Monitoring and Evaluation in Humanitarian Aid Quality Procedures

Monitoring and Evaluation in Humanitarian Aid: Quality Procedures PROJECT – STRAND 1 – Training and Capacity Building

ANNEX II Budget in collaborazione con

I formati del Budget

Il Budget TIPOLOGIE DI FINANZIAMENTO DI ECHO finanzia due tipologie di progetto: Ø Finanziamento totale: ECHO finanzia il 100% del budget richiesto Ø Co-finanziamento: ECHO co-finanzia il progetto con altri donor

Il Budget: ü Si articola su tre tipologie di formati differenti ü Presenta delle differenze significative rispetto all’FPA precedente (ha una nuova concezione) ü Sparisce il concetto di lumpsum (eccetto per i costi indiretti e l’eventuale Riserva) ü E’ suddiviso in Titoli, Capitoli, Articoli ed Elementi

Il Budget: le tre tipologie dei Formati Non presenta i dettagli Unità, Quantità e Costo Unitario Budget per Financial Request e Interim Financial Report Budget summary (a cura della CE) Budget per Final Financial Report Presenta solo le voci per Titoli e Capitoli Contiene i dettagli Unità, Quantità e Costo Unitario

Il Budget Richiesta iniziale e Interim Richiesta finale

Il Budget FORMATO PER FASI DEL BUDGET DI ECHO PRIMA FASE: FINANCIAL REQUEST Budget Breakdown Budget Summary and Financial Plan SECONDA FASE: INTERIM REPORT Interim Financial Report TERZA FASE: FINAL REPORT Pre-final Narrative Report (> 6 mesi, eccetto Primary Emergency e Emergency) Final Financial Report

Il Budget DIVISIONE DEL BUDGET IN TITOLI La divisione del budget in titoli è strutturata utilizzando una ripartizione tra costi diretti, costi indiretti e imprevisti: COSTI DIRETTI Titolo 0. 1. “Goods and services delivered to the beneficiaries” Titolo 0. 2. “Supporting costs” COSTI INDIRETTI Titolo 0. 3. “Indirect costs” IMPREVISTI (RESERVE) Titolo 0. 4. “Contingency reserve – pro memoria”

Il Budget Il budget è strutturato secondo codici a 2, 4 , 6 , 8 cifre che devono essere seguiti in fase di presentazione del budget e di rendicontazione

Il Budget Costi Eleggibili, NOVITA’ La nuova concezione permette l’eleggibilità di costi prima non eleggibili: üCosti degli Uffici in loco (affitto e office consumable & supplies) üPersonale di sede (direttamente collegato alle operazioni) üPersonale di sede negli studi di fattibilità (da concordare con ECHO) e nelle valutazioni üI costi per la sensibilizzazione delle operazioni nella UE

Il Budget Costi Non Eleggibili, NOVITA’ In base alle nuove norme finanziarie UE già dal 1 Gennaio 2003 non sono più eleggibili: ü I costi calcolati a forfait (eccetto i costi indiretti e l’eventuale Riserva)

Applicazioni pratiche del budget

Applicazioni ANNEX II SOMMARIO 1. Principi di flessibilità del Budget e procedure di Amendment 2. Tempistiche richieste per la presentazione dei Report Finanziari (Financial Request, Interim Financial Report, Pre-Final Narrative Report e Final Financial Report) 3. Modalità richieste per la presentazione dei Report Finanziari 4. I punti sensibili e il “Trenino”: applicazioni

Applicazioni ANNEX II 1. FLESSIBILITA’ DEL BUDGET E AMENDMENT A. “Modifica unilaterale del budget da parte della ONG con notifica a ECHO” B. “Scambio di corrispondenza scritta con approvazione da parte di ECHO” C. “Supplementary Agreement”

Applicazioni ANNEX II A. Modifica unilaterale del budget da parte della ONG con notifica a ECHO Quando ? A. Le modifiche di budget introdotte non inficiano un elemento fondamentale del progetto. B. L’impatto finanziario è limitato ad un trasferimento tra il Titolo 01. e il Titolo 02. uguale o inferiore al 15% del totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01. + Titolo 02. ), indipendentemente dall’uso della riserva.

