NAELA UREDSKOG POSLOVANJA Studentica Nikolina Gaparovi Mentorica doc

NAČELA UREDSKOG POSLOVANJA Studentica: Nikolina Gašparović Mentorica: doc. dr. sc. Jelena Kasap Kolegij: Uredsko poslovanje

Općenito o načelima uredskog poslovanja Sadržaj Jednostavnost i preglednost, točnost, jednoobraznost, načelo pravne sigurnosti, načelo ekspeditivnosti Načelo zakonitosti Načelo ekonomičnost i (štedljivosti) Profesionalna etika Načelo uljudbenosti

§ U uredskom poslovanju, a naročito u pisanju i izradi pisanih sastava, nužno je pridržavati se određenih pravila § Načela su opće postavke koja se usvajaju i primjenjuju u radu da bismo bili uspješni; Načela uredskog poslovanja - ona omogućuju brzo i uspješno obavljanje poslova bez pogrješaka - pridržavajući se tih općih načela, dolazi do uštede vremena i dodatnog truda oko ispravljanja posljedica loših postupanja § Uobičajena ili propisana pravila kojih se pri uredskom poslovanju trebaju pridržavati uredski namještenici kako bi uredske poslove (i u užem i u širem smislu) obavili pravodobno i kvalitetno

Jednostavnost i preglednost § Pri uredskom poslovanju treba izbjegavati svaku radnju, postupak ili komunikaciju koji bi mogli dovesti do nepotrebnih komplikacija u službenom postupanju, suvišnih spisa i nepreglednih i nerazumljivih evidencija § Organizacija rada mora biti takva da sve evidencije i radnje budu što jednostavnije i preglednije Točnost § Uredski rad mora biti točan - to znači da se sve evidencije, rješenja, i drugi akti i mjere koje se poduzimaju moraju zasnivati na činjenicama i okolnostima utvrđenim na pouzdan način. § Zato se činjenice koje treba evidentirati ili na osnovi kojih treba donijeti akte ili poduzeti određene mjere – moraju utvrditi jasno i precizno, a ne površno i približno

Načelo pravne sigurnosti § Komunikacija se mora temeljiti na načelu pravne sigurnosti - naša komunikacija ne bi bila uspješna kad sudionici komunikacije ne bi bili sigurni u naše namjere § Možemo zamisliti da dobijemo pismo bez potpisa (mogao ga je napisati bilo tko), ili rješenje ostavinskog suda da smo nasljednik neke imovine, a ono nije propisno potpisano od strane ovlaštene osobe nadležnog suda – ne bismo tako jednostavno mogli postati vlasnik te imovine § Uredno potpisane dokumente smatramo vjerodostojnim - ni znače pravnu sigurnost i po njima će se postupati Jednoobraznost § Načelo jednoobraznosti kaže da se isti poslovi uvijek trebaju obavljati na isti način, a što uredskom poslovanju daje čvrsti oblik, olakšava rad namještenicima, povećava ekspeditivnost i podiže ekonomičnost

Načelo ekspeditivnosti § Nalaže da se uredski poslovi obavljaju što je moguće brže u propisanim ili uobičajenim rokovima - pri tome efikasnost ne smije biti na štetu zakonitosti i točnosti § Efikasnost se najbolje postiže koncentriranjem na posao koji se obavlja i odbacivanjem radnji koje su u uredskom poslovanju nepotrebne, pripremom za posao koji će se obavljati, a ta se priprema odvija i u samom uredu, ali i u privatnom životu namještenika § Efikasnosti pojedinca pretpostavka je dobra unutarnja organizacija rada i dobar odabir namješteničkog kadra § Također je za efikasnost bitna informatizacija i automatizacija uredskog poslovanja, kao i uvođenje tiskanica i standardiziranje akata i oblika komuniciranja sa strankama i drugim namještenicima i službenicima.

