Monitoraggio e valutazione Il monitoraggio e la valutazione

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Monitoraggio e valutazione Il monitoraggio e la valutazione che devono essere applicati a tutto

Monitoraggio e valutazione Il monitoraggio e la valutazione che devono essere applicati a tutto il processo complessivo della gestione delle raccolte devono servire a misurare i risultati ottenuti, a validare o a modificare le scelte fatte, in modo che la politica documentaria della biblioteca e quindi la crescita delle raccolte risulti effettivamente congrua, organica e adeguata ai bisogni dell’utenza.

Monitoraggio e valutazione Le linee guida dell’IFLA per la misurazione della qualità (Measuring quality),

Monitoraggio e valutazione Le linee guida dell’IFLA per la misurazione della qualità (Measuring quality), che prevedeno 17 indicatori, ne dedicano 5 appunto alle raccolte: essi sono la copertura bibliografica (3), il grado di uso generale (4) e per aree tematiche (5), i documenti non utilizzati (6), la rapidità delle acquisizioni (9). (Linee guida per la valutazione delle biblioteche pubbliche. Roma, Aib, 2000)

Monitoraggio e valutazione Varie metodologie Valutazione centrata sul posseduto oppure sull’utente Valutazione di tipo

Monitoraggio e valutazione Varie metodologie Valutazione centrata sul posseduto oppure sull’utente Valutazione di tipo quantitativo o qualitativo

Monitoraggio e valutazione Alcune definizioni o o o Dati = derivano della misurazione di

Monitoraggio e valutazione Alcune definizioni o o o Dati = derivano della misurazione di qualcosa, risorse o attività (libri posseduti, personale in servizio, prestiti effettuati, volumi catalogati) Misurazione = fase di raccolta delle informazioni e di elaborazione delle stesse sulla base dei parametri prescelti. Indicatori = sono rapporti statistici che si ottengono incrociando dati disomogenei oppure elaborando un dato di partenza.

Monitoraggio e valutazione Nel caso di una valutazione centrato sul posseduto saranno utili dal

Monitoraggio e valutazione Nel caso di una valutazione centrato sul posseduto saranno utili dal punto di vista quantitativo la costruzione di indicatori relativi ad esempio al tasso di incremento e a quello di rinnovamento (percentuale dei documenti deselezionati), ma anche l’indice di spesa (percentuale destinata al potenziamento delle raccolte), mentre dal punto di vista qualitativo sarebbero utili analisi comparative delle proprie raccolte rispetto a liste di riferimento (bibliografie, cataloghi di biblioteche simili alla nostra).

Monitoraggio e valutazione Nel caso invece di una valutazione centrata sull’utente una valutazione di

Monitoraggio e valutazione Nel caso invece di una valutazione centrata sull’utente una valutazione di tipo quantitativo si baserà essenzialmente sugli indici di circolazione del documento, mentre dal punto di vista qualitativo occorrerà procedere ad indagini specifiche volte a stabilire la soddisfazione dell’utente.

Monitoraggio e valutazione I parametri utilizzati in questa procedura sono di tre tipi: o

Monitoraggio e valutazione I parametri utilizzati in questa procedura sono di tre tipi: o o o indicatori di uso indicatori di gestione indicatori di qualità

Monitoraggio e valutazione Indicatori d’uso o o Sono quelli utilizzati più comunemente perché si

Monitoraggio e valutazione Indicatori d’uso o o Sono quelli utilizzati più comunemente perché si fondano su dati che le biblioteche di solito raccolgono, per esempio numero dei prestiti, numero dei libri chiesti in lettura, etc. Uno degli indicatori fondamentali è appunto quello di circolazione, che si calcola dividendo il numero dei libri prestati e di quelli dati in lettura per il numero totale dei volumi posseduti. E’ possibile costruire l’indicatore di circolazione sia rispetto all’intera raccolta, che rispetto a sezioni particolari (la narrativa, la sezione ragazzi, etc. ), così come è possibile costruire indici di circolazione diverse a seconda dell’uso (prestito interno, prestito interbibliotecario, lettura in sede).

Monitoraggio e valutazione o o L’indice di circolazione ci offre informazioni di massima, perché

Monitoraggio e valutazione o o L’indice di circolazione ci offre informazioni di massima, perché esistono una serie di variabili che possono influire: Biblioteche a scaffale aperto Concentrazione di prestiti e lettura in determinati settori (zone morte)

Monitoraggio e valutazione Correttivi o osservazione diretta da parte del bibliotecario fare rilevazioni su

Monitoraggio e valutazione Correttivi o osservazione diretta da parte del bibliotecario fare rilevazioni su settimane campione (periodi di massima e minima affluenza) acquisire dati su settori della biblioteca (quantitativi) non utilizzata

Monitoraggio e valutazione Interpretazione dell’indice di circolazione o o un alto valore dell’indice di

