Nehzsgek s buktatk a minsgirnyts bevezetsben Vezets Stratgia
Nehézségek és buktatók a minőségirányítás bevezetésében Vezetés · Stratégia · Emberi erőforrás Sohajdáné Bajnok Katalin Szakmai nap - Szentendre, 2017. november 29.
EFQM modell
Vezetés felelőssége n n Elkötelezett a minőségügyi rendszer bevezetése és fejlesztése iránt A szervezet céljaival összhangban meghatározza és nyilvánosságra hozza ¨ jövőképét ¨ küldetését ¨ rövid, közép és hosszú távú stratégiáját ¨ minőségpolitikáját
Vezetés felelőssége n n Tudatosítja munkatársaival a törvényekben, külső és belső szabályzatokban, előírásokban szereplő követelmények fontosságát Példamutatással nyeri el a munkatársak bizalmát A minőséggel és a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos értékrendjét közzéteszi Biztosítja a hatékony belső és külső kommunikációt
Vezetés felelőssége n n Részt vesz új módszerek és megoldások kutatásában, alkalmazásában Gondoskodik az erőforrásokról Olyan szervezeti kultúrát biztosít, amely ösztönzi a munkatársak aktív részvételét és fejlődését Ellenőrzéseket végez, így közvetlen visszacsatolása van a minőségirányítási rendszer eredményességéről és hatékonyságáról
Vezetés - a megvalósítás lépései n n n n n Képzés a vezetés és a munkatársak számára Minőségirányítási Tanács (MIT) megalakítása A minőségirányítással kapcsolatos tevékenységek irányítása Stratégiai terv készítése A minőségpolitika meghatározása Továbbképzési tervek készítése Külső és belső kommunikációs terv készítése A minőséggel kapcsolatos dokumentáció elkészítése A Minőségi Kézikönyv szerkesztése
Vezetés - belső kommunikáció n Problémás területek ¨ a tájékoztatás nem folyamatos ¨ a tájékoztatás nem széles körű ¨ nincs hozzáférés a dokumentumokhoz ¨ az elért eredményekről nincs tájékoztatás n Lehetőségek rendszeres tájékoztatás ¨ meg kell határoznia bárki számára megtekinthető és a belső használatra készült dokumentumok körét ¨ a már használatos írásos és szóbeli kommunikációs eszközök mellett kiemelt szerepe lehet a felhő technológia alkalmazásának ¨
Vezetés - munkacsoportok n Problémás területek ¨ nem működik kellő számú munkacsoport ¨ a csoportmunka nem elég hatékony ¨ a munkacsoportok tevékenységéről nincs kellő információ ¨ a munkacsoportok tevékenységének dokumentálása n Lehetőségek ¨a dolgozói létszámhoz és a végzendő feladathoz igazított munkacsoportok ¨ állandó és alkalmi munkacsoportok ¨ minden dolgozó számára hozzáférhető emlékeztetők ¨ szóbeli beszámolók
Vezetés - határidők, munkavégzés n Problémás területek ¨a határidők betartása ¨ motiváció hiánya ¨ önálló munkavégzés képessége ¨ csoportközpontúság hiánya ¨ konfliktusok n Lehetőségek ¨ kellő kompetenciájú munkacsoport vezetők ¨ határidők reális tervezése ¨ konfliktuskezelő tréningek
Vezetés - képzés, továbbképzés n Problémás területek ¨a minőségügyi képzés nem folyamatos ¨ a belső továbbképzés hiánya ¨ a belső továbbképzések rendje nem tervezett n Lehetőségek ¨a minőségmenedzsment ismeretek folyamatos szinten tartása a munkatársak körében ¨ A MIT tagok képzése, továbbképzése, ¨ jó gyakorlatok átvétele
Vezetés - a MIT tevékenysége n Problémás területek ¨a MIT nem irányít elég határozottan ¨ a jogkörök nem tisztázottak n Lehetőségek ¨ személyi összetétel, kompetenciák ¨ határozott célkitűzés ¨ jól kidolgozott ügyrend ¨ felelősségi- és hatáskörök pontos meghatározása ¨ a MIT tagság megszűnésének/megszüntetésének okai
Minőségirányítási dokumentáció A dokumentációs rendszer mindazokat a dokumentumokat tartalmazza, amelyek a minőségirányításhoz és a minőségi működés megvalósításához szükségesek n Fajtái n ¨ előíró ¨ igazoló
Minőségirányítási dokumentáció n Előíró dokumentumok ¨ szabályzatok, útmutatók ¨ ügyrendek ¨ munkatervek ¨ folyamatleírások, folyamatábrák n Igazoló dokumentumok ¨ emlékeztetők, beszámolók ¨ elemzések ¨ elégedettségmérések és elemzéseik ¨ partneri együttműködési megállapodások ¨ fotódokumentáció ¨ médiaszereplések dokumentumai
Minőségirányítási dokumentáció n Elvárások ¨ egységes arculat ¨ egységes stílus ¨ legyen alkalmas a változások kezelésére ¨ könnyű visszakereshetőség ¨ használhatóság ¨ érthető, szabatos fogalmazás ¨ tükrözze az adott könyvtár jellemzőit ¨ folyamatos javítás, aktualizálás
A dokumentumok változásának kezelése n n A belső dokumentumok folyamatos aktualizálása a működésben bekövetkezett változásoknak megfelelően történjen A változtatást kezdeményezheti ¨ az intézmény vezetője ¨ MIT vezetője ¨ a dokumentum bármely birtokosa (pl. folyamatgazda) ¨ bármelyik munkatárs
A dokumentumok változásának kezelése A dokumentumok csak komplett egységként módosíthatók, oldalak cseréje nem engedélyezett n Az újonnan készült dokumentumok feleljenek meg az arculati, formai követelményeknek n Az új dokumentumon szerepeljen a verziószám n