Načelo zakonitosti Zakonitost znači da se svaki akt kojim se rješava o pravima, obvezama ili pravnim interesima pojedinaca ili pravnih osoba mora temeljiti na zakonu § Ovo načelo zahtijeva da se uredski rad i akti temelje na stvarnim činjenicama i drugim podacima i okolnostima utvrđenim jasno, precizno, nepristrano i na zakonit način § U suprotnom, dakle ukoliko se uredski rad i akti temelje na površnim, približnim i na nezakonit način utvrđenim činjenicama, može doći do znatnih poremećaja u kvaliteti rada i akata od kojih su najčešći nezadovoljstvo stranaka i prepostavljenih uz gubitak ugleda državnih organa, povjerenja u njih i gubitak radnog elana kod drugih državnih namještenika i službenika, podnošenje žalbi i materijalni gubici kako na strani stranaka tako i na strani organa uprave i upravnih organizacija § Akt je svaki pisani sastav, a pisani sastavi su dugotrajnog karaktera, ali i značenja, te se u svakom trenutku s njima može dokazivati nezakonitost i druga nepravilnost u radu namještenika i službenika

Načelo zakonitosti prema Zakonu o općem upravnom postupku § Prema članku 5. Zakona o općem upravnom postupku načelo zakonitosti je temeljno i najvažnije načelo. Suština tog načela je da javnopravno tijelo rješava upravnu stvar na temelju zakona i drugih propisa te općih akata donesenih na temelju zakonom utvrđenih javnih ovlasti § U upravnim stvarima u kojima je javnopravno tijelo zakonom ovlašteno rješavati po slobodnoj ocjeni, odluka mora biti donesena u granicama dane ovlasti i sukladno svrsi radi koje je ovlast dana § Načelo zakonitosti također predstavlja osnovno načelo svakog modernog pravnog poretka i čini temelj pravne države § Načelo zakonitosti uprave ne znači da se uprava podvrgava samo volji zakona, nego svakoj zakonitoj pravnoj normi

Načelo ekonomičnosti (štedljivosti) “Ekonomičnost je način rada kojim se uz najmanje utroška vremena, rada i troškova postiže veći učinak u uredskom poslovanju. ” § Ostvaruje se: dobrom organizacijom rada, stručnim djelatnicima, uporabom mehanizacije, primjenom informatizacije i uporabom tiskanica: - mehanizacija znači zamjenu ljudskog rada strojem - što je viši stupanj mehanizacije, to je manji udio ljudskog rada - informatizacija je najviši stupanj mehanizacije - u uredskom poslovanju informatizacija obuhvaća elektroničku obradu podataka

Načelo ekonomičnosti (štedljivosti) § Dolazi od engleske riječi „standard“ – tipičan oblik proizvoda, pravilo, prosjek, a znači svođenje mnogih oblika proizvoda na manji broj, odnosno na jedan obrazac (tip) § U novije se vrijeme sve veća pažnja obraća znanstvenoj organizaciji rada, tj. racionalizaciji uredskog poslovanja. Racionalnost znači najveću moguću ostvarenu ekonomičnost rada § Pri poslovanju treba, dakle, više upotrebljavati razum, a manje snagu, pronaći najbolje metode rada, utrošiti što manje energije, vremena, napora i materijala, ubrzati rok rada, smanjiti gubitke, postići poboljšanje i pojednostavljenja, po mogućnosti razvijati mehanizaciju i sl. U svrhu racionalizacije propagira se i sve više uvodi standardizacija elemenata, radnih sredstava i radnih metoda, odnosno postupaka u uredskom poslovanju

Ostvarenje načela ekonomičnosti prema Zakonu o općem upravnom postupku § I upravni postupak podvrgnut je zakonima učinkovitosti i ekonomičnosti, a prema zakonskom tekstu glasi: „U upravnim stvarima postupa se što je moguće jednostavnije, bez odgode i uz što manje troškova, ali tako da se utvrde sve činjenice i okolnosti bitne za rješavanje o upravnoj stvari. “ § Iz ovoga proizlazi da se navedeno načelo odnosi na najmanje dvije skupine adresata: s jedne strane na službenu osobu koja vodi postupak sa svrhom da osigura njegovo što brže i što lakše provođenje, a s druge strane na stranku da joj se osigura što jednostavnija i učinkovitija zaštita u tijeku postupka i u rješavanju. Ostvarenje ovog načela ne smije ići na štetu drugih načela upravnog postupka, posebice načela utvrđivanja materijalne istine i načela zakonitosti

