Nedre Romerike Innkjpssamarbeid strategi 2017 2020 Januar 2017

Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid - strategi 2017– 2020 Januar 2017

INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING Introduksjon Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid (NRI) er opprettet som et administrativt vertskommunesamarbeid mellom kommunene Aurskog Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum, der Sørum kommune er vertskommune. Formålet med NRI er å organisere et forpliktende innkjøpssamarbeid mellom kommunene med sikte på gunstige innkjøpsavtaler og gjennom dette blant annet oppnå: • Storkundefordeler ved å opptre som én kunde • Reduserte administrative kostnader knyttet til inngåelse av innkjøpsavtaler • Redusert antall leverandører og fakturamengde • Økt innkjøpskompetanse og kvalitet i innkjøpsarbeidet Føringer for NRIs ansvar og arbeidsoppgaver fremgår i følgende dokumenter: • Avtale om administrativ vertskommunesamarbeid • Arbeidsgiverplattform med arbeidsreglement for Sørum kommune • Sørum kommunes etiske reglement • Sørum kommunes økonomireglement • Instruks for Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid – NRI • Felles anskaffelsesveileder for NRI • Anskaffelsesstrategi 2012 -2015 – vedtatt i alle kommuner • IINR Handlingsplan 2012 -2017 • Handlingsplan e. Handel 2013 -2014 Denne strategien skal erstatte Anskaffelsesstrategi 2012 -2015 og IINR Handlingsplan 2012 -2017. NRI har per 31. 12. 2016 83 avtaler fordelt på 135 leverandører. Omsetningen på avtalene var i 2016 rundt 370 millioner kroner. Sekretariatsbidraget for 2016 er på ca 6 millioner. NRI 2017– 2020 2

INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING Hovedmål NRI skal bidra til økt lønnsomhet for medlemskommunene gjennom riktig ressursbruk og bærekraftige anskaffelser Følgende parametere vektlegges: ü Kvalitet – anskaffelsen skal bidra til riktige og gode produkter og tjenester til brukerne og virksomhetene. ü Kostnader – anskaffelsen skal være kostnadseffektiv ü Tidsbruk – anskaffelsen skal være effektiv med hensyn til bruk av tid NRI 2017– 2020 3

INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING 1. NRI skal levere stordriftsfordeler til kommunene Delmål 2. NRI skal være en prioritert kunde hos våre avtaleleverandører For å oppnå hovedmålet og formålet med NRI, prioriterer vi følgende fem områder i strategiperioden. 3. NRI skal være et kompetansesenter for kommunene på offentlige anskaffelser 4. NRI skal jobbe med kvalitetsstyring gjennom digitale prosesser 5. NRI skal ivareta miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i sine avtaler 1. NRI skal levere stordriftsfordeler til kommunene KLIKK FOR MER INFORMASJON 2. NRI skal være en prioritert kunde hos våre avtaleleverandører KLIKK FOR MER INFORMASJON 4. NRI skal jobbe med kvalitetsstyring gjennom digitale prosesser KLIKK FOR MER INFORMASJON 5. NRI skal ivareta miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i sine avtaler KLIKK FOR MER INFORMASJON 3. NRI skal være et kompetansesenter for kommunene på offentlige anskaffelser KLIKK FOR MER INFORMASJON NRI 2017– 2020 4

INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING 1. NRI skal levere stordriftsfordeler til kommunene 2. NRI skal være en prioritert kunde hos våre avtaleleverandører 3. NRI skal være et kompetansesenter for kommunene på offentlige anskaffelser ØNSKET EFFEKT • NRI- avtalene oppfyller den enkelte kommunes behov, gir gode priser, er forutsigbare og har sanksjoner som virker • Redusere ressursbruk i kommunene ved at NRI gjennomfører konkurransene, priskontroll og avvikshåndtering TILTAK 1. 1 God dialog og informasjonsflyt med faggruppene 1. 2 Strategidokument innarbeides i alle anskaffelser 1. 3 Benytte erfaringer fra alle faser i anskaffelsesprosessen og avtaleperioden videreføre det som fungerer bra og endre det som ikke har fungert 1. 4 Dialog om hvilke sanksjoner som vil fungere i den enkelte avtale 1. 5 Ha god dialog med markedet 1. 6 Utarbeide godt malverk, både - anbudsdokumenter og avtalebetingelser 1. 7 Gjennomføre gode planleggingsprosesser og strategi for anskaffelsen – sette av nok tid til hver anskaffelse 1. 8 Faggruppedeltagere meldes opp av alle kommunene innen anskaffelsesprosessen settes i gang 1. 9 Faggruppedeltagere må sette av tilstrekkelig tid til å delta i anbudsprosessen 1. 10 Kommunene blir flinkere til å melde avvik på NRI-avtalene, slik at sanksjoner kan iverksettes 4. NRI skal jobbe med kvalitetsstyring gjennom digitale prosesser 5. NRI skal ivareta miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i sine avtaler RISIKO Kommunene velger å ikke delta i NRI-anskaffelsene eller at avtalene ikke blir brukt i henhold til hensikten, medfører: Lavere volum på avtalene – dårligere betingelser i neste runde Mindre grad av prosessgevinst ved at kommunene som står utenfor må gjennomføre egne prosesser og egen avtaleforvaltning At faggruppedeltagere ikke oppnevnes/ikke prioriterer å delta fra kommunene eller at de har ikke tilstrekkelig tid til å delta i prosessene, medfører: Kommunenes behov blir ikke ivaretatt i best mulig grad Fagkompetanse mangler ved utarbeidelse av dokumentene At alle kommunene deltar medfører at det blir stilt for mange krav og det er veldig mange små bestillingsenheter som skal kunne bestille – prisene går opp og avtalene blir ikke optimale Små og mellomstore bedrifter leverer ikke tilbud fordi kontraktene blir for store. STYRINGSPARAMETRE/ KPI • Antall NRI-avtaler der alle kommunene deltar går opp • Avtalelojaliteten går opp RESULTATMÅL . NRI 2017– 2020 5

INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING 1. NRI skal levere stordriftsfordeler til kommunene 2. NRI skal være en prioritert kunde hos våre avtaleleverandører 3. NRI skal være et kompetansesenter for kommunene på offentlige anskaffelser ØNSKET EFFEKT • Bestillere på NRI-avtalene blir tatt på alvor av leverandørene • NRI og kommunene fremstår som en krevende kunde i henhold til avtalen • Leverandørene skal ønske å bli leverandører til NRI TILTAK 2. 1 NRI skal inngå avtaler på de produkter og til de betingelser som er nødvendig for å dekke behovene i kommunene 2. 2 NRI skal involvere leverandørmarkedet ved utarbeidelse av anbudsdokumentene. Leverandørdialog skal benyttes der det er hensiktsmessig 2. 3 NRI skal følge opp alle sine avtaler og avtaleleverandører på en profesjonell måte 2. 4 Alle avvik skal sendes til NRI skal behandle avvikene og informere bestiller om hva som er gjort. 2. 5 Sanksjonene i avtalene skal benyttes ved avvik der det er hensiktsmessig 2. 6 Bestillinger skal skje i henhold til avtalte bestillingsrutiner og -metoder. Kommunene skal lære opp bestillerne og ha en god dialog med dem 2. 7 Kommunene må utarbeide ryddige og oversiktlige bestillingsrutiner 4. NRI skal jobbe med kvalitetsstyring gjennom digitale prosesser 5. NRI skal ivareta miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i sine avtaler RISIKO Manglende ressurser til avtaleforvaltning. For mange bestillere i kommunene, slik at nødvendig opplæring og informasjon ikke når frem til dem. Volumet på NRI-avtalene blir for lavt f. eks. på grunn av manglende avtalelojalitet, slik at leverandørene ikke ønsker å prioritere avtalene. STYRINGSPARAMETRE/ KPI • Antall tilbud på konkurransene går opp • Antall reelle avvik på avtalene går ned • Betingelser på repeterende avtaler forbedres RESULTATMÅL Lojalitet i forhold til avtalt sortiment på avtalene (bruk av preferert sortiment) Avtalelojalitet - måle lekkasjer til andre leverandører NRI 2017– 2020 6

INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING 1. NRI skal levere stordriftsfordeler til kommunene 3. NRI skal være et kompetansesenter for kommunene på offentlige anskaffelser 2. NRI skal være en prioritert kunde hos våre avtaleleverandører 3. NRI skal være et kompetansesenter for kommunene på offentlige anskaffelser 4. NRI skal jobbe med kvalitetsstyring gjennom digitale prosesser ØNSKET EFFEKT NRI skal bidra til økt innkjøpskompetanse i kommunene. Kostnader til kurs, rådgivning, bistand og kvalitetssikring reduseres i den enkelte kommune. TILTAK 3. 1 NRI skal gjennomføre kurs årlig for Innkjøpsrådet og eventuelle andre i kommunene med innleid foreleser 3. 2 NRI skal tilby konkrete kurs for kommunene, blant annet: - Konkurranser etter forskriftens del I - Kurs i bruk av KGV - Grunnkurs i offentlige anskaffelser - Fordypningskurs i offentlige anskaffelser - Miljø og samfunnsansvar 3. 3 Ansatte i NRI skal øke egen kompetanse ved å delta på eksterne kurs 3. 4 Sette av tid til faglig oppdatering hos ansatte i NRI, teori og praksis, samt KOFApraksis 3. 5 Yte bistand til kommunene, blant annet ved klagesaker og ved å kvalitetssikre anbudsdokumenter 3. 6 Bistå kommunene med rådgivning på telefon, via e-post eller i møter 3. 7 Kommunene benytter NRI til kurs, rådgivning, bistand og kvalitetssikring fremfor å kjøpe det eksternt 3. 8 Innkjøpsrådet skal ha faglig påfyll ved bruk av egne ressurser på møtene 3. 9 NRI skal koordinere arbeid med for eksempel rutiner i kommunene der behovene er sammenfallende NRI 2017– 2020 5. NRI skal ivareta miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i sine avtaler RISIKO Manglende ressurser i NRI til å tilby tjenestene, samt til intern kompetansebygging. Kommunene foretrekker å benytte eksterne ressurser. Kompetansen i NRI er ikke god nok til å yte gode tjenester til kommunene. STYRINGSPARAMETRE/ KPI • Antall henvendelser og utførte tjenester, inkludert antall gjennomførte kursdager RESULTATMÅL % økning i antall deltagere på kurs hos NRI 7

INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING 1. NRI skal levere stordriftsfordeler til kommunene 4. NRI skal jobbe med kvalitetsstyring gjennom digitale prosesser 2. NRI skal være en prioritert kunde hos våre avtaleleverandører 3. NRI skal være et kompetansesenter for kommunene på offentlige anskaffelser ØNSKET EFFEKT Konkurransegjennomføringen skal være dokumentert elektronisk gjennom hele prosessen Bestillingsprosessene på NRI-avtalene skal være enkle, effektive og dokumenterte med riktig pris, leveringstid og kvalitet Prosessene skal være dokumenterte og effektive fra avrop til fakturaen er behandlet TILTAK 4. 1 Alle NRI-anskaffelser skal gjennomføres i konkurransegjennomføringsverktøyet og alle avtaler publiseres i avtalekatalogen. 4. 2 Integrasjon mellom konkurransegjennomføringsverktøyet og sak/arkiv-system med automatisk arkivering av alle relevante dokumenter i prosessen 4. 3 Kommunene skal lage rutinebeskrivelse for alle ledd i bestillingsprosessen. 4. 4 NRI må kvalitetssikre kontraktsmaler (samhandlingsavtalen) med tanke på en optimal bestillingsprosess og fakturabehandling 4. 5 NRI skal tilrettelegge for avtalt avropsmetode slik at kommunene kan ta dem i bruk 4. 6 NRI bearbeider leverandørstatistikkene minst en gang per år og benytter denne til avtaleoppfølging og ved inngåelse av nye avtaler 4. 7 NRI skal legge til rette for bruk av digitale verktøy: - konkurransegjennomføringsverktøy - kontraktsoppfølgingsverktøy - e. Handel - nri. no inkl. avviksrapportering 4. 8 NRI skal tilby support og opplæring på: - konkurransegjennomføringsverktøy - kontraktsoppfølgingsverktøy - nri. no inkl. avviksrapportering 4. 9 NRI skal lede e. Handelsmøtene for å bidra til felles utvikling og samordning 4. NRI skal jobbe med kvalitetsstyring gjennom digitale prosesser 5. NRI skal ivareta miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i sine avtaler RISIKO Ulik bestillings- og faktureringspraksis i kommunene kan medføre at det blir vanskelig å få til enkle og effektive prosesser. Stor grad av systemavhengighet – svakheter og mangler i systemene kan medføre forsinkelser og mer kompliserte løsninger STYRINGSPARAMETRE/ KPI • Antall reelle avvik på bruk av bestillingsprosessene og EHF-faktura går ned RESULTATMÅL Samordnede kommunale rutinebeskrivelser for bestillingsprosessen Redusert antall avvik på samordnet rutinebeskrivelse for bestillingsprosessen Andel fakturaer på EHF øker 8

