nsan Kaynaklar Asistanl Eitmen Emre MERTSZ PERSONEL YNETM

İnsan Kaynakları Asistanlığı Eğitmen: Emre MERTSÖZ

PERSONEL YÖNETİMİ SÜREÇLERİ • • • Her işe giren personelden işe girişte bazı evraklar istenir. Bu evraklar firmalara, çalışanın özelliğine ve işin niteliğine bağlı olarak değişebilse de temel olarak bazı evraklar personel dosyaları için olmazsa olmazdır. Özlük evraklarını eksiksiz olarak temin eden, düzenli ve güncel olarak saklayan işverenler; denetimler, yasalar ve davalar karşısında önemli avantajlar sağlarlar

ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR • • • Nüfus cüzdanı fotokopisi Nüfus kayıt örneği İkametgâh Belgesi Diploma fotokopisi Sağlık raporu Kan grubu kartı Adli sicil kaydı 2 adet resim Aile durumunu bildirir belge Askerlik durumunu gösteren belge İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi SGK işe giriş bildirgesi

ÇALIŞANIN ÖZELLİKLERİNE GÖRE ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKENLER; • • • Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler Personel engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı Sakatlık indiriminden faydalanan çalışan için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli çalışanın İŞKUR müracaat kayıt evrakı Çalışan 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi Yabancı çalışanlar için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi

İŞE DEVAM EDEN ÇALIŞANIN ÖZLÜK DOSYASINA EKLENMESİ GEREKENLER; • • • Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri Çalışan hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, çalışandan istenen savunma talep yazısı, çalışanın savunması, çalışana verilen uyarılar İzin ve iş göremezlik raporları İmzalı bordrolar/ücret pusulaları Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları, Performans değerlendirme formları Çalışanların, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri İş kazası tutanağı Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek çalışanın rızasını gösteren belge Çalışan hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar

VARSA ÖZLÜK DOSYASINDA SAKLANMASI FAYDA SAĞLAYAN EVRAKLAR; • • İşe Başvuru Formu İş Teklif Formu Evlilik cüzdanı fotokopisi Referans mektupları Özgeçmiş Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi

İZİNLER • 4857 sayılı İş kanunu ile izinler ve sürelerini belirlenmiştir. • • • İzin türleri aşağıdaki gibidir; Ücretsiz İzin Yıllık İzin Kullanımında Yol İzni Doğum İzni Süt İzni Yeni İş Arama İzni Evlenme, Ölüm, Babalık, Taşınma İzinleri Hastalık İzni Ulusal Bayram ve Genel Tatillerde İzin

ÜCRETSİZ İZİN • Çalışan – işveren arasında yapılmış yazılı bir iş sözleşmesi veya işyeriyle ilgili olarak yapılmış bir toplu iş sözleşmesi varsa ve bu sözleşmelerde ücretsiz izinle ilgili hükümler yer almışsa uygulamada bu hükümlere riayet edilmesi gerekir. Eğer böyle bir durum söz konusu değilse, çalışanın mazereti halinde ücretsiz izin kullanabilmesi taraflar (çalışan – işveren) arasındaki anlaşmaya bağlıdır. Diğer taraftan çalışanın talebi olmadığı halde eğer işveren çalışanı ücretsiz izne ayırmak istiyorsa çalışanın onayını alması gerekir. • Ücretsiz izin halinde hizmet akdi sona ermeyip devam etmektedir.

YILLIK İZİN • İşyerinde işe başladığı günden itibaren, deneme süresi de içinde olmak üzere, en az bir yıl çalışmış olan çalışanlara yıllık ücretli izin verilir. Yıllık ücretli izin hakkından vazgeçilemez. • Niteliklerinden ötürü bir yıldan az süren mevsimlik veya kampanya işlerinde çalışanlara İş Kanununun yıllık ücretli izinlere ilişkin hükümleri uygulanmaz. • İşveren tarafından yıl içinde verilmiş bulunan diğer ücretli ve ücretsiz izinler veya dinlenme ve hastalık izinleri yıllık izne mahsup edilemez. Yıllık ücretli izine hak kazanmak için gerekli sürenin hesabında çalışanların, aynı işverenin bir veya çeşitli işyerlerinde çalıştıkları süreler birleştirilerek göz önüne alınır. • • Bir işverenin, İş Kanunu kapsamına giren işyerinde çalışmakta olan çalışanların aynı işverenin işyerlerinde İş Kanunu kapsamına girmeksizin geçirmiş bulundukları süreler de hesaba katılır.

