiva contenimento dei costi e miglioramento dei servizi offerti. 5) Integrazione informatica a costo zero per l’INFN del sistema di Booking dell’agenzia al nostro sistema informativo per la richiesta delle missioni. Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 23

Che dire…. . Grazie per l’attenzione e…. BUON VIAGGIO! Ass. Pers. TTA 5 -03 -2014 Dott. ssa Michela Pischedda 24