NTE 14 BROLARDA DOSYALAMA VE ARVLEME TEKNKLER r

ÜNİTE: 14 BÜROLARDA DOSYALAMA VE ARŞİVLEME TEKNİKLERİ Öğr. Gör. Ahmet GÜN 1

Konu Başlıkları A. BÜROLARDA DOSYALAMA İŞLEMLERİ 1. Dosyalamanın Amacı 2. Dosyalamanın Önemi 3. Dosyalama Süreci 4. Dosyalama Türleri B. ARŞİVLEME TEKNİKLERİ 1. Arşivlemenin Amacı ve Önemi 2. Arşivlemenin Türleri 3. Arşivleme Süreci 4. Arşiv Malzemesini Saklama Süresi 2

BÜROLARDA DOSYALAMA İŞLEMLERİ Bürolarda evrak niteliğinde olan her şey, kullanıldıktan sonra ya atılır, ya da daha sonra başvurmak amacıyla dosyalanır. Dosyalar, sistemli bir biçimde tutulur ve kolay ulaşabilmek için de, kataloglanır ve indeksleri çıkarılır. Dosyalama, örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi sırasında giden yazıların ikinci suretlerini veya kopyalarını, gelen yazıların ise asıllarını, bir düzen içinde saklama işlemidir. 3

BÜROLARDA DOSYALAMA İŞLEMLERİ Kurum ve kuruluşlarda dosyalanacak belgeleri şu şekilde guruba ayırmak mümkündür: a. Örgüte dışarıdan gelen evraklar. Örgütlere; birlikte iş yaptıkları diğer ör gütlerden, bağlı kuruluşlardan, şubelerden, kamu, özel, tüzel ve gerçek kişi lerden çeşitli evraklar gelir. Bu evraklar yazılı, basılı, kayıt araçları olabilir. Bunlardan yazılı evraklar; resmi yazı, rapor, telgraf, teleks, mektup ve faks mesajı, müşteri siparişi, kısa not, makale, reklam broşürü, hükümet emirleri ve sirküleri, gazete, dergi davetiye gibi belgelerdir. b. Kayıt araçları veya kayıtlı evraklar. Radyo, teyp ve bilgisayar aracılığı ile kaydedilmiş olan belgelerdir. Bu tür evraklar, bilgisayar ağlarından elde dilen çeşitli evraklar ile disk, disket, film, mikrofilm, ses bandı, video kaset vb. leri üzerine kaydedilmiş evraklardır. Bunların yanı sıra çeşitli grafikler, çizimler, plan ve projeler, resimler ve fotoğraflar da, örgüt dışından gelebilecek ve dosyalanacak evraklar arasında sayılabilir. 4

BÜROLARDA DOSYALAMA İŞLEMLERİ c. Örgütlerden dışarıya giden evraklar. Bu tür belgeler, dışarıdan gelen ev raklar gibi çeşitlilik gösterir. Örgütlerden dışarıya; iş yaptıkları diğer örgüt lere, bağlı kuruluşlara, kendi şubelerine, kamu ve özel kuruluşlara çeşitli evraklar gönderilir. Bu evraklar; çeşitli yazılı basılı, kayıt araçları, resmi yazı, rapor, telgraf, teleks, mektup ve faks mesajı, müşteri siparişi, kısa not, makale, reklam broşürleri gibi evraklardır. d. Örgütlerin kendi faaliyetlerinin sonucunda ortaya çıkan evraklar. Or ganizasyonlarçeşitli yönetsel ve örgütsel etkinlikte bulunurken bu etkinlik lerini evraklar üzerinden yürütürler. Burada söz konusu edilen evraklar, yu karıdasaydığımız gelen ve giden evraklar kadar çeşitlilik gösterir. Örgütle rin kendi faaliyetlerinin sonucunda ortaya çıkan evraklar bir düzen içinde dosyalama sistemlerine göre dosyalanır. 5

