Monitorovanie a finann manament projektov Andrea Pankov EUREA

Monitorovanie a finančný manažment projektov Andrea Panáková EUREA o. z.

Monitorovanie projektu ► Zabezpečuje prehľad o obsahovom i finančnom postupe projektu ► Na základe vopred stanovených ukazovateľov konfrontuje ciele projektu so skutočným plnením v jednotlivých etapách projektu ► Umožňuje včas odhaliť nedostatky v realizácii projektu a hľadať riešenia pre ich nápravu

► Monitorovanie prebieha na úrovni projektov i programov Informácie, ktoré sa získajú pri monitorovaní projektov sú základom pri určovaní efektívnosti preinvestovaných peňazí v priebehu programu ► Monitorovanie projektu je záväzkom vyplývajúcim zo zmluvy ► Žiadateľ ho sprostredkúva riadiacemu orgánu prostredníctvom pravidelných priebežných správ -periodicita daná zmluvou ► Zároveň je žiadateľ povinný spolupracovať pri hodnotiacich aktivitách a pri návštevách zameraných na fyzickú a finančnú kontrolu - Tieto „návštevy“ môže vykonávať orgán programu i ním poverené tretie strany

Obsah monitorovacej správy - Závisí od konkrétnej grantovej schémy Formulár správy býva prílohou zmluvy Všeobecne ► Priradenie projektu k programovej štruktúre, názov projektu, meno manažéra, obdobie implementácie projektu, obdobie monitorované v danej správe, poradie priebežnej správy ► V rámci monitorovanej etapy projektu sleduje: § Aktivity projektu – dátum realizácie § Konkrétne výstupy projektu prostredníctvom vopred definovaných indikátorov § Komplikácie pri realizácii ► ► Prehľad finančného čerpania Plán realizácie na najbližšie obdobie Plán finančného čerpania na najbližšie obdobie Prílohy (materiál dokumentujúci aktivity, výstupy a pod. )

Užitočné rady Pri príprave projektu si stanovte vždy reálne ciele ► Zvažujte, ako sa dajú tieto ciele dosiahnuť a čím sa dajú overiť ► Snažte sa objektívne zhodnotiť dosiahnuté výsledky ► Zdôraznite vlastné úspechy ► Ak sa vám nepodarilo dosiahnuť pôvodne stanovené ciele, pokúste sa to zdôvodniť ► Uvádzajte, aké kroky podniknete na dosiahnutie nápravy ► Archivujte všetok relevantný materiál súvisiaci s realizáciou projektu ►

Finančný manažment projektu Žiadateľ by mal realizovať projekt rozumným a efektívnym spôsobom, ktorý povedie k výsledkom špecifikovaným v zmluve. Z pohľadu finančného riadenia to znamená, že manažér projektu dôkladne pozná položky schváleného rozpočtu a v priebehu imlementácie ich čerpá v súlade s finančnými pravidlami grantovej zmluvy.

Zmluva stanovuje: ► Výšku oprávnených výdavkov - tie musia preukázateľne súvisieť s realizáciou projektu - sú špecifikované v schválenom rozpočte často neumožňujú takmer žiadnu variabilitu, presun medzi položkami v kapitole. . . ► Spôsob vyplácania nenávratného finančného príspevku ► Vedenie účtovníctva ► Pravidlá spolufinancovania ► Spôsob obstarávania majetku a uzatvárania zmlúv s dodávateľmi - predfinancovanie - refundácia - kombinovane

Dobrý rozpočet je základom úspechu ► Korešponduje s potrebami žiadateľa Zohľadňuje všetky plánované aktivity (v čase), hmotné a personálne zabezpečenie, režijné náklady. . . - mzdy personálu musia byť kalkulované s povinnými odvodmi - mal by zahŕňať i náklady nepriamo súvisiace s realizáciou (bankové poplatky, kurzové výkyvy, poistné, náklady na verejné obstarávanie a pod. ) ► Rešpektuje oprávnené náklady určené v grantovej výzve - často býva k dispozícii samostatná príručka k tvorbe rozpočtu ► Náklady v rozpočte zodpovedajú trhovým cenám

Chyby v rozpočtoch Ak určitý nedostatok v rozpočte predstavuje problém pre efektívne využívanie grantu, môže žiadateľ požiadať o zmenu rozpočtu. Táto zmena nesmie ovplyvniť celkový charakter projektu ► Zmena nemôže upravovať celkovú schválenú čiastku rozpočtu ► § týka sa konkrétnej položky (napr. zmena názvu, počet jednotiek, jednotková cena) ► Zmena rozpočtu, podlieha schvaľovaniu dodatku k zmluve § zdĺhavý proces vybavovania

Najčastejšie problémy finančného riadenia ► Zdroje na spolufinancovanie a zálohovanie projektu ► Viac paralelne realizovaných projektov ► Nejasne definované doklady k žiadostiam o platbu ► Byrokracia, strata času a hromady papiera. . . ► Nedodržiavanie termínov vyplácania zo strany riadiaceho orgánu

Kontakt: EUREA, o. z. Andrea Panáková panakova@eurea. sk www. eurea. sk