NAV Kva gjer vi med dei kommunale sosialklientarkiva

NAV – Kva gjer vi med dei kommunale sosialklientarkiva? Turid Holen, IKAVA

NAV-lova (Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen 2006) NAV ¡ ¡ Formål § 1 Arbeids- og velferdsforvaltninga er. . § 2

NAV-lova Kapittel: 3 Arbeids- og velferdsetatens og kommunens Felles lokale kontor § 13 Felles kontor skal dekka alle kommunar ¡ Minimum av kommunale oppgåver ¡ l ¡ sosialtenestelova kap. 5 og 5 A. Etter avtale kan andre av kommunens tenester inngå i kontoret.

Samarbeid og oppgåvedeling § 14 ¡ Kontoret skal opprettast ved avtale som skal m. a. inneholda: l l ¡ organisering og drift kommunale tenester i kontoret Kan innehalda delegasjonsvedtak

Interkommunalt samarbeid om sosiale tenester i NAV-kontor (§ 14) Vertskommune ¡ Interkommunalt organ ¡ Reglar som ellers ved slike samarbeid mht arkivet l l Organ er ansvarlege for eigne arkiv Vertskommune = arkivansvar

Tre leiingsmodellar 1. 2. Enheitleg leiing, av anten statleg eller kommunalt tilsett leiar En administrativ leiar og 2 faglege leiarar 3. ¡ Todelt leiing utan delegasjon Uansett leiing – tospora ansvarsog styringssystem vil bli opprettholdt

ARKIVANSVAR Delt arkivansvar ¡ Kommune ¡ Stat – via NAV fylkeskontor l l Arkivleiarar Arkivplanar

Kva inneheld sosialklientarkiv i NAV? (Arbeids og velferdsfovaltningslova § 13, 14) ¡ Oppgåver etter sosialtenestelova § 5 og 5 a l Økonomisk stønad, kvalifiseringsstønad ¡ Fleire kommunale tenester: l ¡ Døme: nyankomne flyktningar, innvandrarar, husbank Konsekvensar for arkivet?

Elektroniske system Sak-arkiv ¡ Sosial fagsystem ¡ Fagsystem flyktningsaker ¡ Fagsystem individuell plan ¡ Infosys (personkort). . ¡ Husbank ¡ + statleg sak/arkivsystem og fagsystem ¡

Klage på vedtak skal journalføres i fagsystem ¡ Klage på saksbehandler og saksbehandling skal journalføres i sakarkivsystemet i kommunen når saksbehandlaren er kommunalt tilsett ¡ Klage til fylkesmann ¡

Resultat: Sak-arkiv ¡ Generelle saker ¡ Personal ¡ Tilsetting ¡ Klagesaker som gjeld sakshandsaming/ sakshandsamar Fagsystem /sosial ¡ Sakshandsaming enkeltbrukar ¡ Individuell plan ¡ Klage på vedtak ¡ Fagsystem flyktning Individuell plan Husbank ¡ ¡ Klagesaker husbank (politisk) ¡

Gjensidig bistand mellom Arbeids- og velferdsetaten og sosialtjenesten § 8 ¡ ”Etaten skal være oppmerksom på forhold som bør føre tiltak fra sosialtjenesten og av eget initiativ gi sosialtjenesten opplysninger om slike forhold” l l Opplysninger gis etter samtykke eller med heimel i lov Rett og plikt til å gi opplysninger til kommunen - v/ introduksjonsstønad (introduksjonslova)

Samarbeid med brukaren og individuell plan § 15 Brukar har rett på informasjon om tenester og ytingar ¡ Kontoret skal avklara brukarens heilheitlege behov ¡ Rett til individuell plan ¡ Arkivering av individuell plan? ¡

Personkort ¡ Infosys (01. 2009) Hentar opplysningar frå alle fagsystem frå stat og kommune. ¡ Oppslag ¡ Bilete av personens saker på eitt eksakt tidspunkt ¡

Personvern/ informasjonssikkerheit/beredskap ¡ ¡ - eitt sett av felles sikkerheitsnormer i botnen Tilgang på personopplysningar i eitt felles kontor § 16 l l Arkiv Rettleiing i andre saker

Oppstilling av sosialklientarkiv ¡ Klientarkiv for stat og kommune kan holdes samlet l Men det må være klart skille mellom statlig og kommunalt materiale (separate mapper) l MEN enkelte sakstypar skal skillast ut ¡ Døme: Flyktningemapper, barnevern

Når brukar flyttar Skal statlig mappe skal sendast i original til brukarens nye NAVkontor. ¡ Saker tilknytta sosialtjenesta skal ikkje sendast til nytt NAV-kontor. ¡ l Originalmappa avsluttast og settast bort i kommunens arkiv.

Avslutta sosialklientarkiv ¡ Overførast til kommunens depotløysing etter 10 år

Døme frå Vest-Agder: Vennesla Ein kommunal leiar ¡ Alle rettleiarar har fullmakt til å gjera vedtak på alle saksområde ¡ Ingen merkantilt tilsette ¡ Også bustadkontor/husbank, flyktningar ¡ Ynskjer fullelektroniske løysingar ¡