Nowe wymogi wobec dokumentacji SWKJ KKN Warszawa 23
Nowe wymogi wobec dokumentacji SWKJ KKN – Warszawa 23. 01. 2018 Anna Stasiak – kontroler KKN 1
Wykaz zagadnień 1. Przegląd źródeł wymogów wobec SWKJ 2. Wymogi wg ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (UBOR) 3. Wymogi wg MSKJ 1 4. Wymogi wg KSRF/MSB 220 5. Podsumowanie wymogów w sprawie skalowalności 2
Przegląd źródeł wymogów wobec SWKJ 3
Przegląd źródeł wymogów wobec SWKJ Lp. 1 Wymóg (grupa wymogów) Źródło wymogów UOBR MSKJ 1 Uwagi MSB 220 Opracowanie i wdrożenie systemu wewnętrznej kontroli jakości zgodnie z krajowymi standardami Art. 50 ust. 1, art. 65 kontroli jakości, obejmującego w ust. 1 art. 64 ust. 1 szczególności polityki, procedury pkt 3 oraz rozwiązania, a także mechanizmy, o których mowa w art. 64 4
Przegląd źródeł wymogów wobec SWKJ 2 Opracowanie zasad i procedur kontroli jakości; stosowanie i przestrzeganie odpowiednich wymogów uwzględniających: § 16 -17 § 13 -15 1) obowiązki kierownictwa związane z zapewnianiem Art. 50 ust. 4, art. 66 ust. § 18 -19 jakości w firmie 1 i 2 2) odpowiednie wymogi etyczne § 2 -4 § 8 Art. 64 ust. 1 pkt 1) lit. a) § 20 -25 § 9 -11 3) akceptacja i kontynuacja współpracy z klientem oraz szczególnych zleceń 4) zasoby ludzkie (w tym m. in. wyznaczanie zadań kluczowemu biegłemu rewidentowi) Art. 70 ust. 1, art. 74 § 26 -28 § 12 -13 Art. 64 ust. 1 pkt 1) lit. b) § 29 -31 § 14 5) przeprowadzenie zlecenia 6) nadzorowanie 7) dokumentacja Art. 66 ust. 1 i 3, art. 69 § 32 -47 ust. 1 i 4, art. 74 ust. 2, art. 75 Art. 50 ust. 2 i 3 § 48 -56 Art. 50 ust. 3, art. 67 ust. § 57 -59 1 i ust. 7 -8 § 15 -22 § 23 § 24 -25 5
Wymogi wobec dokumentacji SWKJ wg ustawy 6
Wymogi ustawy dotyczące udokumentowania opracowania i wdrożenia SWKJ (wg art. 50 ust. 1) Opracowany w formie pisemnej SWKJ zgodny z MSKJ 1 i KSRF/MSB 220 – art. 50 ust. 1, zawierający: 1) polityki, procedury oraz rozwiązania wskazujące sposób pozyskania dowodów potwierdzających działanie każdego z 6 elementów systemu kontroli jakości określonego w MSKJ 1 i art. 64 2) polityki i procedury zapewniające skuteczne działanie mechanizmów określonych w art. 64 Wymogi wobec FA 7
Wymogi ustawy dotyczące udokumentowania dostosowanie SWKJ do wielkości i rodzaju działalności i rodzaju badanych jednostek ( wg art. 65 ust. 1) Sporządzana w formie pisemnej dokumentacja SWKJ, zawierająca: Ø polityki Ø procedury Ø rozwiązania organizacyjne i mechanizmy wewnętrznej kontroli jakości dostosowane do wielkości i rodzaju prowadzonej działalności oraz wewnętrznej organizacji FA, w tym do rodzaju i wielkości badanych jednostek Przeprowadzenie zlecenia 8
Wymogi ustawy dotyczące udokumentowania rozwiązań organizacyjnych w zakresie niezależności FA i BR (wg art. 64 ust. 1 pkt. 3) 1. Opis procedury uzyskiwania poświadczeń o niezależności FA oraz BR działających w jej imieniu wraz z procedurą informowania w przypadku utraty takiej niezależności 2. Wskazanie osoby (osób, działu) odpowiedzialnej w FA w zakresie potwierdzania niezależności 3. Opis procedury dotyczącej postępowania w przypadku incydentów mogących mieć poważne skutki dla rzetelności czynności podejmowanych przez FA lub BR działających w jej imieniu w zakresie badania oraz sposobu dokumentowania takich incydentów Przeprowadzenie zlecenia 9
Wymogi ustawy dotyczące udokumentowania wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za SWKJ (wg art. 50 ust. 4) 1. Wskazanie BR odpowiedzialnego za SWKJ w FA, może to być, np. : Ø Uchwała zarządu ? ? Ø Uchwała partnerów bądź wspólników ? ? Ø Zapis wprost w SWKJ ? ? 2. Potwierdzenie BR o przyjęciu tej odpowiedzialności, np. : ? ? Ø Oświadczenie BR o przyjęciu odpowiedzialności i włączone do akt osobowych Ø Potwierdzenie na dokumencie powierzającym zadania Ø Zapis wprost w SKWJ Obowiązki kierownictwa związane z zapewnieniem jakości 10
Wymogi ustawy dotyczące udokumentowania wyznaczenia kluczowego BR oraz zapewnienia odpowiednich zasobów ( wg art. 66 ust. 1 i 2) 1. Wskazanie osoby odpowiedzialnej w FA za przydział personelu do przeprowadzanych badań 2. Potwierdzenie przez osobę z pktu 1, wskazania kluczowego BR i zespołu do przeprowadzenia danego zlecenia 3. W składzie zespołu badającego przypisanie kluczowego BR spełniającego wymóg niezależności i posiadającego wiedzę, czas, kompetencje w zakresie umożliwiającym właściwe przeprowadzenie badania 4. W strategii badania wskazanie zespołu badającego wraz z przypisaniem prac rewizyjnych Obowiązki kierownictwa związane z zapewnieniem jakości 11
