NDEKLER SUNU MSYONUMUZ VZYONUMUZ DEERLERMZ PAYDALARIMIZ MEVCUT GL

İÇİNDEKİLER • • • SUNUŞ MİSYONUMUZ VİZYONUMUZ DEĞERLERİMİZ PAYDAŞLARIMIZ MEVCUT GÜÇLÜ YÖNLERİMİZ ZAYIF YÖNLERİMİZ FIRSATLAR TEHDİTLER STRATEJİK AMAÇLARIMIZ SONUÇ VE SON SÖZ

SUNUŞ • Sayın Rektörüm ve Üniversitemizin Değerli Yöneticileri; Bugün burada Hacettepe Üniversitesi Rektörlüğü Personel Dairesi Başkanlığının Üniversitemizde Toplam Kalite Yönetimi ve Stratejik Planlama kapsamındaki çalışmaları hakkında sizleri bilgilendirmek üzere huzurunuzda bulunuyorum.

Üniversitemiz Personel Dairesi Başkanlığı 2547 Sayılı Kanunun 51 ve 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatlanması hakkındaki Kanun Hükmünde Kararnamenin 29. maddesi uyarınca kurulmuş ve bu husustaki karar da 21. 1983 gün ve 18228 sayılı Resmi Gazetede yayınlanmış bulunmaktadır. .

§ Başkanlığımız bu bağlamda uhdesine düşen görevleri Merkez Kampüste ( 71 ) Beytepe Kampüsünde ise ( 42) personel olmak üzere toplam (113) personel ile yürütmektedir.

MİSYONUMUZ Hacettepe Üniversitesi Rektörlüğü’nün misyonunu yerine getirmekle görevli bulunan (4. 594) Akademik (6. 639) İdari olmak üzere Toplam (11. 233) Adet kadroda, fiilen görev yapan (3. 486) Akademik, (4. 144) İdari, Toplam (7. 630) kadrolu, ayrıca 35. madde kapsamında (275) Arş. Gör. (22) Yabancı Uyruklu Sözleşmeli, (65) Sanatçı Sözleşmeli Öğretim Elemanı, (12) Canlı Model, (1. 473) Geçici İşçi pozisyonunda görevli personel ile ek ders ücreti ödenmek suretiyle atanmış bulunan (649) Öğretim Elemanının tamamının

MİSYONUMUZ Kanun, Kanun Hükmünde Kararname, Yönetmelik, Yönerge ve Mevzuatlarının kendilerine tanıdığı her türlü özlük haklarının en kısa zamanda eksiksiz ve doğru olarak uygulanmasını temin etmek, personelimizin görevlerini yerine getirirken endişeden uzak yüksek moral ve motivasyon içerisinde çalışmalarını sürdürmelerini sağlamaktır.

VİZYONUMUZ Üniversitemizde görevli tüm Akademik ve İdari personelin, § İş yeri ve iş analizlerini yapmak/yaptırmak. § İnsan gücü planlamasını yapmak. § Personelin performans kriterleri içerisinde çalışmalarını değerlendirmek. § Hizmet içi eğitim programları düzenleyerek personelin daha verimli çalışmasını temin etmek. § Teknolojik gelişmelerden yararlanmak.

VİZYONUMUZ § e-devlet projesi kapsamında Akademik ve İdari personelimiz ile bakmakla yükümlü bulundukları kişilere ait gerekli tüm bilgileri bilgisayar ortamına aktarmak, her türlü atama, yükseltme, terfi, emeklilik, bordro vb. özlük işlemlerini elektronik ortamda yürütmek. § Bu bilgileri diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşmak ve onlarla entegre hale getirmek.

VİZYONUMUZ § Bilgi bankasındaki bilgilerle yönetimin önünü açarak, kısa ve uzun vadeli planlar yapılmasına imkan sağlamak.

