NSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI 2 Bu derste ileyeceimiz konular

İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI

2 Bu derste işleyeceğimiz konular İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASININ TANIMI VE AMAÇLARI PLANLAMADA ÖRGÜTSEL AMAÇLARIN ÖNEMİ ÖNGÖRÜMLEME PLANLAMA SÜRECİ İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASINA YÖNELİK SORUNLAR

Giriş 3 Kadrolama süreci içinde yer alan ve kadrolamanın tamamlayıcı bir parçası olarak düşünülen “insan kaynakları planlaması” insan kaynakları yönetiminin önemli bir işlevidir. Kadrolama süreci, örgütün her kademesindeki pozisyonlara insan kaynaklarının akışıyla sonuçlanan bir olaylar bütünüdür. Bu süreç, bazı alt süreçleri içermektedir. Bunlar, insan kaynakları planlaması, kadrolama yetkisi, tedarik kaynaklarını geliştirme, başvuruların değerlenmesi, istihdam kararları ve önerileri, işe alma ve yönlendirme, terfi-nakil işe son verme eylemleridir. Buradan da anlaşılacağı üzere insan kaynakları planlaması kadrolama sürecinin ilk adımını oluşturmaktadır.

4 Şirketin stratejik planlama sürecinin bütünleştirilmiş bir paçası olan insan kaynakları planlaması, şimdi ve gelecekteki işgücü ihtiyaçlarının analizini ortaya koymaktadır. İşe alma, gerçek bir ihtiyaca dayandırılmaktadır. Bu, işletme faaliyetlerinin aksaksız yürütülebilmesi için gelecekte duyulacak zaman ve yerde, belirli nitelik ve nicelikte personel sağlanmasını ifade etmektedir. Örgütsel ihtiyaçlara verdiği önemden dolayı İKP, ifade edildiği gibi bir örgütteki kapsamlı stratejik planlamayla ilişkili olmalıdır. Bununla birlikte, İKP, örgütsel planlama sürecinin bir parçası olduğundan örgütler için yaşamsal bir öneme sahiptir.

İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASININ TANIMI VE AMACI 5 İKP, işletmede çalışacak işgücünü, nitelik ve nicelik yönünden belirli bir düzen içinde sağlamaktır. Aynı zamanda insan kaynakları planlaması, ne kadar sayıda ve hangi nitelikte personel gerek duyulacağını, bu talebin hangi dereceye kadar karşılanmasının olası olduğunu öngörümleme yönündeki bir girişim olarak tanımlanabilmektedir.

6 Bu tanımlar açısından İKP, • Örgütteki beceri düzeylerinin belirlenmesini, • Emeklilik, işten uzaklaştırma, nakil, terfi, hastalık gibi ayrılmalarla, • Devamsızlık ya da diğer nedenlere ilişkin şimdiki ve beklenen boşalmalar, • Şimdi ve gelecekte beklenen genişletme ya da daraltmalarla ilgili bir öngörüyü içermektedir.

7 İKP’nin iki amacı bulunmaktadır. Bunlar; 1. Optimum düzeyde eleman istihdam etmek, 2. çalışanlardan azami derecede istifade etmek.

8 İnsan kaynakları planlamasının nedenlerini şu şekilde sıralayabiliriz: • İnsan kaynaklarındaki iç değişiklikler ve kısıtlamaları, • Mevcut personelin eğitim ve geliştirilmeleri, • Boş kadroların zamanında duyurulması, • Yeni işgörenlerin tedariki ve işe alınmaları, • Toplumda hızlı değişen koşullara uyum sağlamak, • Teknolojik yeniliklere ve piyasa koşullarına yanıt vermek, • Yasal düzenlemelere, hukuk kurallarına ve hatta yargı kararlarına göre hareket etmek.

