Moment 5 Vad r ett earkiv och vad

  • Slides: 52
Download presentation
Moment 5: Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det i

Moment 5: Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det i min verksamhet?

Arkivering i olika steg Medborgare Myndigheter Företag Leverans utifrån dokumenthanteringsplan Verksamhetssystem Verksamhetsnära arkiv Arkivpaket

Arkivering i olika steg Medborgare Myndigheter Företag Leverans utifrån dokumenthanteringsplan Verksamhetssystem Verksamhetsnära arkiv Arkivpaket Slutarkiv

Styrande dokument Tekniska stödsystem E-arkivet är en verksamhetsfråga – inte en arkivfråga. Organisation E-arkiv

Styrande dokument Tekniska stödsystem E-arkivet är en verksamhetsfråga – inte en arkivfråga. Organisation E-arkiv Ekonomi Personal Lokaler Kommunernas information (allmänna handlingar) skapas när en handling kommer in eller upprättas – inte när den överlämnas till arkivet. Alla som arbetar inom offentlig verksamhet (politiker, tjänstemän och andra medarbetare) skapar arkiven och vi har ett gemensamt ansvar för att uppfylla offentlighetslagstiftningens krav på oss och våra myndigheter.

1970 1980 Min journal Mina betyg 1990 2000 2010 2020 2030 2040 2050 2060

1970 1980 Min journal Mina betyg 1990 2000 2010 2020 2030 2040 2050 2060

Vad är lång sikt? Migrera till ny teknisk plattform Införa nytt verksamhetssystem Starta upp

Vad är lång sikt? Migrera till ny teknisk plattform Införa nytt verksamhetssystem Starta upp en ny myndighet (arkivbildare) Verksamhet upphör helt Personer med kunskap om kontext finns inte längre Ordinarie verksamhet Kulturarvsinstitution

Standarder för arkivsystem • Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Magenta

Standarder för arkivsystem • Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Magenta Book. Issue 2. June 2012. (ISO 14721: 2003) • Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard. Magenta Book. Issue 1. May 2004. (ISO 20652) • Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories. Magenta Book. Issue 1. September 2011. (ISO 16363)

FGS (det nya finpappret)

FGS (det nya finpappret)

www. riksarkivet. se/e-arkiv

www. riksarkivet. se/e-arkiv

Att leverera och förvalta överlämnade arkiv ”Öppet arkivinformationssystem” OAIS Planera bevarande Förbereda leverans Hantera

Att leverera och förvalta överlämnade arkiv ”Öppet arkivinformationssystem” OAIS Planera bevarande Förbereda leverans Hantera data Leveranspaket Distributions - paket Uttag Ta emot Komma åt Mappning PRODUCENT Paketering Arkivpaket Hantera lagring Administrera LEDNING Fritt efter CCSDS, Reference Model for an Open Archival Information (OAIS), 2002 Arkivpaket KONSUMENT

Hantera leverans av information Ställa krav på nya system Avveckla gamla system När ny

Hantera leverans av information Ställa krav på nya system Avveckla gamla system När ny Handlingsplaner för system verksamhet eller Gamla system nytt system Ansluta system som inte längre planeras. System som används men används, men innehåller viktig som inte är information. förberedda för arkivering. Det finns behov av att fortlöpande överföra information arkiv.

Ett e-arkiv rent tekniskt – inte så lätt som man kan tro……

Ett e-arkiv rent tekniskt – inte så lätt som man kan tro……

Leverera information Leveransöverenskommelse Arkivet Verksamhet • Exportera data • Mappa mot specifikation • Skapa

Leverera information Leveransöverenskommelse Arkivet Verksamhet • Exportera data • Mappa mot specifikation • Skapa leveranspaket Leverans -paket • • Ta emot Kontrollera Packa upp Skapa arkivpaket Arkivpaket Ta emot Externt arkiveringsverktyg • • • Hämta data Mappa data Skapa leveranspaket Leveransspecifikation Specifikation arkivpaket