DEĞERLERİMİZ § § § § Dürüstlük ilkesine sahip olmak İfade özgürlüğü Liderlik Adaletli olmak Şeffaf olmak Sorumluluk bilincine sahip olmak Yaratıcılığa ve yeni fikirlere açık olmak

DEĞERLERİMİZ § § § § § İşbirliğine açık olmak Takım bilinci ve katılımcılığa açık olmak. Saygılı ve hoşgörülü olmak Etik değerlere bağlı olmak Hesap verebilirlik İdealist olmak Veriye ve bilgiye dayalı karar almak Öngörü sahibi olmak, İnisiyatif kullanabilme özelliğine sahip olmak,

PAYDAŞLARIMIZ

MEVCUT DURUMUMUZ İDARİ YAPIMIZ Başkanlığımız Merkez ve Beytepe Kampüsünde görevli personele yerinden hizmet verebilmek için zorunlu olarak her iki Kampüste de teşkilatlanmıştır. Teşkilat şemamız aşağıda gösterildiği şekildedir

ARAÇ-GEREÇ DURUMUMUZ § § § § Bilgisayar Sayısı Yazıcı Faks makinası Fotokopi makinası Tepegöz Televizyon Derslik Sayısı : : : : 80 50 4 4 1 1 1

HİZMETTE MEVCUT DURUMUMUZ (NEREDEYİZ-NEREYE GİDİYORUZ) Üniversitemiz Personel Dairesi Başkanlığı (11. 233) kadroda fiilen görev yapan (7. 630) (Akademik, İdari) personel ile diğer pozisyonlarda (35. Madde-Sözleşmeli-Geçici İşçi) ve ek ders ücreti ödenmek suretiyle atanan tüm personelin özlük işlemlerini (atamasından emekliliğine kadar geçen süreçteki her türlü işlemlerini) manuel olarak elden yıllardır daktilo ve Kartoteks Sistemleri ile yürütmekte,

HİZMETTE MEVCUT DURUMUMUZ (NEREDEYİZ-NEREYE GİDİYORUZ) Aynı zamanda bu bilgiler Beytepe Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığımıza özel formlar doldurularak bildirilmekte ve bu bilgiler ilgili Başkanlıkça’da bilgisayar ortamına aktarılarak, bordro ve bir takım kısıtlı personel bilgileri bilgisayardan alınabilmekte idi.

HİZMETTE MEVCUT DURUMUMUZ Ancak, Rektörlüğümüzce yürütülen fakat bir türlü hayata geçirilemeyen “İnsan kaynakları bilgi işleme geçiş” projesi kapsamında yüklenici firma ile 2005 yılında yapılan program bakım anlaşması gereğince, bu kapsamdaki çalışmalara hız verilmiş ve personelimizin pek çok bilgisi bilgisayar ortamına taşınmış, halen de taşınmaya devam edilmektedir.

HİZMETTE MEVCUT DURUMUMUZ Örneğin, personelin kadro, ünvan, görev yeri, derece-kademesi, ek göstergesi, nüfus cüzdanı örneği (bakmakla yükümlü oldukları anne-baba, eş ve çocuklar dahil), TC. kimlik numarası, vergi numarası, askerlik, izin ve rapor durumu, hizmet bilgileri , görevlendirmeler, akademik ve yönetsel görevler vb.

HİZMETTE MEVCUT DURUMUMUZ Ayrıca, bilgisayara aktarılan bu kayıtlardan da yararlanılarak personelimizin bordrolarının dökümüne başlanılmış olup, maaş ödemeleri bu sistemle yapılmaktadır.

HİZMETTE MEVCUT DURUMUMUZ Bu arada , personelimizin bakmakla yükümlü bulunduğu (anne- baba ve eşlerinin) SSK ve Bağkur Genel Müdürlüğünden çapraz sorgulama yapılarak sağlık yardımından yararlanıp yararlanmadıkları sorulmuş ve takriben ( 500 ) adet mükerrer kaydı bulunan SSK lı ve Bağkurlunun da sağlık karnelerinin iptali cihetine gidilmiştir.