BÜROLARDA DOSYALAMA İŞLEMLERİ Dosyalama işlemleri konusunda geliştirilmiş bazı yöntemler bulunmakta dır. Daha önce de belirttiğimiz gibi “kâğıtsız ofis”lerin geliştiği günümüzde, bilgilerin ve belgelerin saklanması işlemi olan dosyalama, ayrı bir boyut ka zanmıştır. Buna göre sanal ortamlarda yürütülen yazışmalarla ilgili dosyalama, bilgileri koruma ve arşivleme işlemeleri, kullanılan teknolojiye göre farklılıklar gösterir. Milyonlarca bilgiyi belleğinde saklayabilen ve yaklaşık 500 disketin kapasitesine ulaşan ve lâzer teknolojisiyle bilgi yüklenen kompakt diskler, ar şivleme ve dosyalama işlerine yeni bir boyut kazandırmıştır. Masa üstü bilgisayarların önemli bir yerinin olduğu ve otomasyon anlayı şıyla dizayn edilen günümüzün ofislerinde, bilgilerin, bilgisayarların ana belle ğinin yanında, disket, CD ve DVD’lere kaydedilerek, özel kutularında korunma ları gerekmektedir. Yazışmaların bilgisayar disklerinde ve disketlerde saklanma olanağı, onlara istenilen zamanda ulaşma kolaylığı sağlar. Ancak, disklerde sak lananbilgiler de, zamanla güncelliklerini kaybeder ve disklerde önemli bir yer kaplar. Bu nedenle, zaman bu bilgiler gözden geçirilmeli ve gereksiz bil giler silinmeli ve gerekli olanların güncelliklerini korumak için yenden düzen lenmelidir. 6

1. Dosyalamanın Amacı Dosyalama, yönetsel ve örgütsel faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü yazılı, basılı, kaydedilmiş, banda ve filme alınmış belgelerin belli bir düzen ve sistem içinde tutulmasıdır. Örgütlerde dosyalama faaliyetleri, evrak işlerinin dahî düzenli, pratik ve kolay hale getirilmesini sağlamak amacıyla yapılır. Etkin bir dosyalama aynı zamanda evrakların bozulmasını önler ve korunmasını sağlar. Dosyalamanın amaçlarını kısaca sıralayacak olursak, bunlar; Örgütsel faaliyetler sırasında ortaya çıkan her tür belgeyi aslına uygun biçimde korumak, Örgüte dışarıdan gelen her tür evrakı, bozulmadan ve istendiğinde ulaşılacak biçimde saklamak, Bürolarda evrak karmaşasını önlemek, Arşivleme hizmetleri için temel oluşturmak. 7

1. Dosyalamanın Amacı Dosyalama, örgütsel verimlilik ve etkinliğe büyük katkı sağlar. İstenen yazılara, istendiği anda ulaşmak, iyi bir dosyalama sayesinde mümkün olabilir. Evraklara istenildiği zaman kolaylıkla ulaşılmasının, zaman yönetimi açısından büyük bir önemi vardır. Dosyalar örgütlerin hafızalarıdır. Bazı durumlarda dos yalardaki bilgiler sayesinde raporlar hazırlanır, bilgiler bir araya getirilir, işlenir ve karar destek sistemi olarak kullanılır. Dosyalama faaliyetleri bir süreçtir ve bu sürecin son aşamasını dosyaların arşivlenmesi oluşturur. 8

1. Dosyalamanın Amacı Bir dosyalama süreci, aşağıdaki işlemelerden geçerek tamamlanır. Ø Gelen evrakı teslim almak, kayıt defterine kaydetmek ve ilgili departmanla ra göre tasnif yaparak, gerekli yerlere ulaştırmak. Ø İşlemi biten evrakları dosyalama türlerine göre tasnif etmek, dosyalamak, dosyaları kullanılan dosya sistemine göre numaralamak ve dosya endekslerini düzenlemek, Ø Gerekli durumlarda postalama ve gönderme işlerini düzenli bir şekilde yürütmek, Ø Arşivlenmesi gereken dosyaları arşivleme kuralları çerçevesinde arşivlemektir. Dosyalamanın asıl amacı, bütün yazışmaların, süratli, emniyetli, zaman ve maliyet tasarrufuna, azami derecede uyacak şekilde yürütülmesini sağlamaktır. Örgütte bir evrak ortaya çıktı ise, bunun mutlakla korunması gerekir. Dosyalar, hem evrakları korumak, hem de evrak yönetimine sistematik bir çerçeve oluşturmak için tutulur. 9