Lagra Planera A bevarande Hantera data Mottagande • • Ar öve kivpa lag rfö

Lagra Planera A bevarande Hantera data Mottagande • • Ar öve kivpa lag rfö ket rin g i rs för ark ive t Frå bek ga o räf ch tel se • • Välja lagringsmedium Förberda lagringsplats och överföra Hantera lagringshierarki Service- och säkerhetsnivå Övervaka loggar Byta ut lagringsmedia Migrera och paketera om Felsöka Säkerhetskopiera r lle å h da r av n t lha io ke Til kop ivpa k ar Arkivpaket Driftsstatistik Arkivpaket Åtkomst Hantera Lagring Riktlinjer Administrera

Hantera data Planera bevarande Hantera data Administrera databas a er at pd Up •

Hantera data Planera bevarande Hantera data Administrera databas a er at pd Up • • • as b ta da r te or pp Ra Ra Sö pp kn ort in er ga r Genomföra sökningar Generera rapporter Uppdatera databas Systemuppdateringar Rapporter Mottagande Arkivpaket Kontrollera integritet Lagra beskrivande information Lagra syteminformation Scheman och tabeller Användargränssnitt Validering Hantera lagring Arkivpaket Riktlinjer Administrera Åtkomst

Administrera Up pfö ljni dra g, m ng ål, res Rapporter Up p Hantera

Administrera Up pfö ljni dra g, m ng ål, res Rapporter Up p Hantera Lagring Statistik Rapporter Ledning Design, mallar, analyser och strategier Mottagande Hantera data Specifikationer, standarder och rapporter Planera bevarande Åtkomst a isk ar t a g om gnin t Au rfrå fö urs och rap p ort e er r Överenskommelser Instruktioner Specifikationer Administrera • • Förhandla leveransöverenskommelse Hantera systemkonfiguration Uppdatera arkivinformation Hantera fysisk säkerhet Införa standarder och riktlinjer Kontrollera leveranser Systemadministration Användarsupport

Planera bevarande Goda exempel Hantera data Mottagande Hantera lagring Administrera Design, mallar, analyser och

Planera bevarande Goda exempel Hantera data Mottagande Hantera lagring Administrera Design, mallar, analyser och strategier Externt planeringsverktyg Omvärldsbevakning Målgrupper och teknologi Strategier för bevarande och standarder Riskhantering Plan för åtgärder Prototyper Paketdesign Migreringsplan Specifikationer, standarder och rapporter • • Formatregister Åtkomst KONSUMENT Utvärdering

Komma åt arkiverad information Åtkomst E-tjänster Gränssnitt Applikationer Arkivpaket • • • Pröva utlämnande

Komma åt arkiverad information Åtkomst E-tjänster Gränssnitt Applikationer Arkivpaket • • • Pröva utlämnande Skapa distributionspaket Kommunicera med konsument Distr. paket Publicerad data Arkivsystem Specifikation Integration och mappning Gränssnitt Verksamhetssystem

Riktlinjer - Internationell standard (TRAC) • Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories. Magenta

Riktlinjer - Internationell standard (TRAC) • Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories. Magenta Book. September 2011. • ISO 16363: 2012 • Svensk version via “Check. ARK”

Organisatorisk infrastruktur • Styrande dokument • Organisation och bemanning • Ramverk för att säkerställa

Organisatorisk infrastruktur • Styrande dokument • Organisation och bemanning • Ramverk för att säkerställa bevarande • Ekonomisk hållbarhet • Avtal och licenser

Styrande dokument q. Arkivreglemente q. Bevarandepolicy q. Strategisk plan som stödjer arbetet med att

Styrande dokument q. Arkivreglemente q. Bevarandepolicy q. Strategisk plan som stödjer arbetet med att uppnå målen q. Verksamhetsplan q. Rutinbeskrivningar och checklistor q. Kontinuitetsplan