Monitoraggio e valutazione Interpretazione dell’indice di circolazione o o un alto valore dell’indice di circolazione può essere interpretato positivamente, perché indica una buona rispondenza fra raccolte ed esigenze del pubblico un indice eccessivamente altro potrebbe indicare un sovrautilizzo (comprare più copie o diminuire la durata del prestito) un basso indice di circolazione può in genere essere letto negativamente Ma può anche indicare un uso diverso della biblioteca (lettura di libri propri, utilizzo di altri servizi, per esempio reference)

Monitoraggio e valutazione o o Può essere utile costruire indici di circolazione differenziati per

Monitoraggio e valutazione o o Può essere utile costruire indici di circolazione differenziati per poi poterli confrontare. Ad esempio informazioni utili può dare il numero di prestiti interbibliotecari. Un numero troppo alto di richieste può indicarenze significative nelle nostre raccolte (andrà individuato dove), soprattutto se questo dato si ripete e cresce nel tempo. La costruzione di indici di circolazione per sezioni tematiche o funzionali messa in relazione con i dati di incremento delle stesse sezioni, può darci informazioni utili sulla validità delle nostre scelte.

Monitoraggio e valutazione Indicatori di gestione Sono costituiti da dati statistici relativi alle procedure

Monitoraggio e valutazione Indicatori di gestione Sono costituiti da dati statistici relativi alle procedure e alle risorse disponibili, letti come fonte di informazione sul peso assegnato alla crescita delle raccolte all’interno dell’intera attività della biblioteca. Gli indicatori più importanti sono quelli relativi alla quota del bilancio destinata alle nuove acquisizioni e alla velocità dell’iter del processo di acquisizione.

Monitoraggio e valutazione o o o Percentuale del budget complessivo comparata con i valori

Monitoraggio e valutazione o o o Percentuale del budget complessivo comparata con i valori medi internazioni (Biblioteche universitarie 25%; biblioteche pubbliche 10%) Spesa media annua per abitante Standard IFLA: per le biblioteche pubbliche l’acquisizione di 250 -300 nuovi documenti all’anno ogni mille abitanti

Monitoraggio e valutazione Altri indicatori utili sono relativi alle procedure di acquisizione e della

Monitoraggio e valutazione Altri indicatori utili sono relativi alle procedure di acquisizione e della messa in disponibilità del documento. Nel primo caso si tratta di misurare il tempo che intercorre tra la data di pubblicazione del documento e il suo arrivo in biblioteca: un tempo breve fra questi due momenti cronologici garantisce l’aggiornamento e indica buona capacità della biblioteca di raccogliere informazioni e selezionare il materiale utile al suo servizio.

Monitoraggio e valutazione Un tempo più alto può anche non dipendere dal bibliotecario responsabile

Monitoraggio e valutazione Un tempo più alto può anche non dipendere dal bibliotecario responsabile degli acquisti (l’incertezza del bilancio, lentezza del libraio a soddisfare l’ordine, etc. ). Per capire meglio dove sta il problema è possibile costruire indicatori disaggregati: data di pubblicazione e data dell’ordine; data dell’ordine e data di arrivo.

Monitoraggio e valutazione L’altro indicatore misura invece il tempo che intercorre fra l’arrivo del

Monitoraggio e valutazione L’altro indicatore misura invece il tempo che intercorre fra l’arrivo del libro e la sua completa disponibilità sugli scaffali: misura dunque i tempi medi in cui la biblioteca riesce ad esaurire tutte le procedure relative al trattamento biblioteconomico del documento. E’ dunque un ottimo indicatore per misurare anche l’efficienza del lavoro in biblioteca e individuare i punti deboli dell’iter del libro.

Monitoraggio e valutazione Indicatori di qualità Sono sicuramente gli indicatori più complessi da utilizzare:

Monitoraggio e valutazione Indicatori di qualità Sono sicuramente gli indicatori più complessi da utilizzare: sono pensati per misurare sia il valore della copertura bibliografica delle raccolte e il grado di profondità di informazione garantito, per consentire al bibliotecario di valutarne l’adeguatezza rispetto alla mission della biblioteca. (Copertura = porzione dell’universo bibliografico che le raccolte sono in grado di rappresentare)

Monitoraggio e valutazione I metodi per avere una valutazione sulla qualità delle raccolte possono

Monitoraggio e valutazione I metodi per avere una valutazione sulla qualità delle raccolte possono essere diversi: o o L’osservazione diretta del bibliotecario o di esperti nei vari settori delle raccolte. Questo metodo empirico, presuppone in chi osserva lo scaffale ed analizza la progressione dei documenti abbia una buona conoscenza dell’ambito/ soggetto che il segmento delle collezioni che sta esaminando rappresenta; non sia lo stesso che cura l’incremento di quel segmento (potrebbe essere poco obiettivo).