2. Dosyalamanın Önemi Dosyalama hem ticari, hem yönetsel, hem de hukuki açılardan gereklidir. Bu nedenle, dosyalarda saklanan belgelerin ne kadar süre saklanacağı çeşitli ya salarda belirtilmiştir. Dosyalamanın depolamaya dönüşmemesi için, belli bir süre saklanan belgelerin yine yasada öngörülen biçimde ayıklanarak imha edilmesi gerekir. Temizlik planı geliştirerek, yasal süresi dolmuş evraklar imha edilmelidir. “İyi işler, iyi araçlarla yapılır” kuralı, dosyalama işleri için de geçerlidir. Etkin bir dosyalama için organizasyonda kullanılan evrak türüne ve yoğunluğuna göre dosyalar ve klasörler oluşturulmalıdır. Örgütlerde dosyalama faaliyetleri, evrak yönetimini kolaylaştırmak amacıy la yapılır. Dosyalama sırasında hareket etüdü, iş etüdü ve ergonomi kurallarına uymak gerekir. Bu nedenle dosyaların konulduğu klasörler raflarının ve dolapları hareket ekonomisi ve ergonomik koşullara uygun olmalıdır. Dosyalarla işi ilanlar, onlara kolaylıkla ulaşabilmelidir. Ayrıca dosyalar hem büyüklük, hem de renk açısından, ofis estetiğine uygun olmalıdır. 10

2. Dosyalamanın Önemi Bürolarda işlerin zaman yönetimi açısından ele alınması, verimliliğe ve etkinliğe katkı sağlar. Bunun için, dosyalama sistemlerinde herhangi bir gecikmenin olmaması için, dosyalamanın günlük yapılması gerekir. Belgelerin defalarca elden geçmemesi için, işlemi bitmiş bir evrakın, bir an önce dosyalanması ve rimliliğe önemli katkı sağlar. Dosyalanacak evrakların küçük tepecikler oluştu rup, göze batmaya başladıktan sonra, dosyalanması için gereken zaman, onların her gün dosyalanması için harcanan toplam zamandan daha fazla olacaktır. 11

3. Dosyalama Süreci Dosyalama süreci, belgelerin dosyalanabilir olduğunun, kontrol edilmesiyle başlar ve işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki her tür aşamayı içerir Hangi dosyalama sisteminin kullanılacağına karar verildikten sonra, dosyalama sürecinin en ince ayrıntısına kadar tasarlanması, sistemin etkinliğini artırır Dosyalama sürecinin aşamaları; fihrist (indeks) hazırlanması, dosya açılması, kodlanması, etiketlenmesi, dosyanın ödünç verilmesi, dosyanın izlenmesi, dos yanın kontrol edilmesi, saklanması, dosyanın arşivlenmesi ve dosyanın imha edilmesi aşamalarından oluşur. Bir evrak, örgütte gerekli işlemleri gördükten sonra, son aşama evrakın bo zulmayacakbiçimde korunmasını sağlamaktır. Bunun için yapılacak iş, evrakın belli bir sistem içinde dosyalanması ve raflara kaldırılmasıdır. Herhangi bir evrakın ilgili şahıs tarafından son işlemi yapıldıktan sonra, söz konusu kişi tarafından evrak üzerine “dosyasına” veya “dosyalanabilir” notu düşülerek, sekretere veya ilgili şahsa verilir. Böyle bir notun olmaması durumunda, evrak yapılacak işlemler için ilgilisine gönderilmelidir. 12