Organisation och bemanning q. Identifierade och dokumenterade arbetsuppgifter q. Personer med lämplig kompetens anställs

Organisation och bemanning q. Identifierade och dokumenterade arbetsuppgifter q. Personer med lämplig kompetens anställs eller anlitas q. Vidareutbildning i takt med teknisk utveckling q. Olika typer av kompetens – arkiv, system, it, informationssäkerhet mm q. Tillräckligt med personal

Ramverk för att säkerställa bevarande q. Identifierade intressenter och användargrupper arkivbildare/informationstyp q. Planer för

Ramverk för att säkerställa bevarande q. Identifierade intressenter och användargrupper arkivbildare/informationstyp q. Planer för att säkerställa åtkomst för arkivets målgrupper q. Dokumenterad historik över förändringar i verksamheten q. Verktyg/metod för att kontrollera att arkivet är intakt och att inget saknas q. Rutiner för egenkontroll och utvärderingar

Ekonomisk hållbarhet q. Långsiktiga och kortsiktiga planer q. Redovisningsmetoder som är transparenta och lättförståliga

Ekonomisk hållbarhet q. Långsiktiga och kortsiktiga planer q. Redovisningsmetoder som är transparenta och lättförståliga q. Analyser och rapporter som beskriver risker, nyttor, kommande investeringar och det ekonomiska läget

Avtal, licenser och restriktioner qÖverlämnande enligt arkivlagen q. Depositionsavtal q. Upphovsrättsligt, skyddade verk q.

Avtal, licenser och restriktioner qÖverlämnande enligt arkivlagen q. Depositionsavtal q. Upphovsrättsligt, skyddade verk q. Behandling av personuppgifter q. Licensierade programvaror

Hantera arkivobjekt q. Leverera – förbereda och genomföra q. Ta emot – kontrollera och

Hantera arkivobjekt q. Leverera – förbereda och genomföra q. Ta emot – kontrollera och validera q. Skapa arkivpaket – sökbarhet och integritet q. Planera bevarande – säkra upp och planera för framtida förändringar q. Bevara arkivpaket – specificera, kontrollera och dokumentera q. Informationsredovisning – vad finns och hur hittar jag det? qÅtkomst – behörigheter och loggning

Leveransförberedelser q. Rutinbeskrivningar och dokumenterade processer § Identifiera innehållsinformation och egenskaper som ska bevaras

Leveransförberedelser q. Rutinbeskrivningar och dokumenterade processer § Identifiera innehållsinformation och egenskaper som ska bevaras § Fastställa hur leveranser ska genomföras q. Mallar för leveransspecifikationer q. Lokala anpassningar av gemensamma specifikationer q. Autentisering av avsändare/mottagare q. Fysisk och juridisk kontroll över arkivet § Vem äger informationen? § Vem överlämnar informationen? q. Rutiner i samband med överförandet q. Planer och rutiner för beskrivande information

Mottagande q. Autentisering av avsändare/mottagare q. Validering av leverans § Har allt kommit med?

Mottagande q. Autentisering av avsändare/mottagare q. Validering av leverans § Har allt kommit med? q. Fysisk och juridisk kontroll över arkivet § Efter kontroll/validering sker en formell överföring av myndighetens informationen till arkivmyndigheten

Skapa arkivpaket q. Specifikationer för arkivpaket q. Kompetens, rutiner och verktyg för att skapa

Skapa arkivpaket q. Specifikationer för arkivpaket q. Kompetens, rutiner och verktyg för att skapa arkivpaket q. Dokumentation av händelser i dagböcker och loggar q. Rutiner för kontroll av att alla leveranspaket tagits om hand q. Informationsstruktur som säkerställer unik identitet q. Länkningar oberoende av fysisk förvaringsplats

Skapa arkivpaket q. Kunna förse mottagare med rätt representationsinformation q. Rutiner och manualer för