Wymogi ustawy dotyczące udokumentowania obowiązków wobec zapewnienie niezależności i obiektywizmu BR ze strony FA ( wg art. 64 ust. 1 pkt 1) lit. a)) Ustalenie procedury zapewniającej aby właściciele, wspólnicy (w tym komplementariusze) lub udziałowcy (akcjonariusze), członkowie zarządu lub innego organu zarządzającego, członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego FA lub podmiotu powiązanego z FA nie ingerowali w przeprowadzanie badania w sposób zagrażający niezależności lub obiektywizmowi BR przeprowadzającego badanie w imieniu FA, może to nastąpić np. poprzez: Ø Oświadczenia składane przez w/w osoby np. raz do roku, że potwierdzają iż są świadomi, że w celu zapewnienia niezależności i obiektywizmu BR przeprowadzającego badanie w imieniu FA, nie będą ingerowali w przeprowadzanie badania ? ? Ø Zapewnienie w SKWJ, że powyższe osoby składają stosowne oświadczenia w zakresie opisanym powyżej ? ? Wymogi etyczne 12
Wymogi ustawy dotyczące udokumentowania limitu przychodów FA dla badanej jednostki a kontynuowanie badania ( wg art. 70 ust. 1) 1. Sporządzona dokumentacja klienta zawierająca dane wymagane w art. 67 ust. 3 2. Zabezpieczenia ustanowione w przypadku niespełnienia wymogu określonego w art. 70 ust. 1 UOBR (40% przychodów) ? ? Akceptacja i kontynuacja współpracy z klientem 13
Wymóg ustawy dotyczący udokumentowania sporządzenia dokumentacji klienta ( wg art. 67 ust. 3) – dla potrzeb art. 70 ust. 1 FA sporządza dokumentację klienta, która zawiera: 1. nazwę i adres klienta oraz miejsce prowadzenia działalności 2. rodzaj sprawozdań finansowych klienta podlegających badaniu 3. akta badań wykonanych lub wykonywanych na rzecz danego klienta 4. listę usług wykonanych lub wykonywanych na rzecz danego klienta 5. całkowite wynagrodzenie za badanie przewidziane umową o badanie, faktyczne wynagrodzenie za badanie otrzymane w każdym roku obrotowym, całkowite wynagrodzenie za poszczególne usługi inne niż badanie przewidziane w umowie o wykonanie danej usługi oraz wynagrodzenie otrzymane z tytułu poszczególnych usług innych niż badanie w każdym roku obrotowym 6. procentowy udział wszystkich wynagrodzeń otrzymanych od danego klienta w danym roku obrotowym w całkowitych przychodach rocznych firmy audytorskiej Akceptacja i kontynuacja współpracy z klientem 14
Wymogi ustawy dotyczące udokumentowanie obowiązku dla FA i kluczowego BR przed przyjęciem lub kontynuowaniem zlecenia ( wg art. 74) 1. Oświadczenie o niezależności FA i kluczowego BR spełniające wymagania art. 6973 (składane przed przyjęciem zlecenia i przed przystąpieniem do badania) 2. Oświadczenie o niezależności zawiera klauzulę o treści: „ Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia” 3. W przypadku zagrożenia niezależności zastosowane zabezpieczenia potwierdzone stosownymi dowodami 4. Udokumentowanie akceptacji i przyjęcia zlecenia badania zgodnie z SKWJ 5. Wyznaczenie, przez osobę odpowiedzialną w FA do ustalania zespołu badającego, składu zespołu kompetentnych pracowników wraz z kluczowym BR, który posiada uprawnienia do przeprowadzania obowiązkowych badań sprawozdań finansowych uzyskane w państwie UE, w którym wymagane jest badanie, w tym wpis do odpowiednich rejestrów biegłych rewidentów, prowadzonych w państwie UE wymagającym badania Akceptacja i kontynuacja współpracy z klientem 15
Wymogi ustawy dotyczące udokumentowania obowiązków wobec pracowników i innych osób biorących bezpośredni udział w badaniu (wg art. 64 ust. 1 pkt 1) lit. b)) 1. Wyznaczenie przez osobę odpowiedzialną w FA do ustalania zespołu badającego, składu zespołu badającego posiadającego odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie przydzielonych im obowiązków wraz z wyznaczeniem kluczowego BR 2. W strategii badania wskazanie zespołu badającego wraz z przypisaniem prac rewizyjnych 3. Oświadczenie o niezależności zespołu badającego, FA i kluczowego BR spełniające wymagania art. 69 -73 4. W przypadku badania JZP, udokumentowanie rotacji FA i kluczowego BR potwierdzające możliwość przeprowadzenia badania Zasoby ludzkie 16
Wymogi ustawy dotyczące udokumentowania obowiązku wyznaczenia do badania kluczowego BR oraz obowiązku czynnego udziału BR w badaniu (wg art. 66 ust. 1 i 3) 1. Wskazanie osoby odpowiedzialnej w FA za przydział personelu do przeprowadzanych badań 2. Potwierdzenie przez osobę z pktu 1, wskazania kluczowego BR 3. Oświadczenie o niezależności kluczowego BR spełniające wymagania art. 69 -73 oraz posiadającego wiedzę, czas i kompetencje w zakresie umożliwiającym właściwe przeprowadzenie badania 4. Wyznaczenie składu zespołu badającego 5. W strategii badania wskazanie zespołu badającego wraz z przypisaniem prac rewizyjnych Na stronie internetowej PIBR: https: //www. pibr. org. pl/pl/pytania-i-odpowiedzi-doustawy#pytanie-do-ustawy-32 jest zamieszczone wyjaśnienie w zakresie „czynnego” udziału BR w procesie badania Przeprowadzenie zlecenia 17