Monitoraggio e valutazione Vantaggi o facile da applicare in biblioteche piccole, a scaffale aperto

Monitoraggio e valutazione Vantaggi o facile da applicare in biblioteche piccole, a scaffale aperto (molto meno altrove) o mette l’osservatore in condizione di vedere lo scaffale come lo vede Scopo o far emergere la presenza/assenza di titoli importanti, l’aggiornamento, o lo stato di conservazione e quindi di uso

Monitoraggio e valutazione Confronto del posseduto di un determinato segmento con bibliografie o liste

Monitoraggio e valutazione Confronto del posseduto di un determinato segmento con bibliografie o liste di riferimento specifiche dell’ambito di copertura del segmento stesso. o o o Obiettivo è quello di stabilire la percentuale di presenze, rispetto alla lista o bibliografia di riferimento. Offre cioè un dato quantitativo che può tradursi in valutazione qualitativa rapportandolo agli specifici obiettivi della biblioteca. Presuppone l’esistenza di bibliografie specializzate, di diverso livello, cui riferirsi; In alternativa si può ricorrere ad esempio anche a cataloghi di biblioteche simili, per verificare l’aderenza o meno del nostro posseduto

Monitoraggio e valutazione o L’analisi citazionale è invece un metodo più adatto per biblioteche

Monitoraggio e valutazione o L’analisi citazionale è invece un metodo più adatto per biblioteche specializzate, come le biblioteche universitarie, o biblioteche speciali (cioè con una specifica utenza) come le biblioteche scolastiche. o Il principio è simile a quello precedente: solo che la lista di riferimento invece che essere preesistente (una bibliografia individuata e selezionata dal bibliotecario) viene costruita dallo stesso bibliotecario. Generalmente le fonti per la costruzione della lista sono le note a piè di pagina e la bibliografia finale di un testo base (riconosciuto autorevole) in un determinato ambito; selezione di periodici di base nel soggetto, da cui ricavare altre citazioni; idem per tesi o interventi scientifici.

Monitoraggio e valutazione La soddisfazione degli utenti Un altro approccio per la valutazione può

Monitoraggio e valutazione La soddisfazione degli utenti Un altro approccio per la valutazione può essere la misurazione della soddisfazione dell’utente (customer satisfaction). Solitamente è rivolta a rilevare la soddisfazione sul servizio nel suo complesso (quindi anche lo spazio, gli orari, l’efficacia del catalogo, i servizi di prestito, reference, etc. ) ma può anche essere utilizzata come parametro aggiuntivo ai precedenti per il monitoraggio e la valutazione del processo di gestione delle raccolte.

Monitoraggio e valutazione Fattori che possono influenzare il giudizio dell’utente: o o catalogo non

Monitoraggio e valutazione Fattori che possono influenzare il giudizio dell’utente: o o catalogo non strutturato al meglio per l’individuazione di risorse che pure esistono l’utente che non è sufficientemente autonomo nella ricerca

Monitoraggio e valutazione Per la verifica del livello di soddisfazione, dovremo quindi tener conto

Monitoraggio e valutazione Per la verifica del livello di soddisfazione, dovremo quindi tener conto di una molteplicità di elementi o o o o Completezza delle raccolte varietà e aggiornamento facile disponibilità cortesia e competenza del bibliotecario facilità di uso del catalogo tempi di attesa chiarezza dei criteri di collocazione, soprattutto quando la biblioteca è organizzata a scaffale aperto.

Monitoraggio e valutazione Se facciamo valutare i vari aspetti all’utente su base decimale, (da

Monitoraggio e valutazione Se facciamo valutare i vari aspetti all’utente su base decimale, (da 1 a 10), per avere un risultato positivo le risposte dovrebbero collocarsi attorno ad un valore del 7. 50.

Monitoraggio e valutazione Gli strumenti per rilevare e misurare la soddisfazione degli utenti sono

Monitoraggio e valutazione Gli strumenti per rilevare e misurare la soddisfazione degli utenti sono vari: o rilevazioni dirette, in genere questionari o informazioni raccolte sul campo da parte del personale che lavora a contatto con il pubblico o analisi dei reclami, dei desiderata, dei suggerimenti, delle richieste inevase e delle transazioni non andate a buon fine.

Monitoraggio e valutazione Il questionario dovrebbe porre quesiti in merito a o o o

Monitoraggio e valutazione Il questionario dovrebbe porre quesiti in merito a o o o o la completezza e l’aggiornamento delle raccolte la disponibilità di risorse elettroniche i criteri di accesso alle raccolte la chiarezza dei criteri di collocazione la frequenza con cui non si trovano i libri desiderati gli orari di distribuzione del materiale in magazzino i tempi di attesa

Monitoraggio e valutazione Interviste mirate o o Individuazione di un numero limitato di persone,

Monitoraggio e valutazione Interviste mirate o o Individuazione di un numero limitato di persone, che sia però rappresentativo delle categorie di utenti Ripetizione casuale delle interviste in più giorni, cambiando le persone, in modo da avere un campione statistico attendibile