MS Excel 2003 Uvod MS Excel je softverski

MS Excel 2003

Uvod MS Excel je softverski proizvod iz Microsoft Office paketa koji trenutno predstavlja jedan od najjednostavnijih i u svetu najprodavanijih programa za tabelarna izračunavanja. Pored tih tabelarnih proračuna, odnosno obrade podataka, Excel se može koristiti i za njihov grafički prikaz, kao i za pravljenje manjih baza podataka. Pod obradom podataka u Excelu podrazumevaju se izračunavanja prosečnih, minimalnih, maksimalnih vrednosti, sortiranje, filtriranje podataka, kao i obavljanje svih onih matematičkih operacija koje postoje i u drugim programima. Takođe, svi ti podaci se mogu predstaviti u vidu neke tabele ili grafika, što se i podrazumeva pod grafičkim prikazom, koji može biti procentualan i konkretan.

Jedan dokument u Excelu se sastoji iz jednog ili više listova. Izbor lista na kojem se trenutno radi vrši se u dnu prozora (Sheet 1, Sheet 2…). Početno se pojavljuju 3 radna lista, a maksimalan broj listova na kojima se može raditi iznosi 255. Svaki od tih listova se sastoji od vertikalnih i horizontalnih delova, odnosno od kolona i redova. Kolone su označene slovima abecede, i može ih biti 256, dok su redovi obeleženi brojevima, a maksimalan broj redova je 65536. Presek jednog reda i jedne kolone naziva se ćelija. Svaka ćelija ima svoj naziv ili svoju adresu, koja predstavlja kombinaciju broja, kao oznake reda, i slova abecede, kao oznake za kolonu (na primer : A 1; B 6; H 24…). Izračunavanja u Excelu se mogu obavljati između bilo koje dve ćelije na jednom listu, ali i između ćelijama koje su smeštene na različitim listovima- jedino je važno da svi ti listovi budu u okviru jednog dokumenta. Prilikom izračunavanja i obrade, podaci se mogu nalaziti u okviru tabele, ali tabela ni ne mora da bude prisutna, važno je samo da su podaci uneti u ćelije.

MS Excel – radno okruženje Adresa aktivne ćelije Oznake kolona Brojevi redova Radni listovi Aktivna ćelija (Cell)

KARTICE RAZLIČITIH listova U prozoru Excela, neposredno ispod radne površine, nalaze se kartice za biranje pojedinačnog radnog lista. Levim dugmetom miša možemo odabrati neki od ovih radnih listova, kao i prevlačenjem promeniti njihov redosled. Klikom na desno dugme miša, pozivamo meni kojim možemo KREIRATI NOVI LIST (Insert), OBRISATI POSTOJEĆI (Delete), PROMENITI IME (Rename) ili NAPRAVITI DUPLIKAT (Move or copy).

Ćelija (Cell) • Adresa - oznaka kolone (slovo) i reda (broj) u kome se ćelija nalazi npr. B 6 • Sadržaj – tekst, numerička vrednost, formula, funkcija, . . . • Opseg ćelija (range) – pravougaoni skup ćelija npr. B 2: D 5 (adrese ćelija na krajevima dijagonale opsega) • Relativna adresa - npr. B 2 • Apsolutna adresa - npr. $B$2 (fiksna ćelija) • Meošvita adresa - npr. $B 2 Granice opsega

FORMULA BAR UNOS U ĆELIJU Kroz tabelu se krećemo mišem tako što kliknemo na pojedinu ćeliju ili koristimo scroll barove. Za kretanje pomoću tastature koristimo kursorske tastere (strelice), HOME za početak reda, CTRL + HOME za početak tabele, PAGE UP i PAGE DOWN za brzo kretanje gore i dole. Ćelija na kojoj smo pozicionirani je uokvirena.

Unos podataka u ćeliju se obavlja jednostavno. Dovoljno je da se pozicioniramo na neku ćeliju i počnemo da kucamo. Na ovaj način unosimo nove podatke u ćeliju. Ako želimo da izmenimo sadržaj ćelije, a ne da ga obrišemo, koristimo taster F 2. Za unos i izmenu se koristi i FORMULA BAR koji se nalazi neposredno iznad tabele. FORMULA BAR je bitan jer se u njemu uvek vidi ono što je upisano u ćeliju (npr. formula, dok se u samoj ćeliji vidi rezultat). Unos završavamo kad pritisnemo ENTER ili se pomerimo na sledeću ćeliju.

Redovi, Kolone • Umetanje redova/kolona – Insert Rows/Columns • Brisanje reda/kolone – Selekcija i Edit/Delete • Skrivanje i otkrivanje – Format/Row ili Column/Hide ili Unhide (otkrivanje skrivene kolone/reda – selekcija dve kolone/reda izmedju kojih je sakrivena, pa Format/Row/Unhide) • Precizno (brojno) podešavanje visine reda –Format/Row/Height i širine kolone Format/Column/Width

RUČNA PROMENA ŠIRINE KOLONE I VISINE REDA Širinu kolone možemo podesiti ručno tako što mišem povučemo liniju koja odvaja kolone u naslovnom redu (tamo gde se nalaze naslovi kolona). Na isti način menjamo i visinu redova.