Applicazioni ANNEX II A. Modifica unilaterale del budget da parte della ONG con notifica a ECHO Che tipo di procedura seguire ? Ø Formalizzare l’avvenuta modifica nell’Interim Report (se previsto) e/o indirizzando una lettera al Field Officer e al Desk Officer di ECHO. Non è richiesta in questo caso l’accettazione da parte di ECHO. Ø E’ sempre e comunque consigliato informare previamente ECHO per iscritto, archiviando la relativa corrispondenza.

Applicazioni ANNEX II B. Scambio di corrispondenza scritta con approvazione da parte di ECHO Quando ? A. Se si vuole operare un trasferimento tra il Titolo 01. e il Titolo 02. superiore al 15% del valore originariamente imputato al totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01. + Titolo 02. ), indipendentemente dall’uso della riserva. B. Se si vuole richiedere l’uso della riserva (nei casi in cui i fondi erano stati stanziati nel Grant Agreement) C. Se si intenda operare, per ragioni operative e/o di contingenza, un cambiamento che infici un elemento significativo del progetto (luogo, beneficiari, sostenibilità); D. Se si vuole richiedere il cambiamento del conto corrente E. Se si modificano gli indicatori e le fonti di verifica

Applicazioni ANNEX II B. Scambio di corrispondenza scritta con approvazione da parte di ECHO Che tipo di procedura seguire ? 1. L’ONG deve presentare una richiesta scritta a ECHO debitamente fondata e motivata (è opportuno che prima di procedere a tale richiesta, da indirizzare al Desk Officer di ECHO a Bruxelles, si sia discusso con il Field Expert [1]) 2. Attendere la conferma scritta da parte di ECHO per l’accettazione o il rifiuto della richiesta (ECHO deve rispondere entro 15 giorni ma in ogni caso non vale il principio del silenzio-assenso) [1] E’ opportuno in questi casi mantenere un’archiviazione della corrispondenza con i Field Expert e i Desk Officer di ECHO.

Applicazioni ANNEX II C. Supplementary Agreement Quando ? A. Se l’HO vuole richiedere un’ESTENSIONE del periodo di implementazione del progetto B. Se l’HO vuole richiedere un AUMENTO DEL BUDGET giustificato da ragioni operative C. In caso di modifica o inclusione nell’agreement dell’articolo 9 “specific condition” (modifiche o deroghe alle General Condition) D. Per i progetti co-finanziati, quando viene richiesta una MODIFICA DELLA PERCENTUALE della quota di co-finanziamento

Applicazioni ANNEX II C. Supplementary Agreement Che tipo di procedura seguire ? A. L’ONG deve presentare una richiesta scritta a ECHO debitamente fondata e motivata (è opportuno che prima di procedere a tale richiesta, da indirizzare al Desk Officer di ECHO a Bruxelles, si sia discusso con il Field Expert di ECHO) B. In caso di accettazione ECHO informerà per iscritto l’ONG entro il termine di 15 giorni dalla data di ricezione della richiesta, inviando un Grant Agreement emendato (ma in ogni caso non vale il principio del silenzio-assenso) C. Il Grant Agreement emendato entrerà in vigore una volta che sarà stato firmato da entrambe le parti (ECHO e ONG) e inviato ad ECHO

ESEMPIO “Flessibilità del budget e amendment” Budget iniziale Modifica unilaterale del budget con notifica a ECHO

ESEMPIO “Flessibilità del budget e amendment” Modifica unilaterale del budget Scambio di corrispondenza con approvazione da parte di ECHO

Applicazioni ANNEX II 2. TEMPISTICHE RICHIESTE PER LA PRESENTAZIONE DEI REPORT FINANZIARI A. Progetti di Primary Emergency, Emergency e altri progetti con durata < 6 mesi B. Progetti con durata > 6 mesi

Applicazioni ANNEX II A. Progetti di Primary Emergency, Emergency e altri progetti con durata < 6 mesi DOCUMENTI OBBLIGATORI QUANDO Budget Breakdown Presentazione della proposta di progetto Interim Financial Report (+inventario) Almeno 1 mese prima della fine del periodo di implementazione, se non diversamente specificato nel Grant Agreement Final Financial Report Entro 6 settimane dopo la fine del periodo di implementazione, se non diversamente specificato nel Grant Agreement

Applicazioni ANNEX II B. Progetti con durata > 6 mesi DOCUMENTI OBBLIGATORI QUANDO Budget Breakdown Presentazione della proposta di progetto Interim Financial Report Normalmente a metà del periodo di implementazione del progetto (la data Pre-Final Narrative Report (+inventario) 1 mese prima della fine del periodo di implementazione del progetto Final Financial Report Entro 3 mesi dalla fine del periodo di implementazione del progetto viene specificata nel Grant Agreement)