HİZMETTE MEVCUT DURUMUMUZ Ayrıca Emekli Sandığı Genel Müdürlüğü ve Maliye Bakanlığının koordineli olarak yürüttüğü SAY- 2000 İ Sağlık Uygulaması ve Kontrollü Reçete uygulaması ile ilgili olarak tüm personelimizin ve bakmakla yükümlü oldukları kişilerin bilgileri bilgisayar ortamına aktarılmış olduğundan buradan da Başkanlığımızca Hasta Sevk Kağıdı dökülebilir, reçeteler kontrol edilebilir hale gelinmiştir.

GÜÇLÜ YÖNLERİMİZ § Alanında köklü bir geçmiş ve olumlu bir imaja sahip olma, değişim, gelişim ve işbirliğine açık, liderlik özellikleri ile takım bilincini birleştirmiş, etik değerlere bağlı bir idari kadroya sahip olmak. § Hizmet içi eğitim faaliyetlerinde deneyimli olmak. § Kanun ve Yönetmeliklerin uygulanması konusunda danışmanlık hizmetleri verebilecek kadar bilgi ve deneyimli personele sahip olmak.

ZAYIF YÖNLER § Teknolojinin yararlarından yeterince faydalanamamak. § Teknik donanımlarımızın eski ve yetersiz olması. § Kaynaklarımızı yaratamamak.

ZAYIF YÖNLER § Personel Dairesi Başkanlığının idari yapı içerisindeki önem ve değerini yeterince anlatamamak. § Bilgisayar sisteminden çok iyi anlayan yani gerektiğinde basit arızalara çözümler bulabilen, sistem konusunda her tür soruya cevap verebilecek düzeyde teknik personelin olmaması.

FIRSATLAR § Rektörlük Makamının teknolojik gelişmelere açık olması ve bu konudaki taleplere sıcak bakması. § Teknolojinin nimetlerinden yararlanmaya hevesli genç ve dinamik bir kadromuzun bulunması. § Kurum İçi Birimler ve diğer Kamu Kurum ve Kuruluşlarıyla iyi iş ilişkilerinin kurulmuş olması.

TEHDİTLER § Sürekli değişen ve yeni çıkan Kanunlar, Kanun Hükmünde Kararnameler ve Yönetmelikler karşısında yeterince hazırlıklı olamamak. § Üniversite personelinin özlük haklarında yıllardır yapılamayan iyileştirmeler ve bunun neticesinde de görev yeri değiştirme taleplerinin her geçen gün artması ayrıca kurum içinde dahi farklı ücret ödemelerinin yapılması.

STRATEJİK AMAÇLAR 1. Stratejik Amaç : Başkanlığımızın idari yapılanması yapılacak iş analizleri sonrası yeniden sorgulanacak ve yasal platformda sakınca görülmeyen hizmet birimlerinde birleştirilmelere gidilecektir. Hedef: Yer ve mekan düzenlenmesi yapıldığında faaliyet alanı aynı olan birimler birleştirilecek, bu suretle personelin daha verimli çalışması sağlanacaktır. Performans Göstergesi: - Birleştirilen Birim sayısı - İş akışındaki hız

STRATEJİK AMAÇLAR 2. Stratejik Amaç : Hizmet içi eğitim çalışmalarına önem verilecek ve personelin performansı değerlendirmelerde ve yükselmelerinde esas alınacaktır. Hedef: Personelin görevde yükselme ve atanmalarında bilgi ve liyakat sahibi kişilerin seçimini temin etmek için hizmetiçi eğitim programları düzenlenecektir. Performans göstergesi: - Eğitimlerin verimlilik derecesi - Eğitim verilen kişi sayısı - Yıl içerisinde gerçekleştirilecek eğitim semineri sayısı