SPAJANJE ĆELIJA Za spajanje selektovanih ćelija se koristi komanda MERGE AND CENTER. Sadržaj će biti centriran po horizontali (što se može izmeniti komandama za poravnanje).

Tipovi podataka u Excel-u • Tekstualni podaci • Numerički podaci – u ovu grupu spadaju: – – – Brojevi (u obliku decimalnog zapisa, u eksponencijalnom obliku) Valute (bilo koje izračunavanje sa dinarima ili nekom drugom valutom. ) Procenti Razlomci Datum i vreme • Formule • Funkcije Kod svih ovih tipova podataka neophodno je prvo formatirati ćeliju, odnosno saopštiti Excelu šte će se u datim ćelijama upisivati. Nakon toga je dovoljno samo upisati željenu vrednost.

Formatiranje ćelije Pre formatiranja potrebno je selektovati (označiti) ćeliju ili opseg ćelija. Komanda Format / Cells omogućava napredno formatiranje selektovanih ćelija. Pod formatiranjem celije se podrazumeva izbor: - Tipa podatka - Poravnanje i orjentacija - Fonta, stila i veličine. . . - Okvira i boje

Formatiranje ćelija General – prepušta računaru da sam izabere način prikaza vrednosti. Ako je vrednost prikazana uz levu ivicu ćelije, računar registruje tekst. Ukoliko su unete cifre, racunar prihvata kao brojnu vrednost i prikazuje uz desnu ivicu ćelije.

Formatiranje ćelija Number – prikaz broja, pri čemu možemo definisati broj decimalnih mesta i vrstu prikazanegativnih brojeva

Formatiranje ćelija Currency – simbol valute

Formatiranje ćelija Percentage – prikazuje vrednosti kao procenat.

Poravnanje (Alignment) Tekst pod uglom Prekid teksta Spajanje ćelija

Formatiranje datuma Formatiranje vremena

Okviri (Borders) Senčenja (Patterns)

Formule i funkcije • Formule su nizovi instrukcija koje odredjuju sadržaj ćelije kombinacijom brojeva, adresa ćelija, operatora i funkcija. • Da bi se označilo da se u ćeliji nalazi formula ili funkcija, početni simbol je znak “=“. • Funkcije predstavljaju složene računske operacije, koje se mogu pokretati opcijom Insert/Function. GREŠKE • #VALUE! – označava da se vrednost formule ne može izračunati • ###### - označava da je rezultat broj, koji je širi od širine ćelije i ne može biti prikazan

Formule FORMULA KOJA SADRŽI SAMO KONSTANTE FORMULA KOJA SADRŽI SAMO REFERENCE NA ĆELIJE Formule služe za izračunavanje na osnovu podataka i rezultata drugih formula. Svaka formula počinje znakom jednakosti ( = ). Formulu čine operandi, koji mogu biti KONSTANTE (brojevi), REFERENCE (nazivi ćelija) i FUNKCIJE. Operandi se povezuju operatorima, od kojih su najvažniji ARITMETIČKI (+ sabiranje, - oduzimanje, * množenje, / deljenje, ^ stepenovanje) i RELACIONI (< manje, > veće, <= manje ili jednako, >= veće ili jednako, <> različito, = jednako).

Vrste funkcija • • • Matematičke Statističke Finansijske Logičke Tekstualne Za datum i vreme Za povezivanje Za baze podataka Informacione

Matematičke funkcije (deo) =ABS(x). . . apsolutna vrednost =ROUND(x, n). . . zaokružuje x, na n decimalnih mesta =INT(x). . . zaokružuje x na prvi ceo broj naniže =TRUNC(x). . . prikazuje x bez decimalnih mesta =MOD(x, y). . . prikazuje ostatak pri deljenju x sa y =PI(). . . daje vrednost broja π =FACT(x). . . faktorijel broja x =SQRT(x). . . kvadratni koren od x =POWER(x, s). . . stepen broja x =PRODUCT(x, y, z. . ) proizvod brojeva x, y, z, . . . =SIN(x). . . sinus ugla x =COS(x). . . kosinus ugla x

Statističke funkcije (deo) =SUM(opseg). . . zbir sadržaja opsega ćelija =SUMIF(opseg 1, kriterijum, opseg 2). . . zbir pod odredjenim kriterijumom =AVERAGE(opseg). . . srednja vrednost =MIN(opseg). . . najmanja vrednost iz opsega =MAX(opseg). . . najveća vrednost iz opsega =COUNT(opseg). . . prebrojava ćelije iz opsega koje sadrže brojeve =COUNTIF(opseg, uslov). . . prebrojava ćelije iz opsega koje sadrže brojeve, koji zadovoljavaju dati uslov