PLANLAMADA ÖRGÜTSEL AMAÇLARIN ÖNEMİ Şirketin insan kaynakları planlamasındaki ilk adımı, yöntemleri, pazarları vb. Kapsayan şirket amaçlarının bir ifadesini ortaya çıkarmaktır. Buradan işgücü talebine ulaşılır ve bundan sonra bu talep İKP’yi gerçekleştirmek için işgücü arzıyla ilişkilendirilir. Şirket vizyonu doğrultusunda oluşturulmuş örgütsel amaçların gerçekleştirilmesine yönelik İKP’nin ana amaçlarını şu şekilde ifade edebiliriz: • Hali hazırda istihdam edilen insan kaynaklarının optimum kullanımı, • Beceri ve sayısal açıdan gelecekteki insan kaynakları ihtiyacının karşılanması. 9

10 Bu iki ana amacı bir diğer ifade ile şu şekilde ifade edebiliriz: Şirket vizyonunu gerçekleştirmek ve doğru amaçlara ulaşmak için doğru faaliyetleri ifa eden, doğru zamanda doğru işlerde çalışacak, doğru yetenek ve beceri düzeyine sahip, doğru sayıda işgöreni hazır bulundurmaktır.

11 İKP’nin temel dayanak noktası şirket stratejisidir. Stratejik amaçların gerçekleştirilmesine katkıda bulunacak şekilde İKP’nin yapılması gerekir. Söz konusu amaçları dikkate almadan yapılan bir planın geçerliliğinden söz edilemez.

ÖNGÖRÜMLEME 12 Planlama, geleceğe ilişkin karar vermektir. Karar verme işlemi de tahminde bulunmayı gerektirmektedir. Bu nedenle insan kaynakları planlaması yaparken, özellikle örgütün kısa, orta ve uzun vadeli personel ihtiyacını belirlemek için de öngörümleme çalışmaları yapılmaktadır. Planlama süreci içerisinde etkili çevresel faktörlerin analizi ile bunların değerlenmesi sırasında elde edilen veriler ve bilgiler, örgütsel amaçlar ve stratejiler ışığı altında insan kaynakları talep ve arz tahminlerinde bulunmak için kullanılmaktadır.

Öngörümleme Yöntemleri Öngörümleme ilgili literatürde birçok yöntem bulunmaktadır. En yaygın kullanılan dört temel yöntem bulunmaktadır bunlar: § Yargısal ve Öznel Yöntemler § Tabandan Tavana Öngörümleme § Delphi Tekniği § Nominal Grup Tekniği 13

Yargısal ve Öznel Yöntemler Bu grupta iki yöntem bulunmaktadır. Yönetsel yargıya dayanan öngörümlemede, yönetsel yargı, yöneticiler ve İKY uzmanları gibi bilgili bireylerin tahminlerde bulunmasını ifade eder. Bu yöntem, yönetici ve uzman durumunda bulunan kişilerin örgüt planlarına, geçmiş deneyimlerine ve sezgilerine dayanarak işgücü arz ve talebi konusunda tahminde bulunmayı öngörür. 14

15 Yönetsel yargılar, en alt kademe yöneticilerinden en üst kademe yöneticilerine kadar tüm yöneticilerin yaptığı tahmin ve tartışmalardan elde edilebilir. Yani, tüm yöneticilerin yaptığı tahminler toplanarak kullanılabilir. Bu yöntem kullanıldığında, geçmiş deneyimlere göre çok farklı değişikliklerle başa çıkmak oldukça zordur. Gelecekte meydana gelecek değişikliklerle geçmiş deneyimler arasında benzerlik söz konusu değilse, yönetsel yargı yöntemi yetersiz kalır, doğru tahminde bulunma olasılığı azdır.

Tabandan Tavana Öngörümleme (Bottom-Up) 16 Bazı firmalar, istihdam öngörümlemesi için tabandan tavana yaklaşım olarak ifade edilen yaklaşımı kullanmaktadır. Bu yaklaşım, her birimdeki yöneticinin istihdam gerekleri hakkında daha fazla bilgili olduğu varsayımına dayandırılır. Buna göre, örgütte birbirini izleyen her bir kademenin ihtiyaçları tahmin edilir, sonuçta ihtiyaç duyulan işgücünün tam bir öngörümlemesi yapılmış olur.