Profesionalna etika Načelo etičnosti u uredskom poslovanju podrazumijeva jednakost u primjenjivosti pravila, međutim, kod donošenja odluka možemo se susresti s problemom vezanim uz uspostavljanje jedinstvenih pravila i donošenja univerzalno primjenjive etične odluke. Usprkos ideji univerzalnosti, djelovanje možemo usmjeriti na aktivnosti koje će donijeti pozitivne učinke, sa stajališta socijalne jednakosti i individualnog dobra, za određeno javnopravno tijelo, ali i za interesne skupine – stranke, zaposlene, okolinu i slično. Pritom je nužno postojanje određenog mehanizama kojim će etički principi i načela biti usmjereni na ponašanje organizacije ka dobrom. Zbog toga je potrebno unutar organizacije razviti sustav i standarde etičkog djelovanja.

Etički kodeks državnih službenika i namještenika § Etičkim kodeksom državnih službenika utvrđuju se pravila ponašanja državnih službenika i etička načela na temelju kojih postupaju državni službenici prilikom obavljanja službene dužnosti § Riječ etički kodeks dolazi od grčke riječi ethos (ćud, ponašanje, običaj) i latinske riječi codex (zakonik) te se pod etičkim kodeksom razumije sustav pravila koja uređuju moralne standarde ponašanja i koja služe kao kriterij za razlikovanje dopuštenih i nedopuštenih postupanja § Sadržava pravila dobrog ponašanja državnih službenika prema građanima i u međusobnim odnosima državnih službenika.

Načelo uljudbenosti “Načelo uljudbenosti zahtijeva takvu usmenu i pisanu komunikaciju da svojim ponašanjem ne vrijeđamo osobu kojoj se obraćamo i s kojom surađujemo, već da to činimo s najvećom pažnjom i poštovanjem njezine osobnosti. ” § U rukovanju aktima i komunikaciji sa strankama i kolegama treba izbjegavati svađe, uvredljive i teške izraze, a sve što se smije i želi izraziti treba učiniti na miran i pristojan način § Upravni organi i upravne organizacije svojim djelovanjem odlučuju o pravima i interesima pojedinaca i pravnih osoba, a što naravno može biti i na njihovu štetu. Stoga ih nije uputno dodatno opterećivati grubim ponašanjem, izrazima ili izostankom s radnog mjesta

Literatura - monografije § Odobaša Rajko, Uredsko poslovanje tijela državne uprave Republike Hrvatske, Pravni fakultet Osijek, 1999. § Kasabašić Štefanija, Novo uredsko poslovanje u primjeni, Novi informator, Zagreb, 2015. § Zlabnik Tajana, Uredsko poslovanje i postupanje s pismenima u predmetima upravnog postupka, Novi informator, Zagreb, 2019. § Malvić Gordana, Uredsko poslovanje: priručnik za upravne škole, Birotehnika, Zagreb, 2002. § Branković Zvonimir, Uredsko (kancelarijsko) poslovanje organa uprave, stručnih službi i organizacija udruženog rada, Informator, Zagreb, 1976. § Lozina Duško, Klarić Mirko, Nova javna uprava, Sveučilište u Splitu, Pravni fakultet, Split, 2003. § Srića Velimir, Kliment Antun, Knežević Blaženka, Uredsko poslovanje: Strategija i koncepti automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003. § Harašić Ž. , Zakonitost kao pravno načelo i pravni argument, Zbornik radova Pravnog fakulteta u Splitu, god. 47, 3/2010. § Turčić Zlatan, Komentar Zakona o općem upravnom postupku, Organizator, Zagreb, 2012.

Članci Literatura - pravni propisi - članci § Đulabić Vedran, Novi hrvatski Zakon o općem upravnom postupku kao poluga modernizacije javne uprave, Zagreb, Hrvatska javna uprava, br. 2, 2009. § Vojković Željko, Etički kodeks državnih službenika, Hrvatska javna uprava, god. 7, br. 4. , 2007. § Orešić Hrvoje, Ostvarenje načela učinkovitosti i ekonomičnosti prema Zakonu o općem upravnom postupku, stručni časopis „Radno pravo“, br. 11, 2015. Pravni propisi § Uredba o uredskom poslovanju, Narodne novine, 7/09 § Zakon o općem upravnom postupku, Narodne novine, 47/09 § Zakon o sustavu državne uprave, Narodne novine, 66/19