Wymogi ustawy dotyczące udokumentowania przestrzegania zasad etyki zawodowej i niezależności (wg art. 69 ust. 1 i 4, art. 74 ust. 2, art. 75) 1. Oświadczenia o niezależności FA i kluczowego BR spełniające wymagania art. 6973 (składane przed przyjęciem zlecenia i przed przystąpieniem do badania) zawierające klauzulę o treści: „ Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia” 2. W przypadku zagrożenia niezależności zastosowane zabezpieczenia potwierdzone stosownymi dowodami 3. Składane raz do roku pisemne oświadczenie dotyczące przestrzegania wprowadzonych przez FA zasad i procedur niezależności oraz wymagań etycznych 4. Zaświadczenia BR o odbytych obligatoryjnych szkoleniach 5. Oświadczenia, składane przez osoby wymienione w art. 75, np. raz do roku, że potwierdzają iż są świadomi, że w celu zapewnienia niezależności i obiektywizmu BR przeprowadzającego badanie w imieniu FA, nie będą ingerowali w przeprowadzanie badania ? ? Przeprowadzenie zlecenia 18
Wymogi ustawy dotyczące udokumentowania monitoringu i corocznej oceny SWKJ ( wg art. 50 ust. 2 i 3) 1. Określenie częstotliwości i zakresu wykonywania inspekcji, w tym inspekcję co najmniej jednego zakończonego zlecenia dla każdego BR odpowiedzialnego za zlecenie 2. Określenie osoby wykonującej inspekcję (osoba wykonująca zlecenie lub przeprowadzająca kontrolę jakości wykonania zlecenia nie może brać udziału w inspekcji) 3. Potwierdzenie wykonania inspekcji 4. Potwierdzenie corocznego wykonania oceny SWKJ wraz z zaleceniami odpowiednich działań naprawczych wobec stwierdzonych słabości 5. Udokumentowanie podjętych działań naprawczych, takich jak np. : przeprowadzenie szkoleń, zmian zasad i procedur dotyczących kontroli jakości czy podjętych działań dyscyplinarnych w stosunku do osób nie przestrzegających zasad i procedur SKWJ a szczególnie wobec czyniących to w sposób notoryczny 6. W przypadku małych FA, szczególnie jednoosobowych działalności gospodarczych, określenie jakie warunki winna spełniać osoba bądź firma przeprowadzająca inspekcję 7. Archiwum dokumentacji Nadzorowanie 19
Wymogi ustawy dotyczące udokumentowania archiwizacji dokumentacji ( wg art. 67 ust. 1 i ust. 7 -8) Określenie terminów związanych z archiwizacją dokumentacji, takich jak: Ø przez okres nie krótszy niż 5 lat dokumentację dotyczącą: § naruszeń przepisów ustawy lub rozporządzenia nr 537/2014 oraz skutków tych naruszeń § środków podjętych w celu: a) przeciwdziałania naruszeniom, o których mowa w pkt 1 b) zmiany SWKJ: Ø przez okres nie krótszy niż 5 lat od daty zamknięcia akt badania lub wykonania innej usługi niebędącej badaniem dokumentację klienta, na rzecz którego wykonane było badanie lub wykonana była usługa inna niż badanie Ø przechowuje dokumentację wszystkich przekazanych jej skarg pisemnych, które dotyczyły przeprowadzonych badań, przez co najmniej 5 lat od daty ich wniesienia Dokumentacja 20
Wymogi wobec dokumentacji SWKJ wg MSKJ 1 21
Wymogi MSKJ 1 dotyczące udokumentowania w zakresie stosowania i przestrzegania odpowiednich wymogów ( wg par. 13 -15) 1. Wykaz pracowników FA odpowiedzialnych za opracowanie i stosowanie SKJ 2. Oświadczenie w/w pracowników o zapoznaniu się z całością MSKJ 1, w tym z materiałami dotyczącymi zastosowania i innymi materiałami objaśniającymi 3. Oświadczenie w/w pracowników, że zrozumieli cel standardu i właściwie stosują zawarte w nim wymogi 4. W preambule do SWKJ, oświadczenie FA o tym, że przestrzega każdego zawartego w nim wymogu, a w przypadku gdy któryś z wymogów nie ma zastosowania, informacja które z wymogów nie są stosowane 5. W preambule do SWKJ, jeśli to zasadne, informacja o wystąpieniu szczególnych okoliczności, dla których opracowano dodatkowe zasady i procedury wraz z podaniem celu dla którego zostały opracowane Np. w przypadku jednoosobowej FA nie zatrudniającej pracowników, nie będą miały zastosowania wymogi w dotyczące zasad i procedur doboru odpowiednich pracowników do zespołu wykonującego zlecenie, odpowiedzialności za kontrolę i corocznego komunikowania wyników nadzorowania partnerom z firmy odpowiedzialnym za zlecenie Opracowanie zasad i procedur 22
Wymogi MSKJ 1 dotyczące udokumentowania elementów systemu kontroli jakości (wg par. 16 -17) 1. W preambule do SWKJ są wymienione te elementy SWKJ, które mają zastosowanie w danej FA 2. FA posiada SWKJ w formie spisanych zasad i procedur 3. Udokumentowane spotkanie z pracownikami FA na którym zakomunikowano zasady i procedury opisane w SWKJ oraz cele do osiągnięcia wynikające ze stosowania SWKJ. Poinformowanie także o możliwości przekazywania poglądów i obaw w kwestii kontroli jakości 4. Podpisana przez pracowników lista ze spotkania o którym mowa w pkcie 3 wraz z klauzulą, że pracownicy zostali poinformowani o indywidualnej odpowiedzialności za zapewnienie jakości oraz przestrzegania zasad i procedur SWKJ 5. Oświadczenia indywidualne pracowników o zapoznaniu się z SWKJ i zobowiązaniu się do przestrzegania SWKJ 6. Wyznaczenie osoby, która będzie zbierała przekazywane przez pracowników opinie o SWKJ Opracowanie zasad i procedur 23