STRATEJİK AMAÇLAR 3. Stratejik Amaç: Bilgisayar ortamına aktarılan personel bilgilerinin bir kısmı (sakıncalı olmayanlar) tüm birimlere ve personele açılacak, bu bilgilerden yararlanabilmeleri sağlanacaktır. Hedef: Fakülte-Yüksekokul-Enstitü-Başkanlıklar ve Hastanelerimiz ile personele birer şifre verilerek, Başkanlığımızın bilgi bankasında bulunan personel bilgilerine ulaşabilme imkanı sağlanacaktır. Performans göstergesi: - Yapılan hizmetlerdeki verimlilik oranı - Yapılan işlerin birimlerce kabul görme derecesi - Hizmet alanların sayısı

STRATEJİK AMAÇLAR 4. Stratejik Amaç: Personelimiz, maaş bordrolarını bilgisayar ortamından alabileceklerdir. Hedef: Bu konudaki çalışmalar devam etmekte olup elektronik ortam Bilgi İşlem Dairemiz Başkanlığınca müsait hale getirilmeye çalışılmaktadır. Performans göstergesi: - Bordro alan personel ve birim sayısı

STRATEJİK AMAÇLAR 5. Stratejik Amaç: e-devlet projesi içerisinde diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla bilgilerimiz paylaşılacak, onlarla entegre hale getirilecektir. Hedef: Başbakanlık Makamınca yürütülen e- devlet çalışmalarına hazır ve entegre hale gelmek Performans göstergesi: - İletişimde bulunulan kurum sayısı. - Kurumlardan alınacak geri bilgilendirme.

STRATEJİK AMAÇLAR 6. Stratejik Amaç: Bilgisayar ortamındaki sağlık modülü tüm birimlere açılacak, her birim kendi personeli için hasta sevk kağıdını Biriminden alabilecektir. (YERİNE GETİRİLDİ) Hedef: Fakülte-Yüksekokul ve Enstitülerde görevli personelin sağlık dosyaları bu birimler tarafından tutulduğundan hasta kağıtları da buralarca sistem dışından verilmekte idi ancak sistemden verilmesi bu konuda çıkan aksaklıkları kaldırmış, kontrolü sağlamıştır. Performans göstergesi: - Hasta Sevk Kağıdını sistemden alabilen Birim sayısı.

STRATEJİK AMAÇLAR 7. Stratejik Amaç: Hizmet belgesi, sicil özeti, emeklilik işlemleri, terfiler, tayin onayları vb. işlemler bilgisayar ortamından dökülebilir hale getirilecektir. Hedef: Tüm çalışan ve ayrılan personelin özlük dosyaları tek incelenerek her türlü bilgileri bilgisayar sistemimize aktarıldığında bu bilgilerden, anılan bilgiler üretilebilecektir. Performans göstergesi: - Hizmet alanların sayısı - Yapılan işlerin Birimlerce kabul görme derecesi

STRATEJİK AMAÇLAR 8. Stratejik Amaç: Bilgi bankasındaki bilgilerle yönetimin önünü açacak bilgiler üretilecek, sorgulamalar yapılabilecektir. Hedef: Başkanlığımız Üniversitemizde görevli tüm personelinin her türlü bilgilerine haiz olması nedeniyle bu bilgilerden yeni bilgiler elde ederek yönetimin yapacağı değerlendirmelere veri olarak sunmaktır. Performans göstergesi: - Personel konusunda yapılacak istatistikler - İstatistiki bilgiye ulaşabilme hızı - Mevcut bilgilerden elde edilen yeni sonuçların değerlendirilmesindeki artış oranı ve Birimlere projeksiyon tutması.

SONUÇ Başkanlığımız yukarıda arz edilen stratejik amaçlarını yerine getirebilmek için tüm personeli ile mesai mevhumu gözetmeksizin, fedakarca çalışmaktadır. Teknik donanım, yazılım konusunda da verilecek destek ve yardımlarla stratejik amacına ulaşılacaktır. Saygılarımla arz ederim. Rüknettin KİRAZLI Personel Dairesi Başkanı