ASGARİ YILLIK İZİN SÜRELERİ • • • Çalışanlara verilecek yıllık ücretli izin süresi, hizmet süresi; Bir yıldan beş yıla kadar (beş yıl dahil) olanlara on dört günden, Beş yıldan fazla on beş yıldan az olanlara yirmi günden, On beş yıl (dahil) ve daha fazla olanlara yirmi altı günden, az olamaz. Yer altı işlerinde çalışanların yıllık ücretli izin süreleri dörder gün arttırılarak uygulanır, yani yukarıdaki sürelere dörder gün eklenir. 18 ve daha küçük yaştaki çalışanlarla, elli ve daha yukarı yaştaki çalışanlara verilecek yıllık ücretli izin süresi yirmi günden az olamaz. Belirtilen yıllık izin süreleri asgari olup, iş sözleşmeleri ve toplu iş sözleşmeleri ile artırılabilir. İşveren tarafından yıl içinde çalışana verilmiş olan diğer (hafta tatili, genel tatil gibi) ücretli ve ücretsiz izinler, dinlenme ve hastalık izinleri yıllık izne mahsup edilemez, yani çalışana verilecek yıllık ücretli izin sürelerinden düşülmez. Yıllık ücretli izin günlerinin hesabında izin süresine rastlayan ulusal bayram, hafta tatili ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. Yıllık izin süresi iş günü olarak hesap edilir.

YOL İZNİ • Yıllık ücretli izinlerini işyerinin kurulu bulunduğu yerden başka bir yerde geçirecek olanlara, talepte bulunmaları ve bu hususu belgelemeleri koşulu ile, gidiş ve dönüşlerinde yolda geçecek süreleri karşılamak üzere işveren toplam dört güne kadar ücretsiz izin vermek zorundadır.

DOĞUM İZNİ • • • Doğum öncesi 8 hafta, Doğum sonrası 8 hafta olmak üzere toplam 16 haftalık doğum izin hakları bulunmaktadır. Eğer çoğul doğum varsa doğum sonrası izin hakkı 10 hafta olarak kullanılır ve toplamda anne 18 hafta izinli sayılır. Anne dilerse doktor raporu ile hamileliğin 37. haftasına kadar çalışabilir. Bu durumda doğum öncesi kullanmadığı 5 haftalık izin hakkı doğum sonrasına aktarılır. Erken doğum halinde doğum öncesi kullanılmayan doğum izin hakları doğum sonrasına aktarılır. 4 a SSK kapsamındaki annenin çalıştığı dönem boyunca maaşı işveren tarafından ödenmez. Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından ödenir. Bu ödenek analık ödemesi olarak adlandırılır

SÜT İZNİ • • • SSK kapsamında çalışan annenin ise çocuğu 1 yaşını tamamlayana kadar günde 1, 5 saat süt izin hakkı vardır. �Süt izni istenilen saatte ve sürede kullanılabilir. Bu süreler çalışan tarafından belirlenir. Süt izni kullandırılması kanuni bir zorunluluktur. SSK kapsamında çalışan kadının doğum sonrası analık izin hakkının bitim tarihinden itibaren; İlk çocukta 2 ay, ikinci çocukta 4 ay, üçüncü çocukta ise 6 ay süre ile yarı zamanlı çalışma hakkı vardır. Eğer doğum tarihinden önceki son 3 yıl içinde en az 600 gün sigorta varsa İŞKUR’dan yarı zamanlı çalışma ödeneği de alabilir. Çocuk engelli ise bu süre 1 yıl olarak kullanılır. Çoğul doğumsa belirtilen sürelere 1 ay eklenir. Ayrıca kadın çalışanın eşi de çalışıyorsa doğum sonrası analık izin hakkının bitim tarihinden itibaren çocuğu mecburi ilköğretim çağına gelene kadar yarı zamanlı çalışma hakkı da bulunmaktadır. Ayrıca analık izin bitim tarihinden itibaren 6 ay ücretsiz izin hakkınız da bulunmaktadır.

İŞ ARAMA İZNİ • • İş Kanununa göre bildirim süreleri içinde işveren, çalışana yeni bir iş bulması için gerekli olan iş arama iznini iş saatleri içinde ve ücret kesintisi yapmadan vermeye mecburdur. İş arama izninin süresi günde iki saatten az olamaz ve çalışan isterse iş arama izin saatlerini birleştirerek toplu kullanabilir. Ancak iş arama iznini toplu kullanmak isteyen çalışan, bunu işten ayrılacağı günden evvelki günlere rastlatmak ve bu durumu işverene bildirmek zorundadır. Başka bir deyişle isterseniz günlük iki saat yerine işten ayrılmadan önceki sürede tüm gün iş arama izni kullanabilirsiniz. Bu sürede ücret ödemesi yapılır. İş akdinin hangi tarafça feshedildiği iş arama izninin kullandırılmasında önemli değildir.

