MPSI STIKOM MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI Pengantar Manajemen

  • Slides: 46
Download presentation
MPSI - STIKOM MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI • Pengantar Manajemen Proyek • Konteks dan

MPSI - STIKOM MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI • Pengantar Manajemen Proyek • Konteks dan Proses Manajemen Proyek • Proses Perangkat Lunak dan Metrik Proyek • Initiation Proyek, Scope Management, dan Perencanaan Proyek • Manajemen Sumber Daya Proyek • Manajemen Biaya & Waktu Proyek • Manajemen Risiko dan Kualitas Proyek • Manajemen Komunikasi, dan Pengadaan Proyek • Eksekusi Pengontrolan dan Closing Proyek

MPSI - STIKOM Referensi • Kathy Scwalbe, Information Technology Project Management 2 nd Edition

MPSI - STIKOM Referensi • Kathy Scwalbe, Information Technology Project Management 2 nd Edition • Roger S Presmann, Software Engineering

MPSI - STIKOM PENGANTAR MANAJEMEN PROYEK Materi 2 Majamen Proyek TI

MPSI - STIKOM PENGANTAR MANAJEMEN PROYEK Materi 2 Majamen Proyek TI

MPSI - STIKOM Perspektif Industri Para Manajer dan Praktisi selalu melontarkan pertanyaan berkaitan dengan

MPSI - STIKOM Perspektif Industri Para Manajer dan Praktisi selalu melontarkan pertanyaan berkaitan dengan Software Sebagai Berikut : • Mengapa membutuhkan waktu yang lama dalam menyelesaikan program ? • Mengapa biayanya sangat tinggi ? • Dapatkah menemukan kesalahan program sebelum didistribusikan ? • Mengapa sangat sulit mengukur kemajuan PL saat dikembangkan ?

MPSI - STIKOM Ada ribuan aplikasi berbasis perangkat lunak yang harus diperbaharui akan tetapi

MPSI - STIKOM Ada ribuan aplikasi berbasis perangkat lunak yang harus diperbaharui akan tetapi praktisi/pemilik mengatakan : “Aplikasinya masih berjalan dengan baik, dan tidak ekonomis jika diperbaharui atau pemberdayaan untuk membuatnya lebih baik”

On Time Delivery Seorang Manajer IT Efektif, dapat : menghasilkan software tepat waktu, sesuai

On Time Delivery Seorang Manajer IT Efektif, dapat : menghasilkan software tepat waktu, sesuai dengan spesifikasi, dan sesuai anggaran Luc K. Richard January 10, 2005 Development Cost of engineers (in US) – Architect $150, 000~250, 000 – Project Manager $96, 000~130, 000 – Programmer $52, 000~81, 000 Business Week 2004

MPSI - STIKOM Saat ini [MIN 95] : Perangkat Lunak sudah menjadi lahan yang

MPSI - STIKOM Saat ini [MIN 95] : Perangkat Lunak sudah menjadi lahan yang sangat kompetitif, dengan pengendali : • Biaya • Waktu • Kualitas Eropa Barat dan Amerika telah membangun perusahaan perangkat lunak yang baik, dan menjadi industri yang sudah sangat Inovatif, Vital, dan “Sukses” Untuk di Indonesia ? Gaji masih relatif lebih rendah

MPSI - STIKOM Investment in IT Equipment, Software, Services and Staff IT INVESTMENT Year

MPSI - STIKOM Investment in IT Equipment, Software, Services and Staff IT INVESTMENT Year Investment (in billions) 2004 $708 2005 $755 6. 63 % 2006 $806 6. 75 % 2007 $825 2008 $865 2009 $935 2010 $1, 024 Source: Forrester Research, Oct. 2005

MPSI - STIKOM Why Firms Invest in IT Ranking berdasarkan nilai project keseluruhan

MPSI - STIKOM Why Firms Invest in IT Ranking berdasarkan nilai project keseluruhan

MPSI - STIKOM Software Computer Program Source code Object code Design document Test data

MPSI - STIKOM Software Computer Program Source code Object code Design document Test data Manual . . . v. s. , Computer hardware

MPSI - STIKOM Tugas 1 Evolusi Perangkat Lunak / Software Era Kedua (1960 –

MPSI - STIKOM Tugas 1 Evolusi Perangkat Lunak / Software Era Kedua (1960 – 1970) Era Ketiga (Mid 1970 – 1980) Era Keempat (Mid 1980 -. ) Multi User Sistem Terdistribusi Desktop Real-Time Embedded Intelligent Object Oriented Database Hardware Murah Expert System Software Produk Neural Network Paralel Programming Computer Network

