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MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - I 12/8/2020 www. nilson. pro. br 1

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MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Uma estrutura organizacional é de qualidade, se seus processos estiverem

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Uma estrutura organizacional é de qualidade, se seus processos estiverem mapeados com objetividade, visando atender aos requisitos de seus clientes, independente do modelo organizacional que estiver adotando. Presidente CLIENTE Comercial Vendas Faturam. Vista 12/8/2020 Serviços Revisão Adm. /Fin. Mecânica Prazo Financeiro Contas www. nilson. pro. br Administr. Caixa 2

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS REPRESENTAÇÕES GRÁFICAS DE MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO:

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS REPRESENTAÇÕES GRÁFICAS DE MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO: Muitas vezes é preciso substituir os relatórios e textos por uma representação esquemática, por meio de um gráfico de processamento, para facilitar o entendimento e visualizar melhor os eventos de um processo organizacional (CURY, 2000). Objetivo: Facilitar a exata compreensão de um fluxo de trabalho, de um formulário ou de uma rotina. 12/8/2020 www. nilson. pro. br 3

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - ORGANOGRAMAS – Organograma representa

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - ORGANOGRAMAS – Organograma representa uma organização formal, na estrutura indicada no Regulamento da Instituição. OBJETIVOS DO ORGANOGRAMA: Apresenta os setores, suas posições e respectivas interdependências, via hierárquica, itinerário de comunicações, vinculação e subordinação. O organograma não é elemento totalmente estático, rígido e segmentado. É ponto de referência da estrutura hierárquica da empresa em um dado momento organizacional. O organograma possui caráter dinâmico, flexível e funcional, permitindo integração sistêmica e sinérgica entre os setores da empresa. 12/8/2020 www. nilson. pro. br 4

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS a) Organograma em BARRAS O tamanho do

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS a) Organograma em BARRAS O tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da Autoridade que o representa 12/8/2020 www. nilson. pro. br 5

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS b) Organograma em SETORES (Setorial ou Setograma)

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS b) Organograma em SETORES (Setorial ou Setograma) : São círculos concêntricos, que representam os níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a autoridade maior da empresa. 12/8/2020 www. nilson. pro. br 6

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS c) Radial (Solar ou Circular) Mostra o

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS c) Radial (Solar ou Circular) Mostra o macro sistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial. 12/8/2020 www. nilson. pro. br 7

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS d) Organograma Linear de Responsabilidade – OLR

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS d) Organograma Linear de Responsabilidade – OLR Mostra o interrelacionamento entre as diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas. 12/8/2020 www. nilson. pro. br 8

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS e) Organograma Informativo DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS e) Organograma Informativo DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Tem informações Administrador. : Pedro Fulano de diversas naturezas Código: 1345 Referência: 30002 relacionadas com as Síntese da Atribuições: unidades organizacion -Processar o controle de freqüência ais. Lotação: 45 -Elaborar o plano de férias -Elaborar a Folha de Pagamento -Treinar o pessoal. 12/8/2020 www. nilson. pro. br 9

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS f) Organograma Clássico (Vertical ou Retangular) Mais

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS f) Organograma Clássico (Vertical ou Retangular) Mais usado e mostra os órgãos de decisão, de assessoria, operacionais e a hierarquia entre eles. Decisão Superior Assessoria Decisão Intermediária Operacionais 12/8/2020 Decisão Intermediária Operacionais www. nilson. pro. br 10

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA – O funcionograma

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA – O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de um organograma, respeitando as características estruturais, tornando claras as atividades. OBJETIVOS: ü Possibilita conhecer a interdependência dos componentes do organismo. ü É conhecido como organograma funcional. üRepresenta a idéia geral da missão dos órgãoes da empresa. üNormalmente estão incluídos no Manual de Organização. üO funcionograma cria condições de iniciar um processo de análise das funções e processos organizacionais. 12/8/2020 www. nilson. pro. br 11

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA – 12/8/2020 www.

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA – 12/8/2020 www. nilson. pro. br 12

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO Quando são utilizados os GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO Quando são utilizados os GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO ? a) Na implantação e/ou revisão de um sistema qualquer, para clarear ou melhor compreender as rotinas, formulários, métodos e processos de trabalho; b) Na análise de um sistema existente, visando definir e uniformizar o entendimento do mesmo pela organização; c) No planejamento e análise de rotinas de trabalho, visando a racionalização; a) Na criação, racionalização e extinção de formulário. 12/8/2020 www. nilson. pro. br 13

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS FLUXOGRAMA a) O fluxograma é uma ferramenta que permite padronizar

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS FLUXOGRAMA a) O fluxograma é uma ferramenta que permite padronizar processos de trabalho, que também pode ser utilizado Em outras áreas, como exemplo o fluxograma produtivo. b) É o gráfico de processamento por excelência, para trabalhos de análise administrativa; c) Representa o fluxo ou a seqüência normal de qualquer trabalho, produto ou documento; d) Utiliza símbolos para colocar em evidencia a origem, o processamento e o destino da informação; e) Se utilizar símbolos diferentes, deve ter uma legenda. 12/8/2020 www. nilson. pro. br 14

