Noes Bsicas de Organizao de Eventos Cerimonial e

Noções Básicas de Organização de Eventos, Cerimonial e Protocolo Lygia Veny Casas

1. TIPOS DE EVENTOS Os eventos podem ser: • Comerciais: convenção, workshop, mostra, leilão, feira, exposição, desfile, encontro, reunião, etc; • Institucionais: inaugurações, comemorações e efemérides • Culturais: congresso, seminário, simpósio, conferência, curso, palestra, mesa-redonda, painel, fórum, etc; • Sociais: recepção, baile, casamento, formatura, garden party, aniversário, passeio, etc;

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Planejamento = concepção e desenvolvimento de um evento • Ficha de Briefing: identificar e listar necessidades e características de um produto ou serviço • Check-list: listar todas as etapas de trabalho; acompanhamento do começo ao fim • Projeto: análise do cenário, justificativa, objetivos, metas, público-alvo, critérios de aceitação, possíveis restrições, previsão de receitas e despesas, estratégias de ação, cronograma de execução

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Os eventos passam por três etapas: Etapa 1 – Pré-evento: Hora de colocar tudo no papel • Organização do check-list • Organização da planilha de receitas e despesas • Avaliação do local, orçamento e contratação de serviços terceirizados (elaborar contrato para cada fornecedor), programação da divulgação e assessoria de imprensa, planejamento dos materiais impressos e comuniação visual, decoração, taxas de liberação e cerimonial * Check-list é a bíblia de quem trabalha com eventos. Sem ele, é o mesmo que andar num barco furado.

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Os eventos passam por três etapas: Etapa 2 – Evento: Mãos à obra! • Checagem e acompanhamento dos serviços contratados • Circulação de pesquisa de satisfação • Plano B, Plano C, Plano D…. Esteja preparado para imprevistos, pois certamente irão acontecer.

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Os eventos passam por três etapas: Etapa 3 – Pós-evento: Fechando a conta… • Avaliação dos resultados: o que deu certo e o que não deu? • Fechamento financeiro: o orçamento previsto foi cumprido? • Relatório final: clipagem da assessoria de imprensa, registro do evento (CD com fotos e filmagem), materiais de divulgação (CD com materiais impressos, mídia e veiculações), resultado das pesquisas • Emissão de nota fiscal * Um trabalho que começa planejado, termina organizado, mesmo com possíveis imprevistos

ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO a) Espaço físico e instalações adequadas - Verificar se o espaço comporta o público esperado - Analisar as condições do local: umidade, ventilação, iluminação, acústica, necessidade de rebaixamento de teto, instalações elétricas, hidráulicas e planta baixa - Verificar condições de segurança: rotas de fuga e extintores de incêndio

ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO b) Material didático adequado - Preparar cartilhas, manuais, apostilas, conforme a necessidade do evento - Criar um “kit participante”, com bloco de anotação, o material escolhido (apostila, por exemplo), caneta e outros itens necessários - Verificar com palestrantes/ministrantes quais materiais irão utilizar

ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO c) Recursos Audiovisuais e Sonorização - Organizar em arquivo digital (cd, pendrive) os vídeos a serem exibidos e listar o momento de cada exibição - Testar com antecedência e salvar cópia do arquivo no computador que será utilizado, pois se exibido do próprio CD, o arquivo pode travar ou ficar mais lento - Montar e testar microfone, telão, datashow, iluminação com antecedência.

ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO d) Divulgação - Materiais impressos, convites, follow-up, meios eletrônicos e comunicação visual: preparar folder, banner, faixa, backdrop, outdoor, email marketing, hotsite, banner eletrônico, folheteria, material promocional dos patrocinadores e/ou apoiadores e organizá-los por necessidade de utilização (préevento/pós-evento) - Mídia: criar spot/jingle para rádios e VT para televisão. Organizar veiculação conforme necessidade - Assessoria de Imprensa: disparar releases para e agendar entrevistas nos veículos de comunicação

ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO e) Recursos Humanos - Organizar e dividir a equipe de trabalho: secretaria do evento, recepção, apoio às salas - Coordenar os serviços terceirizados: sonorização, projeção, segurança, limpeza

2. CERIMONIAL: O BRILHO DO EVENTO - É um ritual que reúne um conjunto de formalidades, com linguagem própria, a serem seguidas pelo protocolo durante um ato solene ou festivo - É responsável em aplicar ordens de precedência e organizar a realização de discursos, lugares de honra, placas, etc - É o momento onde autoridades e pessoas ilustres irão se manifestar sobre os objetivos do evento. Pode ser realizado na abertura ou encerramento do evento.

3. PROTOCOLO: AS REGRAS DO JOGO - É a regulamentação do cerimonial, as regras que estabelecem a ordem hierárquica nas instâncias de poderes, indicando as posições e tratamentos de cada personalidade - Quebra de protocolo: abandono ou relaxamento das regras, geralmente praticada pelo desejo de agradar os participantes do cerimonial.