Skapa arkivpaket q. Kunna förse mottagare med rätt representationsinformation q. Rutiner och manualer för att vårda information och sammanställa nödvändig bevarandeinformation q. Säkerställa spårbarhet och äkthet q. Oberoende verktyg för att kontrollera integritet q. Dokumentation över åtgärder och rutiner

Planera bevarande q. Dokumenterade strategier för att säkerställa bevarande q. Identifierade risker q. Verktyg

Planera bevarande q. Dokumenterade strategier för att säkerställa bevarande q. Identifierade risker q. Verktyg och personal som övervakar och hanterar bevarandeplattformen och den tekniska miljön qÖvervaka behov och förväntningar hos olika användargrupper q. Rutiner för att uppdatera/ändra bevarandeplaner pga förändrade behov och teknisk utveckling q. Metoder och rutiner för att kontrollera att bevarandeaktiviteterna som genomförs är effektiva

Bevara arkivpaket q. Detaljerade specifikationer av format, data och olika komponenter i arkivpaketen q.

Bevara arkivpaket q. Detaljerade specifikationer av format, data och olika komponenter i arkivpaketen q. Dokumentation av konverteringar som för arkivpaketen q. Kontroller av att arkivet är intakt – tex fixeringsinformation och loggar från kontroller

Informationsredovisning q. Minimikrav för att de tilltänkta målgrupperna ska hitta information q. Rutiner för

Informationsredovisning q. Minimikrav för att de tilltänkta målgrupperna ska hitta information q. Rutiner för att fånga/skapa minsta nivå beskrivande information q. Hitta arkivpaket (motsvarande arkivförteckning) q. Hållbara relationer mellan sökbegrepp och arkivpaket q. Rutiner, dokumentation och loggar som säkerställer att information är sökbar

Åtkomst q. Riktlinjer för åtkomstnivåer qÅtkomstnivåer för användare/roller införs kontrollerat och följs upp q.

Åtkomst q. Riktlinjer för åtkomstnivåer qÅtkomstnivåer för användare/roller införs kontrollerat och följs upp q. Verktyg och riktlinjer för att tilldela behörigheter q. Loggning av användning q. Tester att åtkomstnivåer fungerar q. Rutiner för kontroller av loggar

Teknisk infrastruktur • Teknisk säkerhet • Riskhantering och säkerhetsarbete

Teknisk infrastruktur • Teknisk säkerhet • Riskhantering och säkerhetsarbete

Teknisk säkerhet q. Identifiera och hantera risker som gäller teknisk drift q. Säker och

Teknisk säkerhet q. Identifiera och hantera risker som gäller teknisk drift q. Säker och pålitlig teknisk infrastruktur q. Många risker: § Föråldrad teknik § Beroende av programvaror utan öppen dokumentation § Fel som inträffar under drift

Teknisk säkerhet q. Fullständig dokumentation- systemkomponenter q. Kontroll över teknisk utrustning q. Rutiner för

Teknisk säkerhet q. Fullständig dokumentation- systemkomponenter q. Kontroll över teknisk utrustning q. Rutiner för säkerhetskopiering och återläsning av säkerhetskopior q. Personal, tjänster och olika typer av tekniska lösningar som övervakar den tekniska miljön och signalerar

Teknisk säkerhet q. Hårdvara och mjukvara som är lämplig i förhållande till de tjänster

Teknisk säkerhet q. Hårdvara och mjukvara som är lämplig i förhållande till de tjänster arkivet ska erbjuda q. Hålla koll på felkällor, interoperabilitet mellan komponenter, versionsuppdateringar, prestanda mm qÖvervakning av användande, granskning och rapportering

Teknisk säkerhet q. Beprövad teknik q. Dokumentation q. Personer med kunskap om alla tekniska

Teknisk säkerhet q. Beprövad teknik q. Dokumentation q. Personer med kunskap om alla tekniska stödsystem q. Teknisk personal och leverantörer är införstådda i att välgrundade beslut måste fattas när den tekniska miljön förändras q. Utvärdering av risker med ny teknik