MPSI - STIKOM Software Crisis Term invented in 1960 s Pada era ini banyak

MPSI - STIKOM Software Crisis Term invented in 1960 s Pada era ini banyak bermunculan Software House, menghasilkan ratusan ribu pernyataan source code, dan ditambah ratusan source code baru yang terus Berkembang, dan pada saat program running, muncul berbagai bug, dan harus dikoreksi sehingga SOFTWARE CRISIS Software cost increased Semakin sulitnya software di develop sehingga memerlukan personal yang pandai untuk membangun sebuah system perangkat lunak, hal ini menyebabkan mulai naiknya nilai software. Bagaimana Saat ini ? ? ?

MPSI - STIKOM Characteristics of Software Perangkat Lunak lebih merupakan elemen logika dan bukan

MPSI - STIKOM Characteristics of Software Perangkat Lunak lebih merupakan elemen logika dan bukan merupakan elemen fisik, dengan demikian perangkat lunak memiliki ciri yang berbeda dengan perangkat keras : Invisibility (Tidak Tampak) Hard to imagine, feel, identify, . . . Logicality Hard to complete by human Flexibility Easy to change and modify

MPSI - STIKOM Cost Ration of Computer Systems cost ratio (%) 100 mainframe computer

MPSI - STIKOM Cost Ration of Computer Systems cost ratio (%) 100 mainframe computer system hardware 80 60 software 40 20 1955 1970 Bagaimana saat ini di Indonesia ? ? ? 1985

MPSI - STIKOM Komponen Perangkat Lunak Reusability Sebuah komponen perangkat lunak harus didesain dan

MPSI - STIKOM Komponen Perangkat Lunak Reusability Sebuah komponen perangkat lunak harus didesain dan diimplementasikan sehingga dapat dipakai lagi pada program yang berbeda. Dibangun Dengan Bahasa Pemrograman Bahasa pemrograman mencerminkan serangkaian instruksi perangkat Keras, atau deskripsi procedural dari program

MPSI - STIKOM Aplikasi Perangkat Lunak Area Perangkat Lunak berikut menunjukan luasnya aplikasi potensial

MPSI - STIKOM Aplikasi Perangkat Lunak Area Perangkat Lunak berikut menunjukan luasnya aplikasi potensial : Perangkat Lunak System dan PC Compiler, Editor, Multimedia, dll Perangkat Lunak Bisnis MIS, ERP Software Perangkat Lunak Teknik dan Ilmu Pengetahuan Astrologi, Orbit Pesawat, Simulasi, Vulkanologi Embedded Software (ada dalam read-only memory) Key Pad Control pada Microwave, EFI, Handphone Perangkat Lunak Kecerdasan Buatan (AI) Pattern Recognizer, Artificial Neural Network, utk Masalah Kompleks

MPSI - STIKOM Perangkat Lunak Bisnis ERP Software = Enterprise Resources Planning Software yang

MPSI - STIKOM Perangkat Lunak Bisnis ERP Software = Enterprise Resources Planning Software yang mengintegrasikan setiap departement (Resource) pada Sebuah perusahaan (dari accounting, sales distribution, marketing, warehouse, hingga manufaktur), sehingga bisa dikatakan setiap departement mendapat share informasi, yang tentunya sesuai dengan authority user. Vendor-Vendor ERP Software : • • J. D. Edwards (dibeli People. Soft) Baan (SSA Global) SAP Oracle ERP in a Box (Sing) Peoplesoft SYMIX Microsoft Axapta, dll

MPSI - STIKOM Kathy Schwalbe, Page 3, IT Project Management 1995 Standish Group Published

MPSI - STIKOM Kathy Schwalbe, Page 3, IT Project Management 1995 Standish Group Published Prestigious Consulting firm Survey 365 Information Technology Executive Managers in the US IT Project yang sukses = 16. 2 % IT Project yang dibatalkan sebelum selesai = 31%

MPSI - STIKOM KONSEP MANAJEMEN PROYEK

MPSI - STIKOM KONSEP MANAJEMEN PROYEK

MPSI - STIKOM *Kegiatan Proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam

MPSI - STIKOM *Kegiatan Proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas *Iman Soeharto, Dalam bukunya berjudul Manajemen Proyek

MPSI - STIKOM DASAR-DASAR PROYEK Memulai Proyek Menentukan Kelayakan Proyek Menjadwalkan & Merencanakan Proyek

