NORMAS REFERIDAS A LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A

NORMAS REFERIDAS A LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS R. S. 234 -2006/SUNAT JORGE DE VELAZCO BORDA Intendencia Nacional de Cumplimiento Tributario Enero 2007 1

LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS n n n n n Marco legal Objetivos de la RS 234 -2006/SUNAT Procedimientos de autorización Formas de llevado Pérdida o destrucción de libros Contabilidad Completa Contabilidad Simplificada Plazos máximo de atraso Formatos Resumen 2

MARCO LEGAL 3

MARCO LEGAL v Código de Comercio (año 1, 902). v Ley N° 24680 y el DS N° 019 -89 -EF: Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. v D. Ley. N° 26002: Ley del Notariado. General v Ley 26887: Ley General de Sociedades. v Resoluciones del Consejo Normativo de Contabilidad. v Resoluciones de CONASEV, SBS, etc. v Ley N° 28951: Ley de actualización de la Ley N° 13253 de profesionalización del CPC y creación de los Colegios de CP. 4

MARCO LEGAL v Art. 87° num. 4: llevar los libros de acuerdo a lo establecido en las normas pertinentes. Código Tributario v Art. 87° num. 7: conservar los libros y registros, llevados en sistema manual, mecanizado o electrónico, mientras el tributo no esté prescrito y comunicar a la AT (15 días) su pérdida, o destrucción por siniestro, asaltos y otros. v Art. 62° num. 16: La SUNAT mediante RS establecerá el procedimiento de autorización y señalará los requisitos, formas, condiciones y demás aspectos en que deberán ser llevados, así como los plazos máximos para su registro. v Art. 175° num. 5: constituye infracción el llevar libros y registros con atraso. 5

MARCO LEGAL Impuesto A la Renta Art. 21° inc. j) y art. 22° Inc. f) de la Ley y el art. 35° Inc. h) de su Reglamento: facultan a la SUNAT a establecer los requisitos, características, contenido, forma y condiciones en que deberá ser llevados el “Libro de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34° Ll. R”, el Registro de Activos Fijos, el Registro de Costos, el Registro de Inventario Permanente en Unid. Físicas y el Registro de Inventario Permanente Valorizado. IGV Art. 10° num. 1 del Reglamento: faculta a la SUNAT a través de una RS, a establecer otros requisitos del Registro de Consignaciones, Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras, cuya inobservancia no acarreará la pérdida del crédito fiscal. 6

OBJETIVOS DE LA RS 234 -2006/SUNAT 7

OBJETIVOS DE LA RS 234 -2006/SUNAT Los objetivos son regular en un solo cuerpo legal: ü ü ü El procedimiento de autorización de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. Las normas referidas a los plazos máximos de atraso y la pérdida o destrucción de los mismos. La forma en que deberán ser llevados, la información mínima y formatos que los integran. Las normas que regulen los libros y registros exigidos por la Ley del Impuesto a la Renta. Establecer otros requisitos de los Registros de Consignaciones, de Ventas e Ingresos y de Compras. 8

EQUIPO DE TRABAJO SUNAT- GREMIOS Trabajo previo: Trabajo final: SUNAT: EQUIPO DE TRABAJO SUNAT-GREMIOS: v Intendencias a nivel nacional v ASBANC ENTIDADES DEL ESTADO: v Cámara de Comercio de Lima v Superintendencia de Banca y Seguros - SBS v Sociedad Nacional de Minería v Contaduría de la Nación v Comisión Nacional de Valores CONASEV v Sociedad Nacional de Industrias v CONFIEP v Perú Cámaras ENTIDADES PRIVADAS: v Sociedad Nacional de Pesquería v Asociación Productores APESOFT v COMEX Perú Peruana de de Software - v Club de usuarios del SAP v Asociación Peruana de Seguros v Asociación de Exportadores v Junta de Decanos de Colegios de CP del Perú 9