3. Dosyalama Süreci Bir evrakın dosyalama sürecinde takip edilmesi gereken ilk aşama, dosya içinde hangi evrakların olduğunu gösteren bir fihristleme sisteminin oluşturul masıdır. Fihristlemede, evraklar ana başlıklarına göre ilgili dosyaya göre fihristlenir. Dosyalamada takip edilecek ikinci aşama gerekiyorsa evrakları, “çap raz başvuru fişleri”ne göre kaydetmektir. Çapraz başvuru fişlerinde evrakın konusu ile ilgili bilgiler yazılır. Çapraz fiş ler evrakın kimlik kartlarıdır. Fişlerde evrakın tarihi, nereden geldiği, kime veril diği gibi bilgilerle, evrakın aslının bulunduğu dosyanın adına ait bilgiler bulunur. Çapraz başvuru fişleri, evrakın aslının bulunduğu dosyaların yanında, evrakla ilgi li olan, ancak başka dosyalara girmesi gereken belgeler için kullanılır. 13

3. Dosyalama Süreci Dosyalama sürecinin üçüncü aşamasını, kodlama oluşturur. Evrakın kodlanması özellikle arşivleme çalışmaları için de gereklidir. Kodlar, fihristleme şuasında evrakın konusuna göre konuyu yansıtan birkaç harften oluşur. Örneğin pazarlama için PAZ. Reklam için REK, insan kaynaklan yönetimi için, İKY gibi kodlar kullanılır. Evrakla rınkodlama aşamasını, gruplama aşaması izlemelidir. Gruplama aşamasında evrak kodlara göre alfabetik sıraya konur. Bu, aynı dosyaya girecek evrakların, aynı dosya içinde bulunmasını sağlar. Aynı gruplama sistemi, arşivlenecek dosyalar için de kullanılabilir. Dosyalar böylece ya kodlarına, ya da numaralarına göre gruplandırılarak arşivlenir. Dosyalama sisteminin son aşamasını, evrakların türü ve tarih sırasına göre yerleştirilmesi oluşturur. Uzun süre bekleyecek belgelerin bozulmaması için, 'azı tedbirler alınır. Örneğin faks yoluyla gelen yazılar silik ve kolay silinebilir oldukları için, bunların fotokopilerinin alınması yararlı olur. Evraklar gerekli f on kontroller yapıldıktan sonra tarih sırasına göre, son gelen evrak en üstte ola cak şekilde dosyalanır. 14

4. Dosyalamaya Konu Olan Evraklar Belgeler, örgütsel faaliyetleri yürütmenin aracı olmanın yanında, aynı zamanda bu faaliyetlerin yasal dayanaklarıdır. Dosyalamaya konu olan belgeler nedenden dolayı ortaya çıkar ve korunur. Bunlardan ilki evraklar, örgütsel Maliyetlerin bir sonucu olarak ortaya çıkar ve faaliyetler söz konusu evraklar zerinden yürütülür. İkincisi de evrakların, örgütsel faaliyetlerin hukuka uygun olarak yürütüldüğünü göstermek bakımından yasal bir kanıt aracı olmasıdır. Örgütlerde kullanılan ve dosyalamaya konu olan belgeler; noter kâğıtları, beyannameler, protesto belgeleri ve vekâletnameler, kira sözleşmeleri, askerlik durum belgeleri, bono kâğıtları, trafik çalışma karneleri, motorlu araç tescil belgeleri, motorlu araç trafik belgeleri, faturalar ve diğerleridir. Kamu ve özel or ganizasyonlara gelen bono, çek, poliçe, hisse senedi, tahvil gibi nakit ve nakde çevrilebilen belgeler de örgütlerde dosyalamaya konu olan belgeler arasındadır. Ayrıca teminat mektupları, işletmenin ticari işlemleri nedeniyle gönderdikleri ve aldıkları yazılı ve kayıtlı belgeler, para ihbarnameleri vb. ile bunlara ekli yazıların tümü dosyalanır ve arşivlenir. Organizasyonda görülen işlemler sırasında ortaya çıkan belgeler, her zaman 'somut evrak” şeklinde olmayabilir. Bunlardan bazıları; fotoğraf, resim, çeşitli grafikler disk, disket, CD, DVD, manyetik bant, mikro film gibi belgelerdir. Organizasyon unla kullanılan dosyalama sistemi, saklanacak belgenin türüne göre farklı olmalıdır. 15