MPSI - STIKOM DASAR-DASAR PROYEK Memulai Proyek Menentukan Kelayakan Proyek Menjadwalkan & Merencanakan Proyek Mengelolah Kegiatan & Anggota Proyek

MPSI - STIKOM MANAJEMEN PROYEK (PMI) : Adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan

MPSI - STIKOM MANAJEMEN PROYEK (PMI) : Adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolahan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu lingkup, MUTU, JADWAL, dan BIAYA serta memenuhi keinginan para STAKEHOLDER

 • Stakeholder adalah orang yang memiliki kepentingan tertentu pada suatu kegiatan bisnis. Di

• Stakeholder adalah orang yang memiliki kepentingan tertentu pada suatu kegiatan bisnis. Di dalam pengembangan sebuah system informasi, Whitten et. al. membagi stakeholder pada pengembangan system informasi menjadi: • a. Manajemen SI • b. Analisis system • c. Programer • d. Pengguna akhir • e. Supporting and user • f. Manajer bisnis • g. Teknisi SI lainnya • Pembagian ini didasarkan pada perbedaan karakteristik pekerjaan yang mereka lakukan untuk menyelesaikan suatu proyak system informasi. Perbedaan ini bukan berarti salah satu memiliki peran penting, tetapi bersama-sama saling mendukung penyelesaian suatu proyek system ingormasi.

Tugas 2 • Stakeholders ? ? • Stakeholder Teknik Informatika Siapa 2 saja ?

Tugas 2 • Stakeholders ? ? • Stakeholder Teknik Informatika Siapa 2 saja ?

MPSI - STIKOM KONSEP MANAJEMEN PROYEK (PMI) : Definisi PMI menekankan pada langkah yang

MPSI - STIKOM KONSEP MANAJEMEN PROYEK (PMI) : Definisi PMI menekankan pada langkah yang diperlukan dalam menjalani proyek untuk memenuhi keinginan STAKEHOLDER (Individu, maupun Organisasi), serta Ilmu pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelolah Proyek

MPSI - STIKOM UKURAN PROYEK SECARA UMUM Belum ada kriteria baku untuk dapat mengatakan

MPSI - STIKOM UKURAN PROYEK SECARA UMUM Belum ada kriteria baku untuk dapat mengatakan besar kecilnya sebuah proyek, berikut kriteria ukuran proyek menurut G. J. Ritz : Ukuran ($ Juta) Jumlah Jam – Orang (Ribu) Kecil (1 - 10) 24 - 240 Medium (11 - 75) 240 – 1. 200 Besar (80 - 200) 1. 200 – 3. 000 Super (250 - 600) 3. 000 – 6. 000 Mega (1. 000 – 3. 000) 10. 000 – 24. 000 Bagaimana dengan proyek Sistem Informasi / Perangkat Lunak (Software Metrik) ? ? ?

MPSI - STIKOM PROYEK VS PROGRAM PROYEK A PROYEK D PROYEK C PROYEK B

MPSI - STIKOM PROYEK VS PROGRAM PROYEK A PROYEK D PROYEK C PROYEK B PROYEK E

MPSI - STIKOM Interactions / Stakeholders • As a PM, who do you interact

MPSI - STIKOM Interactions / Stakeholders • As a PM, who do you interact with? • Project Stakeholders – Project sponsor – Executives – Team – Customers – Contractors – Functional managers

MPSI - STIKOM Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint) Setiap Proyek memiliki tujuan

MPSI - STIKOM Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint) Setiap Proyek memiliki tujuan khusus, didalam proses pencapaian tujuan tersebut ada 3 constraint yang harus dipenuhi, yang dikenal dengan Trade-off Triangle atau Triple Constraint : MUTU JADWAL ANGGARAN

MPSI - STIKOM Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint) BIAYA MUTU Sesuai Anggaran

MPSI - STIKOM Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint) BIAYA MUTU Sesuai Anggaran Tidak harus dicairkan sekaligus Sesuai Target WAKTU On Time Delivery per Modul / Process / Phase

MPSI - STIKOM 4 Dimensi Proyek People Product Process Technology

MPSI - STIKOM 4 Dimensi Proyek People Product Process Technology

MPSI - STIKOM People - 1 “It’s always a people problem” Gerald Weinberg, “The

MPSI - STIKOM People - 1 “It’s always a people problem” Gerald Weinberg, “The Secrets of Consulting” Improvements: Team selection Team organization Motivation