Wymogi MSKJ 1 dotyczące udokumentowania obowiązków kierownictwa z zapewnieniem jakości w firmie ( wg par. 18 -19) 1. Oświadczenie kierownictwa złożone w SWKJ, że przyjął ostateczną odpowiedzialność za SKJ FA 2. Promowanie kultury jakości poprzez działania i komunikaty przekazywane w trakcie szkoleń, spotkań, materiałach wydawanych przez firmę, oświadczeniach zamieszczanych na stronie internetowej (misja, wizja FA) 3. Arkusze ocen, w których dodatkowe oceny są przyznawane za jakość dokumentacji ? ? 4. Dodatkowe wynagrodzenia dla pracowników i kierownictwa za osiągnięcia w zakresie wyników związanych z jakością działań podjętych dla osiągnięcia wysokiej jakości świadczonych usług ? ? 5. Przeznaczenie środków na rozwój szkoleń, dokumentację i narzędzia wspomagające kontrolę jakości ? ? 6. Ustanowione kary za nieprzestrzeganie zasad i procedur jakości ? ? 7. Wyznaczenie BR odpowiedzialnego z SWKJ Obowiązki kierownictwa 24
Wymogi MSKJ 1 dotyczące udokumentowania przestrzegania przez FA i jej personel odpowiednich wymogów etycznych (wg par. 20 -24) 1. Dostępny dla pracowników wykaz klientów dla których FA świadczy usługi badania oraz inne mające wpływ na niezależność 2. Potwierdzenie aktualizacji wykazu klientów 3. Oświadczenia o niezależności zespołu wyznaczonego do badania, FA i kluczowego BR spełniające wymagania art. 69 -73 (składane przed przyjęciem zlecenia i przed przystąpieniem do badania). Oświadczenia składane do każdego badania 4. Oświadczenia o niezależności zawiera klauzulę o treści: „ Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia” 5. W przypadku zagrożenia niezależności zastosowane zabezpieczenia potwierdzone stosownymi dowodami 6. Składane przez wszystkich pracowników, raz do roku, pisemne oświadczenie dotyczące przestrzegania wprowadzonych przez FA zasad i procedur niezależności oraz wymagań etycznych 7. Sporządzona dokumentacja klienta zawierająca dane wymagane w art. 67 ust. 3 UOBR 8. Zabezpieczenia ustanowione w przypadku niespełnienia wymogu określonego w art. 70 ust. 1 UOBR (% przychodów) Wymogi etyczne 25
Wymogi MSKJ 1 dotyczące udokumentowania odpowiednich wymogów etycznych dotyczących zagrożenia zażyłości ( wg par. 25 - bez JZP) 1. Ustalone kryteria rotacji personelu wyższego szczebla 2. Ustalone kryteria obowiązku przeprowadzenia kontroli jakości wykonania zlecenia 3. Dokument potwierdzający przeprowadzenie kontroli jakości zlecenia Wymogi etyczne 26
Wymogi MSKJ 1 dotyczące udokumentowania dotyczące akceptacji i kontynuacji współpracy z klientem oraz szczególnych zleceń (wg par. 26 -28) 1. Wykaz branż w ramach których firma przeprowadza badania – posiada personel o odpowiednich kompetencjach i ma dostęp do ekspertów z określonych branż 2. Potwierdzenie kompetencji personelu oraz osób przeprowadzających kontrolę jakości zlecenia w zakresie wiedzy o branżach wraz z doświadczeniem w zakresie regulacji prawnych i sprawozdawczości 3. Terminarz w zakresie prowadzonych zleceń 4. Wykaz branż dla których nie przyjmuje zleceń 5. Arkusz przyjęcia i akceptacji nowego bądź kontynuacji współpracy z obecnym klientem ? ? 6. Potwierdzenie zebrania informacji o kliencie, branży, uczciwości kierownictwa klienta 7. Podsumowanie badania za poprzedni okres, z którego wynika możliwość dalszej współpracy z klientem kontynuującym zlecenie ? ? 8. Odpowiedź od poprzedniej FA, doradców prawnych czy osoby z branży 9. Wycinki prasowe, informacje z baz danych i internetu ? ? 10. Oświadczenia o niezależności 11. Zatwierdzenie przyjęcia zlecenia zgodnie z SWKJ Akceptacja i kontynuacja współpracy z klientem 27
Wymogi MSKJ 1 dotyczące udokumentowania zatrudniania odpowiednich pracowników ( wg par. 29 -31) 1. Regulaminy pracy i przyjmowania pracowników zapewniające przyjęcie pracowników o odpowiednich kompetencjach (np. studia kierunkowe, doświadczenie w branżach w których FA wykonuje badania, rekomendacje i polecenia), regulaminy wynagradzania i awansowania oraz rozwoju kariery 2. Zaświadczenia o odbytych obligatoryjnych, podatkowych czy specjalistycznych szkoleniach ? ? 3. Wyznaczenie przez osobę odpowiedzialną w FA do ustalania zespołu badającego, składu zespołu badającego posiadającego odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie przydzielonych im obowiązków wraz z wyznaczeniem kluczowego BR 4. W strategii badania wskazanie zespołu badającego wraz z przypisaniem prac rewizyjnych 5. Oświadczenia o niezależności zespołu badającego, FA i kluczowego BR spełniające wymagania art. 69 -73 6. W przypadku badania JZP, udokumentowanie rotacji FA i kluczowego BR potwierdzające możliwość przeprowadzenia badania 7. Potwierdzenie przedstawienia tożsamości i roli BR kierownictwu klienta Zasoby ludzkie 28