A dokumentumok változásának kezelése n n n Nem igényel módosítást, így verziócserét sem a dokumentum tartalmát nem érintő, technikai jellegű változtatás pl. logó, elérhetőségi adatok, névváltozás A megszűnt vagy érvénytelen dokumentumot vissza kell vonni Minden felhasználási helyen kizárólag az érvényes, aktuális dokumentum álljon rendelkezésre
Stratégiai tervezés n n n A stratégiai tervezés lényege, hogy az intézményt, a könyvtárat olyanná alakítsa, ami megfelel a vele szemben támasztott igényeknek A tervezés teszi lehetővé, hogy a naponta meghozandó döntések ne ad hoc döntések legyenek, hanem egy rendszerves részét képezzék A stratégiai tervezés vonatkozhat a könyvtár egész feladatrendszerére, vagy egy-egy részterületére
Stratégiai terv – a megvalósítás lépései n n n n n Munkacsoport létrehozása A küldetés és a jövőkép megalkotása Külső és belső helyzet elemzése (PGTTJ, SWOT) Benchmarking elemzések Az átfogó cél meghatározása Kulcsfontosságú területek meghatározása beavatkozások hozzárendelésével Éves cselekvési tervek összeállítása felelősökkel, időpontokkal, források meghatározásával Folyamatos értékelés, igazítás a változásokhoz Eredmények szétsugárzása A teljes stratégiai ciklus értékelése
Stratégiai terv – problémás területek Nem csoportmunka eredménye n Csoportmunka eredménye de nem egységes n ¨ az egyes részek stílusa eltérő Nem követi az előírt szerkezetet n A helyzetkép kidolgozásának arányai n ¨ túl n rövid, túl hosszú, túl általános PGTTJ helyett PEST
Stratégiai terv – problémás területek n n A stratégiai célok nem a helyzetkép megállapításai alapján kerülnek kijelölésre Nincs folyamatosság az előző és az aktuális stratégiai terv között ¨ az előző stratégiai terv megvalósulatlan céljainak számba vétele ¨ az okok keresése n külső körülmények n belső akadályok n megváltozott szakmapolitikai koncepciók
Stratégiai terv – problémás területek n n n Külső partneri igények beépítése nem elég hangsúlyos Nem készült cselekvési terv Hiányzik a megvalósításhoz szükséges pénzügyi források megnevezése Hiányzik a rendszeres felülvizsgálat, értékelés Van ahol csak „kötelező dokumentum”, így nem éri el a célját
Emberi erőforrás n n n A könyvtár munkatársai az intézmény legfontosabb értékei A munkafolyamatok tervezése, megvalósítása, ellenőrzése, fejlesztése a munkatársak tevékenysége során jön létre Feladat ¨ megismerni azokat az embereket akikkel dolgozunk ¨ megismertetni velük azokat a lehetőségeket, módszereket amivel a közös célokat – küldetés, stratégia – el akarjuk érni
Emberi erőforrás Az emberi erőforrás menedzsment: a menedzsment azon területe, amely az emberekkel, mint a szervezet alapvető (stratégiai) erőforrásával foglalkozik n Célja az emberi erőforrás hatékony felhasználása a szervezeti és az egyéni célok magas szintű megvalósítása érdekében n
Emberi erőforrás n n n n motiválás feladatok delegálása a felelősség delegálása képzés kellő információ a munkavégzéshez ellenőrzés értékelés
Emberi erőforrás n A munkatárs motivált ha: ¨a munkáját sajátjának érzi ¨ a főnöke támogatja ¨ magas követelményeket állítanak elé ¨ tudja mi történik nap, mint nap ¨ van beleszólása a dolgok menetébe ¨ jó csapatban dolgozhat ¨ innovatív képességeit használhatja ¨ kapcsolatban áll a szolgáltatást igénybevevőkkel
Emberi erőforrás - munkaszervezés n Problémás területek ¨ egyenetlen terhelés ¨ túlterheltség, feszültség ¨ hiányzik az egyéni felelősségvállalás ¨ régi munkaköri leírások ¨ egymás munkájának hiányos ismerete ¨ új dolgozó belépése n Lehetőségek ¨ feladatmegosztás ¨ feladatok delegálása ¨ folyamatgazdák kijelölése ¨ munkaköri leírások folyamatos aktualizálása ¨ szervezeti kultúra, értékrend
Emberi erőforrás - képzés, továbbképzés n Problémás területek ¨a képzések nem szolgálják a stratégiát ¨ nincs vagy nem elég hatékony belső tudásmegosztás ¨ más könyvtárak munkájának megismerése n Lehetőségek ¨ célzott, előre tervezett belső továbbképzések ¨ a belső tudásmegosztás formáinak megteremtése ¨ a képzéseken való részvétel legyen az ösztönzés eszköze ¨ jó gyakorlatok megismerése, hasznosítása
Emberi erőforrás - értékelés, ösztönzés n Problémás területek ¨ kevés a visszajelzés a munkáról ¨ ad hoc értékelés ¨ innovációs aktivitás ¨ nincs kidolgozott ösztönző rendszer n Lehetőségek ¨ értékelési, ösztönzési szabályzat ¨ az értékelés alkalmainak megteremtése ¨ dolgozói önértékelés ¨ innovációs ötletek dokumentálása, támogatása
Emberi erőforrás – ajánlott dokumentumok Esélyegyenlőségi terv n Kompetencia-térkép n Emberi erőforrás stratégiai terv n Ösztönzési szabályzat / Az anyagi és erkölcsi elismerés eljárásrendje n A munkatársi önértékelés szempontjai, eredményei n
Köszönöm a figyelmet!
- Slides: 36