4. O PAPEL DO MESTRE DE CERIMÔNIAS - Ser porta-voz do organizador do evento - Organizar e anunciar a composição da mesa diretiva - Listar e citar autoridades presentes que não foram à mesa - Organizar as placas de identificação na mesa diretiva - Orientar a equipe de sonorização sobre os microfones da mesa - Orientar as autoridades sobre seus lugares à mesa - Agir com sobriedade e calma mediante imprevistos e gafes

4. O PAPEL DO MESTRE DE CERIMÔNIAS - Ser discreto e sóbrio - Ter boa dicção - Ser ágil em eventuais imprevistos e gafes

5. ROTEIRO DO CERIMONIAL - O mestre de cerimônias jamais se apresenta, ele saúde ou dá boas-vindas em nome de. Ele também pode agradecer dessa maneira - Preferencialmente utilizar verbos na forma impessoal ou no plural. Exemplo: “Inicia-se a sessão solene. . . ” ou “Convidamos para compor a mesa diretiva. . . ” - Na composição da mesa de honra, as autoridades chamadas devem seguir a ordem de precedência. Primeiramente fala-se o nome da pessoa, seguido do cargo IMPORTANTE: Ao citar o nome de uma autoridade, deve-se utilizar o pronome de tratamento conforme o cargo

5. ROTEIRO DO CERIMONIAL - Após a composição da mesa é o momento mais adequado para citar e agradecer a presença das autoridades que não a compuseram. Vale lembrar que deve ser falado primeiramente o nome depois o cargo. Por exemplo: “Agradecemos a presença do Excelentíssimo Senhor João da Silva, governador do Pará” - O mestre de cerimônias não saúda as autoridades da mesa de honra, apenas as chama para tomarem seus lugares. Quem presidirá a solenidade fará o cumprimento

5. ROTEIRO DO CERIMONIAL - O mestre de cerimônias não passa a palavra, que o faz é a autoridade que presidirá o evento - Ao citar o representante de uma autoridade, deve-se falar o nome e cargo do representante e depois o nome e cargo da autoridade representada. Exemplo: “Convidamos o senhor Antônio Alves, secretário de comunicação da Secretaria da Fazenda, neste ato representando o senhor José Henrique, diretor da secretaria”

5. ROTEIRO DO CERIMONIAL - Em caso de órgãos e entidades que usam siglas como identificação, primeiramente deve ser citado o nome por extenso e posteriormente poderá utilizar a sigla. Por exemplo: “O Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional lançou (. . . )”. “(. . . ) os dados apresentados pelo IPHAN indicam (. . . )”

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Executivo (Federal) - Presidente da República (na ausência, o vice) - Ministérios (critério histórico de criação) - Fundações - Autarquias - Empresas de Economia Mista

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Executivo (Estadual) - Governador (ordem de constituição histórica) - Secretarias - Fundações - Autarquias - Empresas de Economia Mista

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Executivo (Municipal) - Prefeito - Secretarias - Fundações - Autarquias - Empresas de Economia Mista

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Legislativo - Senadores - Deputados Federais - Deputados Estaduais - Vereadores

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Judiciário - Presidente do Tribunal de Justiça - Juiz de Direito da Comarca onde se realiza a cerimônia - Presidente do Tribunal Regional Eleitoral - Procurador Geral da República no Estado - Procurador Geral do Estado - Presidente do Tribunal Regional do Trabalho - Presidente do Tribunal de Contas

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Judiciário - Presidente do Tribunal de Alçada - Desembargadores do Tribunal de Justiça - Juizes do Tribunal Regional Eleitoral - Juizes do Tribunal Regional do Trabalho - Juiz Federal - Juizes do Tribunal de Contas

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Judiciário - Juizes de Direito - Procurador Regional do Trabalho - Auditores do Tribunal de Contas - Promotores Públicos OBS. : Há uma discussão sobre a precedência no Ministério Público, que não se encaixa em nenhum dos Três Poderes

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Empresas Privadas (conforme organograma). Exemplo: - Presidente - Vice-Presidente - Diretor de Finanças - Diretor de Comunicação - Gerente de Produção - Supervisor de Fábrica - Coordenador de Projetos

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA DICAS IMPORTANTES: - Por cortesia, pode ser cedida a precedência aos representantes estrangeiros e autoridades visitantes em eventos que se façam presentes - A precedência é organizada a partir do anfitrião, seguindo a ordem de autoridades de maior à menor importância. Já no momento dos discursos, a ordem é contrária: devem falar autoridades de menor ao maior grau - A idade gera precedência: o mais velho precede sobre o mais novo

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA DICAS IMPORTANTES: - E nos sexos também: a mulher tem precedência sobre o homem - Ordem histórica: a data de constituição de uma instituição é fator de precedência, sendo a data mais antiga precedente sobre as atuais - Ordem alfabética - Titulação: a precedência é organizada com base nos títulos (Bacharel, Mestre, Doutor)

