MS AccessBaze podataka u uredskom poslovanju Tena Tomaevi

MS Access-Baze podataka u uredskom poslovanju Tena Tomašević, G-3 Ana Juretić, G-3 1

MICROSOFT ACCESS MS Access je program za upravljanje bazom podataka (Database Management System-DBMS) Baza podataka je organizirani skup podataka, smještenih na nekom nosiocu, koji se lako mogu dohvaćati, obrađivati i ispisivati pomoću programskih alata 2

IZGLED POČETNOG PROZORA MS Accessa 3

NAMJENA MS Accessa: unos i ažuriranje podataka pomoću obrazaca (FORMS) brzo pronalaženje i odabiranje podataka-pomoću upita (QUERIES) organiziranje podataka-pomoću dizajniranja tablice, obrazaca, upita brza priprema izvještaja, grafikona ili naljepnicapomoću izvještaja (REPORTS) dijeljenje podataka s drugim Windows programima –pomoću naredbi Import i Link izrada telefonskih imenika poslovnih partnera nadzor nad ulazom i izlazom robe skladišta 4

CILJEVI ORGANIZACIJE BAZE PODATAKA: nezavisnost podataka neredundantnost podataka fleksibilnost BP integritet podataka potpunost podataka BP u Accessu može se sastojati od 6 VRSTA OBJEKATA BP, koji korisniku omogućuju izvođenje svih poslovanja rukovanja podacima i objetima. To su: TABLICE, MASKE ili OBRASCI, UPITI, IZVJEŠTAJI, MAKRONAREDBE I MODULI. TABLICA (table) objekt je BP u kojemu se pohranjuju podaci MASKA ili OBRAZAC (form) ekranski je formular za unos, izmjenu i prikaz podataka pohranjenih u jednom zapisu tablice UPIT(query) zahtjev je koji korisnik postavlja programu da bi se izvela neka operacija s podacima IZVJEŠTAJ (report) je dokument dobiven ispisom pdataka iz tablica 5

MAKRONAREDBE (macros) su naredbe kojima se automatizira izvođenje niza radnji što ih korisnik inače određenim slijedom ručno obavlja putem tipkovnice ili mišem korištenjem naredbi iz izbornika MODUL (modul) program je kojeg korisnik piše programskim jezikom Access Basic 6

KREIRANJE BP U MS ACCESSU ☻Otvaranje nove BP ☻Kreiranje tablice -odrediti tip podataka od ponuđenih vrsta podataka -za dizajniranje tablice moguće je postaviti dodatna svojstva (Properties) svakog polja, tj. formatirati polje. Ta svojstva su npr. dužina polja, format zapisa brojeva u polju, format datuma, indeksiranje itd. -uglavnom je potrebno odrediti koje će polje biti PRIMARNI KLJUČ ili IDENTIFIKATOR (polje koje će jedinstveno određivati svaki slog u tablici, a ponavljajuće i null-vrijednosti nisu dozvoljene) ☻Unos podataka u tablice ☻Pohranjivanje BP ☻Zatvaranje BP 7

8

Osnovne operacije na postojećoj BP ü Otvaranje postojeće BP ü Promjena dizajna tablice ü Indeksiranje u Accessu: Postavljanjem svojstva indeksirano polje program prilikom rada sa slogovima baze umjesto pamćenja vrijednosti tog polja uzima samo poziciju (indeks) svake vrijednosti u orginalnoj tablici. Time se ubzava rad, budući da je manje memorije potrebno za pamćenje indeksa nego za pamćenje vrijednosti u poljima 9

ü VEZE (relationships) između tablica: Skoro u svakoj relacijskoj BP potrebno je koristiti više tablica. Pri tome je logično te tablice preko nekog polja povezati i definirati kakva će ta veza biti, npr. Ako postoji neka tablica Popis partnera s njihovim šiframa i druga tablica u kojoj će se voditi Izlazni računi za te partnere, tada se može postaviti veza preko polja Šifra koja neće dozvoliti da u tablici Izlazni računi bude šifra koja ne postoji u tablici Popis partnera TIPOVI VEZE: 1: M najčešća , 1: 1, M: M 10

Tablica 1: Popis partnera Tablica 2: Izlazni računi šifra broj izlaznog računa naziv šifra partnera mjesto iznos računa adresa datum žiroračun VEZA (relationship) 11

KREIRANJE VEZA 12

Rad s obrascima (forms) ♥ unos podataka je lakši putem obrasca nego dosadašnjim obilježavanjem tablice i aktiviranjem tipke Open ♥ obrasce možemo kreirati pomoću čarobnjaka Form Wizard ili ručno pomoću opcije Design View 13

KREIRANJE OBRASCA POMOĆU ČAROBNJAKA 14

Rad s upitima (query) ☻upitima se odabiru informacije iz baze podataka prema određenim kriterijima ☻upitom nastaju rezultati koji prikazuju samo željene podatke iz originalne tablice ☻originalni podaci uvijek ostaju u prvobitnim tablicama ☻upite kreiramo također pomoću čarobnjaka Query Wizard ili ručno pomoću opcije Design View 15

RUČNO KREIRANJE UPITA 16

RAD S IZVJEŠTAJIMA (reports) • izvještaji se koriste za različite prikaze i grupiranje podataka • može se temeljiti na jednoj ili više tablica ili upita, no češće se temelji na upitima • izvještaji se ispisuju na papir i služe za analizu podataka • izvještaje također možemo kreirati pomoću Report Wizard ili ručno pomoću Design View-a 17

RUČNO KREIRANJE IZVJEŠTAJA 18

ZAKLJUČAK ♥ Samo značenje BP: ♥ osobni alat za pretraživanje i analizu podataka u bolnicama, knjižnicama, tvrtkama, uredima itd. ♥ konceptualni okvir organizacije kompanije i njezina poslovanja (reprezentacija stanja tvrtke) ♥ Revolucija koju su donijele BP: ♥ informacije kao središnji resurs-izgradnja aplikacija s osloncem na BP ♥ uklanjanje preteka podataka-unošenjem svih podataka u bazu sprečava se proturječje ♥ prihvat izvornih podataka-novi podaci ili promjene u postojećima, ulaze u bazu neposredno nakon pribavljanja 19

♥ Uloge BP: ♥ pruža podršku poslovanju tvrtke (prati narudžbe, stanje robe, adrese kupaca, uplate i isplate, fakture, otpremu robe i milijun drugih svakodnevnih poslovnih i inih informacija koje čine živčani sustav organizacije ♥ predstavlja model zdravoga stanja i dobrog funkcioniranja organizacije, koji opet pruža potporu u analizi poslovanja i donošenju poslovnih odluka, a to su glavne funkcije rukovođenja organizacijom 20

LITERATURA: ♥ S. Krsmanović, Suvremena administracija, Impresum, Beograd 1991 ♥ J. Mesarić, M. Zekić-Sušac, B. Dukić, PC u uredskom poslovanju, Sveučilište u Osijeku, Ekonomski fakultet, Osijek, 2001, str. 167 -203 ♥ V. Srića, J. Muller, Put k elektroničkom poslovanju, Sinergija nakladništvo d. o. o. , Zagreb, 2001 ♥ I. Strugar, Ž. Panian, Primjena računala u poslovnoj praksi, Sinergija nakladništvo d. o. o. , Zagreb, 2000 ♥ Z. Trupčević, Informatika 3 -praktikum baze podataka u Accessu, Školska knjiga, Zagreb, 1999 ♥ http: //www. ic. ims. hr/office/access 2003/kaza lo-access. html , 20. 01. 2007. 21