Numen Solutions Conseil Dpartemental du Maine et Loire

Numen Solutions & Conseil Départemental du Maine et Loire Co. Ter GT 1 Dématérialisation – Septembre 2018

Numen Solutions Editeur & Intégrateur de Solutions ECM (Gestion de contenus numériques) Frédéric DECOSTER Directeur Commercial Numen Solutions 2

Numen 2 métiers complémentaires au service de la transformation digitale de ses clients Externaliser et optimiser des processus documentaires Créer et opérer des Plateformes Numériques Saa. S On Premises DPO BPO 3

SA fondée en 1968 65 M€ de CA 980 collaborateurs Numen propose des expertises multiples qu’il assemble et verticalise pour mieux traiter les problématiques métiers 110 ingénieurs et techniciens informatiques 40 interlocuteurs commerciaux dans 6 pays Text Mining Data Analysis Numérisation Case Signature Electronique Extraction de data 60 experts pour la gestion de vos processus métiers Vidéocodage BPO métier 8 usines digitales 1 centre BPO organisé en pôles métiers Cartes Fidélité & Cadeaux GED SAE Coffre Fort CRM Marketing automation Infogérance Saa. S Editique Titres Chèques 3 Datacenters 250 applications métiers hébergées Marketing Relation Client DSI Finances DRH 4

Vos besoins, nos solutions Garantir la sécurité et la valeur probatoire Simplifier vos processus et optimiser votre performance opérationnelle Dématérialiser les processus - Signature de contrats, de baux - Validation de devis - Gestion des réclamations - Complétude de dossier Case Management § § § Echanger Enrôler Collaborer Instaurer des workflows Automatiser la vérification et les alertes Contractualiser et payer en ligne Centraliser les documents dans un outil collaboratif - Pièces justificatives, - Documents de travail, - Contrats, … Gestion Electronique de Documents (GED) § § § § Capturer Verser Indexer Classer Centraliser et homogénéiser Recher Partager Archiver les documents contractuels et engageants - Contrats finalisés / signés - Factures, … Système d’Archivage Electronique (SAE) § § Archiver Tracer Gérer le cycle de vie Assurer la valeur probatoire Archiver les documents dans des espaces privés - Contrats finalisés / signés - Factures, … Coffre Fort Numérique (CFN) § § Mettre à disposition des espaces privés Assurer la confidentialité

Plateforme de confiance, moderne, ouverte et modulaire Versement Conversion Validation Empreinte Journalisation Traçabilité unitaire, de masse Horodatage Chainage Evènements Bordereau § § Gérer les durées de rétention et sorts finaux Historiser les actions (horodatage et chainage) Produire des journaux de preuves indépendants (journal des évènements, empreintes séquentielles) Gérer les formats : veille, conversion, lisibilité Capture § § Signature Cryptage électronique Salle des Gestion coffres fédérée ID et droits Safe Manager Gérez l’ensemble de vos actifs : archives électroniques ou papier, copies fiables Capturez, conservez et consultez avec fluidité et sécurité vos documents Garantissez votre conformité réglementaire Réduisez coûts de gestion documentaires et risques opérationnels Micro. Services Records Manager 1. 2. 3. 4. Compliance Fonctions E-Services Record Management II - Pour sécuriser vos actifs documentaires Search Center Conserver intégrité et fidélité des documents Gérer leur lisibilité Garantir la réversibilité et l’interopérabilité Gérer des espaces cloisonnés Vocation probatoire de vos archives : normes d’archivage Z 42 -013, ISO 14641, ISO 15489 et coffres Z 42 -020, NF 461 Disponibilité de votre patrimoine : accessibilité de l’information, recherche consolidée, par formulaire, facette, filtre, … Sécurité de vos actifs : Saa. S (ERS), back-up, PCA, PRA 6

Un socle commun : la confiance numérique Accélérateur de projets de dématérialisation Respect de normes et standards : • Technologique • Qualité • Organisationnelle • Sécurité • Archivistique Normes et référentiels d’archivage Standards technologiques Respecter les contraintes règlementaires : • Confidentialité des données • Gestion du cycle de vie du document • Respect des normes, du RGPD, du Droit à l’oubli Hébergement et services Archivage pérenne Traçabilité Intégrité Réversibilité Interopérabilité

Certification Afnor NF 461 8

CD Maine & Loire Dématérialisation des dossiers de demande d’aide Sébastien MECHIN Chef de projet dématérialisation Conseil Départemental du Maine & Loire 9

Conseil Départemental du Maine & Loire Besoin exprimé par le CD 49 Projet initial de solution de GED et archivage pour la Gestion des demandes d'aides MDPH et d'aide sociale ASG(DDS), avec support d’archivage en WORM physique. Périmètre métier: GED Sociale (essentiellement pour l’APA et la PCH) : 250 agents GED Administrative ( pièces comptables) : 80 personnes 10

Solutions proposées PRODUIT SERVICES • Easyfolder GED/SAE • Portail collaboratif Share. Point • Intégration • Formation utilisateurs • Maintenance • Migrations de version d’Easyfolder 11

Chronologie projet 2009 Projet initial de solution de GED et archivage pour la Gestion des demandes d'aides MDPH et d'aide sociale ASG Support d’archivage en WORM physique Easyfolder 5. 1 2011 Migration Easyfolder 5. 9 SAE pour mise en conformité NF Z 42 -013 (version 2009) Support de type WORM Logique 2012 Intégration des Webservices Easyfolder dans le logiciel SOLIS (aides sociales) Easyfolder 5. 9 2013 2014 Projet Marchés Publics Projet Organisation FAJ et FSL Nouvel achat de licences serveur pour Easyfolder « adminstratif » Ajout rapports avec filtres Easyfolder 5. 14 2017 2018 Reprise du fond document aire Coriolis (GF) Interface avec la GF - Easyfolder 6. 0 Application de la gestion du cycle de vie en lien avec un SAE tiers (bordereaux SEDA) Easyfolder 6. 5 Easyfolder 5. 13 12

Exemple d’intégration de webservices 13

Perspectives d’évolution. . . • Demandes en ligne des aides • Saisie des informations • Saisie en ligne des documents cerfa • Téléchargement des pièces et justificatifs du bénéficiaire • Validation des dossiers via le workflow en fonction des habilitations des agents • Notifications des bénéficiaires par mail/SMS/Portail Pièces manquantes, état d’avancement, décision 14