N tkniforskrift fyrir rafrnan reikning TS 236 Bergr

Ný tækniforskrift fyrir rafrænan reikning TS 236 Bergþór Skúlason Fjársýsla ríkisins

TS 236 – ný tækniforskrif 1. 2. 3. 4. 5. Bakgrunnur verkefnis Breytingar sem koma með staðli Hvernig eru kröfur staðals uppfyllar Ný reglugerð Næstu skref

1. BAKGRUNNUR VERKEFNIS

Bakgrunnur verkefnis • NES reikningur (TS-135) Ø Gerður um 2007 af Icepro • FUT gerði TS-136: tækniforskrift fyrir rafrænan reikning Ø Byggir á CEN BII – arftaki NES verkefnis, c. a. 2012 • Samkvæmt tilskipun ESB 2014/55 skulu allir opinberir aðilar í aðildarríkjum Evrópusambandsins og EES geta tekið við rafrænum reikningum sem uppfylla Evrópskan staðal, EN 16931. • FUT gefur út tækniforskrift TS-236 í des. 2018 Ø Lýsir hvernig nota skuli staða EN 16931 í viðskiptum aðila á Íslandi Ø Verkefnið er unnið hjá Staðlaráði, vinnuhóp FUT / GRV

Georg: 2. BREYTINGAR SEM KOMA MEÐ STAÐLI 3. HVERNIG ERU KRÖFUR STAÐALS UPPFYLLAR

4. NÝ REGLUGERÐ

Markmið ráðuneytis með reglugerð • Innleiða tilskipun Evrópusambandsins nr. 2014/55 Ø Innleiða samræmdan rafrænan reikning til að styðja við opinber innkaup á innri markaði ESB • Samræma kröfur og einfalda viðskipti við hið opinbera • Draga úr hindrunum og kostnaði í viðskiptum, jafnt innanlands sem milli landa

Ný reglugerð 2018 • Kaupendur í opinberum innkaupum […], skulu taka á móti og vinna úr rafrænum reikningum sem uppfylla Evrópskan staðal EN 16931 um rafræna reikningagerð, eins hann hefur verið útfærður með tækniforskrift TS 236: 2017 frá Staðlaráði Íslands. Ø Tækniforskrift TS-236 er staðfærsla á EN 16931 með leiðbeiningum um hvernig skuli tekið er tillit til íslensks viðskiptaumhverfis. Ø Sett með heimild í 123. gr. laga um opinber innkaup nr. 120/2016 • Gildistaka: Ø Stofnanir á vegum ríkisins, eigi síðar en 18. apríl 2019 Ø Sveitarfélög og stofnanir á þeirra vegum, eigi síðar en 18. apríl 2020 Ø Opinber fyrirtæki og aðrir aðilar sem starfa á grundvelli sérstakra réttinda eða einkaréttar sem falla undir gildissvið 1. mgr. 2. gr. , eigi síðar en 18. apríl 2020 • Reglugerðin er í kynningu: Ø https: //samradsgatt. island. is/oll-mal/$Cases/Details/? id=1251

Reglugerð 515/2013: Reglugerð um rafræna reiknninga • . . . um rafræna reikninga og skeytaþjónustu: 505/2013, frá 15. maí 2013 • Ekki lengur krafa um tvíhliða samkomulag viðskiptaaðila Ø Notkun háð samþykki móttakanda Ø Viðtakandi getur einhliða lýst formi sem hann samþykkir • Afmarkar hlutverk skeytaþjónustu Ø. . . við þá þjónustu sem hann veitir viðskiptaaðila • Áréttar ábyrgð útgefanda Ø. . . ber alla bókhaldslega ábyrgð á sínu bókhaldi • Skýrir rafrænt frumrit reiknings Ø Heimilar að vísa til verklags í bókhaldi til að staðfesta uppruna og réttleika skjala • Heimilar aðilum að senda rafræna reikninga án þess að reikningur eigi uppruna í rafrænu bókhaldskerfi Rafrænir reikningar til ríkisins http: //www. reglugerd. is/interpro/dkm/Web. Guard. nsf/key 2/505 -2013 9