Applicazioni ANNEX II ATTENZIONE 1. I Report devono essere presentati usando gli standard form forniti da ECHO, nella stessa lingua del Grant Agreement 2. Tutti i Report devono essere presentati in Euro 3. La UE può richiedere informazioni aggiuntive che devono essere fornite entro 30 giorni dalla richiesta 4. Il mancato rispetto delle tempistiche previste, senza una motivazione adeguata, può comportare la cessazione del Grant Agreement ed è considerato una minaccia alla

Applicazioni ANNEX II 3. MODALITA’ RICHIESTE PER LA PRESENTAZIONE DEI REPORT FINANZIARI A. Progetti di Primary Emergency e Emergency B. Altri progetti con durata < o > 6 mesi

Applicazioni ANNEX II A. Progetti di Primary Emergency e Emergency DOCUMENTI OBBLIGATORI DEFINIZIONE DEL BUDGET Budget Breakdown 4 Cifre Interim Financial Report 6 Cifre Final Financial Report 8 Cifre

Applicazioni ANNEX II B. Altri Progetti con durata < o > 6 mesi DOCUMENTI OBBLIGATORI DEFINIZIONE DEL BUDGET Budget Breakdown 6 Cifre Interim Financial Report 6 Cifre Final Financial Report 8 Cifre

• Almeno 8 cifre • Usare solo il formato Annex II • Non compilare il Budget Summary Fase I: Financial Request • Inserire costo e tipologia Elementi Noncompilareilil. Budget. Summary • • Non Usareesclusivamentelalacolonna • • Usare INITIALBudget INITIAL Noncompilare“Special. Mandates”” • • Non • Inserire Accounting Reference N° Fase III: IV: Final Financial Report Fase III: Pre-Final Narrative Report cifre • • 46 cifre Usaresoloililformato. Annex. II II • • Usare DIGIT Altri Emergency Progetti Primary > e Emergency < 6 mesi • Usare il formato Annex II Interim Financial Report (6 cifre) nel caso in cui si vogliano introdurre modifiche di budget Fase II: Interim Financial Report • 6 cifre • Usare solo il formato Annex II • Non compilare il Budget Summary • Evidenziare i cambiamenti con le colonne INITIAL/MODIFIED Budget • Inserire speso e impegno di spesa nella colonna ACTUAL BUDGET

• Entro 3 6 mesi settimane dalla dopo fine del la fine periodo del periodo di implementazione di del progetto implementazione, Fase I: Financial Request se non diversamente specificato nel Grant Agreement • Presentazione della proposta di progetto Fase III: IV: Final Financial Report TEMPISTICHE Primary Emergency, Altri Progetti Emergency > 6 mesi , Fase III: Pre-Final Narrative Report • 1 mese prima della fine del periodo di implementazione del progetto (solo narrativo + inventario) altri < 6 mesi Fase II: Interim Financial Report • Normalmente Almeno 1 mese a prima metà della periodo fine del periodo di implementazione di del implementazione (con progetto inventario) , (la data viene specificata nel Grant Agreement ) se non diversamente specificato nel Grant Agreement

Il “Trenino”

Budget: Strumenti Per agevolare il lavoro è stato creato uno strumento applicativo in materia di budget e rendicontazione delle spese Il Trenino

Strumenti: Il “Trenino” OBIETTIVO “Facilitare la scrittura del budget e agevolare un corretto monitoraggio della rendicontazione delle spese”

Strumenti: Il “Trenino” Cosa Non E’ 1. Non è uno strumento sostitutivo dei documenti di ECHO 2. Non è uno strumento per la pianificazione e il controllo delle attività 3. Non è uno strumento per controllare le spese effettuate in relazione alle spese programmate 4. Non è uno strumento per integrare i sistemi di contabilità e gestionali adottati dalle singole HO

Contiene Strumenti: Il “Trenino” 1. Un riassunto per argomenti delle informazioni finanziarie inserite nei diversi documenti del FPA 2. Schede specifiche per ogni Articolo di budget finalizzate a: ü Fornire informazioni (cfr. guidelines ECHO) ü Identificare le spese eleggibili per ogni Capitolo ü Identificare le pezze giustificative per ogni voce di spesa

FINE