Wymogi MSKJ 1 dotyczące udokumentowania przeprowadzenia zlecenia (wg par. 32 -47) 1. Promowanie spójności w zakresie jakości wykonania zlecenia poprzez: przyjęcie do stosowania papierowych lub elektronicznych dokumentacji a także specjalistycznych materiałów dotyczących branży 2. Potwierdzenie wykonania nadzoru i przeglądu wykonanej pracy 3. Sporządzone notatki ze spotkań omawiające znaczące sprawy 4. Udokumentowanie konsultacji znaczących, trudnych, spornych, merytorycznych spraw z innymi osobami w firmie bądź doradcami i specjalistami czy innymi FA wraz z wnioskami wynikającymi z konsultacji 5. Potwierdzenie wykonania kontroli jakości zlecenia zgodnie z kryteriami określonymi w SWKJ (dyskusja z BR na temat znaczących spraw, przegląd sprawozdań finansowych lub innych informacji dotyczących zlecenia, przegląd znaczących osądów dokonanych przez zespół wraz z wyciągniętymi wnioskami, ocena sformułowanych podczas badania wniosków wraz z potwierdzeniem, że zaproponowane sprawozdanie jest odpowiednie) Przeprowadzanie zlecenia 29
Wymogi MSKJ 1 dotyczące udokumentowania przeprowadzenia zlecenia (wg par. 32 -47) 6. Potwierdzenie, że przeprowadzona kontrola jakości zlecenia została wykonana w dacie lub przed datą wydania sprawozdania BR 7. Potwierdzenie przez osobę wykonującą przegląd jakości zlecenia, że nie są jej znane żadne nierozwiązane sprawy, które kazałyby jej sądzić, że znaczące osądy wydane przez zespół oraz wyciągnięte wnioski nie są odpowiednie 8. Potwierdzenie kompetencji i obiektywizmu osoby przeprowadzającej kontrolę jakości niezakończonego zlecenia 9. Potwierdzenie zakończenia kompletowania akt w ciągu 60 dni od daty sprawozdania biegłego rewidenta ? ? Przeprowadzanie zlecenia 30
Wymogi MSKJ 1 dotyczące udokumentowania nadzorowania ( wg par. 48 -56) 1. Określenie częstotliwości i zakresu wykonywania inspekcji, w tym inspekcję co najmniej jednego zakończonego zlecenia dla każdego BR odpowiedzialnego za zlecenie 2. Ustalenie osoby odpowiedzialnej za proces nadzorowania posiadającej wystarczające i odpowiednie doświadczenie 3. Określenie osoby wykonującej inspekcję (osoba wykonująca zlecenie lub przeprowadzająca kontrolę jakości wykonania zlecenia nie może brać udziału w inspekcji) 4. Potwierdzenie wykonania inspekcji 5. Potwierdzenie corocznego wykonania oceny SWKJ wraz z zaleceniami odpowiednich działań naprawczych wobec stwierdzonych słabości 6. Udokumentowanie podjętych działań naprawczych, takich jak np. : przeprowadzenie szkoleń, zmian zasad i procedur dotyczących kontroli jakości czy podjętych działań dyscyplinarnych w stosunku do osób nie przestrzegających zasad i procedur SKWJ a szczególnie wobec czyniących to w sposób notoryczny 7. W przypadku małych FA, szczególnie jednoosobowych działalności gospodarczych, określenie jakie warunki winna spełniać osoba bądź firma przeprowadzająca inspekcję Nadzorowanie 31
Wymogi MSKJ 1 dotyczące udokumentowania w zakresie dokumentacji systemu kontroli jakości (wg par. 57 -59) 1. Elektroniczne bazy danych potwierdzające niezależność, ocenę przeprowadzonego zlecenia oraz wyniki inspekcji nadzorczych 2. Protokół/raport z przeprowadzonej inspekcji wraz z identyfikacją słabości 3. Ocena skutków wraz z podstawą ustalenia dalszych niezbędnych działań 4. W mniejszych firmach sporządzone ręczne notatki, listy kontrolne Dokumentacja 32
Wymogi wobec dokumentacji SWKJ wg KSRF/MSB 220 33
Wymogi KSRF/MSB 220 dotyczące udokumentowania odpowiedzialności firmy za system kontroli jakości i roli zespołu wykonującego badanie (wg par. 2 -4) 1. Opracowany w formie pisemnej SWKJ zgodny z MSKJ 1 2. Oświadczenia o niezależności zespołu wyznaczonego do badania, FA i kluczowego BR spełniające wymagania art. 69 -73 (składane przed przyjęciem zlecenia i przed przystąpieniem do badania). Oświadczenia złożone do wykonywanego zlecenia 3. Oświadczenie o niezależności zawiera klauzulę o treści: „ Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia” 4. W przypadku zagrożenia niezależności zastosowane zabezpieczenia potwierdzone stosownymi dowodami 5. Sporządzona dokumentacja klienta zawierająca dane wymagane w art. 67 ust. 3 UOBR 6. Zabezpieczenia ustanowione w przypadku niespełnienia wymogu określonego w art. 70 ust. 1 UOBR (% przychodów) dla wykonywanego zlecenia Opracowanie zasad i procedur 34
