Monitoring and Evaluation in Humanitarian Aid Quality Procedures

Monitoring and Evaluation in Humanitarian Aid: Quality Procedures PROJECT – STRAND 1 – Training and Capacity Building

ANNEX IV Condizioni Generali in collaborazione con

Inquadramento Le CONDIZIONI GENERALI: ü Sono parte integrante del Grant Agrement che viene stipulato tra l’Organizzazione Umanitaria ed ECHO per ogni singola operazione ü Stabiliscono le regole che governano le operazioni umanitarie ü Sono organizzate in 19 articoli come segue: ü Norme Generali e Amministrative (1 – 14) ü Norme Finanziarie (15 – 19)

In particolare Le CG Riportano Elementi Contrattuali di tipo generale Priorità di ECHO rispetto alle modalità di intervento Obblighi e Diritti delle parti Regole generali sulla definizione del Budget Regole generali sui trasferimenti dei fondi

CG: In Evidenza Articolo 1: Obbligazioni generali In Evidenza Ø La proposta deve rispettare gli standard forms annessi all’FPA Ø E’ consentito operare con altre organizzazioni partner e affidare, tramite contratto, parte (non tutta) dell’operazione Ø L’HO rimane comunque responsabile verso la CE del rispetto delle norme da parte dei partner e/o dei contraenti

CG: In Evidenza Articolo 2: Informazioni e Report Narrativi e Finanziari In Evidenza Ø E’ Obbligo della HO fornire informazioni dettagliate sull’andamento dell’operazione (attraverso gli indicatori specificati nella proposta) [2. 1. ] Ø I Report (nei formati ECHO e nella lingua del GA) devono permettere il confronto tra obiettivi, risultati e budget attesi e raggiunti [2. 2. /2. 3. ] Ø La HO deve inviare ad ECHO eventuali informazioni integrative (quando richieste) entro 30 gg [2. 5. ] Ø La non adempienza delle regole di reporting può essere causa di cessazione del GA (ripetizioni in questo senso possono causare la sospensione e la cessazione dello stesso FPA) [2. 6. ]

CG: In Evidenza Articolo 3/4/5: Responsabilità, conflitto di interesse, riservatezza In Evidenza Ø L’HO si assume pienamente ogni tipo di responsabilità nei confronti di parti terze (ECHO è sollevato da ogni tipo di responsabilità) [3. 1. , 3. 3. ] Ø L’HO deve prendere tutte le precauzioni per impedire che vi sia conflitto d’interessi di ogni persona sotto la sua responsabilità Ø La riservatezza dei report e di altri documenti classificati “confidential” è responsabilità delle parti per un minimo di 5 anni

CG: In Evidenza Articolo 6: Visibilità In Evidenza Ø L’HO deve contribuire alla visibilità dell’operazione finanziata dalla CE, assicurandosi che ciò non comporti problemi al proprio mandato e alla sicurezza del suo staff Ø L’HO è chiamata a definire un piano di visibilità all’interno del quadro delle operazioni [6. 2. ] Ø I loghi (secondo gli standard corretti presentati nel sito ECHO) devono comparire anche nei documenti e nelle pubblicazioni (in quest’ultimo caso va inserito il contributo (% del contributo) e la nota: “this document has been produced with the fiancial assistance of the European Community. The views expressed herein should not taken, in any way, to reflect the official opinion of the European Community”

CG: In Evidenza Articolo 7: Proprietà e uso dei risultati e dei beni In Evidenza Ø A meno di diverse indicazioni inserite nel Grant Agreement (condizioni specifiche), l’equipaggiamento, i veicoli e le forniture acquistate nel quadro delle operazioni, devono essere trasferite alle autorità locali, partner o beneficiari finali (esclusi i partner profit) [7. 3. ] Ø Un mese prima della fine dell’intervento deve essere consegnato alla CE un inventario con la proposta di assegnazione (la CE risponderà entro 15 giorni) Ø L’HO deve definire i trasferimenti e conseguire i documenti che certificano i passaggi di proprietà Ø In caso di non ottemperanza alle norme sopra citate, i costi relativi saranno considerati non eleggibili