5. Dosyalama Türleri Özel veya kamu kumullarında faaliyetler yürütülürken, birtakım emirler azılır, incelemeler yapılır, raporlar tanzim edilir ve çeşitli konularda kararlar alınır. Bütün bu işlemler, genellikle kâğıt üzerinde yürütülür. Bu yazılı belgelere orak denir. Bir dairede, evrak dosyalama sistemleri ne kadar düzgün ve siste matik olursa, görülecek hizmet de o ölçüde iyi ve verimli olur. Dosyalama türleri; dosyaların harf sırasına göre alfabetik olarak sıralandığı Alfabetik Dosyalama Sistemi, dosya içinde bulunan yazışma evrakının ve dos tların tarihleri esas alınarak yapılan, Kronolojik (Tarihsel) Dosyalama Siste mi. dosyalamayı coğrafi bölge veya illeri esas alan Bölgesel Dosyalama Siste mi, tek konu tek dosya sistemi de denen bu sistemde her konu için ayrı bir dosyanın açıldığı Konularına Göre Dosyalama Sistemi, dosyalamanın bir başka türünü de evraka verilen numaralara göre yapılan Nümerik Sistem oluşturur. Nümerik sistem kendi içinde iki kısma ayrılır. Bunlardan ilkini dosyaların içerden başlayarak ihtiyaç duyulan numaraya kadar numara verilen ve dosya tas nifinin de bu şekilde yapıldığı Seri Nümerik Sistem, nümerik sistemini ikinci kısmını ise, ülkemizde de Başbakanlıkça benimsenen ve 01. 1976 tarihinden eri uygulanan, Desimal Dosya Sistemidir. Bu sisteme, desimal veya ondalık bölümlenme sistemi de denilmektedir. 16

B. ARŞİVLEME TEKNİKLERİ Kurum ve kuruluşlarda belge yönetiminin son halkasını arşivleme oluşturur. Kuruşların faaliyetleri sonucu ortaya çıkan belgeler bazı durumlarda yasal zorunluluk olarak, bazı durumlarda ise iş gerekliliği nedeniyle arşivlerde muhafaza edilir. Bu anlamda arşivler kurum ve kuruluşların bilgi depolarıdır. Latince “archivum” sözcüğünden gelen arşiv terimi, önceleri, resmi daire, belediye sarayı anlamına gelmekteydi. Arşiv bugün, işlemi bitmiş belgelerin düzenli bir şekilde saklandığı yer anlamında kullanılmaktadır. Arşivin kabul gören tanımlarından biri, “kurumları, faaliyetleri sonucu oluşan ve bu amaçla saklanan dokümanlar, söz konusu dokümanlara bakan kurum ve bunları barındıran yerler”dir. 17

B. ARŞİVLEME TEKNİKLERİ Arşivleme ise, arşive konacak dosyaların belli bir düzenle hazırlanmasına, arşiv kayıtlarına işlenerek raflara düzgünce yerleştirilmesine, aranan dosyanın kolayca bulunabilmesine ve dosya belgelerin belirlenen süre doluncaya kadar sak lanmasına, süresi dolanların da günü geldiğinde arşivden kaldırılması” işlemle rinin genel adıdır. Arşiv hizmetlerinde kurum ve kuruluşlarda uygulanan tek bir yöntem yok tur. Yöntemi belirleyen kurum ve kuruluşun evrak ve dosya hizmetleri için kul lanılansistem, örgütün yapısı ve işleyişidir. Burada belirleyici olan kurumların iş yapma yöntemleridir. Arşivle ilgili yöntemi belirleyen bir başka ölçüt de ku rumun bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanma derecesidir. Kurum ve kuruluş ların bilgi deposu olan arşivlerin bir sistem ve düzen içerisinde yürütülmesi ge rekir. Arşivlerde, örgütün arşivlenmemiş dosya ve evraklarından çok daha fazla, belge vardır. Bu nedenle arşivlerden gereği gibi faydalanabilmek için planlı ve sistemli bir çalışma gerekmektedir. 18

