MSProject Principes P Couck MSProject 1 Principes Doelstelling

MS-Project Principes P. Couck - MS-Project 1

Principes • Doelstelling – nieuwe projecten plannen – meer controle krijgen bij het beheren van een bestaand project – de communicatie omtrent een project bevorderen • Definiëren wat moet gedaan worden, wanneer het moet gebeuren, wie het zal doen en wat het zal kosten • Bijhouden hoe het project vooruitgaat, en betrokkenen informeren omtrent de plannen en de evolutie van het project P. Couck - MS-Project 2

Nieuwe projecten • Bij het ontwerpen van een nieuw project in het algemeen en bij MSProject in het bijzonder kun je verschillende fasen onderscheiden: Doel omschrijven (Omvang bepalen) Taken definiëren Tijdschema vastleggen Beperkingen opleggen Relaties definiëren Resources en/of kosten toewijzen Plan optimaliseren Rapport afdrukken P. Couck - MS-Project 3

Volgens PMI • Build a plan – Define a project – Plan project activities – Plan for and procure resources – Plan project costs – Plan for quality and risks – Plan communication and security – Optimize a project plan – Distribute a project plan P. Couck - MS-Project • Track and manage a project – – – – Track progress Manage a schedule Manage resources Manage costs Manage scope Manage risks Report project status • Close a project – Review final project information 4

Lopende projecten • Bij een project dat gestart is, zul je vooral geïnteresseerd zijn in: – het bijhouden van de vooruitgang van het project – bijsturen van het project – informeren van de betrokkenen omtrent de evolutie van het project • Als je de kosten van een project bijhoudt, kun je ook opvolgen hoe de budgetten evolueren P. Couck - MS-Project 5

MS-Project Een eerste kennismaking P. Couck - MS-Project 6

Het scherm • Titelbalk, menubalk, werkbalken vind je bovenaan • Daaronder vind je de invoerbalk. Links in deze balk krijg je info tijdens het openen, herberekenen en opslaan. Rechts voer je gegevens in. • Links vind je de View Bar om je gegevens op een andere manier te bekijken. MS-Project voorziet 26 voorgedefinieerde views • In het midden zie je de projectgegevens • Onderaan zie je de statusbalk P. Couck - MS-Project 7

Gantt Chart - 1 • De Gantt Chart maakt gebruik van een spreadsheet-achtige tabel gecombineerd met grafische balkjes op een tijdlijn. • Het scherm is dus verdeeld in twee delen: – links: een takenlijst in een tabel • elke rij is een taak, met het rijnummer als identificatienummer • een kolom bevat een veld met informatie. Zo is er een kolom met de taaknaam, de duurtijd, startdatum, … – rechts: de tijdlijn met bovenaan de tijdsindeling en verder de tijdbalkjes en symbolen Tip: gebruik de zoomfunctie om meer of minder te zien en dubbelklik op de tijdsindeling om deze aan te passen • Om rechts de balk van een links geselecteerde taak te zien, klik je op (Go to Selected Task) P. Couck - MS-Project 8

Gantt Chart - 2 • De Gantt Chart wordt het best gebruikt om: – een project te creëren. Taken en duurtijden kunnen hier ingegeven worden – de onderlinge samenhang tussen taken weer te geven – personeel en andere resources toe te wijzen • Je kunt via de Gantt Chart ook zien: – hoe de taken vooruitgaan in de tijd. Je kunt bvb. de werkelijke start- en einddatum vergelijken met de geplande, het “% voltooid” opvolgen of een taak onderbreken en op een later tijdstip laten verder afwerken. P. Couck - MS-Project 9

P. Couck - MS-Project 10

MS-Project Starten met een project P. Couck - MS-Project 11

Een nieuw project creëren • Om een nieuw project op te starten: : kies File – New : selecteer “Blank project” en klik op OK : geef de start- of einddatum op. Bij een “fixed start date” plant MS-Project alle taken as soon as possible en berekent de einddatum; bij een “fixed finish date” berekent MS-Project de datum waarop moet gestart worden om de deadline te halen : klik op OK • Om nadien deze informatie te wijzigen: : kies Project – Project information P. Couck - MS-Project 12