Teknisk säkerhet q. Upptäcka korrupt data, förlust av data q. Rapportera, hantera och dokumentera

Teknisk säkerhet q. Upptäcka korrupt data, förlust av data q. Rapportera, hantera och dokumentera incidenter q. Säkerhetsuppdateringar – skydda objektens integritet

Teknisk säkerhet q. Lagringssystem – relationerna mellan och inom arkivobjekt får inte påverkas av

Teknisk säkerhet q. Lagringssystem – relationerna mellan och inom arkivobjekt får inte påverkas av att fysiska lagringsmedier byts ut q. Dokumentering av förändringar och rutiner som påverkar arkivets tjänster

Riskhantering och säkerhetsarbete q. Risk- och sårbarhetsanalys – kontinuitet och service § Data- och

Riskhantering och säkerhetsarbete q. Risk- och sårbarhetsanalys – kontinuitet och service § Data- och informationshantering § System § Personal § Fysiska anläggningar q. Rutiner för att hantera risker q. Fastställda roller - behörigheter och ansvar q. Katastrofhantering - fysisk lagring på skilda geografiska platser

Pusslet blir inte klart om inte alla bitar är på plats TEK NIK VERKSAMHET

Pusslet blir inte klart om inte alla bitar är på plats TEK NIK VERKSAMHET ALLMÄNHET ARKIV

Kan varje kommun uppnå allt det här själv? • • Har vi kompetensen? Har

Kan varje kommun uppnå allt det här själv? • • Har vi kompetensen? Har vi resurserna? Har vi tiden? Behöver vi samverka? Hur? Med vem? Vem bestämmer det? Vad vill vi uppnå?

Kan vi låta bli? • • Vi kan fortsätta skriva ut allt på papper!

Kan vi låta bli? • • Vi kan fortsätta skriva ut allt på papper! Vad innebär det? ? Har vi tiden? Har vi utrymmet? Har vi resurserna? Hur hittar vi? Vem bestämmer det? Vad vill vi uppnå?

Samverkan när det gäller metoder, verktyg och kravställning 1 2 1 Arkivmyndighet 2 3

Samverkan när det gäller metoder, verktyg och kravställning 1 2 1 Arkivmyndighet 2 3 Arkivmyndighet 3 1 Arkivmyndighet 2 3

Val av samma tekniska lösning för e-arkiv med drift på två eller flera platser.

Val av samma tekniska lösning för e-arkiv med drift på två eller flera platser. Gemensam kravställning

Verksamhetsmässig samverkan för digital arkivering Interkommunalt avtal eller bolag Arkivmyndighet

Verksamhetsmässig samverkan för digital arkivering Interkommunalt avtal eller bolag Arkivmyndighet

Gemensam organisation, t ex större regional/nationell samverkan kring en gemensam arkivmyndighet och driftorganisation för

Gemensam organisation, t ex större regional/nationell samverkan kring en gemensam arkivmyndighet och driftorganisation för digital arkivering Gemensam nämnd eller kommunalförbund Arkivmyndighet

Gemensam organisation, t ex större regional/nationell samverkan kring en gemensam arkivmyndighet och driftorganisation Gemensam

Gemensam organisation, t ex större regional/nationell samverkan kring en gemensam arkivmyndighet och driftorganisation Gemensam nämnd eller kommunalförbund Arkivmyndighet

Frågor? Anki Heimonen 1: e Arkivarie Kommunalförbundet ITSAM Storgatan 36, 590 36 KISA Växel:

Frågor? Anki Heimonen 1: e Arkivarie Kommunalförbundet ITSAM Storgatan 36, 590 36 KISA Växel: 0494 -197 00 Direkt: 0494 -197 34 Mobil: 070 240 69 22 e-post: ann-christine. heimonen@itsam. se