Wymogi KSRF/MSB 220 dotyczące udokumentowania odpowiedzialności kierownictwa za jakość (wg par. 8) 1. Oświadczenie kluczowego BR, że przyjął odpowiedzialność za całościową jakość wykonywanego zlecenia badania, do którego został wyznaczony 2. Notatka ze spotkania z zespołem w zakresie poinformowania zespołu o fakcie, że jakość ma kluczowe znaczenie przy wykonywaniu zlecenia badania oraz przedstawienie znaczenia jakości badania w związku z: Ø wykonywaniem pracy, która spełnia zawodowe standardy oraz obowiązujące wymogi prawne i regulacyjne Ø przestrzeganiem zasad i procedur kontroli jakości firmy Ø sporządzaniem sprawozdania biegłego rewidenta, które jest odpowiednie w danych okolicznościach Ø zdolnością zespołu wykonującego badanie do zgłoszenia swoich wątpliwości bez obawy poniesienia kary Obowiązki kierownictwa związane z zapewnieniem jakości 35
Wymogi KSRF/MSB 220 dotyczące udokumentowania odpowiednich wymogów etycznych i niezależności ( wg par. 9 -11) 1. Dostępny dla pracowników wykaz klientów dla których FA świadczy usługi badania oraz inne mające wpływ na niezależność 2. Oświadczenia o niezależności zespołu wyznaczonego do badania, FA i kluczowego BR spełniające wymagania art. 69 -73 (składane przed przyjęciem zlecenia i przed przystąpieniem do badania). Oświadczenia składane do każdego badania 3. Oświadczenia o niezależności zawierają klauzulę o treści: „ Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia” 4. W przypadku zagrożenia niezależności zastosowane zabezpieczenia potwierdzone stosownymi dowodami oraz przesłana informacja do FA powiadamiająca odpowiednią osobę z FA w celu ustalenia właściwych działań 5. Pismo FA o podjętych działaniach zabezpieczających bądź decyzja o wycofaniu się z realizacji zlecenia wraz z powiadomieniem KNA o rozwiązaniu umowy i podaniu przyczyn takiego działania 6. Składane przez wszystkich pracowników, raz do roku, pisemne oświadczenia dotyczące przestrzegania wprowadzonych przez FA zasad i procedur niezależności oraz wymagań etycznych Wymogi etyczne 36
Wymogi KSRF/MSB 220 dotyczące udokumentowania akceptacji i kontynuacji współpracy z klientem oraz zleceń badania (wg par. 12 -13) 1. Procedury akceptacji i kontynuacji współpracy z klientem wraz z potwierdzeniem przez partnera odpowiedzialnego za zlecenie, że przyjęcie zlecenia jest właściwe 2. W przypadku uzyskania informacji, które wpływających na odmowę przyjęcia zlecenia, notatka sporządzona i przekazana FA celem podjęcia działań zabezpieczających 3. Sporządzone na piśmie i zamieszczone w dokumentacji, podjęte przez FA działania zabezpieczające dla pktu 2 Akceptacja i kontynuacja współpracy z klientem 37
Wymogi KSRF/MSB 220 dotyczące udokumentowania wyznaczenia zespołu wykonującego badanie ( wg par. 14) 1. Notatka partnera odpowiedzialnego za zlecenie, że zespół wykonujący badanie wraz z ekspertami wyznaczonymi do badania, mają łącznie odpowiednie kompetencje i umiejętności do przeprowadzenia zlecenia i możliwości wydania sprawozdania BR 2. Potwierdzenie wyznaczenia przynajmniej jednego kluczowego BR do zlecenia Zasoby ludzkie 38
Wymogi KSRF/MSB 220 dotyczące udokumentowania przeprowadzenia badania (wg par. 15 -22) 1. Notatka ze spotkania z zespołem, na którym poinformowano członków zespołu o takich sprawach, jak: Ø ich odpowiedzialność, w tym obowiązek przestrzegania odpowiednich wymogów etycznych oraz zaplanowanie i przeprowadzenie badania z zachowaniem zawodowego sceptycyzmu Ø odpowiedzialność poszczególnych partnerów, jeżeli w przeprowadzaniu zlecenia badania bierze udział więcej niż jeden partner Ø cele pracy wymagającej wykonania Ø rodzaj działalności gospodarczej jednostki Ø sprawy powiązane z ryzykiem Ø mogące się pojawić problemy Ø szczegółowe podejście do przeprowadzenia zlecenia 2. Notatki z dyskusji pomiędzy członkami zespołu, z których będzie wynikało, ze bardziej doświadczeni członkowie zespołu pomagają mniej doświadczonym 3. Potwierdzenie wykonanych przeglądów i nadzoru Przeprowadzenie zlecenia 39
Wymogi KSRF/MSB 220 dotyczące udokumentowania przeprowadzenia badania (wg par. 15 -22) 4. Partner odpowiedzialny za badanie, przed datą lub w dacie sprawozdania BR, dokonuje przeglądu dokumentacji w zakresie uzyskania wystarczających i odpowiednich dowodów badania potwierdzających sformułowane wnioski – notatka z przeglądu bądź formularz w formie pytań i odpowiedzi, podpisy na kartach badania 5. W przypadku korzystania z konsultacji, dokumenty potwierdzające konsultowane sprawy wraz ze sposobem wykorzystania konsultacji 6. W przypadku konieczności wykonania przeglądu jakości zlecenia, dokumentacja osoby wykonującej przegląd wraz ze stosownymi ustaleniami 7. Potwierdzenie przez osobę wykonującą przegląd jakości zlecenia, że nie są jej znane żadne nierozwiązane sprawy, które kazałyby jej sądzić, że znaczące osądy wydane przez zespół oraz wyciągnięte wnioski nie są odpowiednie 8. Potwierdzenie kompetencji i obiektywizmu osoby przeprowadzającej kontrolę jakości niezakończonego zlecenia 9. Potwierdzenie zakończenia kompletowania akt w ciągu 60 dni od daty sprawozdania biegłego rewidenta Przeprowadzenie zlecenia 40