B. ARŞİVLEME TEKNİKLERİ Arşivlerde, kurumların faaliyetlerini sürdürürken ortaya çıkmış ve işlem sü recini tamamlamış her türlü evrak, bilgi, belge, resim, fotoğraf gibi dokümanları yer almaktadır. Bu malzemelerin belli sürelerle saklanması hem örgütsel faali yetlerde faydalanmak için, hem de yasal anlamda bir zorunluluktur. Arşivlemede de dosyalamada sistemlerinde olduğu gibi, geleneksel yöntemler le ve bilgisayar teknolojisinden yararlanarak geliştirilen ofis otomasyonuna dayalı yöntemlerle kullanılabilir. Bilgisayarların ofis faaliyetlerinin zorunlu araçları olma sından sonra, “elektronik arşiv” uygulamaları yaygınlaşmaya başlamıştır. Elektro nikarşivlerde, bir evrakın, daha rahat ve güvenilebilir bir şekilde aranabilmesi ve ihtiyaç duyulan belgenin kolaylıkla bulunabilmesi mümkündür. Evrakların arşivlerde bulunduğu sürede zarar görmemesi ve belgelere eri şiminkolay olması amaçlanır. Bu nedenle, arşivlerde saklanan arşiv malzemele rinin özelliklerini kaybetmemesine, elektronik arşivleme yöntemleri kullanıldığı zaman da, arşiv dokümanlarını bozmayacak yöntemler kullanılmalıdır. Evrakın bilgisayara aktarma sırasında belgeye zarar vermeyen, soğuk ışık kaynaklı tarayıcılar kullanılmalıdır. Bilgisayarın ana belleğine kaydedilmiş olan belgeler, daha sonra CD, DVD ve optik disklere aktarılarak, uygun ortamlarda korunması sağlanır. 19

B. ARŞİVLEME TEKNİKLERİ Türü ne olursa olsun, bir arşivin başlıca görev ve fonksiyonları şu şekilde sıralanabilir: Ø Arşiv malzemesini saptamak ve ayırmak, Ø Arşiv malzemesini kayba uğramadan korumak, Ø Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak, Ø Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak. Arşivde dosyalar, “Transfer kutuları” denilen çelikten veya tahtadan yapıl mış üzerileri başlıklarıyla etiketlenmiş tek kutularda veya çelik dosya dolap larında saklanır. Defterler, kataloglar vb. de çelik etajerlerde veya dolaplarda saklanırlar. 20

B. ARŞİVLEME TEKNİKLERİ 1. Arşivlemenin Amacı ve Önemi Arşivlemenin temel amacı, içinde bulunan ve değer ifade eden her türlü arşiv malzemesini sağlıklı bir şekilde korumak, bir sistem içerisinde kullanıcıların hizmetine sunmaktır. Arşivlerde bulunan belgeler çok değişik amaçlar için kullanılabilir. Birim, kurum, devlet ve özel arşivlerden; araştırma yapmak, bir hakkın yerini bul masını sağlamak, rapor hazırlamak, belli bir döneme ışık tutmak gibi nedenlerle faydalanılır. Bütün bu ihtiyaçların karşılanabilmesi arşivler sayesinde olmaktadır. Arşivlerin çok içinde bulundurduğu bilgi ve belgeler sayesinde çok farklı ihtiyaçlara cevap vermesi, her türlü tehlikeden korunmasını ve teknolojinin olanaklarından da faydalanarak gerekli koruma tedbirlerinin alınmasını gerekli kılar. 21

B. ARŞİVLEME TEKNİKLERİ Arşivin başlıca görev ve fonksiyonları şu şekilde sıralamak mümkündür: Ø Arşiv malzemesini belirlemek ve belli bir düzen içerisinde ayırmak. Ø Arşiv malzemesini zarar görmeyecek şekilde muhafaza etmek Ø Arşiv malzemesini koruyucu önlemler alarak kaybolmasını veya zarar görmesini engellemek Ø Arşiv malzemesini kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayabilecek şekilde belli kurallar çerçevesinde kullanıma sunmak 22

