Neljs teema Yksilnkkulma yksildynamiikka Leif berg Esimiesviestinnn erikoisluentosarja

Neljäs teema. Yksilönäkökulma: yksilödynamiikka Leif Åberg: Esimiesviestinnän erikoisluentosarja kevätlukukausi 2004

Yksilönäkökulma: yksilödynamiikka n yksilötekijät kuten ¡ ¡ ¡ n arvot, asenteet ja tarpeet motivointi sitoutuminen palkitseminen henkinen kasvu organisaatioviestintä yksilön näkökulmasta ¡ ¡ kanavat tulkinta ja tolkunotto tietoahdistus toiminta virtuaalisissa organisaatioissa

Yksilödynaamiset tekijät n yksilön toimintaan vaikuttavia tekijöitä, mm ¡ ¡ ¡ arvot asenteet tarpeet mielipiteet tiedot, tietämys, äly, tunneäly

hinku Superpallomalli n ou sit asenne Arvot mielipiteet tiedot asenne käyttäytyminen asenne tiedot tu ne i m

Käyttäytyminen n vaistomainen tai tahallinen ulkoinen esiintymistapa osa hyvinkin muuttuvaa ja tilannesidonnaista osa hyvinkin jäykkää: tavat ja tottumukset

Arvot n n n pysyviä uskomuksia tiettyjen tavoitteiden tai käyttäytymisen paremmuuteen ohjaavat ja suuntaavat kaikkea käyttäytymistä esimerkkejä: uskonnollisuus, materialismi, isänmaallisuus, kansainvälisyys, poliittinen perusvire

Arvot, jatkuu … n n n arvot muuttuvat hyvin hitaasti puolustusmekanismimme osa: tukeudumme oudoissa tilanteissa arvoihin muuttaminen erittäin hankalaa: tarvitaan voimakas mullistus, ennen kuin arvojärjestyksemme muuttuu

Asenteet n n asenne on johdonmukaisena ilmi tuleva suhtautumistapa johonkin ympäristön kohteeseen tieto-, tunne- ja käyttäytymiskomponentit

Asenteiden muuttaminen: sisältöteoriat esimerkkinä Festingerin dissonanssiteoria: ¡ ¡ pyrimme sisäiseen tasapainoon asenteiden vastaisia sanomia -> ristiriita, dissonanssi mieluummin torjumme epämiellyttävät sanomat kuin että heti muuttaisimme asenteitamme tai käyttäytymistämme perustelut ovat siten tärkeitä

Asenteiden muuttaminen: kanavateoriat esimerkkinä Osgoodin ja Tannenbaumin kongruenssiteoria: ¡ ¡ olemme taipuvaisia uskomaan, että luotettavaksi havaittu lähde ei voi lähettää epäluotettavaa tietoa tai että epäluotettava lähde ei voi lähettää luotettavaa tietoa kanavavalinta tärkeää

Asenteiden säilyttäminen: Mc. Guiren rokotusteoria n kaksi tapaa vahvistaa nykyisiä asenteita: vahvistus- ja rokotusmalli ¡ ¡ vahvistusmalli: nykyasenteet säilyvät, kun annetaan niitä tukevia viestejä rokotusmalli: nykyasenteet säilyvät, kun ensin annetaan heikennetty annos vastapuolen väittämiä ja sitten nykyisiä asenteita tukevia viestejä

Rokotusteoria, jatkuu … n n n rokotusmalli on tehokkaampi: vahvistusmalli turruttaa: “pah, liturgiaa” rokotusmalli: havahtuminen -> epätietoisuus -> ratkaisumalli

Tiedot n n tieto on hyvinperusteltu tosi uskomus asenteet vaikuttavat tietojen keruuseen periaatteessa on helpompi lisätä tietämystä kuin muuttaa asenteita tietojen oltava ymmärrettävässä muodossa ja tietojen esittäjän luotettava

Mielipide n n n jollain lailla ilmi tuleva kannanotto: puhuttuna, kirjoitettuna, elein tai ilmein mielipiteet muuttuvat helpommin kuin tiedot tai asenteet omat arvot ja asenteet, tilanne, osapuolet ja käsiteltävä asia vaikuttavat mielipiteen pysyvyyteen

Motiivi, “hinku” n päämäärähakuinen toiminnan vaikutin ¡ ¡ ¡ motiivi voi olla aineellinen tai aineeton sekä palkkion saanti että rankaisun pelko motivoivat motiivit ovat usein piileviä ei ole yhtä universaalista motivaattoria tyydytetty tarve ei motivoi

Sitoutuminen n henkilö hyväksyy tavoitteen tai tehtävän ja antaa panoksensa sen saavuttamiseen

Organisaatioviestintä yksilön näkökulmasta n organisaatioviestintä yksilön näkökulmasta ¡ ¡ ¡ kanavat tulkinta ja tolkunotto tietoahdistus

