Notranja presoja kot ena od metod v procesu

Notranja presoja kot ena od metod v procesu zagotavljanja kakovosti doc. dr. Branko Škafar mag. Tatjana Žagar Skupnost višjih strokovnih šol RS September, 2019

Vsebina usposabljanja § Umestitev notranje presoje v proces zagotavljanja kakovosti VSŠ § Notranja presoja kot proces § Presojevalec v procesu notranje presoje § Načrtovanje, izvajanje in poročanje o ugotovitvah notranje presoje § Delo na praktičnih primerih

Notranja presoja kot element samoevalvacije SAMOEVALVACIJA NOTRANJA PRESOJA POSAMEZNA PODROČJA EVALVACIJE Samoevalvacija je proces pridobivanja informacij o delovanju VSŠ z namenom njenega izboljševanja

Kaj je notranja presoja? Sistematičen, neodvisen in dokumentiran proces pridobivanja dokazov presoje in njihovega objektivnega vrednotenja, da bi določili obseg, v katerem so izpolnjeni dogovorjeni kriteriji presoje. ISO 9000: 2015, tč. 3. 1

Razumevanje SVK z vidika notranjega presojevalca 1. Analiza stanja A P Vodstvo VSŠ C 2. Definiranje ciljev (izboljšave) NOE 1 D RŠZ OPI KNJ FRS 3. Prepoznavanje možnosti in načrtovanje aktivnosti za izboljšavo 4. Izvajanje aktivnosti in merjenje napredka 5. Evalvacija izvedene izboljšave – doseganje ciljev

Namen notranje presoje Ugotoviti: – ustrezno izpolnjevanje lastnih dogovorov (notranja pravila in navodila) in zahtev zakonodaje; – uspešno razvijanje, izvajanje in vzdrževanje sistema vodenja kakovosti; – priložnosti za izboljševanje

Ključna vprašanja, ki sledijo namenu notranje presoje Ali je sistem vzpostavljen? Ali je skladen z zahtevami izbranih referenčnih modelov, standardov (s kriteriji presoje)? Ali se izvaja? Ali je učinkovit? Ali so možne izboljšave?

Pogoji za izvedbo notranje presoje POSLOVNIK VODENJA KAKOVOSTI VSŠ STRATEGIJA RAZVOJA Razvojni načrt VSŠ NOTRANJI AKTI in DRUGI PREDPISI , ZAPISNIKI, … VSŠ LETNI DELOVNI IN POSLOVNI NAČRT LETNA POROČILA in SAMOEVALVACIJSKO POROČILO z opredeljenimi ukrepi ZAKONODAJA z merljivimi cilji in načrti aktivnosti

? ORGANIZACIJA IN IZVEDBA IZOBRAŽEVANJA ZAGOTAVLJANJE KAKOVOSTI MATERIALNI POGOJI ŠTUDENTI KADRI VPETOST V OKOLJE DELOVANJE VODENJE Področja notranje presoje

Notranja presoja kot proces Planiranje presoje Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Zaključno poročanje

Načela presojanja za presojevalce – Etično obnašanje – Poštenost predstavitve – Skrb za strokovnost za presojo – Neodvisnost – Pristop na podlagi dokazov

Proces notranje presoje Planiranje presoje Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Zaključno poročanje

Planiranje presoje Letni program notranje presoje (kaj, kdo, kdaj) Določiti cilje notranje presoje (splošni, specifični) Zajeti vse elemente sistema vodenja kakovosti Upoštevati status in pomembnost presojanih procesov in področij dela Upoštevati rezultate predhodnih presoj Upoštevati šibkost sistema Upoštevati večje organizacijske in kadrovske spremembe

Planiranje presoje – praktični primer (1) Pripravite predlog programa notranje presoje (cilje presoje, področja dela/procese ter mesec, ki bi bil po vašem mnenju najbolj primeren za presojo izbranega področja)

Presojevalec v procesu notranje presoje Vodja presoje in presojevalci · · neodvisnost izkušenost, usposobljenost (poznavanje stroke…) profesionalnost odprtost, nekonfliktnost, komunikativnost, objektivnost

Proces notranje presoje Planiranje presoje Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Zaključno poročanje

Priprava na izvedbo notranje presoje Skupna priprava presojevalcev • Glavne usmeritve glede izvajanja • Način individualne priprave • Zapisi o presoji • Poročanje o presoji • . . . Sodelovanje in vloga najvišjega vodstva pri notranji presoji?

Priprava na presojo – praktični primer (2) Presoja udejanja poslanstva VSŠ Pripravite vprašanja in komentar za presojo udejanja poslanstva VSŠ – študijski primer 1

Individualna priprava presojevalca na izvedbo notranje presoje · pregled dokumentacije, ki zadeva presojano področje in pregled poročila, zapisov predhodne presoje (dogovor s sopresojevalcem v kolikor se presoja izvaja v paru) · priprava vprašalnika-opomnika (upoštevaj PDCA) · dogovor urnika (dogovor s presojanim)

Dogovor o urniku presoje • ocenimo potreben čas, • se dogovorimo s presojancem za termin in trajanje presoje in • spoštujmo dogovor.