Sleutelinfo toevoegen • Om relevante informatie op te geven: : Kies File – Properties : op het tabblad “Summery” in het vak “Comments” kan je bvb. het doel omschrijven • Let op: ook de andere gegevens zijn belangrijk. Zo zullen “Title”, “Author”, “Manager”, “Company” veelvuldig verschijnen op rapporten. • Bewaar onmiddellijk je project: : kies File – Save As… : projecten krijgen de extensie. mpp P. Couck - MS-Project 13

De projectkalender aanpassen • Je kan de standaard werktijden in MS-Project aanpassen aan je organisatie – – – kies Tools – Options en ga naar het tabblad “Calendar” geef de eerste dag van de week op selecteer het uur waarop men begint en eindigt met werken geef het aantal uren op dat men werkt per dag en per week klik eventueel op [Set as default] om deze waarden standaard in te stellen. Zo zullen ze ook van toepassing zijn op je toekomstige projecten • Ook de kalender met werkdagen kan je aanpassen bvb. om algemene verlofdagen aan te duiden – kies Tools – Change Working Time – selecteer de dag(en) – verander rechts de status P. Couck - MS-Project 14

MS-Project Taken invoeren P. Couck - MS-Project 15

Principes • Bij het opstellen van de takenlijst start je met het ontwerpen van de grofstructuur van je project: een opsomming van de grote activiteitsblokken, de hoofdtaken, de “summary tasks”. Hier faseer je dus je project. • Daarna ga je de grote blokken verfijnen in “subtasks”. • Tenslotte detailleer je verder totdat alle uit te voeren taken gedefinieerd zijn. = Top Down analyse P. Couck - MS-Project 16

Taken toevoegen • Om nieuwe taken toe te voegen: : klik in de kolom “Task name” en geef de taak een naam : druk op de TAB-toets en vul de geschatte duurtijd in bij “Duration”. Vul in of het om minuten gaat (m), uren (h), dagen (d), weken (w) of maanden (ma of mo) (of voorafgaand door een v voor verstreken duur) • De “duration” van een taak is de tijdspanne die een taak in beslag zal nemen, uitgedrukt in minuten, uren dagen of weken en waarbij 1 dag bvb. 8 uren betekent. • Voorzie voldoende commentaar bij een taak door gebruik te maken van “notes” : klik op het rijnummer om een taak te selecteren en kies Project – Task Notes… Tip: Maak deze eventueel op want hij kan later gebruikt worden in je rapporten P. Couck - MS-Project 17

De takenlijst aanpassen • Om taken tussen te voegen: – selecteer de taak waarboven de nieuwe taak ingevoegd wordt – kies Insert – New Task OF klik rechts op het rijnummer en kies New Task in snelmenu • Via rechts klikken op het rijnummer kan je ook een taak kopiëren en verwijderen • Je kan de volgorde van de takenlijst wijzigen door taken te verplaatsen – selecteer de taak en kies Edit – Cut Task – selecteer de rij waarboven de taak moet ingevoegd worden – kies Edit – Paste Tip: je kan ook taken verplaatsen via slepen (eerst rij selecteren) P. Couck - MS-Project 18

MS-Project Relaties leggen tussen taken P. Couck - MS-Project 19

Relaties tussen taken • De meeste taken in een project moeten in een bepaalde volgorde afgewerkt worden. Door taken te linken kan je deze volgorde in MS-Project vastleggen. • Een taak die pas kan starten na het voltooien van een andere taak, is een dependent task (afhankelijke taak). De predecessor (voorafgaande taak) is hierbij de taak die eerst moet gepland worden, de successor (opvolgende taak) diegene die achteraf moet gepland worden • Welke relatie kan er gelegd worden tussen 2 taken ? – “finish-to-start”: de eerste taak (= de predecessor) moet klaar zijn alvorens de volgende (= de successor) kan starten – “start-to-start”: beide taken starten wanneer de predecessor start – “finish-to-finish”: beide taken eindigen wanneer de predecessor eindigt – “start-to-finish”: de start van de predecessor bepaalt wanneer de successor moet eindigen P. Couck - MS-Project 20

P. Couck - MS-Project 21

Relaties leggen = taken linken • Om taken te linken: – selecteer de betrokken taken – kies Edit – Link Tasks. Let op: de predecessor moet eerst geselecteerd worden! • Om taken te linken die niet aaneensluitend staan in de lijst: – selecteer de taken met de CTRL-toets ingedrukt – kies Edit – Link Tasks • Om links te verbreken: – selecteer de taken – kies Edit – Unlink Tasks • Tip: je kan ook links creëren door te slepen met de muis waarbij je sleept vanaf de balk waaruit de pijl moet vertrekken naar de taak die moet gelinkt worden P. Couck - MS-Project 22