EVLENME, ÖLÜM, BABALIK, TAŞINMA GİBİ MAZERET İZİNLERİ • Çalışana; evlenmesi, evlat edinmesi, ana veya babasının, eşinin, kardeşinin, çocuğunun ölümü, taşınması hâlinde üç gün, eşinin doğum yapması hâlinde ise beş gün ücretli izin verilmesi, yani ücretten izin nedeniyle herhangi bir kesinti yapılmadan izin verilmesi gerekir. • Çalışanların en az yüzde %70 oranında engelli veya süreğen hastalığı olan çocuğunun tedavisinde, hastalık raporuna dayalı olarak ve çalışan ebeveynden sadece biri tarafından kullanılması kaydıyla, bir yıl içinde toptan veya bölümler hâlinde on güne kadar ücretli yani ücretten izin nedeniyle herhangi bir kesinti yapılmadan izin verilmesi gerekir.

HASTALIK İZNİ • Hastalık nedeniyle izinli olan çalışan istirahat süresince izinli sayılır. • Raporlu hastalık izinlerinde SGK tarafından ödemeler 3. günden itibaren başlar. Hastalık izninde 2 günlük rapora sahip çalışanın ücretinin ödenmesi işveren inisiyatifindedir.

ULUSAL BAYRAM VE GENEL TATİLLERDE İZİN • Ulusal Bayram; Ulusal bayram günü 29 Ekim’dir. Ulusal bayram 28 Ekim saat 13. 00’dan itibaren başlar ve 1, 5 gündür. • Genel tatil günleri ise; 1 Ocak, 23 Nisan, 1 Mayıs, 19 Mayıs, 15 Temmuz, 30 Ağustos, 3, 5 gün ramazan bayramı ve 4, 5 gün kurban bayramı olmak üzere toplam 13 gündür.

PERSONEL TAKİP SİSTEMİ • Çalışanların vardiya takipleri pdks üzerinden gerçekleştirilir. • PDKS üzerinden takiplerde önemli noktalardan biri sistemin hata yapma ihtimalleri göz önüne almaktır. Departman Yöneticilerine günlük çalışan devam durumu mail aracılığı ile bildirilmelidir. (otomatik veya manuel) • PDKS bulmayan şirketlerde ise, imza yolu ile personel devam takibi yapılır. İmza yolu ile takip yapılıyorsa, bilgisayar ortamına geçirilmesi takip ve Departman Yöneticilerine bildirimi kolaylaştıracaktır.

GÜNLÜK RAPORLAR • • • Günlük İş Planı Personel Takip Raporu İnsan kaynakları programı kullanılmıyorsa, İzin Raporu Görüşme Organizasyonu Raporu Mülakat Raporu

İşe Alım Süreci İnsan kaynakları yönetimi, işletmeye gerekli insan kaynağını sağlamanın ve bu kaynaktan en etkili ve verimli bir şekilde yararlanmanın yöntemlerini gösterir. İnsan kaynakları asistanının en başta gelen görevlerinden birisi, işletmenin çeşitli bölümlerindeki kadroları dolduracak “en uygun” adayın seçilmesinde insan kaynakları yöneticisine yardımcı olmaktır. İşe uygun olmayan bir adayın seçilmesi öncelikle bir maliyet unsurudur. Örneğin, eğitime ihtiyacı fazla olabilir, bu da bir gider oluşturacaktır. Bunun dışında uygun olmayan çalışan işletmede verimlilik düşüşü, çatışma, iş gücü kaybı ve iş kazalarında artışa neden olur. İşe yeni alınan çalışanın işletme ortamına uyum sağlaması zaman alacaktır. Çalışan işe ne kadar uygunsa ve ne kadar iyi vasıflara sahipse, gerçek performans seviyesine ulaşması da o kadar az zaman alacaktır. Bu da işin verimliliğini arttıracaktır. İş başarısıyla üstlerini tatmin eden bir çalışana işletme tarafından sağlanacak parasal ve parasal olmayan ödüllerle işgörenin firmaya karşı olan bağlılığı da artacaktır. Kendilerine bağlı çalışanların işlerini yeterince iyi yaptığına inanan yöneticiler kendilerini geliştirmek ve yeni fikirler üretmek için daha fazla zaman ayırabilirler.

İşe Alım Süreci ADAY HAVUZU OLUŞTURMA • Aday bulmada temel amaç; içinden, işletmenin ihtiyaç duyduğu sayıda ve boş işlerin gerektirdiği niteliklere sahip çalışanların seçilebileceği büyüklükte ve bileşimde bir “aday havuzu (kitlesi)”na sahip olmaktır. • • Aday havuzunda ; İşletme için çalışmaya istekli yeterli miktarda aday bulunmasını içerir. • İşletmenin gereksinim duyduğu anda işe alabileceği aday birikimi oluşturulur. • İşletmeler, çevrede oluşan koşullara uyum sağlayabilmek için uygun aday ararlar. • Adayın bulunmasında hangi kaynakların tercih edileceği şirket politikasınca belirlenir. • Aday bulma çalışmalarını yürütecek çalışanın da eğitimi ve yetiştirilmesi önemlidir.