Wymogi KSRF/MSB 220 dotyczące udokumentowania nadzorowania (wg par. 23) 1. SWKJ wraz z potwierdzeniem jej skutecznego działania – wyniki przeprowadzonych w poprzednich okresach inspekcji 2. Wdrożenie do działania podjętych przez FA działań związanych z naprawą słabości – notatka wskazująca jakie były uchybienia w zakresie kontroli jakości i sposób ich naprawienia 3. W przypadku zauważenia słabości w procesie nadzorowaniu ustanowionym przez FA, rozważa wpływ tych słabości na zlecenie badania – sporządzona notatka w tym zakresie Nadzór 41
Wymogi KSRF/MSB 220 dotyczące udokumentowania zamieszczenia dokumentacji w dokumentacji badania (wg par. 24 -25) 1. Dokumenty o których mowa w par. 24 -25, tj. : Ø kwestie rozpoznane w związku z przestrzeganiem odpowiednich etycznych wymogów oraz sposób, w jaki zostały rozwiązane Ø wnioski wyciągnięte w kontekście przestrzegania wymogów niezależności mających zastosowanie do zlecenia badania oraz wszelkie odnośne dyskusje z firmą potwierdzające te wnioski Ø wnioski wyciągnięte w związku z faktem akceptacji i kontynuacji współpracy z klientem oraz zleceń badania Ø rodzaj i zakres konsultacji oraz wnioski wynikające z konsultacji przeprowadzonych podczas zlecenia badania Dokumentacja 42
Wymogi KSRF/MSB 220 dotyczące udokumentowania zamieszczenia dokumentacji w dokumentacji badania (wg par. 24 -25) 2. Osoba przeprowadzająca kontrolę jakości wykonania zlecenia badania w związku z przeprowadzoną przez nią kontrolą zlecenia badania dokumentuje, że: Ø przeprowadzono procedury wymagane przez politykę firmy dotyczącą kontroli jakości wykonania zlecenia badania Ø kontrola jakości wykonania zlecenia badania została zakończona w dacie lub przed datą sprawozdania biegłego rewidenta oraz Ø osobie przeprowadzającej kontrolę nie są znane żadne nierozwiązane sprawy, które kazałyby jej sądzić, że znaczące osądy wydane przez zespół wykonujący badanie oraz wyciągnięte przez niego wnioski są nieodpowiednie Dokumentacja 43
Podsumowanie wymogów w sprawie skalowalności 44
Przegląd źródeł skalowalności wymogów wobec SWKJ Lp. 1 Wymóg (grupa wymogów) Źródło wymogów UOBR MSKJ 1 Uwagi MSB 220 Opracowanie i wdrożenie systemu wewnętrznej kontroli jakości zgodnie z krajowymi standardami kontroli jakości, obejmującego w Art. 65 ust. 1 i 2 szczególności polityki, procedury oraz rozwiązania, a także mechanizmy, o których mowa w art. 64 45
Przegląd źródeł skalowalności wymogów wobec SWKJ 2 Opracowanie zasad i procedur kontroli jakości; stosowanie i przestrzeganie odpowiednich wymogów uwzględniających: § A 1, § A 3 1) obowiązki kierownictwa związane z zapewnianiem jakości w firmie 2) odpowiednie wymogi etyczne Art. 69 ust. 6 3) akceptacja i kontynuacja współpracy z klientem oraz szczególnych zleceń 4) zasoby ludzkie (w tym m. in. wyznaczanie zadań kluczowemu biegłemu rewidentowi) § A 29 5) przeprowadzenie zlecenia § A 40 § A 29 § A 50 6) nadzorowanie § A 68 § A 72 7) dokumentacja § A 75 46
Skalowalność wg ustawy 47
Skalowalność wg ustawy w zakresie organizacja FA ( wg art. 65 ust. 1 i 2) FA dostosowuje swoją organizację wewnętrzną, w tym polityki, procedury, rozwiązania organizacyjne i mechanizmy wewnętrznej kontroli jakości, do wielkości i rodzaju prowadzonej działalności podstawowej, w tym do rodzaju i wielkości badanych jednostek FA wykazuje, na żądanie Komisji Nadzoru Audytowego lub właściwych organów Polskiej Izby Biegłych Rewidentów, że stosowane przez nią polityki, procedury, rozwiązania organizacyjne i mechanizmy wewnętrznej kontroli jakości są odpowiednie do skali i stopnia złożoności czynności wykonywanych przez firmę audytorską, biegłych rewidentów lub podwykonawców działających w jej imieniu i na jej rzecz Opracowanie i wdrożenie SWKJ 48
Skalowalność wg ustawy w zakresie autokontroli (wg art. 69 ust. 6) FA oraz kluczowy biegły rewident nie przeprowadzają badania, jeżeli istnieje zagrożenie wystąpienia autokontroli, czerpania korzyści własnych, promowania interesów badanej jednostki, zażyłości lub zastraszenia spowodowanych stosunkiem finansowym, osobistym, gospodarczym, zatrudnienia lub innym między badaną jednostką a kluczowym biegłym rewidentem, firmą audytorską, członkiem sieci, do której należy firma audytorska, lub osobą fizyczną mogącą wpłynąć na wynik badania, wskutek czego obiektywna, racjonalna i poinformowana osoba trzecia mogłaby wnioskować, że niezależność kluczowego biegłego rewidenta lub firmy audytorskiej jest zagrożona pomimo zastosowania zabezpieczeń zmierzających do wyeliminowania lub zredukowania zagrożenia do akceptowalnego poziomu Wymogi etyczne 49