Linken aanpassen • Om een link te wijzigen: – klik dubbel op de lijn die de link symboliseert – wijzig het type relatie Standaard wordt een “finish-to-start”-link gecreëerd • Om een link te verwijderen: – klik dubbel op de linkerpijl – klik op [Delete] P. Couck - MS-Project 23

Structuur vastleggen • Je kan je takenlijst opsplitsen in kleinere stukken. Je kan hiervoor een hiërarchie creëren waarbij subtaken ondergebracht worden bij een hoofdtaak • Om een dergelijke structuur te maken en te bekijken, kan je gebruik maken van de “outline buttons”: • Om subtaken te maken: – selecteer je de subtaken en klik je op – OF kies je Project – Outline – Indent De subtaak springt in naar rechts en de taak erboven verandert in een hoofdtaak • Om subtaken te zien of te verbergen kan je ook gebruik maken van de opties in het menu Project - Outline P. Couck - MS-Project 24

Mijlpalen definiëren • Voeg “milestones” toe om kritieke punten of het einde van een fase aan te duiden: – creëer een taak met “duration” gelijk aan nul. In de Gantt Chart wordt een milestone weergegeven als een diamant in plaats van een balk • Tip: Om alle mijlpalen te zien: – kies Project – “Filtered for: All Tasks” en kies “Milestones” – Om het volledige project opnieuw te tonen, kies je “All Tasks” in de filterlijst P. Couck - MS-Project 25

MS-Project Resources toewijzen P. Couck - MS-Project 26

Resources • Wie zal de taak doen ? Wat heb je nodig ? Voor elke taak van je project kan je resources toewijzen. bvb. de mensen die het werk zullen doen, het materiaal dat nodig is, … • Wanneer zijn de resources beschikbaar ? Wanneer MS-Project ook kan rekening houden met de beschikbaarheid vd resources kan er een veel realistischere planning opgemaakt worden. • Hoeveel zal het kosten ? Is dit bedrag aanvaardbaar ? Het toewijzen van resources aan taken heeft als bijkomend voordeel dat er aan kostenbeheer kan gedaan worden. • Als je geen “resource information” ingeeft, dan houdt Project bij het plannen enkel rekening met de duurtijd en de “dependencies” van je taken P. Couck - MS-Project 27

Resource Pool • De resource pool is de lijst van individuele resources en resource sets die aan je project werken. Een resource set is een groep resources met allen dezelfde kenmerken bvb. een schnoomaakploeg • Afhankelijk van wat je wilt dat MS-Project voor je doet, vul je in: – naam: als je wilt aangeven wie verantwoordelijk is voor een taak – naam + maximum units beschikbaar (bvb. half-time) + working times: als je wilt rekening houden met de beschikbaarheid van de resources bij de planning – naam + kostprijs: als je de kostprijs wilt berekenen van een project P. Couck - MS-Project 28

Resource pool creëren • Je kan de Resource Sheet gebruiken om een lijst op te maken van “work resources” (=mensen + uitrusting) en “material resources” (=te consumeren materialen bvb. spijkers) – kies View – Resource Sheet – vul eventueel de initialen en de groep aan. Deze “groep” kan je later gebruiken om de lijst te filteren of te sorteren. – in het veld “Type” geef je aan of het om een “work resource” of om een “material resource” gaat • Bij “work resources geeft “Max units” het % van de tijd aan dat de resource maximum kan besteden aan het project. Als iemand aan meerdere taken toegewezen wordt, dan controleert dit veld de eventuele “overallocation”. Bij een “work resource” kan je normaal tarief, tarief voor overwerk of kost/gebruik invullen • Bij “material resources” geef je een meetbare grootheid op bvb. “kg” bij “Material Label”, een standaardtarief of kost/gebruik • Tip: kost voor het ganse project Project – Project Information – klik op de knop Statistics P. Couck - MS-Project 29

Resources toewijzen • Om een resource toe te wijzen aan een individuele taak: – ga naar het veld resources in de Gantt Chart – klik op de pijl van de keuzelijst – selecteer een resource. De naam verschijnt ook naast de tijdbalkjes OF – kies Tools – Resources – Assign Resources – selecteer de naam – geef op hoeveel units aan die taak zullen besteed worden – klik op [Assign] P. Couck - MS-Project 30