İşe Alım Süreci ADAY HAVUZU OLUŞTURULURKEN YARARLANıLAN KAYNAKLAR • • İşletme İçi Kaynaklar İşletme Dışı Kaynaklar

İşe Alım Süreci İŞLETME DIŞI KAYNAKLAR • İŞLETME DIŞI KAYNAKLAR • İşletme yeni kuruluyorsa ya da yatırımlar nedeniyle büyüme söz konusu ise yeni çalışan ihtiyacı duyar. • Yeni gelişmeler sonucu uzman çalışanlara ihtiyaç duyuluyorsa bu yola başvurulur. • Psikolojik temelli bir başvuru da olabilir. Mevcut çalışanların çalışma temposunu arttırmak amacıyla yeni çalışan alımına yönelebilmektedir. Dış kaynaklara iş gücünün bol ve ucuz olduğu dönemlerde ekonomik nedenlerle başvurulabilir. • • Bir başka neden olarak da iç kaynaklardan aday bulma ve seçmenin güçlüğü sayılabilir. • Bunların yanında; maliyetleri arttırması, aranan nitelikte adayın her zaman bulunamaması ve işe uyumla ilgili sorunlar da ortaya çıkabilir.

İşe Alım Süreci DIŞ KAYNAKLARDAN ADAY SAĞLAMA YOLLARI • • • İlanlar Doğrudan Başvurular İşletme Çalışanlarının Aracılığıyla Yapılan Başvurular Türkiye İş Kurumu Özel İnsan Kaynakları Danışmanlık Büroları Eğitim Kurumları Meslek Kuruluşları İşçi Sendikaları Çalışan Kiralama (Taşeron) �İnternet

İlan Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gereken Konular Örnek İlanlar

ADAY SEÇME SÜRECİ Aday araştırma ve bulma çabaları sonucu bir aday grubu (havuzu) oluşturulduktan sonra, sıra işe alınacak uygun kişilerin seçimine gelir. Aday sağlamanın bu son evresi, çalışan/insan kaynakları seçimi (personnel/human resource selection) veya “işe alma” (hiring) diye adlandırılır. Aday seçimi, aday başvurular arasından ihtiyaç duyulan her bir işin gerektirdiği niteliklere “en uygun” olanların belirlenmesi sürecidir. Rasyonel ve etkin bir seçim süreci işletme faaliyetlerinde başarının anahtarı konumundadır.

ADAY SEÇME SÜRECİ

BAŞVURU KABULÜ VE İLK GÖRÜŞME Adaylar, şartlara uygun ve e-posta yoluyla işletmedeki göreve talip olabilirler. Bu yolla istekte bulunan adayların verdikleri bilgiye göre iş şartlarına uygun olup olmadığı saptanır. Aday başvurusunda ücret gibi ön şartlar koymuşsa bunun karşılanma olanağı saptanır. Adayın tecrübesinin işin gereklerine uygun olup olmadığı belirlenir. Uygunsa başvuru kabul edilir, aksi halde adayın evrakları veri tabanında saklanır.

İşe Alım Süreci Mülakat Yönetimi Örnek Aday Davet Maili ……… Hanım / Bey Merhaba, Telefondaki konuşmamıza istinaden sizi XYZ Genel Müdürlüğümüze bekliyoruz. Görüşme organizasyonun detaylarını aşağıda bulabilirsiniz. Görüşmeye geldiğinizde giriş katta (zemin kat) bulunan ana resepsiyondan XYZ resepsiyonuna yönlendiriliyor olacaksınız. Görüşme Tarihi: 21. 11. 2019, Pazartesi Görüşme Saati: 16: 00 Görüşeceğiniz Kişi: Emre MERTSÖZ – İK Yöneticisi Adresimiz: Barbaros Bulvarı Nispetiye Mah. No: 102 Beşiktaş/İstanbul Maili aldığınıza dair geri dönüş yapmanızı rica ederiz. Saygılarımızla, XYZ İnsan Kaynakları

İşe Alım Sürecinde Yoğun Kullanılan Araçlar /Testler Sektör ve pozisyona bağlı olarak değişkenlik gösterir. İşe alım sürecinde genellikle uygulanan araçlar ve testler; Genel Yetenek Testleri, Kavramsal/bilişsel becerilerinizi ölçmeye yönelik bir testtir. Genel Yetenek testi, sizin şimdi ve gelecekte karşılaşacağınız problemlerin üstesinden gelebilme becerinizi gösteren bir araç olarak karşımıza çıkar. İngilizce Testi İngilizce seviyenizi ölçmeye yönelik bir testtir. İngilizce testler de son dönemde yoğunlukla online olarak uygulanmaktadır. Pozisyon için İngilizce gerçekten kritik ise, seviyeniz mülakat sırasında da sözlü olarak test edilir. Kişilik Envanterleri Takım çalışmasına uyum, çözüm odaklılık, esneklik vb. yetkinliklerinizle beraber karakter özelliklerinizi anlamaya yönelik uygulamalardır. Bu uygulamaları yanıtlarken mutlaka tutarlı olun ve sessiz bir ortamda gerçekten sizin için en doğru olan seçenekleri işaretlemeye özen gösterin.