Skalowalność wg MSKJ 1 50
Skalowalność wg MSKJ 1 w zakresie stosowania odpowiednich wymogów i zasobów ludzkich (wg par. A 1 i A 3 oraz par. A 29) Lp. Zagadnienie Treść uwag szczególnych 1 Stosowanie i A 1. Standard nie obliguje do przestrzegania wymogów, które nie mają przestrzeganie zastosowania, np. w przypadku indywidualnego przedstawiciela zawodu odpowiednich działającego bez pracowników. Wymogi niniejszego standardu, takie jak dotyczące zasad i procedur doboru odpowiednich pracowników do zespołu wymogów wykonującego zlecenie (zob. par. 31), odpowiedzialności za kontrolę (zob. par. 33) i corocznego komunikowania wyników nadzorowania partnerom z firmy odpowiedzialnym za zlecenie (zob. par. 53) nie mają zastosowania w przypadku braku pracowników A 3. Dokumentacja i przekazywanie zasad i procedur w małych firmach może mieć mniej formalny i rozległy charakter niż w większych firmach 2 Zasoby ludzkie A 29. Wielkość i uwarunkowania firmy wpływają na strukturę procesu oceny wyników pracy firmy. W szczególności mniejsze firmy mogą stosować mniej formalne metody oceny wyników pracy swego personelu Opracowanie zasad i procedur oraz zasoby ludzkie 51
Skalowalność wg MSKJ 1 dla przeprowadzenia zlecenia (wg par. A 40 i A 50) 3 Przeprowadzenie A 40. Firma potrzebująca konsultacji zewnętrznych, np. firma bez odpowiednich zasobów wewnętrznych, może skorzystać z usług doradczych zlecenia świadczonych przez: ● inne firmy, ● organizacje zawodowe i regulacyjne lub ● organizacje komercyjne świadczące odpowiednie usługi kontroli jakości. Przed zawarciem umowy o takie usługi wzięcie pod uwagę kompetencji i zdolności zewnętrznego usługodawcy pomaga firmie określić, czy usługodawca ten posiada odpowiednie kwalifikacje w tym zakresie A 50. W przypadku firmy posiadającej niewielu partnerów może nie być wykonalne, aby partner odpowiedzialny za zlecenie był zaangażowany w wybór osoby przeprowadzającej kontrolę jakości wykonania zlecenia. Odpowiednio wykwalifikowane osoby z zewnątrz mogą być zatrudnione przez indywidualnych przedstawicieli zawodu lub przez małe firmy w celu przeprowadzenia kontroli jakości wykonania zlecenia. Alternatywnie, niektórzy indywidualni przedstawiciele zawodu lub małe firmy mogą chcieć skorzystać z usług innych firm w celu ułatwienia kontroli jakości wykonania zlecenia. W przypadku gdy firma kontaktuje się z odpowiednio wykwalifikowanymi osobami z zewnątrz, zastosowanie mają wymogi zawarte w paragrafach 39 -41 oraz wytyczne zawarte w paragrafach A 47 A 48 Przeprowadzenie zlecenia 52
Skalowalność wg MSKJ 1 dla nadzorowania i dokumentacji (wg par. A 68, A 72 i A 75) 4 Nadzorowanie A 68. W przypadku małych firm może zachodzić konieczność przeprowadzenia procedur nadzorczych przez osoby odpowiedzialne za zaprojektowanie i implementację zasad i procedur kontroli jakości firmy lub zaangażowane w kontrolę jakości wykonania zlecenia. Firmy zatrudniające niewielką liczbę osób mogą chcieć zatrudnić odpowiednio wykwalifikowaną osobę z zewnątrz lub inną firmę w celu przeprowadzenia inspekcji zlecenia i innych procedur nadzorczych. Alternatywnie firma może ustalić zasady wspólnego wykorzystywania zasobów z innymi odpowiednimi organizacjami w celu ułatwienia działań nadzorczych A 72. W przypadku firm zatrudniających niewielu partnerów może nie być wykonalne, aby partner nadzorujący postępowanie dochodzeniowe nie był zaangażowany w zlecenie. Małe firmy i indywidualni praktycy mogą chcieć skorzystać z usług odpowiednio wykwalifikowanej osoby z zewnątrz lub innej firmy w celu przeprowadzenia postępowania dochodzeniowego w sprawie skarg i zażaleń. 5 Dokumentacja A 75. Mniejsze firmy mogą skorzystać z bardziej nieformalnych metod dokumentowania swoich systemów kontroli jakości takich, jak ręczne notatki, listy Kontrolne i formularze nadzorowanie i dokumentacja 53
Skalowalność wg KSRF/MSB 220 54
Obowiązek przeprowadzenia kontroli jakości wykonania zlecenia (wg par. A 29) Obowiązek przeprowadzania kontroli jakości wykonania zlecenia badania dotyczy, oprócz jednostek notowanych na giełdzie papierów wartościowych, zleceń badania spełniających kryteria określone przez firmę, która poddaje zlecenia kontrolom jakości ich wykonania. W niektórych przypadkach żadne ze zleceń badania firmy może nie spełniać kryteriów przeprowadzenia takiej kontroli Przeprowadzenie zlecenia 55
- Slides: 55