Delphi Tekniği Öznel yöntemlerden birisi olan Delphi tekniği, yönetsel görüşlerin bir araya getirilmesi için kullanılan özel bir süreçtir. Uzun dönemli planlamada etkili olarak kullanılan bu yönteme göre, her bir grup yönetici veya uzmandan görüş alınır. Söz konusu yönetici ya da uzmanlar birbirinden ayrı ve bağımsız bir biçimde yazılı olarak soruları yanıtlarlar. Daha sonra bir kişi cevapları toplar ve özetler. Eğer görüşler arasında çok önemli farklılıklar varsa bu özet görüşler farklı bireylere geri gönderilir. Grupta bulunan uzmanlar, bunları inceleyerek kendi yanıtlarıyla diğer öngörüler arasındaki fark ve benzerlikleri ortaya çıkarır. Bu kişiler, farklı görüşlerinin nedenlerini de belirterek görüşlerini tekrar bildirirler. 17

Nominal Grup Tekniği Bu teknikte, bir odada bulunan 5 -15 kişilik bir uzman grubuna örgütün gelecekte insan kaynağı ihtiyacının ne olacağı sorusu yöneltilir. Grubun üyeleri, diğer kişilerden bağımsız olarak, birbirleriyle tartışmaksızın görüşlerini bir kağıda yazarlar. Daha sonra her bir uzman, belirli bir sürede görüşlerini gruba sunar ve görüşler bir tahtaya özetlenerek yazılır. Görüşler bu şekilde ortaya konduktan sonra açıklama ve değerlendirme yapmak üzere yapılandırılmamış açık bir tartışma gerçekleştirilir. En son olarak da her uzman verilen yanıtlardan veya açıklanan görüşlerden önemli ve gerçekçi bulduğu üç tanesini tercih eder. 18

Öngörümleme Dönemleri Beşeri kaynaklar öngörümlemesi, üç planlama dönemine göre yapılmaktadır. Bunlar, § Kısa Dönem Planlama: Altı aydan bir yıla kadar olan dönemi kapsamaktadır ve en yaygın kullanılan planlama dönemidir. Gelecek hakkında pek az varsayım genellikle kısa dönemli olduğundan bu planlama düzeyi bir çok örgütte kullanılmaktadır. § Orta Vadeli Planlama: Genellikle 1 -5 yıllık bir dönemi kapsamaktadır. § Uzun Vadeli Planlama: 5 yıldan daha fazla dönemi kapsayan planlamalardır. 19

PLANLAMA SÜRECİ İnsan kaynakları planlaması süreci, dinamik bir çerçevede ve işletmenin planlama süreciyle yakından ilişkili olarak gerçekleşmektedir. İnsan kaynakları planlaması çalışmalarına şirketin vizyonu, misyonu ve stratejik amaçları ile İKY felsefesi doğrultusunda başlanır. Bu doğrultuda planlama süreci, işgücü arz ve talebini öngörümleme dahil 7 aşamadan oluşmaktadır. 20

21 İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMA SÜRECİ ŞİRKET STRATEJİSİ İK PLANLAMASI İşgücü Talebini Öngörümleme BİLGİ TOPLAMA VE ANALİZ BÜTÇEYE UYARLAMA ÜST YÖNETİMİN ONAYI NİHAİ PLAN VE UYGULAMA KONTROL VE DEĞERLENDİRME Işgücü Arzını Öngörümleme

1. Aşama: Bilgi Toplama ve Analiz Herhangi bir planlama sürecine başlarken olduğu gibi insan kaynakları planlama sürecine başlarken de ilk aşamada gerekli verileri geliştirmek zorunludur. Bu bakımdan örgütlerin gerekli bilgileri geçmişten çıkarılır, hali hazırdaki durumla ilgili gözlemde bulunulur ve geleceğe yansıtılır. Geçmişe ait eğilimler, geleceğe yansıtılarak işgücü arz ve talebi tahmin edilir. İnsan kaynakları analizine ilk olarak örgütteki mevcut işgücü ile mevcut işlerin envanteriyle başlanır. Bu konuda bilgisayarlardan yararlanılabilir. Bu sayede daha etkin bir envanter çalışması ve gerekli analizler yapılır. 22