Hoe plant MS-Project ? • Berekeningen in MS-Project zijn gebaseerd op: – duration: duurtijd van de taak – units: percentage van zijn maximum beschikbare units dat iemand besteedt aan de taak – work: de hoeveelheid tijd (in uren) die een resource besteedt aan de taak • Gebruik de weergave Taakinvoer: – View – More Views - Task. Entry Duration x Units = Work bvb. 3 d x 100% = 24 h (met 1 d = 8 h) P. Couck - MS-Project 31

Vaste duurtijd van een taak ? • Je kunt bvb. meerdere resources toewijzen aan één taak – ga naar de kolom resources voor de betrokken taak – kies Tools – Resources – Assign Resources – selecteer de resource en klik op [Assign]. Er verschijnt een vinkje bij elke toegewezen resource • Bij het toevoegen van een tweede resource houdt MSProject de “work” of “effort” voor de taak gelijk en past de duurtijd aan. De berekening wordt bepaald door de constante hoeveelheid werk, het is een “effort driven task” • Indien de taak echter een vaste duurtijd heeft en je wilt dus dat de totale hoeveelheid werk aangepast wordt en niet de “duration” dan vink je “effort driven” uit. P. Couck - MS-Project 32

Usage Views • De “Resource Usage View” toont elke resource met zijn toegewezen taken. Zo kan je voor elke resource zien hoeveel werk hij aan een taak moet besteden. • De “Task Usage View” toont een takenlijst met onder elke taak de toegewezen resources. P. Couck - MS-Project 33

MS-Project Taakgegevens uitwerken P. Couck - MS-Project 34

De werktijden voor individuele taken aanpassen • Je gebruikt een taakkalender alleen wanneer de werktijden en vrije tijd voor een taak verschillen van die van projectkalender (zie slide 13) bvb. in het project komt een taak voor waarvan de uitvoering ‘s nachts kan plaatsvinden of een taak die in het weekend moet worden uitgevoerd • Om een taak te laten plannen obv een andere kalender, maak je eerst de nieuwe kalender aan. – kies Tools – Change Working Time en klik op [New] – geef een naam aan de nieuwe kalender en breng de nodige verwijzingen aan • Na het creëren van de nieuwe kalender moet je deze toewijzen aan de taak – klik rechts op de taak en kies “Task Information” – op het tabblad “Advanced” kies je bij “Calendar” de juiste kalender P. Couck - MS-Project 35

Taakafhankelijkheden aanpassen • Sommige taken kunnen niet onmiddellijk starten na de vorige. Er moet een zekere tussentijd, lag time, voorzien worden tussen einddatum van de predecessor en startdatum van de successor. – dubbelklik op de linkpijl – geef de lag time op • Sommige taken kunnen reeds starten vooraleer de predecessor beëindigd is. Het effect is een soort overlapping tussen de twee taken, lead time. – dubbelklik op de linkpijl – geef de lead time op als negatieve lag bvb. – 2 d • Om details op te vragen van de predecessor en de successor: – kies Window – Split (Task Form verschijnt) – klik met RMK in het venster en kies “Predecessors & Successors” P. Couck - MS-Project 36

1 dag lag time 2 dagen lead time P. Couck - MS-Project 37

Taaktype wijzigen • Planningsformule: werk = duur x eenheden • Elke waarde correspondeert met een taaktype. Het taaktype bepaalt welke van de drie waarden in de planningsformule constant blijft wanneer de andere twee veranderen …en u wijzigt Als het taaktype is… …dan bereknt Project opnieuw P. Couck - MS-Project 38

Het werk aan een taak onderbreken • Een “task split” is een onderbreking in de uitvoering van een taak bvb. omdat een “resource onbeschikbaar is gedurende een bepaalde periode • Om een taak te splitsen: – zorg ervoor dat je de tijdbalk van de taak op je scherm ziet – kies Edit – Split Task – ga met de muisaanwijzer naar de balk die je wilt splitsen. Het dialoogvenster toont je wanneer de split zal beginnen. – klik links bij de juiste datum. Een onderbreking van 1 dag wordt ingevoerd – versleep het rechterbalkje tot de juiste einddatum van de splitsing P. Couck - MS-Project 39