Kanavien käyttö johtajien näkökulmasta n n n Daft, Lengel ja Trevino (1987): johtamisen tehon ja viestimien käytön suhde johtajat luokiteltiin tehokkaisiin ja vähemmän tehokkaisiin viestimet luokiteltiin rikkaisiin (rich) ja vähemmän rikkaisiin (lean), kriteereinä 1 2 3 4 palautteen nopeus rinnakkaisten vihjeiden käyttö luonnollinen kieli henkilökohtaisuus

rich henkilökohtainen viestintä pienryhmäkokoukset käytävä- ja kahvipöytäkeskustelut videoneuvottelut puhelinkeskustelut ääniposti sähköposti isot ryhmäkokoukset henkilökohtaiset kirjeet kopioidut asiakirjat faksit toimistojen väliset muistiot viralliset puheet kirjeet tiedotteet raportit lean Tehokkaat johtajat käyttivät oikein oikeissa tilanteissa: - moniselitteiset asiat - sitouttaminen, sitoutumisen aikaansaaminen - ikävät asiat

Tietoahdistus: sama asia, eri sanoin n Informaatioahdistus (information anxiety), Saul Wurman 1989 Informaatiouupumus (information fatigue), David Lewis 1996 Infoähky (information glut), Michael Marien 1997, Jussi T. Koski 1998

Informaatioahdistus n n n Saul Wurman 1989: Information anxiety is produced by the everwidening gap between what we understand what we think we should understand. It is the black hole between data and knowledge, and it happens when information doesn’t tell us what we want or need to know

Oireita. . . n n n valitat alinomaa, ettet enää pysy kärryillä tunnet syyllisyyttä, kun luettavien aikakauslehtien määrä kasvaa nyökkäilet tietävän näköisenä, kun joku mainitsee kirjan, taiteilijan tai uutisjutun, josta et ole kuullutkaan huomaat, ettet osaakaan selittää jotain, jota sinun pitäisi osata syytät itseäsi, kun et osaakaan koota ostamaasi polkupyörää

… oireet jatkuvat. . . n n n et osta uutta laitetta, koska pelkäät, ettet saa sitä toimimaan sinua masentaa, koska et tiedä, mitä kaikki videosi nappulat merkitsevät merkitset tarkan tuloajan digikellostasi vierailulomakkeeseen, vaikka tiedätkin, ettei kukaan itse asiassa välitä seuraat uutisia, joilla ei ole sinulle mitään kulttuurista, taloudellista tai tieteellistä merkitystä tunnet velvollisuudeksesi täyttää joka lomakkeesta joka osion

… edelleen oireita. . . n n reagoit tunnepohjaisesti informaatioon, jota et todella ymmärrä (esimerkiksi menemällä paniikkiin, kun Dow Jones putoaa 500 pistettä) arvelet, että vieressäsi istuva ymmärtää kaiken sen, mitä itse et ymmärrä olet liian peloissasi tai hämmentynyt sanoaksesi ”en tiedä” kutsut sellaista informaatioksi, mitä et ymmärrä

Informaatiouupumus n n Information fatigue syndrome (David Lewis 1996) oireita: ¡ ¡ ¡ yleinen ahdistuneisuus ärtyvyys jännittyneisyys avuttomuuden tunne myös fyysisiä oireita

Dying for Information n Reuters Business Information tutkimus 1996 n n n 1313 yritysjohtajaa, eri puolilta maailmaa 41%: päivittäinen työskentely-ympäristö on stressaava 56%: tulevaisuus on stressaavampi 32% sai runsaasti tietoa jota ei pyytänyt tai tilannut 49%: melko usein tai säännöllisesti kyvyttömiä käsittelemään vastaanotettuja sanomia

Dying for Information / 2 n n n 38% hukkaa aikaa koettaessaan löytää oikeaa informaatiota 43% ajattelee, että päätöksentekokyky heikkenee ja tärkeät päätökset viivästyvät tiedon ylitarjonnan vuoksi 44% uskoo informaation keräämisen tuottavan yritykselle enemmän kustannuksia kuin hyötyä 50% joutuu usein tai säännöllisesti tekemään ylitöitä tai tuomaan töitä kotiin käsitelläkseen informaatiota 61% joutuu peruuttamaan erilaisia sosiaalisia aktiviteetteja joutuessaan käsittelemään suuria informaatiomääriä ¡ (lähde: Koski, Infoähky 1998, 22 -24)

Selviytymisstrategiat

Saul Wurmanin reseptit 1 2 3 4 oikea asenne keskinäisviestinnän taidot viitetietojen oikea käyttö valikoiva, mutta kontrolloitu uutistietojen hankinta