İşe Alım Sürecinde Yoğun Kullanılan Araçlar /Testler Değerlendirme ve Gelişim Merkezi (Assesment Center) Uygulamaları Simülasyon içeren egzersizlerle bireyin yetkinliklerinin değerlendirilmesini içeren Değerlendirme ve Gelişim Merkezi, potansiyeli belirlemede diğer yöntemlere göre çok daha güvenilir sonuçlar veren bir değerlendirme yöntemidir. Değerlendirme Merkezi uygulamaları, potansiyel üst düzey yöneticilerin belirlenmesi, kuruluş içerisinde yüksek performans gösteren kişilerin yönetici ve uzman kadrolara yönlendirilmesi ve kişilerin gelişimlerinin sağlanmasında önemli bir rol oynayarak ileriye yönelik hedefler koymada da çok ciddi bir araç teşkil etmektedir. Grup Çalışması Grup çalışmasında bir grup tanıtımcıya tanımlı bir süre içerisinde çözmeleri için bir problem veya bir vaka verilmektedir. Katılımcılardan da önce bireysel olarak hazırlanıp, daha sonra kendi aralarında bu problem üzerinde tartışı, son olarak bir grup raporu hazırlayıp sunmaları istenmektedir. Rol Oyunu (Role Play) Rol oyununda katılımcıların bir müşteri, çalışan, iş arkadaşı rolünü üstlenmiş bir kişiyle, ortaya çıkan bir problemi çözmesi istenmektedir. Örneğin, "satış elemanı" almaya veya satış müdürü ve yöneticilerinin yetkinliklerini ölçmeye yönelik bir değerlendirme merkezi kuruluyorsa; katılımcı satış müdürün, danışman da farklı talepleri olan bir müşteriyi oynar ve kişi, o zor müşteri karşısında işi başarı ile nasıl gerçekleştirmesi gerektiğini gösterir.

İşe Alım Sürecinde Yoğun Kullanılan Araçlar /Testler Değerlendirme ve Gelişim Merkezi (Assesment Center) Uygulamaları Vaka Çalışması (Case Study) Vaka çalışmasında iş üzerine karşılan bir problem verilmekte, katılımcıların konu ile ilgili görüşleri ve çözüm önerileri istenmektedir. Yazılı veya sözlü olarak uygulanabilen sistemde, görüş ve öneriler yine rapor halinde, genelde sözlü bir sunula bu kişiden beklenmektedir. Örneğin, katılımcıya birikmiş çağrılar, mailler ve şikâyetlerden oluşan bir dosya verilmektedir. Kısıtlı bir süre içerisinde bunları değerlendirmesi ve konularla ilgili gerekli kararlar alması, cevaplandırması ve bazı işleri de delege etmesi beklenmektedir. Genellikle başlangıçta katılımcıya; "Bir seyahatten geldiniz. Sadece bir saat için ofistesiniz, günlerden cumartesi ve ofiste hiç kimse yok. Burada yanıtlamanız ya da çözüm bulmanız gereken sorular, problemler, mailler, yazılar var. Tümüne bugün cevap verin yarın başka bir seyahate gideceksiniz. Tüm evrakları değerlendirip organize ederek problemleri çözmeniz gerekiyor" gibi yönergeler verilir.

İşe Alım Sürecinde Yoğun Kullanılan Araçlar /Testler PSİKOTEKNİK TESTLER Belirli amaçlarla kişilerin davranışsal özellik, yetenek ve kişiliklerini analiz etmeye yönelik testlerdir. Bu testlerle işe ve işletmenin yapısına uygun adayların seçimi, özellik ve yeteneklerine uygun işlere yerleştirilmeleri daha kolay bir hal alır.

Mülakat Türleri Genel Mülakat; Adayın geçmiş iş tecrübelerini, bilgi birikimini, akademik başarılarını ve kariyer hedeflerini anlamaya yönelik gerçekleştirilen yaklaşık 30 dakika süren mülakatlardır. Genel Mülakat aynı zamanda adayın; Firmanın organizasyonel yapısı, kurum kültürü, iş tanımındaki öncelikleri gibi konularda bilgilenmesini sağlar. Skype, Görüntülü Telefon Mülakatları Hangi Durumlarda Kullanılır? İlgili pozisyon için ulaşacağımız adaylar şehir dışındaysa veya yoğun çalışma saatleri içerisinde yüze mülakat için program ayarlanamıyorsa, mülakatlar telefon veya skype görüşmesi şeklinde de gerçekleştirilebilir. Görüntülü Telefon veya skype mülakatı sırasında da mülakat teknikleri benzer şekilde uygulanır. Hem adayın geçmiş iş tecrübeleri, bilgi birikimi, akademik başarıları ve kariyer hedefleri hem de firmanın organizasyonel yapısı, kurum kültürü, iş tanımındaki öncelikleri baz alınarak görüşme gerçekleştirilir.