INTRODUKSJON HOVEDMÅL 5. NRI skal ivareta miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i sine avtaler DELMÅL IMPLEMENTERING 1. NRI skal levere stordriftsfordeler til kommunene 2. NRI skal være en prioritert kunde hos våre avtaleleverandører 3. NRI skal være et kompetansesenter for kommunene på offentlige anskaffelser 4. NRI skal jobbe med kvalitetsstyring gjennom digitale prosesser 5. NRI skal ivareta miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i sine avtaler ØNSKET EFFEKT Anskaffelsene skal redusere miljøbelastningen, påvirke arbeidsforhold og respekt for grunnleggende menneskerettigheter. Samfunnsansvarlige anskaffelser skal bidra til å sikre godt omdømme og tillit til kommunene. Risikoen for brudd på lovgivningen rundt etisk handel, lønns- og arbeidsvilkår på NRIavtalene reduseres. Bruken av lærlinger på avtalene økes. TILTAK 5. 1 Utarbeide rutiner for å redusere skadelig miljøpåvirkning knyttet til anskaffelser og fremme klimavennlige løsninger. 5. 2 Utarbeide rutiner for å ivareta respekt for grunnleggende menneskerettigheter 5. 3 Utarbeide rutine for ivaretagelse av lønns- og arbeidsvilkår i avtalene 5. 4 Utarbeide rutine for bruk av lærlinger på avtalene 5. 5 Årlig vurdere risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter, lønns- og arbeidsvilkår og miljøbelastning ved kommende anskaffelser, samt hvor behovet for lærlinger er størst. 5. 6 NRI må vurdere å inngå avtale på revisjon og ekstern bistand på oppfølging lønnsog arbeidsvilkår og menneskerettigheter NRI 2017– 2020 RISIKO Manglende ressurser og kompetanse til å følge opp rutinene. At små leverandører ikke har kapasitet til å ha lærlingordning, samt manglende lærlinger hos leverandører som har lærlingeordninger. STYRINGSPARAMETRE/ KPI • Andel inngåtte avtaler hvor miljø er ivaretatt. • Dokumenterte etablerte rutiner og retningslinjer. • Antall anskaffelser med avvik fra etablerte rutiner. • Dokumentert årlig risikovurdering. RESULTATMÅL CO 2 -utslipp i forbindelse med avtalene rapporteres og reduseres Reduksjon i antall avvik fra etablerte rutiner. Minst en anskaffelse prioriteres hvert år i forhold til miljø (LCC), menneskerettigheter og lønns- og arbeidsforhold. 9

INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING Målbilde Implementering Måling og rapportering Anskaffelsesstrategien er vedtatt i alle deltagerkommunene og gjøres kjent for alle medarbeidere. Vertskommunen ved Økonomisjef har det overordnede ansvaret for gjennomføring av strategien. Innkjøpssjef i NRI har ansvar for å koordinere arbeidet og rapportere på fremdrift. Alle ansatte i deltagerkommunene og i NRI har et ansvar for å bidra til at målene i strategien nås. Anskaffelsesstrategien skal konkretiseres i en årlig handlingsplan som vedtas i Samarbeidsrådet og gjelder for påfølgende år. NRI har ansvar for å lage handlingsplanen sammen med Innkjøpsrådet. Alle kommunene (ved Innkjøpsrådet) skal også årlig utarbeide lokale tiltaksplaner tilknyttet denne strategien. De lokale tiltaksplanene skal være integrert i den årlige handlingsplanen. Vertskommunen ved Økonomisjef følger opp strategien. Rapportering på de viktigste tiltakene vil inngå i NRIs årsberetning. Økonomiske og administrative konsekvenser Det legges til grunn at deltagerkommunenes og NRIs ansatte følger strategiens føringer og gjennomfører strategiens tiltak innenfor vedtatte budsjetter i strategiperioden. Kritiske suksessfaktorer For å lykkes med implementering av strategien er det behov for at: • anskaffelsesstrategien er forankret fra topp til bunn i kommunene • det frigjøres ressurser i kommunene til å implementere tiltak, delta i faggrupper, gi tilbakemeldinger til NRI samt sende avviksmeldinger • alle anskaffelser gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk og interne rutiner, og at kontrakter etterleves • det frigjøres ressurser i NRI til gjennomføring av utviklingsoppgaver, kompetanseheving og implementering av tiltak. Dette gjøres gjennom å: • forenkle og effektivisere saksbehandling • innføre digitale anskaffelsesprosesser • handlingsplanen inneholder konkrete tiltak, kvantifiserbare mål, klare frister og definerte ressursbehov Gevinstrealisering Ved strategiens utløp skal oppnådde fordeler og effekter dokumenteres. Tilgjengeliggjøring av strategi Strategien vil bli publisert på NRIs nettside og på NRI-kommunenes intranettsider. Det skal årlig øremerkes 50 000, - kr i NRI til å leie inn ekstern foreleser for opplæring/faglig oppdatering for NRI, deltagere i Innkjøpsrådet og eventuelle andre i kommunene. I 2017 og etterfølgende år må det påregnes en kostnader til lisenser ved bruk av elektroniske verktøy i kommune. Avhengig av antall brukere de elektroniske verktøyene vil få, vil det være en internkostnad knyttet til innføring, opplæring og oppfølging. En styrket rådgivning og bistand til oppfølging av anskaffelser og kontrakter vil kreve allokering av ressurser. Gevinstene i form av bedre måloppnåelse vil sannsynligvis langt overstige kostnadene over tid, men de vil nok være enklere å sannsynliggjøre enn å bevise. NRI 2017– 2020 10

INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING Målbilde NRI skal levere stordriftsfordeler til kommunene 2017 1. 6 Malverk 1. 1 til 1. 5 og 1. 7 til 1. 10 Løpende 2018 1. 1 til 1. 5 og 1. 7 til 1. 10 Løpende 2019 2020 1. 1 til 1. 5 og 1. 7 til 1. 10 Løpende NRI har realisert strategien 1. 1 til 1. 5 og 1. 7 til 1. 10 Løpende 2. 1 til 2. 6 Løpende 3. 1 til 3. 9 Løpende 5. 5 Løpende 2. 1 til 2. 6 Løpende 4. 1 og 4. 5 til 4. 9 Løpende 3. 1 til 3. 9 Løpende NRI skal være en prioritert kunde hos våre avtaleleverandører 2. 7 Bestillingsrutiner 2. 1 til 2. 6 Løpende 4. 1 og 4. 5 til 4. 9 Løpende 3. 1 til 3. 9 Løpende 5. 5 Løpende 2 0 1 9 5. 5 Løpende 2 0 1 8 4. 1 og 4. 5 til 4. 9 Løpende 3. 1 til 3. 9 Løpende 4. 2 Integrasjon KGV og arkivsystem 4. 3 Bestillingsrutiner 4. 4 Kvalitetssikring av maler (samhandlingsavtalen) NRI skal være et kompetansesenter for kommunene på offentlige anskaffelser NRI 2017– 2020 2 0 4. 1 og 4. 5 til 4. 9 Løpende NRI skal jobbe med kvalitetsstyring gjennom digitale prosesser 5. 1 til 5. 4 Rutiner for miljø og samfunnsansvar 5. 6 Avtale på revisjon 2 0 1 7 NRI skal ivareta miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i sine avtaler 11