B. ARŞİVLEME TEKNİKLERİ Arşivlerde dosyalar, “Transfer kutuları” denilen çelikten veya tahtadan ya pılmış üzerleri başlıklarıyla etiketlenmiş tek kutularda veya çelik dosya do laplarında saklanır. Defterler, kataloglar vb. ise çelik etajerlerde veya dolaplarda saklanırlar. Arşivde bulunan malzemelerin korunması çok önemlidir. Arşivlerde özellikle kâğıt malzeme için ısının 15 20 derece, rutubetin de %50 60 olması gerekir. Fazla rutubet kâğıtlara zarar verebilir. Havanın fazla kuru olması da kâ ğıtlarıkırılgan yapar, dayanıklılığını azaltır. Mürekkep izlerinin zayıflamasına veya kaybolmasına neden olabilir. Arşivlerin bulunduğu yerler, ne nem oranının ve zararlı haşerelerin bol ol duğu bodrumlarda, ne de havanın kuru olduğu yüksek katlarda olmalıdır. Arşiv lerin bulunması gereken yerler hem kolaylıkla ulaşılabilecek hem de fiziksel olarak zarar görmeyecek yerlerde olmalıdır. Zemine yakın yerler uygundur. Arşivlemenin amacı, evrak güvenliğini sağlamaktır. Kamu Binalarının Yangından Ko runmasıHakkında Yönetmeliğin 10. maddesinde evrak güvenliği ile ilgili olarak şu hüküm bulunmaktadır. “Binalarda yangında ilk kurtarılacak kıymetli ve önemli evrak için, yeteri kadar kilitli çelik dolap ve kasa temin edilip, anahtarları sorumlulara veri lir”. Bu dolap ve kasalara “Yangında İlk Önce Kurtarılacaktır” etiketi yapıştırılır. 23

B. ARŞİVLEME TEKNİKLERİ 2. Arşivleme Türleri Birim arşivleri Kamu kurum ve kuruluşların çeşitli birimlerinde oluşan arşivlerdir. Arşivlerdeki belgelerin saklanma süresi 1 5 yıldır. Bu süre sonunda ayıklama işleminden sonra saklanması gereken belgeler kurum arşivlerinde saklanırlar Kurum arşivleri. Bakanlık, genel müdürlük ve işletme gibi kurumlarda oluşan arşivlerdir. Belgelerin saklanma süresi 10 14 yıldır. Burada da belgeler, saklama süreleri bittiğinde, ayıklama işlemine tabi tutularak, gerekli olanlar devlet arşivlerinde saklanırlar. Devlet arşivleri. Bir ülkede, devlet hayatı ile ilgili mevcut bütün arşiv malzemelerinin toplanmış olduğu arşivlerdir. Gerektiğinde bazı belgeler yüzyıllarca devlet arşivlerinde saklanır. Devlet arşivleri iki ayrı şekilde oluşturulur: Merkezi tip. Burada ülkenin başkentinde oluşturulan ve millî arşiv, genel arşiv, devlet arşivi denilen müşterek bir arşiv merkezi vardır. Bunların dışında kalan bölge arşivleri idari, İlmî ve mali konularda merkezi arşive bağlıdırlar. 24

B. ARŞİVLEME TEKNİKLERİ Dağınık tip. Burada, birbirinden ayrı olan arşiv depolan söz konusudur ki, bu fede ral devletlere has bir özelliktir. Amerika Birleşik Devletleri, İsviçre, Yugoslavya, Avustuya, İngiltere ve İtalya dağınık tip arşivlere örnek olarak gösterilebilecek ülkelerdir. Gerek Osmanlı dönemi, gerekse Cumhuriyet dönemi arşivlik malzeme bakımın ım oldukça zengindir. Bu arşivlik malzemenin kontrol altına alınması, korunması, düzenlenmesi ve tasnif edilip yararlanılmayla sunulmasıyla ilgili arşiv hizmetlerinin tek elden ve merkezi bir şekilde yürütülmesi düşüncesi gerçekleştirilmiştir. 25