Grup Mülakatı Mülakat Türleri En az 4 en fazla 8 kişi ile organize edilmesi uygun olan grup mülakatlarında, belirli bir konu veya örnek olay verilerek, adayların öncelikle 5 -10 dakika kendi aralarında bir ekip çalışması gerçekleştirmeleri, sonrasında da sunum yaparak kendilerini ifade etmeleri beklenmektedir. Mülakat sırasında adayların iletişim, ikna, algılama & problem çözme, takım çalışmasına yatkınlığı vb. yetkinlikleri değerlendirilir.

Mülakat Türleri Neden Grup Mülakatı Kullanalım? İlgili pozisyona birden fazla personel alımı planlanıyorsa mülakatların ilk aşamasında grup mülakatı tercih edilebilir. Grup mülakatı sırasında vaka çalışması, role play uygulamaları gerçekleştirilebilir. Tecrübesiz yeni mezun veya yetiştirilmeye yönelik aday alımı planlanan pozisyonlarda, sürecin ilk aşamasını çoğunlukla grup mülakatı oluşturur.

Mülakat Türleri Genel Mülakat – Yetkinlik Bazlı Mülakat Farkı Genel Mülakat : Bilgiyi ölçer Yetkinlik Bazlı Mülakat : Davranışı sorgular Yetkinlik Bazlı Mülakatlar; Gözlemlenebilir, ölçülebilir bir eylem cümlesidir. Davranış odaklıdır. Yetkinlikler sektörler arasında ve hatta aynı sektör içindeki şirketlere göre farklılık gösterebilir. Etkin bir mülakat en fazla 45 dk – 1 saat arası sürdürülmelidir.

Mülakat Türleri Yetkinlik Bazlı Mülakat En doğru personeli seçebilmek için, bir yetkinlik modeline dayanarak, mülakat sırasında adayların yetkinliklerini somut davranışsal kanıt elde ederek değerlendirilmeleri için gerçekleştirilen mülakatlar yetkinlik bazlı mülakatlardır.

Yetkinlik Nedir? İşi yapmak için gerekli olan, ya da yüksek performanslı çalışanı ortalama performanslı çalışandan farklılaştıran her beceri, bilgi ve davranışsal özelliğe yetkinlik diyoruz. Yetkinlikler işin, sektörün ve kurumun özelliklerine göre değişebilir. Neden Yetkinlik Bazlı Mülakat Kullanalım? Yaşanmış gerçek delillerden yola çıkarak, davranışlara ve performansa ait kanıt yakalamak için yetkinlik bazlı mülakat tercih edilir. Doğru insan – doğru iş Daha düşük oranda personel devri Eğitim & Gelişim ihtiyaçlarının daha iyi tanımlanması Daha iyi performans Yanlış insanın işe almak min. 5 kat maliyet yaratmaktadır.

Yetkinlik Bazlı Mülakat Teknikleri İstenilen Yetkinlikler paylaşıldığı zaman her şey yolunda, peki yetkinlikler tanımlanmadığında ne yapmalıyız? Mevcut değilse, öncelikle iş tanımı yaratılmalı Pozisyonu ortaya çıkaran nedenler & amaçlar ve pozisyonun ana sorumluluk alanları ile birlikte yetkinlikler tanımlanmalıdır. v. Hangi alanlarda sonuç üretmesi bekleniyor? v. Sorumlu olduğu görev grupları nelerdir?

Mülakatlarda Çoğunlukla Aranılan Yetkinlikler ØMüşteri Odaklılık Ø Çözüm Odaklılık Ø Dayanıklılık (Esneklik) Ø İlişki Yönetimi ØStratejik Bakış Açısı Ø Sonuç Odaklılık Ø Değişim Cesareti Ø Organizasyonel Farkındalık

Örnek Yetkinlik Aranan Yetkinlik Yetkinliğin Tanımı Satış Odaklılık Müşteri ile gerçekleşen her türlü bağlantıda satış fırsatları arar ve ürün satış sürecinde müşteriyi ikna eder. Ø Müşteri ihtiyaçlarını kavramak ve satış fırsatlarını ortaya çıkartmak için etkili sorular sorar ve müşteriyi yönlendirir. Beklenen Davranışlar ØMüşteri ihtiyaçlarını tespit eder; müşteri ihtiyacını karşılayacak en uygun ürünü/hizmeti belirler ve müşteriye sunar. ØMüşterilere yeni ürün ve hizmet sunmak için fırsatlar yaratır, çağrıları satış fırsatlarına dönüştürür. ØÜrün/hizmet özelliklerini ve müşteriye sağlayacağı yararları açık ve etkili bir şekilde müşteriye aktarır ve ikna eder.