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA DICAS IMPORTANTES: - Nas solenidades federais, o Presidente da República ou Vice-Presidente, nesta ordem, presidirão a solenidade - Nas solenidades estaduais, desde que o Presidente da República ou o Vice-Presidente não compareçam, quem preside a solenidade são os governadores - O prefeito presidirá as solenidades municipais

7. MESA COM AUTORIDADES Mesas com lugares ímpares: - Anfitrião ao centro - Por ordem de precedência, assento à direita e à esquerda do anfitrião (perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa, olhando para a plateia) até que todos os lugares sejam ocupados

7. MESA COM AUTORIDADES Mesas com lugares ímpares: 6 4 2 1 01 – Presidente da Mesa 02 – Segunda precedência 03 – Terceira precedência 04 – Quarta precedência 05 – Quinta precedência 06 – Sexta precedência 07 – Sétima precedência 3 5 7

7. MESA COM AUTORIDADES Mesas com lugares pares: - Anfitrião ao centro e primeira precedência ao centro - Por ordem de precedência, assento à direita e à esquerda do anfitrião, até que todos os lugares sejam ocupados

7. MESA COM AUTORIDADES Mesas com lugares pares: 5 3 1 2 01 – Presidente da Mesa 02 – Primeira precedência 03 – Segunda precedência 04 – Terceira precedência 05 – Quarta precedência 06 – Quinta precedência 4 6

7. MESA COM AUTORIDADES Lugar de honra Geralmente cedido a uma autoridade ilustre, que sentará ao lado direito de quem presidir a solenidade Dispositivos e identificação de lugares Cada autoridade deverá estar identificada com placas colocadas sobre a mesa, em frente ao seu assento, com o nome e cargo

8. REGISTRO E CITAÇÃO DE AUTORIDADES Precedência - As autoridades que não compuserem a mesa devem ser citadas logo após a composição, seguindo a ordem de importância do maior ao menor grau - Nas recepções de eventos, é comum instalar uma secretaria para o credenciamento de autoridades, onde uma pessoa registra o nome e o cargo e repassa ao mestre de cerimônias

8. REGISTRO E CITAÇÃO DE AUTORIDADES Procedimentos na fala - O mestre de cerimônias cita e agradece a presença das autoridades citadas - Autoridades que chegarem atrasadas no cerimonial (após o momento de citação), podem ser anunciadas entre as falas das autoridades da mesa

9. SÍMBOLOS NACIONAIS Uso e disposição das bandeiras Número ímpar de mastros Bandeiras: Brasil, Santa Catarina e Joinville Organização: Brasil ao centro, Santa Catarina à direita (perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa olhando para a plateia) e Joinville à esquerda

9. SÍMBOLOS NACIONAIS Uso e disposição das bandeiras Número par de mastros Bandeiras: Brasil, Santa Catarina, Joinville e Rotary Club Organização: Brasil e Santa Catarina ao centro (sendo que a do Brasil deve ficar ao lado direto da perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa olhando para a plateia), Joinville à direita do Brasil e Rotary Club à esquerda de Joinville

9. SÍMBOLOS NACIONAIS Hino Nacional - Pode ser executado por um grupo de músicos ou por CD - Se executado por músicos, o Hino não deve ser cantado, mas se utilizado CD, os participantes podem cantar - Independente da forma de execução, todos devem estar em posição de respeito, com o corpo direcionado à bandeira.

10. AS FORMAS DE TRATAMENTO Linguagem Protocolar - Na abertura: “Inicia-se. . . ”; “tem início. . . ”; “Em nome de(o). . . ”; “A presidência. . . dá as boas-vindas. . . ” - Na composição da mesa: “compõem a mesa. . . ”; são convidados a compor a mesa. . . ”; “Integram a mesa. . . ” para os casos de apresentação dessa; “À mesa, são convidados. . . ” - Nos hinos: “É momento do Hino Nacional Brasileiro. . . ”; “Todos são convidados, em atitude de respeito, a. . . ”

10. AS FORMAS DE TRATAMENTO Linguagem Protocolar - No registro de presenças: “Fazem-se presentes a este ato. . . ”; “Registre-se as presenças das autoridades e personalidades. . . ” - Nos pronunciamentos: “vai usar da palavra. . . ”; “fará uso da palavra. . . ”; “para o seu pronunciamento é convidado. . . ” - No encerramento: “A presidência agradece e os convida. . . ”; “encerrada esta solenidade. . . ”; “Ao final deste ato. . . ”

“Nossa personalidade social é a ideia que os outros fazem de nós. ” (Marcell Proust) Contatos Lygia Veny Casas: lygia@criacomcomunica. com. br Facebook: Lygia Veny Casas Twitter: @lygiavenycasas Skype: lygiavcasas