Nordjyllands Amt Medarbejderportal og sagsstyring i Den Digitale
Nordjyllands Amt Medarbejderportal og sagsstyring i ”Den Digitale Amtsgård” Microsoft Executive Circle Brunch - Intranet og Portaler version 1. 0 Claus Jørgensen, Netcompany IT and Business Consulting Arken den 8. oktober 2002 Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 1
Nordjyllands Amt har gennemført en række initiativer for at opfylde visionen om ”Den Digitale Amtsgård” Nordjyllands Amt vil med afsæt i ny teknologi skabe en åben og digital forvaltning, der sætter borgere og erhvervsliv i centrum med døgnåben selvbetjeningsservicer på internettet og effektiv og hurtig sagsbehandling • Elektronisk blanket system • IT-arkitektur • Elektronisk sags- og dokumenthåndtering • Interaktive kort • Digital signatur • Elektroniske skadesanmeldelser • Nyt Internet og Intranet • Medarbejderportal og sagsstyring • Projektrum • … 8. oktober 2002 Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 2
Nordjyllands Amt Initiativerne har et vist overlap og understøtter i mange tilfælde hinanden Sagsstyringssystemet giver amtets medarbejdere adgang til arbejdskøer, samt oversigt over behandlingstider og liggetider Elektroniske blanketter giver amtet mulighed for at sammensætte formularer til elektroniske henvendelser Internet Projektrum Elektronisk blanket system Interaktive kort Elektronisk sagsbehandling Intranet Medarbejderportal Journalisering i FICS Øvrige systemer … 8. oktober 2002 Det nye Internet er kundens indgang til elektronisk kommunikation med Amtet Medarbejderportalen understøtter en effektiv arbejdsplads ved at give en samlet adgang til alle amtets dokumenter og værktøjer Projektrum giver amtets medarbejdere mulighed for at samarbejde og udveksle dokumenter eksterne partnere i lukkede fora Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 3
Nordjyllands Amt Formålet medarbejderportalen er at understøtte effektiv vidensdeling og samarbejde, samt muliggøre en opgaveorienteret arbejdsplads Medarbejderportalen bygger på nogle fundamentale antagelser omkring effektiv vidensdeling • Del viden med udgangspunkt i de processer og værktøjer, som allerede anvendes • Forretningskritisk viden kommunikeres og formidles bedst umiddelbart i forbindelse med at den viden opstår og dokumenteres • Vidensdeling er ikke en primær proces og vil altid opfattes som besværlig dersom den ikke faciliteres let og automatisk 8. oktober 2002 Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 4
Nordjyllands Amt De effektivitetsfremmende tiltag bygger imidlertid også på at samle alle medarbejderens værktøjer i én og samme desktop - medarbejderportalen Medarbejderportalen integrerer kontor- og effektivitetsværktøjer, samt adgange til fagsystemer, ERP og ESDH • Kontorprodukter og skabeloner er integreret så dokumenthåndtering bliver ”usynlig” • Kalender, opgavelister, adresseinformation og elektronisk post er integreret • En række selvbetjeningsydelser som tidligere var manueller lå dybt i fagsystemer er integreret i portalen • Portalen er ”indbygget” i MS Outlook for at sikre synlighed og bekvemmelighed 8. oktober 2002 Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 5
Nordjyllands Amt Medarbejderportalen bygger på Microsofts Sharepoint Portal Server som er tæt integreret med de mest anvendte daglige værktøjer Kernen i Nordjyllands Amts medarbejderportal vil løbende kunne udbygges med yderligere selvbetjeningsydelser og integration til fagsystemer Medarbejderportal Dokument håndtering Vidensdeling Projektrum Søgning Selvbetjening Personalisering Sagsstyring Integration Versions kontrol Abonnement Nyheds formidling Dokumenthåndtering Filer Fraværsregistrering Nyhedskategorier Sagslister Kontaktinformation Office Check ind/ud Søgning Quick links Diskussionsfora Intranet Reservation Opdater egne data Sagsoplysninger Kalender Mail Publisering Kategorisering Vejledninger Opgavelister Internetsider Rekvisitioner ”Min afdeling” Fagsystemer Lotus Notes Kategorisering Personaleprofiler Kalender Metadata Serviceanmodninger ”Mine projekter” ESDH Workflow Brugerhåndtering Eksterne kilder Historik Konfigurerbar standardfunktionalitet 8. oktober 2002 … ”Mine dokumenter” Egenudviklet funktionalitet, samt udvidelsesmuligheder Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 6
Nordjyllands Amt 8. oktober 2002 Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 7
Nordjyllands Amt 8. oktober 2002 Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 8
Nordjyllands Amt 8. oktober 2002 Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 9