EQUIPO DE TRABAJO SUNAT- GREMIOS AÑO 2005: v 1° Reunión: v 2° Reunión: v 3° Reunión : v 4° Reunión: v 5° Reunión : v 6° Reunión : v 7° Reunión : v 8° Reunión : v 9° Reunión : v 10° Reunión : v 11° Reunión : v 12° Reunión : v 13° Reunión : v 14° Reunión : v 15° Reunión : v 16° Reunión : 22 de Julio 02 de Agosto 19 de agosto 26 de Agosto 07 de Setiembre 16 de Setiembre 28 de Setiembre 12 de Octubre 21 de Octubre 28 de Octubre 14 de Noviembre 18 de Noviembre 23 de Noviembre 30 de Noviembre 07 de Diciembre 14 de Diciembre AÑO 2006: v 17° Reunión : v 18° Reunión : v 19° Reunión : v 20° Reunión : 20 de Enero 09 de Febrero 21 de Febrero 30 de marzo 10

OBJETIVOS DE LA RS 234 -2006/SUNAT Se logró con una sola norma, regular todos los aspectos formales y simplificar las obligaciones de las MYPEs: v Capitulo I: Definiciones v Capitulo II: Del procedimiento de autorización v Capitulo III: De la forma que deben ser llevados 2007 v Capitulo IV: De los plazos máximos de atraso v Capitulo V: De la pérdida o destrucción v. Capitulo VI: De la Contabilidad Completa v. Capitulo VII: De la información mínima - Formatos v. Anexos, Tablas y Formatos 2008 11

PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN 12

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Legalización de libros y registros: ü Serán legalizados por los notarios o, a falta de éstos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda. ü Se legaliza en la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal deudor tributario. Tratándose de las provincias de Lima y Callao, la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias. ü Los notarios o jueces colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y sellará todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o 13 continuas.

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Legalización de libros y registros: ü En ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras. ü Los libros y registros deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. ü Tratándose del libro de planillas, la legalización se regirá por lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 001 -98 -TR y normas modificatorias. ü El Registro de Trabajadores, Prestadores de Servicios – RTPS se regirá por lo dispuesto por el DS 014 -2006 -TR y la RM 003 -2007 -TR. 14

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Legalización de segundo y siguientes libros y registros: ü Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior. ü Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro. 15

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Legalización de segundo y siguientes libros y registros: ü En los casos de incautación de libros o registros llevados en forma manual se deberá presentar el documento en el que conste la referida diligencia por la autoridad competente. ü De producirse la devolución de los libros o registros incautados no podrá realizarse en ellos anotación alguna debiendo procederse a su cierre inmediato. ü Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación correspondiente. 16

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Empaste de los libros y registros: ü Los libros y registros llevados en hojas sueltas o continuas deberán empastarse hasta por un ejercicio gravable. ü El empaste deberá ser dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente. ü Cuando las hojas utilizadas sean menor a veinte (20), el empaste podrá comprender dos (2) o más ejercicios gravables. ü Se deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. La anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible. 17

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Empaste de los libros y registros: ü Las hojas sueltas o continuas no utilizadas, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. ü De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde. 18

FORMAS DE LLEVADO 19

FORMAS DE LLEVADO Los libros y registros deberán: ü Contar con datos de cabecera: Denominación, periodo RUC y apellidos y nombres o razón social. ü Contener el registro de sus operaciones: en orden cronológico, correlativo, de manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas. ü Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda: VAN y VIENEN. ü De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable: “SIN OPERACIONES”. 20

FORMAS DE LLEVADO Los libros y registros deberán: ü Ser llevados en moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el CT. ü Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan. ü Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario. ü Tratándose del Libro de Inventarios y Balances, deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, por el deudor tributario o su representante legal, así como por el CPC o el CM responsables de su elaboración. 21

FORMAS DE LLEVADO Se deberá utilizar el Plan Contable General Revisado, a cuyo efecto se emplearán desagregadas a nivel de: cuentas contables ü Tres (3) dígitos como mínimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos hasta cien (100) UITs. ü Cuatro (4) dígitos como mínimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos mayores a cien (100) UITs. ü La utilización del PCGR no será de aplicación en aquellos casos en que se encuentren obligados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto. 22