Útgáfa og miðlun rafrænna reikninga Hlutverk og ábyrgð aðila Útgefandi INNRI frumgögn Gagnasafn Miðlun Móttakandi YTRI Frumgagn frumgögn INNRI frumgögn Gagnasafn Sama skjalið Möguleg vörpun Rafrænir reikningar til ríkisins Möguleg vörpun 10

5. NÆSTU SKREF

Hvernig nálgast ég TS 236 • Verið er að ganga frá útgáfu skjalsins á þessari stundu • Mun líklega kosta á bilinu 10 – 15 þúsund krónur • Verður aðgengileg á heimasíðu staðlaráðs Ø staldar. is • Gerð forskriftarinnar er fjármögnuð af Ø Atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneyti Ø Fjármála- og efnahagsráðuneyti

FUT / GRV – næstu verkefni • Eftirfylgni með innleiðingu TS 236 Ø Tækninefndin munu fylgja eftir innleiðingu forskriftarinnar • Stoðskjöl sem væri gott að huga að Ø Stylesheet Ø Validation artefacts Ø Code samples

Fjöldi XML reikninga til Orra • Fjöldi rafrænna reikninga til ríkisins síðan 2007 Ø Áætlaður fjöldi reikninga til ríkisins - 500. 000 Ø Miðar við reikninga vegna keyptrar vöru og þjónustu Áætlað 500, 000 100% 450, 000 82% 400, 000 70% 350, 000 60% 300, 000 250, 000 200, 000 49% 41% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 150, 000 30% 100, 000 20% 50, 000 10% 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 0%

Staða innleiðingar hjá ríkinu • Fjársýslan tekur við rafrænum reikningum fyrir hönd yfir 200 stofnana • Erum að nálgast 70% reikninga á rafrænu formi • Flestir stórir aðilar að senda yfir 90% reikninga rafrænt • Einstaklingar og aðilar sem senda fáa reikninga standa út af Ø Tæknilausnir til staðar Ø Líka fyrir þá sem eru ekki bókhaldsskyldir • Vaxandi hluti reikninga sem ríkið sendir eru rafrænir

Talningar – fjöldi reikninga birgja (á ári) • Stórir aðilar standa sig vel • Litlir aðilar og einstaklingar standa sig ekki vel

TS 236 – innleiðing hjá ríki og sveitarfélögum • FJS mun innleiða nýja tækniforskrift fyrir hönd allra stofnana sem við þjónustum • Sveitarfélög eru að taka við rafrænum reikningum nú þegar Ø Uppfærsla í TS 236 verður ekki flókin • Aðrar stofnanir Ø Flestar taka við rafrænum reikningum nú þegar • Útilokar ekki aðrar tæknilausnir Ø Aðilar mega nota aðrar leiðir (PDF, EDI)

• Allir opinberir aðilar munu styðja við móttöku TS 236 • Eldri forskriftir munu falla út í áföngum Ø Kalla eftir að allir geti móttekið nýja forskrift Ø Kalla eftir að stórir sendendur hætti að nota eldri forskriftir Ø Taka eldri forskriftir úr notkun í áföngum • Aðilar á markaði eru í mjög ólíkri stöðu til að taka í notkun uppfærða tækniforskrift

Erlendir reikningar • Notast við PEPPOL netið • Reikningar frá norrænum birgum berast okkur • Sendingar á reikningum til norrænna aðila í innleiðingu

Hætta með pappír – vaxandi krafa • Núverandi krafa um rafræna reikninga er í öllum samningum sem ríkið gerir • Vaxandi áhugi á að taka eingöngu við rafrænum reikningum Ø Hafna pappír • Svipuð leið og hefur verið farin á hinum Norðurlöndunum • Ekki PDF reikninga, takk Ø XML skeyti eru tölvulesanleg, PDF er það ekki

Atvinnulífið getur nýtt þessar lausnir í öðrum viðskiptum líka • The market for electronic procurement is an example of “the long tail” phenomena Number of documents per customer Number of documents exchanged with a customer Apríl 2018 Cut-off point! Customers, ranked by volume 21

Fine