MPSI - STIKOM People - 2 Other success factors Matching people to tasks Career

MPSI - STIKOM People - 2 Other success factors Matching people to tasks Career development Balance: individual and team Clear communication

MPSI - STIKOM People-Related Mistakes Part 1 • Undermined motivation • Weak personnel –

MPSI - STIKOM People-Related Mistakes Part 1 • Undermined motivation • Weak personnel – Weak vs. Junior • Uncontrolled problem employees • Heroics • Adding people to a late project

MPSI - STIKOM People-Related Mistakes Part 2 • • Noisy, crowded offices Customer-Developer friction

MPSI - STIKOM People-Related Mistakes Part 2 • • Noisy, crowded offices Customer-Developer friction (Konflik) Unrealistic expectations Politics over substance (Isi / Content)

MPSI - STIKOM People-Related Mistakes Part 3 Lack = kurang • Lack of effective

MPSI - STIKOM People-Related Mistakes Part 3 Lack = kurang • Lack of effective project sponsorship • Lack of user input

MPSI - STIKOM Process • • • Is process stifling (kaku) ? 2 Types:

MPSI - STIKOM Process • • • Is process stifling (kaku) ? 2 Types: Management & Technical Development fundamentals Quality assurance Risk management Lifecycle planning Customer orientation Process improvement Rework avoidance (hindari kerja berulang)

MPSI - STIKOM Product • The “tangible / Intangible” dimension • Product size management

MPSI - STIKOM Product • The “tangible / Intangible” dimension • Product size management • Product characteristics and requirements

MPSI - STIKOM Technology • Often the least important dimension • Language and tool

MPSI - STIKOM Technology • Often the least important dimension • Language and tool selection • Value and cost of reuse

Manajemen Top Down • manjemen Top Down menekankan pada aspek kontrol, ditetapkan atau diperintahkan

Manajemen Top Down • manjemen Top Down menekankan pada aspek kontrol, ditetapkan atau diperintahkan dari atasan, serta bersifat kaku dalam hal sudah ditentukan segala sesuatunya

manajemen Bottom Up • menekankan pada kolaborasi tim, aktivitasnya didorong oleh tim dan menjunjung

manajemen Bottom Up • menekankan pada kolaborasi tim, aktivitasnya didorong oleh tim dan menjunjung kreativitas.

 • Manakah yang lebih tepat diantara kedua gaya manajemen tersebut? Masingmasing punya kelebihan

• Manakah yang lebih tepat diantara kedua gaya manajemen tersebut? Masingmasing punya kelebihan dan kekurangan. Proses penggabungan yang seimbang antara kedua pendekatan tersebut akan memberi hasil yang terbaik. • Andrew menyebutnya sebagai Agile Management (Manajemen yang Lincah).

Tiga Elemen Kunci Dalam Sebuah Kegiatan Proyek • Orang, alat, dan proses. Apakah Anda

Tiga Elemen Kunci Dalam Sebuah Kegiatan Proyek • Orang, alat, dan proses. Apakah Anda sudah memilih orang-orang yang tepat dan memiiki keahlian sesuai? Apakah Anda sudah menetapkan proses yang tepat sehingga seluruh kegiatan proyek akan berjalan dengan baik? Terakhir, apakah Anda sudah menggunakan alat yang tepat untuk membantu kelancaran sebuah proyek?

Secara khusus dibahas bagaimana alat (tools) yang tepat akan membantu keberhasilan sebuah proyek: •

Secara khusus dibahas bagaimana alat (tools) yang tepat akan membantu keberhasilan sebuah proyek: • Bagaimana komunikasi antar tim menjadi lebih baik • Bagaimana membuat visi yang jelas agar diikuti semua orang • Bagaimana mengelola pandangan dan perspektif yang berbeda dari anggota tim • Bagaimana mengurangi kegiatan rutin yang lazim dilakukan dalam sebuah proyek • Dan terakhir bagaimana kepemimpinan proyek (project leadership) dilakukan secara efektif sekaligus membangun komunitas tim yang termotivasi dan bergairah untuk mencapai keberhasilan sebuah proyek

 • Jika ketiga elemen tersebut yakni orang, proses, dan alat bekerjasama dengan harmonis,

• Jika ketiga elemen tersebut yakni orang, proses, dan alat bekerjasama dengan harmonis, maka Anda pun akan bisa mencapai keberhasilan dalam mengelola sebuah proyek.

 • Bagaimana menurut Anda?

• Bagaimana menurut Anda?