FORMAS DE LLEVADO Modificación de la denominación o razón social: ü Se deberá comunicar a la SUNAT dicho cambio, conforme lo establecido en la RS Nº 210 -2004/SUNAT y normas modificatorias (Ley del RUC). ü Pueden optar por utilizar los libros y registros con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen, para lo cual deberán consignar adicionalmente, mediante algún medio mecanizado, computarizado o un sello legible, la nueva denominación o razón social, sin superponerse a la anterior. ü También podrán optar por abrir nuevos libros y registros, para lo cual deberán acreditarse al notario haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas. 23

PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE LIBROS 24

PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE LIBROS Se deberá: ü Comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de quince (15) días hábiles establecido en el CT. ü La comunicación deberá contener el detalle de los libros o registros, el período tributario y/o ejercicio al que corresponden éstos, la fecha en que fueron legalizados, el número de legalización, además de los apellidos y nombres del notario que efectuó la legalización o el número del Juzgado en que se realizó la misma. ü Se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada. 25

PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE LIBROS Plazo para rehacer: ü Los deudores tributarios tendrán un plazo de sesenta (60) días calendarios para rehacer los libros y registros. ü Si el deudor tributario requiere un plazo mayor para rehacer los libros y registros, la SUNAT otorgará la prórroga correspondiente, previa evaluación. ü El deudor tributario deberá contar con la documentación sustentatoria que acredite los hechos que originaron la pérdida o destrucción. ü Los plazos se computarán a partir del día siguiente de ocurridos los hechos. 26

CONTABILIDAD COMPLETA 27

CONTABILIDAD COMPLETA Los libros y registros que la integran son los siguientes: v. Libro Caja y Bancos v. Libro de Inventarios y Balances v. Libro Diario v. Libro Mayor v. Registro de Compras v. Registro de Ventas e Ingresos Además, de acuerdo con las obligaciones de la LIR: v. Libro de Retenciones incisos e) y f) del Artículo 34° de la LIR v. Registro de Activos Fijos v. Registro de Costos v. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas v. Registro de Inventario Permanente Valorizado 28

CONTABILIDAD SIMPLIFICADA 29

CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Se establece un tratamiento simplificado para pequeños contribuyentes acogidos al régimen general del impuesto a la renta, que obtengan ingresos menores a 100 UITs anuales, mediante el uso de: v El Libro Diario Simplificado, que reemplazaría el Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro Caja y Bancos. v El Libro de Inventarios y Balances del Régimen Especial de Renta (RER) – Anexos 1, 2 y 4, que reemplazaría el Libro de Inventarios y Balances del Régimen General. 30

CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Libro Diario Simplificado: ACTIVO PASIVO PATRIMONIO GASTOS INGRESOS Fecha Operación 10. . 41 . . . 50 . . . 60 . . 70 . . 31

CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Anexo 1: “Balance de Comprobación anual” 32

CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Anexo 2: “Detalle anual de saldos de las cuentas contables” 33

CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Anexo 4: “Control anual de las cuentas 20 – Mercaderías y 21 – Productos Terminados” 34

PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO 35

PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO Diez (10) días hábiles: Tres (03) meses: v Libros de Ingresos y Gastos v Libro Caja y Bancos v Libros de Retenciones inciso e) y f) del Art. 34° de LIR v Libros de Inventarios y Balances v Libros Diario v Libro Mayor v Registro de Activos Fijos v Registro de Costos v Registro de Inventario permanente en Unidades Físicas v Registro de Inventario permanente Valorizado v Registro de Compras v Registro de Consignaciones v Registro de Huespedes v Registro de Ventas e Ingresos – Art. 26° RS 266 -2004 v Registro del Percepciones Régimen de v Registro del Retenciones Régimen de v Registro IVAP v Registro Auxiliar de Adquisiciones 36