Priprava na presojo – praktični primer (3) Pripravite vprašanja in komentar za presojo vodstva – študijski primer 2

Proces notranje presoje Planiranje presoje Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Zaključno poročanje

Izvajanje notranje presoje Uvodni razgovor Presojanje – zbiranje dokazov Zaključni razgovor Ocena dokazov ugotovitve 23

Potek izvajanja presoje Ocenjujemo sistem in ne posameznikov! ZAPIŠI PREVERI IN PRIMERJAJ SPRAŠUJ POSLUŠAJ IN OPAZUJ

Tehnike in metode v izvajanju notranje presoje Opazovanje izvajanja postopkov (posebej kadar Razgovor gre za (postavljanje interakcije z odjemalci) in vprašanj, usmerjajo nas pogojev dela cilji presoje) Pregled dokumentiranih dejstev na Neverbalna komunikacija presojanem področju (pojasnjuje presojani na primerih edokumentacije ali „papirne“ dokumentacije)

Postavljanje vprašanj Odprta vprašanja: • KDO? • KAJ? • KDAJ? • KAKO? • ZAKAJ? • KJE?

Zaprta vprašanja pri presoji ALI…? ne postavljamo, razen za potrditev ugotovitve

Odnos do sogovornika

Notranja presoja = iskanje napak? ? ? Priložnost: predlagati izboljšave, pohvaliti

Ugotovitve notranje presoje Skladnost Neskladnost Priporočilo – priložnost za izboljšavo Dobra praksa

“Vrednost” ugotovitev “V dokumentu IN 999 manjka podpis osebe, ki je dokument pregledala. ” “S strani študentov je po e-pošti v zadnjih treh mesecih podanih 12 pritožb na zamujanje predavateljev in njihove odpovedi predavanj, vendar se na pritožbe še ni nihče odzval. ”

Zapisovanje ugotovitev 1. Jasen opis dejanskega stanja (kaj, kje, kdo) 2. Utemeljitev ugotovitev s sklicevanjem in uporabo besedila referenčnega dokumenta (kriterija presoje) presojanega področja

Zapis neskladnosti Kako zapisati neskladnost? Ugotovitev in utemeljitev z navedbo zahtev V pregledanem primeru (od x pregledanih primerov se v y primerih ne izvaja……. . , kar ni v skladu z: § internim pravilnikom XYZ v tč. (v delu, ki določa…. ); § z zapisnikom XYZ, tč… z dne…, ki pravi…; § s standardom/modelom … v tč…; § z uveljavljeno prakso (doktrino, uredbo, pravilnikom…. . ) na področju… § ….

Zapis priporočila Ugotovitev, ki za presojano področje predstavlja izboljšavo Kako zapisati priporočilo? Ugotovitev in utemeljitev Uvede (določi, izvede…) naj se… kar bo izboljšalo (pripomoglo, zmanjšalo, povečalo)…

Zapis dobre prakse Prepoznan primer(-i) izjemnega načina delovanja, ki izkazuje nadpoprečne rezultate in bi ga (jih) bilo smiselno prenesti na vsa podobna področja delovanja v organizaciji Kako zapisati primer dobre prakse? Opis primera in utemeljitev Delovanje “to in to” na področju XYZ smo prepoznali kot primer dobre prakse, kar potrjujejo kazalnik(-i) nn, ki kažejo izjemno ugodne trende za obdobje…. ; kar se odraža v….

Proces notranje presoje Planiranje presoje Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Zaključno poročanje

Poročanje o ugotovitvah presoje • Resnično • Podprto z dokazi • Razumljivo Vrednost ugotovitev za nadaljnje izboljševanje – dodana vrednost ugotovitev notranje presoje

Komu poročamo o ugotovitvah presoje • Presojanim (ustno na licu mesta in kasneje pisno) • skrbniku sistema vodenja kakovosti (pisno) -------------------------- • vodstvu (pisno)

Pisno poročilo o presoji • splošni podatki o presoji • ugotovitve • priporočila • posredovanje poročil odgovornemu osebju

Izvedba in poročanje o ugotovitvah notranje presoje – praktični primer (4) Simulacija presoje vodstva za – študijski primer 2 in zapis ugotovitev kot neskladnosti in priporočila

Proces notranje presoje - zaključevanje Planiranje presoje Priprava na izvedbo Izvedba presoje pri presojanih Poročanje o ugotovitvah Določitev ukrepov A P Izvedba ukrepov Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Zaključno poročanje C D

Aktivnosti po izvedeni presoji • Obravnava poročila o notranji presoji na Komisiji za kakovost in najvišjem vodstvu • Sklep o ukrepih • Spremljanje izvajanja ukrepov • Potrditev učinkovitosti izvedenih ukrepov • Zaključno poročanje (letno samoevalvacijsko poročilo – učinki notranjih presoj, izboljšave)

Aktivnosti po presoji Najpogostejša pomanjkljivost: preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov se ne izvaja

Zapisi o notranji presoji Planiranje presoje Opomnik Program presoje Priprava na izvedbo Zapisi Ugotovitev Izvedba presoje pri presojanih (opomnik) Poročanje o ugotovitvah Pisno poročilo Določitev ukrepov Izvedba ukrepov Zaključno poročilo (za samoevalv. poročilo) Preverjanje učinkovitosti izvedenih ukrepov Zaključno poročanje Zapisnik (kolegija vodstva)

Literatura in viri • ISO 19011: 2011 – Guidelines for auditing management systems, International Organization for Standardization, Geneve, 2011 • Merila za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol, Uradni list RS, št. 9/2011