Logičke funkcije (deo) =IF(uslov, X, Y) . . . ako je ispunjen uslov, u ćeliji u kojoj je ta funkcija biće prikazana vrednost X, a ako nije ispunjen uslov biće prikazana vrednost Y =AND(uslov 1, uslov 2, . . . ) . . . vraća TRUE ako su svi argumenti TRUE; Vraća FALSE ako je jedan ili više argumenata FALSE. =OR(uslov 1, uslov 2, . . . ) . . . vraća TRUE ako je neki argument TRUE; vraća FALSE ako su svi argumenti FALSE =NOT(argument). . . vraća suprotnu vrednost od argumenta; argument je vrednost ili izraz koji može biti TRUE ili FALSE

TEKSTUALNE FUNKCIJE • PROPER (X) za zadati tekstu se svako prvo slovo reči povećava, dok su sva ostala slova mala • TRIM (X) ostavlja samo po jedan razmak između reči, sve ostale izbacuje • LOWER (X) sva slova u tekstu se pretvaraju u mala; LOWER(“Peri. CA”) = “perica” • UPPER (X) sva slova u tekstu se pretvaraju u velika • REPT(X, B) zadati tekst ponavlja B puta; REPT(“Aca”, 3) = “Aca. Aca” • LEN (X) ispisuje broj znakova u zadatom tekstu • LEFT (X, Z) izdvaja prvih Z znakova iz zadatog teksta; LEFT(“Mika”, 3) = “Mik” • RIGHT (X, Z) izdvaja poslednjih Z znakova iz zadatog teksta • MID (X, P, Z) izdvaja Z znakova iz stringa X, počev od znaka P; MID(“Pera ima devojku”, 2, 3) = “era”

BROJAČKE FUNKCIJE • COUNT (X: Y) računa koliko ima numeričkih vrednosti u zadatom opsegu • COUNTA (X: Y) koliko u zadatom opsegu ima ćelija koje imaju bilo kakvu vrednost • COUNTBLANK (X: Y) koliko ima praznih ćelija u opsegu

FUNKCIJA IZBORA • IF (USLOV, T VREDNOST, N VREDNOST) proverava zadati uslov i ako je tačan, vraća vrednost koja je zadata kao T VREDNOST, a ako nije tačan, vraća N VREDNOST • Primer: IF(A 5 > 10; “veliki”; “mali”) ako je vrednost u A 5 veća od deset, imaće vrednost “veliki”, a u suprotnom “mali”. Kao argument bilo koje funkcije može da se zada nova funkcija, odnosno cela nova formula.

FUNKCIJA USLOVNOG BROJANJA • COUNTIF (X: Y, K) prebrojava koliko u zadatom rangu ima vrednosti koje zadovoljavaju zadati kriterijum COUNTIF(A 1: A 10, “>=50”) – koliko ima vrednosti većih ili jednakih od 50 COUNTIF(A 1: A 10, “pera”) – koliko ima vrednosti jednakih reči “pera” COUNTIF(A 1: A 10, C 1) – koliko ima vrednosti jednakih ćeliji C 1

DATUMSKE FUNKCIJE • DATE (G, M, D) vraća datumsku vrednost za zadatu godinu G, mesec M i dan D • TODAY () vraća današnji datum

Grafikoni CHART WIZARD GLAVNI TIPOVI GRAFIKONA NEKOLIKO VRSTA ZA SVAKI TIP Da bismo kreirali grafikon u Excelu, dobra ideja je da prvo selektujemo podatke za koje želimo da nacrtamo grafikon i onda pozovemo komandu CHART WIZARD. Prvi korak je izbor tipa grafikona. Posle toga biramo dugme NEXT.

KARTICA - DATA RANGE IZ KOJIH ĆELIJA DOLAZE PODACI ZA GRAFIKON RASPORED PODATAKA: PO REDOVIMA ILI PO KOLONAMA Ako nismo to uradili u trenutku kada smo pozvali CHART WIZARD, sada možemo da odaberemo koji podaci ulaze u grafikon. Zadati rang unosimo tastaturom ili selektujemo mišem. Opcije za raspored podataka označavaju da li su serije date u kolonama ili u redovima. U primeru je izabrana opcija COLUMNS, što znači da imamo 2 serije sa po 20 podataka. Opcija ROWS bi značila da imamo 20 serija sa po 2 podatka.

KARTICA - SERIES NAZIV SERIJE PODACI SERIJE OVDE BIRAMO SERIJU PODACI ZA X OSU Za svaku pojedinu seriju možemo da odredimo naziv (bilo da ga unesemo, bilo da ga odaberemo u tabeli) i podatke koje obuhvata ta pojedinačna serija (ovo Excel uglavnom sam odredi). Za celi grafikon možemo da odredimo koji podaci će se pojaviti kao oznake na X osi. Na kraju biramo dugme NEXT. U svakom trenutku možemo da odaberemo dugme FINISH i Excel će ostala podešavanja izvršiti automatski.

GRAFIKON JE NA ZASEBNOM LISTU U DOKUMENTU GRAFIKON KAO OBJEKAT UNUTAR POSTOJEĆEG LISTA Na kraju biramo da li će grafikon biti kao zasebna kartica (AS NEW SHEET) u dokumentu (možemo uneti i njegovo ime), ili će biti umetnut kao objekat unutar neke od postojećih tabela (AS OBJECT IN).