FORMATOS 37

FORMATOS: REQUISITOS MÍNIMOS 1. Libro Caja y Bancos (2 Formatos) 2. Libros de Ingresos y Gastos (2 Formatos) 3. Libros de Inventarios y Balances (20 Formatos) 4. Libros de Retenciones inciso e) y f) del Art. 34° de LIR (1 Formato) 5. Libros Diario (2 Formatos: General y Simplificado) 6. Libro Mayor (1 Formato) 7. Registro de Activos Fijos (4 Formatos) 8. Registro de Compras (1 Formato) 9. Registro de Consignaciones (2 Formatos) 10. Registro de Costos (3 Formatos) 11. Registro de Huespedes 12. Registro de Inventario permanente en Unidades Físicas (1 Formato) 13. Registro de Inventario permanente Valorizado (1 Formato) 38

FORMATOS: REQUISITOS MÍNIMOS 14. Registro de Ventas e Ingresos (1 Formato) 15. Registro de Ventas e Ingresos – Art. 26° RS 266 -2004 16. Registro del Régimen de Percepciones 17. Registro del Régimen de Retenciones 18. Registro IVAP 19. Registro Auxiliar de Adquisiciones – Art. 8° RS 022 -98 20. Registro Auxiliar de Adquisiciones – inciso a primer párrafo Art. 5° RS 021 -99 21. Registro Auxiliar de Adquisiciones – inciso a primer párrafo Art. 5° RS 142 -2001 22. Registro Auxiliar de Adquisiciones – inciso c primer párrafo Art. 5° RS 256 -2004 23. Registro Auxiliar de Adquisiciones – inciso a primer párrafo Art. 5° RS 257 -2004 24. Registro Auxiliar de Adquisiciones – inciso c primer párrafo Art. 5° RS 258 -2004 25. Registro Auxiliar de Adquisiciones – inciso a primer párrafo Art. 5° RS 259 -2004 39

FORMATOS 40

FORMATOS 41

FORMATOS 42

RESUMEN 43

RESUMEN Tramos LIR: Más de 1, 500 UI 1 Recaudación: 80% Obligaciones formales: T 1 5, 000 (1%) De 500 a 1, 500 UIT T 2 Recaudación: 8% 8, 000 (2%) De 100 a 500 UIT Recaudación: 8% Hasta 100 UIT Recaudación: 4% Hasta s/ 360, 000 T 3 34, 000 (7%) T 4 470, 000 (90%) RER 83, 300 Contabilidad Completa Inventario Perm. Unidades físicas Inventario Permanente Valorizado Reg. de Costos Contabilidad Completa Inventario Perm. Unidades físicas SOLUCIÓN: LIBROS ELECTRÓNICOS Contabilidad Completa PJ: Contabilidad Completa PN: Reg. Comp, Reg. Vtas, Caja, Inventarios y Balances o Contab. Simplificada Reg. Compras y Reg. Ventas Libro Inv y Bces. SOLUCIÓN: SIMPLIFICAR 44

RESUMEN RER 83, 300 Contribuyentes R. GRAL: VTAS < 100 UITS 470, 000 Contribuyentes R. GRAL: VTAS > 100 UITS 47, 000 Contribuyentes Registro de Ventas Registro de Compras Libro de Inv. y Bces Simp Anexo 1 Anexo 2 Anexo 4 Libro Diario Simplificado Libro Diario > 500 UITS Libro de Inv Perm Unid Fis Libro Mayor > 1, 500 UITS Libro Caja y Bco Libro de Inv Perm Valor Registro de Act. Fijos Registro de Costos SOLUCIÓN: SIMPLIFICAR MEDIANTE EL USO DE LA CONTABILIDAD SIMPLIFICADA SOLUCIÓN: ESTANDARIZAR LA INFORMACIÓN PARA EL USO DE LIBROS ELECTRÓNICOS 45

R. S. 234 -2006/SUNAT RONDA DE PREGUNTAS jdevelaz@sunat. gob. pe Enero 2007 46