Vaste kosten invoeren • De vaste kosten bestaan uit een vastgesteld bedrag dat voor een taak is gebudgetteerd. Dit bedrag blijft constant, ongeacht de tijd of inspanning die door de resources aan de voltooiing van de taak wordt besteed. bvb. reiskostenvergoedingen, montagekosten voor machines, vergunningen, … • Toenamethode: Begin (Start), Einde (End), Tijdens project (Prorated) • Instellen via View – Table: Entry - Costs P. Couck - MS-Project 40

Terugkerende taken • Je kunt een taak terugkerend maken bvb. om een regelmatige projectvergadering toe te voegen – selecteer de juiste rij – kies Insert – Recurring Task en geef de naam van de taak – geef het terugkeerpatroon op • Om wijzigingen aan te brengen aan een terugkerende taak – kies Project – Recurring Task Information • Om de individuele taken te zien – klik je op het plusteken bij de hoofdtitel P. Couck - MS-Project 41

Taakbeperkingen • Soms moet er in de planning rekening gehouden worden met speciale richtlijnen of beperkingen, constraints, vaste datums voor individuele taken of voor een groep taken. bvb. datums vastgelegd in een contract, wettelijke regelingen, … • Om een beperking op te leggen aan een taak – kies Project – Task Information” – tabblad Advanced – in de keuzelijst bij “Constraint Task” “Type” selecteer je het juiste type – en geef je de datum in • In de informatiekolom krijg je een speciaal icoon met een rode of een blauwe stip. Blauw betekent dat er een beperking is maar dat de planning waarschijnlijk niet in het gedrang zal komen; rood daarentegen betekent dat de beperking wel conflicten kan teweeg brengen in de planning. P. Couck - MS-Project 42

Soorten taakbeperkingen • Zo snel mogelijk: de taak zo vroeg mogelijk starten (standaard) • Zo laat mogelijk: de taak zo laat mogelijk starten zonder dat de oplopende taken vertraging oplopen (standaard voor projecten die vanaf de einddatum worden gepland) • Niet eerder beginnen dan: de taak begint niet voor een bepaalde datum • Niet later beginnen dan: de taak begint niet na een bepaalde datum • Niet eerder eindigen dan: de taak wordt niet voor een bepaalde datum voltooid • Niet later eindigen dan: de taak wordt voor een bepaalde datum voltooid • Moet beginnen op: de taak moet op een exacte datum beginnen • Moet eindigen op: de taak moet op een bepaalde datum voltooid zijn P. Couck - MS-Project 43

Deadlines invoeren • Als je bij een taak een deadline meegeeft dan zal er een indicator verschijnen als de taak gepland is na de deadline – klik rechts op de taak en kies “Task Information” – ga naar het tabblad “Advanced” en geef bij de deadline de datum in • Let op: een deadline opgeven zal de planning niet beïnvloeden (in tegenstelling tot “constraints”). Het is enkel een manier om je te laten informeren dat de taak klaar zal zijn na de deadline P. Couck - MS-Project 44

Het kritieke pad bekijken • Het kritieke pad is de reeks taken die ervoor zorgt dat wanneer deze taken vertraging oplopen, de einddatum van het project wordt opgeschoven. • View – More views – Detail Gantt (of via Project – Filtered – Critical) – kritieke taken zijn rood, niet-kritieke taken blauw – de dunne groene lijn en het getal ernaast geven aan wat de toegestane vertraging voor deze taak is • Tip: wanneer een taak bvb. vertraagd is of opgesplitst, is het zinvol om de reden hiervan op te nemen in een notitie P. Couck - MS-Project 45

MS-Project Resourcegegevens uitwerken P. Couck - MS-Project 46

Kalender per resource • Om de werktijden van een resource op te geven: – ga naar de Resource Sheet en selecteer de resource – kies Project – Resource Information Tip: Je kan ook dubbelklikken op de resource – Op het tabblad “Working Time” kan je de individuele kalender voor de resource opgeven. Aanvankelijk staat er een kalender identiek aan de “base calendar” die werd gedefinieerd bij het creëren van het project • Let op de arcering en de onderstrepingen die speciale tijden aanduiden. P. Couck - MS-Project 47

speciale verlofdag voor de resource P. Couck - MS-Project gewijzigde werktijd voor de basiskalender 48