CG: In Evidenza Articolo 8: Valutazione delle operazioni In Evidenza Ø I rappresentanti della CE devono essere invitati a partecipare nei monitoraggi principali e nelle missioni di valutazione Ø Le missioni di valutazione dei rappresentanti della CE devono essere oggetto di discussione comune e devono essere pianificate attraverso la collaborazione tra HO staff e rappresentanti CE Ø Se consegnate per tempo, la CE metterà in annesso i commenti al rapporto finale della HO

CG: In Evidenza Articolo 9: Firma dell’Agreement In Evidenza Ø E’ Compito della CE definire il Grant Agreement e spedirne una copia firmata alla HO (con raccomandata o equivalente) attenendosi al formato standard (annesso 3) e in conformità con la proposta concordata (2 copie saranno spedite dalla CE) Ø L’HO ha 15 giorni di tempo per notificare l’accettazione (senza modificare nessuna parte del GA) Ø Il GA è da considerarsi concluso e sarà valido a partire dalla data in cui il GA è pervenuto alla CE firmato (la copia deve essere inviata come raccomandata o equivalente)

CG: In Evidenza Articolo 10: Correzione (amendment) dell’accordo In Evidenza Ø Ogni modifica dell’accordo (incluso gli annessi) deve essere portata come amendment per iscritto in tempo ragionevole PRIMA che la correzione sia attualizzata e, in ogni caso, almeno UN MESE prima della fine del periodo di implementazione dell’operazione [10. 2. ] Ø Come eccezione l’HO, in caso di spostamenti di budget interni ai Titoli 1 e 2 e/o di spostamenti tra i titoli inferiori al 15% totale dei costi diretti, è tenuta semplicemente ad INFORMARE la CE per iscritto (NB le modifiche di budget non devono modificare i termini generali dell’operazione) Ø Nel caso di utilizzo della riserva, cambio conto bancario è necessario presentare una richiesta doverosamente articolata. Ø Eventuali richieste di modifica relative agli articoli 2 e 3 delle special condition (GA) sono soggette alla conclusione di un agreement supplementare Ø In ogni caso non vanno modificati i termini sostanziali della proposta

CG: In Evidenza Articolo 11: Riconoscimento dei contratti In Evidenza Ø Eventuali contratti preventivati con terzi vanno inseriti nella proposta di progetto. In caso di modifiche in corso d’opera la CE deve essere debitamente informata e comunque tutti i dettagli delle procedure vanno inserite nel rapporto finale Ø I contratti di fornitura, servizi e lavoro devono seguire le regole adottate dalla CE per le operazioni umanitarie definite nell’annesso V Ø La non osservanza di queste regole rende NON eleggibili i costi sostenuti

CG: In Evidenza Articolo 12/13: Periodo di implementazione, sospensione e termine dell’agreement In Evidenza Ø Il periodo è definito nel GA al punto 2. 2. (dove è definita la durata in mesi e viene indicata la data di inizio) Ø Sono definite le diverse cause di sospensione e termine per richiesta delle parti delle operazioni e del GA Ø Sono definite le tempistiche riguardanti questi aspetti Ø In caso di conclusione anticipata (termination) del GA fanno fede le Provision del GA e le General Condition