1 Oikea asenne n n n hyväksy, että on paljon asioita, joita et ymmärrä, ja anna niiden kiihottaa uteliaisuuttasi hyväksy, ettet missään tapauksessa ehdi tietää kaikkea ajattele oppositioita: kun sinulla on ongelma, ajattele ratkaisua ja sen oppositiota (sukua de. Bonon lateraaliselle ajattelulle) määrittele tiedontarpeesi määrittele suurimmat tietoahdistuksen alueesi

2 Keskinäisviestinnän taidot n n selitä joku asia äidillesi, puolisollesi tai lapsellesi kuuntele, ole empaattinen älä nyökkäile, vaan kysy: ”voisitko täsmentää? ” tai ”en ole varma ymmärränkö mistä puhut? ” tehosta kokouskäytäntöjä

3 Viitetietojen oikea käyttö ¡ ryhmittele tietoja, käytä useampia hakupolkuja. Viisi luokitteluperustaa: 1 kategoriat, kuten tuoteryhmät ¡ 2 aika ¡ 3 käytä karttoja tai pohjapiirustuksia aakkoset ¡ 5 käytä aikajanaa sijainti ¡ 4 käytä väri- tai numerokoodeja suurten tietomäärien ryhmittely jatkumo, kuten esimerkiksi koko ¡ helppo hahmottaa

Viitetiedot jatkuvat. . . n käyttöohjeet, manuaalit n n n yksinkertainen kieli käyttäjänäkökulma opastus n n n kerro arvioitu aika kerro mitä reitillä on odotettavissa kerro mitä näkyy jos olet mennyt vikaan

4 Valikoiva, mutta kontrolloitu uutistietojen hankinta n Lance Shaw 1979: Fat-Free Daily Reading Diet: n n n n sanomalehdet: yksi päivässä uutiskuvalehdet: yksi viikossa ideat ja kulttuuri: yksi kulttuuriliite tms talous- tai tiedeaikakauslehdet: yksi tietosanakirja: yksi hakukataloogit: yksi muita, kuten tilastojulkaisuja tms: yksi (lisäksi verkko- ja sähkeuutiset, teksti-tv; radiouutiset taustakuunteluna)

Jussi T. Kosken reseptejä n n itsekuri (fat-free -dieetti) tiedonhallinta ¡ n metatiedon säilytys varsinaisen tiedon sijasta ¡ n n n olennaisen tiedon löytäminen, seulonta ja valinta tiedetään, mitä tietoa on ja missä arkiston pito järjestyksessä, sekä fyysinen että sähköinen menevän tiedon esianalysointi ja suodatus viestintätaitojen lisääminen laadukas oppiminen uppoutuva, kiireetön paneutuminen

Tiedon ylitarjonnan hoito (Farace, Monge ja Russel 1977) A 1 2 3 4 5 6 7 8 Helpot ratkaisut (joilla toivotaan asian hoituvan) Älä reagoi mitenkään Mitättömät suoraan roskiin Toimi sääntöjen mukaan Laske suoritustasoa Anna jonojen kasvaa Priorisoi: vain tärkeät Odota että lähettäjä ryhtyy toimiin uudelleen Anna väliaikatietoja B 9 10 11 12 13 Keskiraskaat Tukkea sisääntulo Lisää voimavaroja Käytä alihankkijoita Tehosta prosessointia Luo puskuriresursseja C Rajut muutokset 14 Verkostoidu: työtä rinnan, ei sarjassa 15 Hajauta päätäntää 16 Luo tietokantoja, kaiken tiedon ei tarvitse liikkua

Tietämyksen syklit koetun virta ymmärrys jaetut merkitykset uusi tietämys ja osaaminen tietämyksen luominen päätäntä tavoitteellinen, sopeuttava käyttäytyminen Choo, C. W. , The Knowing Organization. New York 1998

Tietämyksen syklit koetun virta luotaus ymmärrys jaetut merkitykset uusi tietämys ja osaaminen tietämyksen luominen päätäntä viive tavoitteellinen, sopeuttava käyttäytyminen

Virtuaalimaailman uudet haasteet n n Virtuaalinen organisaatio on organisaatio, joka toimii pääasiassa tietoverkkojen välityksellä (Montola 2003) ”Kenties koko organisaatioajattelun on muututtava virtuaalisten organisaatioiden myötä” (Juuti, 2001) ¡ ameebamainen verkosto-organisaatio

Tarkastelukulmia virtuaaliseen maailmaan n Erilaisia paradigmoja: ¡ ¡ cuelessness-paradigma: keskeisintä verkkoviestinnässä on sosiaalisten vihjeiden ja keskustelun kontekstien puuttuminen cyberspace-paradigma: verkko on yhteisöllinen vuorovaikutuksen tila