Allocatieproblemen - 1 • Een resource is overallocated wanneer er voor een bepaald tijdstip meer units zijn opgegeven dan het maximum aantal beschikbare units voor de resource • Als bvb. een resource op eenzelfde tijdstip 2 taken krijgt toegewezen dan zal Project automatisch één van beide taken verplaatsen naar een ander tijdstip • Om de 2 taken toch op hetzelfde tijdstip te plaatsen kun je tijdelijk het maximum aantal beschikbare units voor die periode aanpassen (bvb. meer personeel voorzien) – klik dubbel op de resource – in het tabblad General geef je de periode op en het aangepaste maximum aantal beschikbare units P. Couck - MS-Project 49

Allocatieproblemen - 2 • Waar zie je o. a. overgealloceerde resources ? – kies Views – More Views – Resource Allocation en klik op [Apply] Overgealloceerde resources worden in het rood weergegeven – in de “resource management”-werkbalk vind je de knop “Go to next overallocation” P. Couck - MS-Project 50

Overwerk • Om overallocatie op te lossen kun je ook de hoeveelheid werk (“work”) verdelen in “regular work”, gepland gedurende working times, en “overtime work” – – ga naar de “Task Usage View” selecteer de taak activeer onderaan de “Task Form” kies Format – Details – Resource Work en geef het aantal uren overwerk op • Na het toekennen van “overtime work” wordt het overige “work” als “regular work” gepland tijdens de “working times” P. Couck - MS-Project 51

Workload verminderen • Een andere manier om overallocatie op te lossen is de workload te verminderen. Dit kan je op 3 manieren: – verminder de “work” voor de taak. Let op: dit kan de kwaliteit van het werk beïnvloeden OF – verminder het aantal toegewezen taken per resource OF – voorzie een langere duurtijd voor een taak. Let op: dit kan de duurtijd van het project beïnvloeden waardoor bvb. de deadline niet meer gehaald wordt P. Couck - MS-Project 52

Overbezette resources herverdelen • Met een ververdeling worden de werkzaamheden van een resource aan een taak opgeschoven om zodoende de overbezetting op te lossen. Dit kan je doen door de begindatum van een toewijzing of een taak te vertragen of door het werk aan de taak op te splitsen • Een herverdeling van de resources zorgt er vaak voor dat de einddatum van het project wordt opgeschort, tenzij je aangeeft dat dit niet moet gebeuren • via menu Tools – Resource Leveling… P. Couck - MS-Project 53

P. Couck - MS-Project 54

Resultaat herverdeling • in Ganttdiagram – groene balkjes (boven): geeft de planning van taken vóór de herverdeling weer – blauwe balkjes (onder): geeft de planning na de herverdeling weer • je kan de begin- en einddatums en de taakduur van voor de herverdeling opvragen door met de muisaanwijzer de groene balk aan te wijzen P. Couck - MS-Project 55

Taken uitstellen • Hoever kun je een taak uitstellen zonder – een andere taak te beïnvloeden ? Dit hangt af van de “free slack” van de taak – de einddatum van het project te beïnvloeden ? Dit hangt af van de “total slack” van het project • Om een taak uit te stellen – schakel over naar de Resource allocation view (More views) – “slack” wordt onderaan weergegeven als een dunne lijn rechts van de balk van de taak – in het veld “leveling delay” kun je de periode opgeven waarover de taak moet verschoven worden P. Couck - MS-Project 56

MS-Project Toeijzingsgegevens uitwerken P. Couck - MS-Project 57

Een resourcetoewijzing vervangen • Mogelijke redenen: – de resource die je in eerste instantie aan de taak toewees is niet beschikbaar, maar je wilt de taak niet uitstellen – je wilt een dure resource vervangen door een goedkopere – je wilt een minder goede resource vervangen door een betere – je wilt een overbezetting handmatig oplossen P. Couck - MS-Project 58

• • Verschillende tarieven toepassen op toewijzingen De begindatum van toewijzingen uitstellen Werklastbeschrijvingen op toewijzingen toepassen Het materiaalverbruik voor materiaalresources opgeven – vaste verbruikswaarde: geeft aan dat er een constante hoeveelheid materiaal verbruikt wordt, ongeacht de duur van de taak waaraan de materiaalresource is toegewezen – variabele verbruikswaarde: de hoeveelheid materiaal die wordt verbruikt hangt af van de duur van de taak zie voorbeeldoefeningen (Word-doc) P. Couck - MS-Project 59