Yetkinlik Bazlı Mülakat – STAR Tekniği Situation Task Attitude …. . ile ilgili bir projenizden bahsedebilir misiniz? …. . ile ilgili geçmiş bir deneyiminizi anlatır mısınız? Neler yaptınız? Hangi sorumlukları üstlendiniz? Nasıl yaptınız? Hangi yaklaşımı/yöntemi kullandınız? Ne sonuçlar elde ettiniz? Nasıl sonuçlandı? Result

Yetkinlik Bazlı Sorulara Verilen Bazı Yanıtlar Aday Ø “Ben şöyle ………. demiştim” Ø “Genellikle şöyle ……yaparım” Ø “İleride şöyle. . yapmayı planlıyorum” Ø “Şöyle……. yapılmalı” Ø “Müşterilerimin bir çok sorununu çözerdim” Nelere Dikkat Edilmeli? Ø Veriler inandırıcı mı? Ø Sergilenen davranış göstergeleri duruma özel mi yoksa genellenebilir nitelikte mi? TAM KANIT EKSİK KANIT GEÇERSİZ KANIT

Örnek Yetkinlik Soruları DURUM: Herhangi bir problemle karşılaştığınız ve çözmek durumunda kaldığınız bir olayı ve süreci paylaşır mısınız? Üretimi yapılan kapı kilitlerinde parçalardan birinde sıkıntı vardı, sürekli kırılma şikayeti geliyordu. AKSİYON: Ne yaptınız? Parçada nelerin sorun oluşturabileceğine baktım, fiziksel nedenleri belirlemek için ölçümlemelerini yaptım ancak ölçüden kaynaklı bir sıkıntı yoktu. Ürünün dayanıklılığı dolayısıyla proses veya hammaddede sıkıntı olabilirdi, bu nedenle kendi prosesleri ve hammadde için gerekli testleri yapmaları için tedarikçimize bilgi verdim. Test sonuçları parçanın değişen hava koşullarında mukavemetini kaybettiğini ve kırıldığını gösteriyordu, bu durumda yeni hammadde seçiminde üretim ve tedarikçi ile birlikte karar verdik. TAKİP: Hammadde seçimine nasıl karar verdiniz? Benzer ürünler için kullanılan hammadde standartlarını araştırdım, tedarikçi ve hammadde giriş kalite ile bilgileri paylaştım, gerekli diğer çalışmaları onlar yürüttüler. SONUÇ: Sonuç ne oldu? Kırılmayan kilit parçasını oluşturduk ve aynı nedenle tekrar şikayet almadık.

MÜLAKAT HATALARI • • • Önyargı ve kalıp yargılar Yönlendirici sorular sorma Hep görüşmecin konuşması Adayların yeterli ve doğru bilgi vermemeleri Yakın gördükleri adayları daha olumlu değerlendirme eğilimi Erken karar vermek Olumsuz yönlere önem verme İşe alma baskısı Adayların sözel olmayan davranışlarının etkisinde kalma Dinleme engelleri

İşe Alım Sürecinde Referans Kontrolü Referans kontrolü işe alım sürecinin son aşaması olarak değerlendirilmektedir. Tüm süreçlerde olumlu olarak ilerleyen adaylardan genellikle son çalışmış olduğu işyerinden olmak üzere az 2 yönetici referansı istenir. Aday işyerinde halihazırda çalışmaya devam ediyorsa ve iş aradığından kurumu haberdar değilse (ki %70 böyle olur) bir önceki çalıştığı firma yöneticileri referans olarak istenebilir. Adayın daha önce hiç iş tecrübesi yoksa, yaptığı stajlar, katıldığı projeler ve organizasyonlardaki yöneticileri referans olarak istenilebilir. Referans kontrolünü gerçekleştirirken, • Sormak istediğiniz soruları mutlaka önceden belirleyin, • Referans almak istediğiniz kişinin müsaitlik durumunu mutlaka sorun, • Sorularınız net ve anlaşılır olsun.

İşe Alım Sürecinde Referans Kontrolü Örnek Referans Kontrol Formu

SAĞLIK KONTROLÜ VE DİĞER İŞLEMLER • • • Sağlık muayenesi, adayların fiziksel ve ruhsal bakımdan sağlık durumlarının değerlenmesi amacıyla yapılır. Duruma göre, çok genel sağlık muayeneleri ile yetinilebileceği gibi daha kapsamlı ve ayrıntılı sağlık kontrolleri de yaptırılabilir. Sağlık muayeneleri, işe alma kararı ve teklifinden önce veya sonra yaptırılabilmektedir.

İŞ TEKLİFİ • • • Seçim kararının yürürlüğe konulması, ilgili adayların kabullerine de bağlı olduğundan; bu aşamayı, “kimlere işe alma teklifi yapılacağına karar vermek” olarak tanımlayabiliriz. Bu kararda amaç, işe en uygun adayların seçilmesidir.