CG: In Evidenza Articolo 14: Dispute In Evidenza Ø Ogni disputa deve essere fatta pervenire per iscritto all’altro partner Ø Il partner ricevente DEVE rispondere entro 30 giorni Ø Se entro 90 giorni non si è giunti ad un accordo relativamente alla disputa ogni partner può notificare all’altro che la procedura è da considerarsi “fallita” e riportare la disputa alla Corte di Giustizia della CE

e ria t r ia a P nz na Articolo 15: Costi Eleggibili i F In Evidenza CG: In Evidenza Ø I costi devono essere: NECESSARI, REALMENTE MATURATI nel periodo di implementazione e RENDICONTATI con documenti verificabili Ø I costi eleggibili sono: Ø Staff (salari e costi relativi al personale, compresi costi di personale identificati a livello di HQ direttamente collegati all’operazione) Ø Costi relativi alla costituzione di stock (in questo caso la data di eleggibilità può essere precedente alla data di sottomissione della proposta) Ø Viaggi e costi relativi allo staff Ø Costi per l’acquisto di equipaggiamento (nuovi e usati) Ø Costi relativi all’accettazione e/o distribuzione di contributi in kind Ø Costi relativi all’acquisto di beni e servizi Ø Costi relativi a beni consumabili e forniture Ø Spese relative ai contratti Ø Spese relative ai costi d’ufficio per la parte di ufficio direttamente attribuibile all’operazione Ø Altri costi tra cui training, valutazioni e documentazione

Art 15 Continua In Evidenza Ø I costi non eleggibili rimangono quelli “standard” per i progetti CE. In particolare: Ø Acquisto terreni o costruzioni Ø Tasse e similari (se l’HO non dimostra di non poter recuperare i costi) Ø Perdite generate da cambi Ø Ecc.

Art 15 Continua In Evidenza Ø I costi indiretti sono a forfait (massimo 7% dei costi totali diretti eleggibili = Titolo 01 + Titolo 02) Ø La riserva può essere solo eccezionalmente inclusa nel budget e comunque non può essere superiore al 5% dei costi totali diretti eleggibili (Titolo 01 + Titolo 02)

CG: In Evidenza Articolo 16: Pagamenti In Evidenza Ø Vengono definiti nel GA ai punti 5 e 6 Ø Pre-finanziamento (anticipo) accordato dal 50% all’ 80% (> di 50% in casi particolari) dell’importo totale meno l’eventuale riserva Ø Vengono considerati la capacità di rispettare i tempi, la capacità di spesa e il risk profile della HO Ø Il pagamento sarà erogato entro 45 giorni dalla data di ricevimento del GA firmato dalla HO Ø Gli interessi maturati vanno comunicati alla CE e vanno restituiti se in significant amount Ø LA CE pagherà la quota finale entro 45 giorni dalla data di accettazione dei Report finanziati e narrativi Ø Se la CE trova la richiesta non corretta/esaustiva richiederà alla HO informazioni addizionali entro 45 giorni (vengono sospesi i termini iniziali) Ø Se il pagamento della CE ritarda oltre i due mesi la HO può chiedere il pagamento degli interessi maturati (secondo i tassi applicati dalla ECB)

CG: In Evidenza Articolo 17: Contabilità e rendicontazione In Evidenza Ø L’HO deve possedere gli originali dei documenti (salvo casi eccezionali dove sono consentite copie autenticate) Ø L’HO concorda che la CE può predisporre audit per verificare la correttezza dell’uso dei fondi sia della HO che da altri enti selezionati a sua scelta (ciò vale anche nei confronti della Co. A e dell’OLAF)

CG: In Evidenza Articoli 18/19: Ammontare finale del finanziamento comunitario e recupero da parte della CE In Evidenza Ø La CE corrisponderà il finanziamento totale in osservanza a quanto definito nel GA (in nessun caso potrà essere superiore) Ø In caso di co-finanziamento, la % di finanziamento rimarrà invariata anche in caso di riduzione della quota di finanziamento prevista da altri donor Ø In nessun caso l’HO può vedere risultare un profitto dall’esecuzione dell’attività Ø Nel caso che l’HO concluda in modo non corretto o parziale l’operazione (a prescindere dal budget impegnato) la CE (previa la raccolta delle osservazioni in merito da parte della HO) può RIDURRE pro-rata il finanziamento Ø Dove è giustificato l’HO si impegna a restituire entro 45 giorni l’ammontare richiesto (che può essere trattenuto da ogni ammontare dovuto alla HO)

FINE