23 Bu kapsamda özellikle bazı faktörlere ilişkin veri ve durum analizleri önem arz etmektedir. Bunlar: • Örgütün misyonu, stratejik amaçları ve politikaları, • Ürün talebi, işletmenin veya bölümün üretim-iş hedef planları, • Örgüt ve iş yapısı • Mevcut işgücü envanteri, • İşgörenlerin performans ve yeterlilik düzeyleri, • İşgücü devri ve devamsızlık oranları,

24 • Üretim teknolojisi, • Üretim araçlarının yeterliliği, • İşletmenin finansal imkanları, • Rakiplerin hedefleri, • Sendikalarla ilişkiler ve düzenlemeler, • Ekonomik, demografik ve siyasal çevre koşulları.

25 İşlerin analizi; analiz çalışmaları çerçevesinde il yapılacak işlerden birisi, örgütün insan kaynakları açısından güçlü ve zayıf yönlerinin çıkarılması amacıyla başlangıç noktası olarak kabul edilen halihazırda ifa edilen işlerin analizin yapılmasıdır. Böyle bir çalışmayla; • Şu anda hangi işler mevcuttur? • Her bir işin diğer işlerle ilişkisi ne şekildedir? • Her bir işi kaç işgören ifa etmektedir? • Her bir iş ne kadar önemlidir? Gibi soruların cevapları aranır. İşgücü envanteri; işletmelerde halihazırda çalışan işgörenlerin bilgi, beceri, yetenek, eğitim ile deneyim gibi kişisel özelliklerini ortaya koyan bir çalışmadır.

2. Aşama: İşgücü Talebini Öngörümleme 26 Örgüt, insan kaynakları planlamasını gerçekleştirirken, işgücü talebi ile içsel ve dışsal işgücü arzını göz önünde bulundurmalıdır. İşgücü talebini öngörümlemenin ana amacı, örgütün stratejisi ve genel iş ve ekonomik çevre göz önünde bulundurulmak kaydıyla gelecekte firmanın ne kadar sayıda ve nitelikte elemana ihtiyaç duyduğunu belirlemektir. İnsan kaynakları talebini belirlemek için iki temel yaklaşım kullanılmaktadır: 1. Örgüt çapında personel talebini hesaplamak, 2. Bir bütün olarak örgütten çok örgütteki her birimin ihtiyaçlarını ayrı belirlemek.

27 İşgücü talebi, temelde firmanın üreteceği mal ve hizmet miktarına bağlıdır. Ancak, bunun yanında, genel ekonomik, sosyal, teknolojik, politik ve yasal gelişmeler, örgüt stratejileri, teknolojik değişiklikler, finansal plan ve olanaklar gibi unsurlar da firmanın işgücü talebini etkileyebilmektedir.

3. Aşama: İşgücü Arzını Öngörümleme 28 İnsan kaynakları planlaması yaparken sadece işgücü talebini öngörümlemek yani sadece ne kadar sayıda ve nitelikte işgörene ihtiyaç olacağını belirlemek yeterli değildir. Öngörümlenen talebi, yani planı yapılan dönemde örgütün insan kaynakları ihtiyacını karşılayacak insan kaynakları arzını da belirlemek gerekir. Planlamacıların, hem içsel hem de dışsal arz kaynaklarını esas almaları ve toplam işgören sayısı ile onların özel niteliklerini belirlemeleri zorunludur.

29 İçsel İşgücü Arzı: içsel işgücü arzını öngörümleme, mevcut işgören envanterinden yola çıkarak gelecek dönemde işletmenin sahip olması gereken personel sayısını belirginleştirir. Öncelikle bu noktada içsel faktörlerle ilgili yapılan çalışmalar incelenir. Mevcut işgücü, meslek, nitelik, yaş, cinsiyet, potansiyelleri gibi özellikler açısında analiz edilir. Yapılan bu çalışmalar sonucunda elde edilen veriler kullanılarak işgücü arzı tahmin edilmeye çalışılır. Dışsal İşgücü Arzı: Eğer içsel işgücü arzı herhangi bir mesleki alandaki işgücü arzını karşılaması olası değilse, o zaman dışsal işgücü arzının bir öngörümlemesine ihtiyaç duyulur. Dışsal çevre işgücü arzını öngörümlerken belli faktörlerin durumu incelenerek firmanın işgücü talebinin karşılanıp karşılanmayacağı belirlenir. Bu faktörlerden bazıları şunlardır:

30 • Nüfus trendleri, • İşgücü yapısındaki değişiklikler, • İşgücüne katılan veya ayrılan bireyler, • Rakip işverenlerin eylemleri, • Teknolojik gelişmeler ve değişmeler, • Yerel konut ve ulaşım durumu, • Öğretim kurumlarından mezun olacak bireylerin sayısı.

4. Aşama: Öngörümlenen Arz ve Talebi Dengeleme İnsan gücü arz ve talebin öngörümlenmesinden sonra ikisi arasında karşılaştırma yapılır. Bu karşılaştırmada öngörümlenen arzın, plan yapılan döneme ait işgücü ihtiyaçlarını karşılayabilecek durumda olup olmadığı belirlenir. İşgücü arzının talebi karşılamayacağı, yani işgücü arzının talepten az olduğu durumlarla, özellikle içsel işgücü arzının talepten fazla olduğu durumlarda bazı önlemler alınarak dengeleme yoluna gidilir. Her iki durumla ilgili alınabilecek önlemler şu şekildedir: 31

32 Öngörümlenen İşgücü Arz Eksikliği Durumlarında; • Öncelikle yeni personel tedarik yaklaşımları kullanılır, • Örgüt, internet yoluyla tedarik gibi yeni tedarik yöntemlerini kullanabilir, • Örgüt, dört günlük çalışma haftası, esnek çalışma saatleri, kısmi süreli istihdam, çocuk bakım merkezleri gibi çekici önlemlerle işgücü arzını artırabilir, • İşgücü piyasasındaki istihdam edilmeleri için gerekli niteliklere sahip olmayan bireyleri firmadaki pozisyonlara hazırlamak maksadıyla özel eğitim programları gerçekleştirebilir.

33 İçsel İşgücü Arz Fazlalığı Durumlarında; • Çeşitli zaman aralıkları boyunca fazla işgücünün maliyeti hesaplanır ve göz önünde bulundurulur, • Personeli elden çıkarmanın maliyeti ve yöntemleri düşünülür, • İşgücünün kullanımında değişiklik düşünülür, yeniden eğitmek ve yeniden yerleştirmenin maliyetleri ve uygulanabilirliği ortaya çıkarılır, • Başvurulabilecek son çözüm yolu ise işgücünün bir kısmını işten çıkarmaktır.

5. Aşama: Bütçeye Uyarlama Örgütün işgücü arz ve talebini dengeleyip planlama çalışmasını sona erdirmeden önce bütçe olanaklarını değerlendirmek gerekmektedir. İşletmelerde atılacak her adımda bütçe sınırlamaları ile karşıya gelinmektedir. Dolayısıyla yapılacak insan kaynakları planlaması da bütçe olanaklarıyla sınırlanmaktadır. Daha önceki aşamalarda belirtilen maliyetler işletmenin işgücü harcamaları için bütçeden ayıracağı payın üzerinde ise sayıyı düşürmek veya öngörülen nitelikteki işgörenler yerine daha az nitelikte olanların istihdam edilmesine karar verilerek talep durumu bütçeye uyarlanır. 34

6. Aşama: Üst yönetimin Onayı, Nihai İK planı ve Uygulama 35 Daha önceden belirtilen aşamalardan ve çalışmalardan sonra, işletmenin işlevine, amacına uygun olan ve gelecekte çeşitli aşamalarda ne kadar sayıda işgörenin istihdam edilmesinin uygun olacağını belirten bir insan kaynakları planı yapılabilir. Bu şekilde bir plan sayesinde; • Gelecekte ortaya çıkacak, ortadan kalkacak veya değişecek işler, • Hangi dereceye kadar yeniden yerleştirmenin veya yeniden eğitmenin mümkün olacağı, • Yönetim kademelerindeki zorunlu değişiklikler, • Eğitim ihtiyaçları, • Tedarik ve emeklilik programları, ortaya çıkarılabilir.