İŞE YERLEŞTİRME • • İŞE YERLEŞTİRME İşe alınma/seçim kararının kesinleşmesinden ve gerekli diğer işlemlerden sonra, seçilen çalışanlar belirlenen işlere yerleştirilirler. Yeni çalışanların işe yerleştirilmesinde (placement) temelde biçimsel ve biçimsel olmayan yaklaşımlardan söz edilebilir. Biçimsel olmayan yaklaşımda, adaylar doğrudan seçildikleri işe başlatılır. Bu uygulamada, yeni çalışanlar, iş arkadaşlarıyla tanıştırılıp işleri tanıtılarak işe başlatılır. Biçimsel yaklaşımda ise, yeni çalışanlar, genellikle kapsam ve süre açısından değişebilen bir oryantasyon programından sonra işe başlatılır.

İşe Alım Süreci Mülakat Öncesi Mülakat Anı Kapanış Özgeçmişi İncelemek önemlidir. Pozisyonun ana sorumluluk alanlarını anlatarak; Bir sonraki adımın nasıl olacağı ve kendisine nasıl destek vereceğimiz hakkında bilgi verilmeli, • Tarih boşlukları • Faaliyette olmayan firmalar • Seminerler • Proje çalışmaları • İlerleme fırsatı vermeyen iş değişiklikleri • Ünvanlar Daha önceki iş/ staj/ proje tecrübelerinden bu ana sorumluluk alanlarına ait karşılık gelebilecek deneyimleri olup olmadığını sorulur. Motivasyon Soruları • Neden ayrılmış? • Ne beğeniyor ? & Ne beğenmiyor? • Neden tatmin oluyor? & Neden olmuyor? Adayın sorularını cevaplanmalı, Teşekkür ve çıkışa kadar adaya refakat edilmeli. Mülakat Sonrası Değerlendirmenizi mülakattan hemen sonra yapın. • Yetkinlikleri ayrı değerlendirin. • Somut örnekleri baz alın. • Adayla ilgili kararınızı verin.

Mülakat Sırasında Başa Çıkılması Zor Durumlara Örnekler Aday nasıl cevap verilmesi gerektiğinden emin değil. ü“Nasıl, ne zaman, kiminle” sorularını sorun basit cevaplar isteyin. Bilgiyi dağınık bir şekilde veriyor. ü“Sırayı anladığımdan emin değilim, lütfen bir kez daha özetleyin” Aday hatırlamadığını söylüyor. üBir fikir verin, diyalogu yeniden kurun “O zaman sürecinde yaptığınız başka bir şey var mıydı? ” Aday rahat değil. Adayı, “bu tam öğrenmek istediğim bilgi” şeklinde ödüllendirin, gaz verin: )

Aday Koltuğuna Oturduğumuzda Nelere Dikkat Etmeliyiz? Özgeçmiş Hazırlama Süreci Kişisel Bilgileriniz, Eğitim Bilgileriniz, İş Tecrübeleriniz , Aldığınız Eğitimler ve Hobileriniz sırasıyla açık, net ve anlaşılır olmalı. İş Başvuru Süreci Kariyer Portalleri, Firmaların kendi web sitelerinden vb. kanallardan başvuru yaparken mutlaka iş tanımını dikkatlice okuyarak, kendinize uygun olduğunu düşündüğünüz pozisyona başvuru gerçekleştirin. İlk İzlenim Görüşme gününden önce mutlaka firma web sitesini inceleyerek faaliyet alanlarını araştırın. Kurumsal ve ciddi bir firmaysa kıyafetiniz daha resmi, daha esnek bir kurum imajı varsa bu doğrultuda kıyafet tercihinizi yapın. Olumlu tonlar, Siyah, Krem tonları ve lacivert renklerdir. İletişim Her Şeyin Temeli İletişim mülakatın temelini oluşturur. Ancak her konuda olduğu gibi bu konuda da aşırıya kaçmamak önemli. Sempatik görünmek adına sürekli gülümsemek, güven vermek adına bilmediğiniz bir konuda uzman(mış) gibi görünmek, olumlu olarak çizmek istediğiniz portrenin aksine ters etki yaratacaktır. Sadece Dinleyici Olmayın Görüşme sırasında karşı tarafı dikkatlice dinleyin ve siz de sorular sorun. (Kime raporlayacağınız, yan haklar, iş tanımından beklentiler vb. ) Tamamlayıcı Konular Özgeçmişinize yazdığınız her şeyi gerçekten yaptığınızdan emin olun. Nasılsa sormazlar diyerek özgeçmişinize yazdığınız ancak üye olmadığınız bir sivil toplum kuruluşu ile ilgili sorular gelebilir Aşırıya kaçmamak koşuluyla göz kontağı kurmak ve el sıkışınızın kendinden emin olması da pozitif bir etki yaratacaktır.

TEŞEKKÜRLER

Sertifika Sınavı Süre : 10 DK