B. ARŞİVLEME TEKNİKLERİ İkinci grup arşivler, çeşitli konu ve niteliğine göre şu şekilde sıralanabilir: Şehir Arşivleri. Bir şehir ile ilgili bütün belgelerin, bir araya toplanmış ol muşu arşivlerdir. Noter Arşivleri. Bir noterliğin işlemleri sonucu ortaya çıkan evrakların, bir ıraya toplanmış olduğu arşivlerdir. Özel Arşivler. Devlet veya yan devlet kuruluşu olmayan teşekküllerin arşivleri : . arak tanımlanabilir. Aile, şahıs, banka, demek vb. gibi arşivler, özel arşivlerdir. Kartografik Arşivler; Harita, plân ve pafta gibi arşiv malzemelerinden olu dan arşivlerdir. Folklor Arşivleri. Bunlar bir ülke, şehir, bölge vb. ile ilgili her türlü folklor malzemelerinden oluşan arşivlerdir. Bunlardan, film koleksiyonlarını içeren ar şivlere filmotek adı verilir. Günlük Kullanılan Arşivler. Kuruluşlarda, günlük olarak kullanılan evrakların oluşan arşivlerdir. Bir başka ifade ile ara depolara geçişten önceki arşivlerdir. 26

B. ARŞİVLEME TEKNİKLERİ 3. Arşivleme Süreci Arşivlemenin bir sistem çerçevesinde yürütülmesi için, öncelikle arşivleme yeri tespit edilmelidir. Arşiv odalarının nemlilik ve havalandırma gibi atmosfer koşullarının, arşivdeki dokümanların korunmasına elverişli olması gerekir. Ar şiv yerinin saptanmasından sonra ikinci adım, arşiv malzemelerini temin etmek tir. Arşivlemede kullanılan dolapların ve diğer malzemelerin temin edilmesin dentakip eden bir sonraki aşama, arşiv malzemelerinin tasnif edilmesidir. Arşiv malzemesinin tasnifinin belli bir yöntem çerçevesinde yapılması ge rekir. Bunun için bir arşivist veya başka bir ifadeyle arşivcinin arşivleme işlem leriniyapması daha yararlı olur. Arşivlemede öncelikle hangi belgelerin, diğer bir değişle, hangi dosyaların arşivleneceği belirlenir. Tasnif işlemi, varsa ilgili yönetmelik hükümlerine göre, yoksa kurum içinden konu ile ilgili kişilerden oluşan bir komisyonun vereceği karar doğrultusunda yapılır. 27

B. ARŞİVLEME TEKNİKLERİ 4. Arşiv Malzemesini Saklama Süresi Arşiv malzemeleri belli esaslara göre saklanmalı ve imha edilmelidir. Sak lamakurallarını belirlerken, bazı faktörler dikkate alınmalıdır. Bu faktörler; Yasalar bazı belgelerin saklanması konusunda belirli süreler öngörüyor ise. bu sürelere uyma zorunluluğu vardır. Örneğin ticari defter ve belgeler. TK’na göre 10 yıl Vergi Usul Kanunu (VUK)’na göre 5 yıl süre ile sak lanmak zorundadır. Belgelere başvurma sıklığı araştırmalıdır. Bu araştırmada, hangi tarihe k dar belgelere gereksinim duyulduğu saptanır. Saklama programı sonucunda kurumlardaki tüm belgeler “ 1 yıl”, “ 2 yıl”, "5 yıl”, “süresiz” gibi başlıklar altında listelenmelidir. Böyle bir uygulama, yok edilecek belgelerin diğerleri içinden ayrılmasını kolaylaştırır. Yok edilecek belgeler içinde başkalarının görmesinin sakıncalı olacağı belgeler, özel makinelerle okunamayacak biçimde küçük parçalara ayrılır. 28