36 Plan tamamlanıp üst yönetim tarafından onaylandıktan sonra tüm birim yöneticilerine ve sendikalara veya işçi temsilcilerine iletilir. Daha sonra uygulamaya geçilir.

7. Aşama: Kontrol ve Değerlendirme 37 İnsan kaynakları plan ve programlarının kontrolü ve değerlendirilmesi insanları etkili bir şekilde yönetmek için önem arz eden bir eylemdir. Kontrol ve değerlendirmenin yapılabilmesi için gerekli veriler hızlı ve sık bir şekilde edilmelidir. Planlamayı değerlendirmenin ölçüm kriterleri şunlar olabilir: • Oluşturulmuş kadro ihtiyacı ile fiili durum, • Oluşturulmuş amaçlara karşı verimlilik düzeyi, • Arzu edilen oranlara karşı fiili personel akışı, • Bütçelere karşı işgücü ve program maliyetleri.

İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASINA İLİŞKİN SORUNLAR 38 İnsan kaynakları planlamaları dikkatli ve sürekli yapılsa bile, uygulamada onun sağlıklı bir biçimde yapılmasınırlayan birçok faktör bulunmaktadır. Bu faktörleri şu şekilde sıralayabiliriz: • İnsan kaynakları planlamasının örgütün genel planları ve diğer faaliyetlerle ilgili planlarla bütünleştirilmesindeki zorluktur. • Planlama konusunda sorun oluşturan hususlardan birisi de üst yönetimin desteğinin eksikliğidir.

39 • Yönetim üyeleri arasında muhalefet veya şüphecilik. • Planda ifade edilmiş değişikliklere direnç. • Özellikle yüksek işsizlik dönemlerinde sosyal ve ekonomik değişiklikleri doğru öngörümlemenin zorluğu. • Geriye yönelik tam ve doğru personel kayıtlarına sahip olmama. • Teknolojideki hızlı büyüme ve gelişme.

ÖZET 40 • Planlama herhangi bir başarılı örgüt için yaşamsal bir fonksiyondur. Aynı şekilde insan kaynakları planlaması da, hem İKY açısından hem de örgütün stratejisi açısından önemli bir role sahiptir. • Stratejik planlar gerçekleştirildikten sonra, İK planlaması faaliyetlerine başlanır. Bu çerçevede öncelikle çevresel faktörlerin analizi gerçekleştirilerek nüfus ve işgücünün yapısındaki, genel ekonomik koşullardaki değişiklikler gibi konularda gerekli veriler toplanır.

41 • İç ve dış çevresel faktörlerdeki değişiklikler konusunda gerekli veriler elde edildikten sonra da planlama süreci gerçekleştirilir. Bu çerçevede işgücü arz ve talebi öngörümlenmesi çalışmalarına geçilir. Çeşitli öngörümle tekniklerinden birisi kullanıldıktan sonra arz ve talep kestirilmeye çalışılır. İK planlaması 4 aşamada gerçekleştirilir: 1. Bilgi toplama, analiz etme, arz ve talebi öngörümleme, 2. Amaçları oluşturma, 3. Nihai planlamaya geçme, 4. Kontrol ve değerlendirme.

42 • Arz ve talep kestirmeleri sonucunda, talebe göre arz fazlalığı veya kıtlığı söz konusu olduğunda çeşitli önlemler alınır. • Planlama yapmada zorluklar ve engeller söz konusu olabilmektedir. İK planlamasının şirketin hedef ve amaçlarından çıkarılmasından dolayı üst yönetimin bu planlamaya desteği zorunludur. Bu destek olmadığı takdirde çeşitli zorluklarla karşılabilir.

43 Ders Adı: İnsan Kaynakları Yönetimi Öğr. Gör. Şerif ARSLAN Konu Adı: İnsan Kaynakları Planlaması Ünite 5