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS VANTAGENS DO FLUXOGRAMA: a) Permite verificar como funcionam todos os

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS VANTAGENS DO FLUXOGRAMA: a) Permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema; a) Entendimento simples e objetivo; a) Facilita a localização das deficiências no sistema; a) Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo; a) Facilita o entendimento de alterações no sistema. 12/8/2020 www. nilson. pro. br 15

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: 1) COMUNICAÇÃO: Os chefes orientam

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: 1) COMUNICAÇÃO: Os chefes orientam como o trabalho deve ser feito e os objetivos do mesmo. 2) COLETA DE DADOS: Usar um roteiro de entrevista com os executores do trabalho (Cargo e nome? De quem recebe o trabalho? O que é feito? Quem recebe os resultados? Quantas unidades por dia (se for o caso)? Quanto tempo gasta (se for o caso)? 3) FLUXOGRAMAÇÃO: Escolher o tipo de diagrama e elaborar o rascunho. Certificar-se da correção dos dados; colher informações adicionais (se for o caso); ouvir a opinião dos executores do processo; ajustar as incoerências se houverem. 12/8/2020 www. nilson. pro. br 16

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: 4) ANÁLISE DO FLUXOGRAMA: Para

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: 4) ANÁLISE DO FLUXOGRAMA: Para cada etapa do fluxograma, procurar responder as questões a seguir: - Qual a utilidade da etapa no processo? - Há vantagem se for alterada a seqüência? - As operações são feitas por pessoas adequadas às funções que ocupam? - Cada operação está sendo executada de modo eficiente? - Os formulários, número de vias e campos estão adequados? 5) RELATÓRIO DE ANÁLISE: Se for exigido, pode ser feito um relatório com os seguintes itens: a) Situação atual e fluxograma da situação existente; b) Análise das condições existentes com a indicação de falhas, se houverem (morosidade; desperdício de mão-de-obra; erros; dificuldade de controle); a) RECOMENDAÇÕES. 12/8/2020 www. nilson. pro. br 17

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GABARITOS PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: Pode ser utilizada um ferramenta

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GABARITOS PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: Pode ser utilizada um ferramenta informatizada na elaboração do fluxograma, desde que contenha os símbolos adequados: FONTE: Ms. Word 12/8/2020 www. nilson. pro. br 18

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SOFTWARE VÁRIOS PROGRAMAS INFORMATIZADOS EXISTEM PARA FACILITAR A CRIAÇÃO DE

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SOFTWARE VÁRIOS PROGRAMAS INFORMATIZADOS EXISTEM PARA FACILITAR A CRIAÇÃO DE FLUXOGRAMAS: Microsoft Visio - Solução para Windows que faz parte do pacote Microsoft Office. DIA - Solução para Linux Gliffy - Programa disponível na Internet, ou seja, não necessita de instalar software. Mais leituras: Página sobre fluxogramas na Wikipédia em Português 12/8/2020 www. nilson. pro. br 19

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE: http: //www. portaldaadministracao. org/tag/qualifica%C 3%A 7%C

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE: http: //www. portaldaadministracao. org/tag/qualifica%C 3%A 7%C 3%A 3 o 12/8/2020 www. nilson. pro. br 20

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE http: //wikicts. med. up. pt/index. php/Fluxograma

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE http: //wikicts. med. up. pt/index. php/Fluxograma 12/8/2020 www. nilson. pro. br 21

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE http: //www. agencia. cnptia. embrapa. br/gestor/cana-de-acucar/arvore/CONT

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE http: //www. agencia. cnptia. embrapa. br/gestor/cana-de-acucar/arvore/CONT 000 fiog 1 ob 502 wyiv 80 z 4 s 473 agi 63 ul. html 12/8/2020 www. nilson. pro. br 22

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA ADMINISTRATIVO 12/8/2020 www. nilson. pro. br

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA ADMINISTRATIVO 12/8/2020 www. nilson. pro. br 23

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA VERTICAL / TRABALHO 12/8/2020 www. nilson.

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA VERTICAL / TRABALHO 12/8/2020 www. nilson. pro. br 24

BIBLIOGRAFIA § TADEU, Cruz. Sistemas, Organização e Métodos: estudo integrado das novas tecnologias de

BIBLIOGRAFIA § TADEU, Cruz. Sistemas, Organização e Métodos: estudo integrado das novas tecnologias de informação. São Paulo: Atlas, 1997. § OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2002. § CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 3ª ed. São Paulo: Campus, 1999. § CURY, Antonio. Organização e Métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2000. 12/8/2020 www. nilson. pro. br 25