Nordjyllands Amt 8. oktober 2002 Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 10
Nordjyllands Amt Sagsstyringsløsningen er et eksempel på at mange fagsystemer med fordel kan stille kernefunktioner til rådighed i den sammenhæng hvor de anvendes Fagsystemer kræver som oftest at brugerne ”kommer til” fagsystemet for at udføre deres handlinger, samt at de er bekendt med langt mere funktionalitet end nødvendigt er • Systemer med Web interface er umiddelbart integreret som web parts, med single sign-on via Active Directory • Windows applikationer bliver launched via Launch. IE. I nogle tilfælde sker det kontekstafhængigt • Enkelte funktioner er bygget med integration på database niveau via ODBC kald • Sagsstyringen er bygget via soap enabling af web services som stilles til rådighed af fagsystemet 8. oktober 2002 Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 11
Nordjyllands Amt Formålet med sagsstyrings-initiativet er at anvende digitalisering til at opnå en betydelig reduktion i sagsbehandlingstiden på udvalgte sagstyper Effektivisering af sagsbehandlingen skal opnås gennem decentralisering af sagsallokeringer, synliggørelse af liggetider og effektivitet, samt understøttelse af relevante videnskilder Sagsstyring Digitalisering Sagens faglige behandling e 1 Fas Mulig Fase 2 • Gradvis øget digitalisering af sagens dokumenter og arbejdsgange • Effektivisering af sagsstyring på basis af erfaringer fra Fase 1 e 2 Fas Procesomlægning 8. oktober 2002 Fase 1 • Gennemsigtighed i sagsstyring med simpel IT-støtte • Begrænset indflydelse på faglig behandling og arbejdsprocesser e Fas 3 Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk Mulig Fase 3 • Etablering af ”endelige” arbejdsprocesser baseret på højt niveau af digitalisering 12
Nordjyllands Amt Den nuværende sagsgang afvikles sekventielt og er styret af den fysiske sags vej gennem amtsgården hvilket ofte resulterer i unødvendige liggetider Illustrativ Indgående post Sagens akter journaliseres i FICS O Sagsbehandler sagen og sender afgørelse til kunde. Sag sendes eventuelt til høring. Akter journaliseres i FICS 8. oktober 2002 Fysisk sag sammensættes og sendes til sektorleder Sektorleder vurderer sagen politisk og videresender til afdelingsleder Sag høres og svar sendes retur til sagsbehandler Kunde modtager afgørelse Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk O Afdelingsleder allokerer og videresender sag til sagsbehandler 13
Nordjyllands Amt I fremtiden styres sagsgangen af et sagsstyringssystem som understøtter decentral fordeling og styring af sager, parallel afvikling af høringer, samt fuld gennemsigtighed i sagsgange, liggetider og effektivitet Illustrativ Sektorleder vurderer sagen politisk Indgående post Sagens akter journaliseres i FICS Sagsstyringssystem + NJA. dk Elektroniske blanketter fra Internettet journaliseres automatisk i FICS 8. oktober 2002 FICS Sagsbehandler sagen og sender afgørelse til kunde. Sag sendes eventuelt til høring. Akter journaliseres i FICS Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk Kunde modtager afgørelse Sag sendes via sagssystemet til høring og svar sendes retur til sagsbehandler 14
Nordjyllands Amt Sagsstyringssystemet er baseret på simpel web-enabling af eksisterende ESDH kernefunktioner, hvilket tillader andre applikationer at tilgå ESDH back-end uden at skulle opgradere og konvertere det eksisterende ESDH ”tyk” klient (Windows) Gem sag Hent sag Gem akt Hent akt Opret sag Sagsstyring Gem sag Internet Opret sag Web front Hent sag ESDH integration services Gem sag Hent sag Gem akt Hent akt Application server ESDH data services Stamdata 8. oktober 2002 Bruger Admin. Sagsakter Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk Database server 15
Nordjyllands Amt 8. oktober 2002 Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 16
Nordjyllands Amt 8. oktober 2002 Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 17
Nordjyllands Amt Medarbejderportalen er sammen med de øvrige initiativer bygget af et dedikeret projektteam på tre måneder Projektteamet har været sammensat af 5 -8 dedikerede Netcompany medarbejdere og 3 -4 dedikerede medarbejdere fra Nordjyllands Amt Internet Opstart Intranet Design Medarbejder portal Design Sagsstyring Design 18. 03. 02 8. oktober 2002 25. 03. 02 Test Implementering Design Implementering Test 29. 04. 02 Netcompany IT and Business Consulting Store Kongensgade 70 DK-1264 København K www. netcompany. dk 10. 06. 02 08. 07. 02 18
- Slides: 18