Cuelessness-paradigma n n väittää, että tärkein ero reaalisen ja virtuaalisen viestinnän välillä on vihjeettömyys, cuelessness vihjeettömyydestä on myös etua (Walther 1996): verkossa voi samastua helposti keskustelukumppaniin, koska 1 2 3 4 vastaanottajasta muodostuu idealisoituva käsitys on mahdollisuus optimoida tapa, jolla esittää itsensä asynkronisaatiosta johtuen on mahdollista kontrolloida tulevia ja lähteviä viestejä palautteen kehä mahdollistaa intensiivisen keskustelun kasvattamisen, vaikkei sosiaalisia vihjeitä juuri olisikaan

Cyberspace-paradigma: n väittää, että verkossa voi syntyä aitoa, mutta erilaista yhteisöllisyyttä, joka näkyy mm keskusteluprosesseissa, rakenteissa ja normeissa (Mc. Laughlin, Osborne & Smith, 1995) n keskusteluprosessit: ¡ n oma kielenkäyttö, lyhenteet, sosioemotionaalinen sisältö, kasvojen säästämisen mekanismit sosiaalisten rakenteiden syntyminen verkkoon: ¡ sukupuoliroolit, rituaalit, yhteiset päämäärät, sosiaaliset ja ammatilliset roolit, normit ja yhteiset käytännöt

Yhteisöllisyys verkossa, jatkuu … n sosiaalisten normien syntyminen verkkoon; palkkio- ja sanktiomekanismit ¡ normien rikkomisesta rangaistaan mm seuraavissa tilanteissa: n n n virheellinen taitamaton tekniikan käyttö kanavan ylirasittaminen verkon tai uutisryhmän käytäntöjen rikkominen eettiset rikkeet asiaton kielenkäyttö faktuaaliset, sisällön tuotantoon liittyvät virheet

Identiteetti ja anonymiteetti verkossa n n mm Baym 1995 identiteetti ¡ ¡ n muodostus alkaa usein pseudonyymin valinnasta: verkkonimi, sitaatit, allekirjoitus verkkoroolit muodostuvat vuorovaikutuksen kautta anonymiteetti ¡ ¡ kuten katolisen ripin tilanteessa esimerkiksi potilastukiryhmissä on helppoa puhua empaattiselle tuntemattomalle: ’heikko’ ihmissuhde, joka vapaa ylimääräisistä paineista ja luo anonyymiä luottamusta

Perusväitteitä virtuaalisista organisaatioista (Montola 2003) n n n sosioemotionaalisen sisällön välittäminen on verkossa hitaampaa verkkoyhteisöjä voi muodostua, mutta yhteisöllisyys on erilaista sosiaalisten esteiden heikkous helpottaa sosiaalisesti viestintää ja työntekoa tuntemattomien kanssa anonyymi verkkokeskustelu helpottaa ideointia ja organisaation toiminnan kritisointia virtuaaliset verkostot ovat tiheähköjä, avoimia, kulttuurisesti monimuotoisia, esklusiivisia ja vähemmän kontrolloituja tiivis verkkoviestintä johtaa ryhmäpolarisaatioon

Konkreettiset vs virtuaaliset areenat Areenan funktiot (Aula 1999): Konkreettiset areenat, ovat fyysisessä todellisuudessa Virtuaaliset areenat, ovat kybertilassa symbolisen ja ritualistisen merkityksen ilmaisu ja siirto helppoa, nopeaa vaikeutuu ja hidastuu hallinnollisten asioiden hoitaminen hidasta, aikaa syövää; myös motivaatio-ongelmia; mutta yhteisen käsityksen havaitseminen lisää sosiaalista kontrollia nopeus, vapaus paikasta, asynkronisuus, suurten joukkojen keskustelumahdollisuus, rajoittamattomat puheenvuorot tuovat tehoa menneiden suoritusten tarkastelu melko helppoa, mutta tiedon haku vaikeaa helppoa, koska voidaan arkistoida ja hakea paremmin; loki; anonymiteetti team building helppoa, koska sosioemotionaalinen ulottuvuus on näkyvä huomattavan vaikeaa; jos kaikki tekevät etätyötä, on saumaton yhteistyö vaikeaa valintojen suorittaminen, päätöksenteko mahdollistaa osallistavan päätännän polarisaatio <-> sirpaloituminen; mennään anonymiteetin taakse

Luottamus virtuaalisissa organisaatioissa (Jarvenpaa ja Leidner 1998) n luottamusta synnyttivät ¡ ¡ viestintätavat, jotka olivat sosiaalisia ja välittivät innostuneisuuden tunteen muille osanottajille selviäminen teknisestä ja tehtäviin liittyvästä epävarmuudesta ennakoitava viestintä: tietty vastaamisnopeus ja palaute johtajuuden ilmeneminen, tehtävälähtöisyys ja ratkaisusuuntautuneisuus