MS-Projectgegevens bekijken P. Couck - MS-Project 60

Een andere “view” • Je kan je projectgegevens bekijken in “task views” of in “resource views”. Sommige views zijn in tabelvorm, andere zijn grafisch, nog andere gerelateerd aan een tijdschaal • Om de gegevens van je project op een andere manier te bekijken, kan je op verschillende manieren te werk gaan: – Kies een andere view in de Weergavebalk OF kies View – More Views – Kies View – Table indien je andere kolommen wilt zien in een view met een tabel. De veldnamen veranderen als je overschakelt van de ene tabel naar de andere • Sommige views zoals de “Task Entry View” splitsen je venster in twee delen. Om opnieuw één venster te verkrijgen: – kies Window – Remove Split P. Couck - MS-Project 61

Filteren • Om MS-Project taken of resources te laten filteren kun je de Auto. Filter gebruiken: – kies Project – Filtered – Auto. Filter Bij elke kolomkop verschijnt een pijl met een keuzelijst. Deze pijl wordt blauw voor elke kolom waarbij je een voorwaarde opgeeft. • Je kunt ook gebruik maken van de standaardfilters: – kies Project – “Filtered for” en kies een filter die onmiddellijk zal worden toegepast – kies “More Filters” om nog meer standaardfilters te zien • Om terug alle taken te zien: – kies Project – Filtered for – All Tasks P. Couck - MS-Project Kies een filter 62

Sorteren en Groeperen • Om een lijst te sorteren bvb. bij de Gantt Chart: – kies Project – “Sort” en kies één van de mogelijkheden OF – kies “Sort by…” om andere velden te gebruiken of op meerdere velden te sorteren • Om een lijst te groeperen: – kies Project – “Group by” en kies één van de mogelijkheden bvb. als je taken met eenzelfde duurtijd wilt bekijken. – Om de groepering te verwijderen kies je Project – Group by – No Group Kies een groepering P. Couck - MS-Project 63

MS-Project Afdrukken P. Couck - MS-Project 64

Afdrukken • Om de gegevens van een project af te drukken kan je vertrekken vanuit: – een view OF – één van de 22 voorgedefinieerde rapporten • Bereid het afdrukken van je projectgegevens voor: – kies de gewenste view en pas deze eventueel aan via de formatmogelijkheden – kies File – Page Setup om marges, oriëntatie, kop- en voettekst en legende te bepalen. De view van waaruit je vertrekt, bepaalt grotendeels de opties die je kunt instellen • Bekijk eerst het afdrukvoorbeeld: – kies File – Print Preview • Om het project af te drukken: – kies File - Print P. Couck - MS-Project 65

Gantt Charts afdrukken • Let op het volgende bij het afdrukken van een Gantt Chart: – enkel kolommen die volledig zichtbaar zijn op het scherm worden standaard afgedrukt – de tijdschaal die je op het scherm ziet, wordt ook afgedrukt – je kunt zelf pagina-eindes instellen • selecteer de eerste rij van de volgende pagina • kies Insert – Page Break • Er zijn tevens een paar specifieke opties bij de Gantt Chart: – kies File – Page Setup – tabblad View – bepaal het aantal af te drukken kolommen – druk “notes” af op een aparte pagina en vermijd blanco pagina’s P. Couck - MS-Project 66

Overzichtsrapporten • Om de voorgedefinieerde rapporten te gebruiken: – kies View – Reports en dubbelklik bvb. op Overview. Deze categorie bevat taakgeoriënteerde overzichtsrapporten. – dubbelklik op een rapport om een afdrukvoorbeeld te bekijken – via Page Setup kun je oriëntatie, kop- en voettekst, marges, … aanpassen • Gebruik: – de Top-Level Tasks report om de belangrijkste fasen van een project te zien – de Critical Tasks report om de kritische taken onder de “summary task” te tonen – de Milestones report om de mijlpalen van je project weer te geven – de Working Days report om de “base calendar” van het project af te drukken P. Couck - MS-Project 67

MS-Project De voortgang van het project P. Couck - MS-Project 68

De voortgang versus het projectplan • Een project verloopt vaak anders dan gepland. Een taak kan meer tijd in beslag nemen, een resource blijkt onbeschikbaar, nieuwe taken moeten toegevoegd worden, … • Om een project op te volgen, kun je vergelijken met de initiële planning zijnde de baseline. Deze baseline bewaar je het best op het opgenblik dat je planning in MS-Project klaar is en net vóór het project start. – Kies Tools – Tracking – Save Baseline P. Couck - MS-Project 69