Modul Profil Perkhidmatan Program Training On HRMIS For

Modul Profil Perkhidmatan Program Training On HRMIS For Users (THOR)

Kandungan • Modul Profil Perkhidmatan • Fungsi Selenggara Sandangan • Fungsi Selenggara Umur Bersara • Fungsi Laporan 2

Modul Profil Perkhidmatan Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan 3 Fungsi Selenggara Sandangan Fungsi Selenggara Umur Bersara Fungsi Laporan

Paparan Log Masuk Pentadbir 4

Paparan Log Masuk Pentadbir 5

Paparan Log Masuk Pentadbir 6

Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan Membolehkan pentadbir merekodkan dan menyelenggara maklumat berkaitan dengan lantikan dan penggajian seseorang Pemilik Kompetensi dalam perkhidmatan Kerajaan. 7

Peranan Pentadbir Profil Perkhidmatan • Mewujudkan Profil Perkhidmatan baru untuk Pemilik Kompetensi, menyunting dan memansuhkan data Profil Perkhidmatan yang sedia ada. • Peranan yang diperlukan untuk kemaskini Profil Perkhidmatan adalah: Pentadbiran Sistem [Kod : 12] Penyelenggaraan Rekod [Kod: 1204] 8 Service Profile Administrator (Service Profile) [Kod: 176]

Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan 9

Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan 10 Pentadbir perlu masukkan salah satu input berikut: a) No KP/Polis/Tentera; b) ID Pemilik Kompetensi (COID); atau c) Tekan butang CARI. Seterusnya, setelah input dimasukkan, tekan butang TERUSKAN.

Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan - Wujudkan Profil Perkhidmatan Baru 11

Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan - Wujudkan Profil Perkhidmatan Baru 12 Pentadbir perlu membuat input bagi kesemua 24 item Profil Perkhidmatan. Pengisian item 1 -20 adalah mandatori sebelum profil perkhidmatan pemilik kompetensi boleh diwujudkan.

Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan - Wujudkan Profil Perkhidmatan Baru (Item 1 -4) Bil 1. 2. 3. 4. 13 Item Penerangan Status Lantikan Status yang menunjukkan sifat lantikan seseorang Pemilik Kompetensi ke dalam perkhidmatan Kerajaan. Dalam item ini turut dipaparkan tarikh dijangka bersara secara default apabila pemilik kompetensi berumur 60 tahun. Skim Perkhidmatan di mana seseorang Pemilik Kompetensi itu dilantik. Pihak Berkuasa Melantik Pemilik Kompetensi Ketua Perkhidmatan Pemilik Kompetensi Suatu entiti yang mempunyai kuasa dan telah melantik seseorang Pemilik Kompetensi ke dalam perkhidmatan Kerajaan. Suatu entiti (Jawatan Sebenar) yang mempunyai kuasa dan tanggungjawab ke atas Pemilik Kompetensi dari aspek pertukaran antara agensi, kenaikan pangkat, kemajuan kerjaya dll. (berdasarkan kepada Skim Perkhidmatan dan Unit Organisasi Pemilik Kompetensi tersebut). Contoh Lantikan tetap Lantikan sementara Lantikan kontrak Pegawai Perubatan Pembantu Tadbir Perkeranian/Operasi Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia, Majlis MARA Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam

Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan - Wujudkan Profil Perkhidmatan Baru (Item 5 -9) Bil 5. 6. 7. 8. 9. 14 Item Penerangan Status yang menunjukan sama ada seseorang Pemilik Perkhidmatan Kompetensi menyumbang secara aktif kepada sesuatu Pemilik Kompetensi organisasi. Beban Status yang menunjukan tahap sumbangan (dari segi Perkhidmatan masa) seseorang Pemilik Kompetensi ke dalam Pemilik Kompetensi perkhidmatan Kerajaan. Asas Waktu Petunjuk yang menandakan asas waktu bekerja Berkerja Pemilik seseorang Pemilik Kompetensi Status Pengesahan Status yang menunjukkan sama ada seseorang Pemilik Dalam Kompetensi sudah disahkan dalam perkhidmatan Perkhidmatan kerajaan. Pemilik Kompetensi Tempoh Percubaan Tempoh (bulan) yang harus dilalui oleh seseorang Pemilik Kompetensi sebelum layak dipertimbangkan untuk diberikan taraf sah dalam perkhidmatan. Contoh Aktif Tidak aktif bergaji penuh Tidak aktif separuh gaji Waktu bekerja biasa WP 1 Disahkan dalam perkhidmatan Dalam tempoh percubaan lantikan pertama Sepenuh masa Separuh masa Bila perlu • 12 -36 bulan

Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan - Wujudkan Profil Perkhidmatan Baru (Item 10 -14) Bil 10. 11. 12. 15 Item Penerangan Status Berpencen Petunjuk yang menunjukkan sama ada seseorang Pemilik Kompetensi telah diberikan status untuk menikmati faedah pencen kerajaan. Pihak Berkuasa Pencen Pemilik Kompetensi Jenis Gaji Pemilik Kompetensi Entiti yang mempunyai kuasa dan telah memberikan taraf berpencen kepada seseorang Pemilik Kompetensi. Tempoh pengiraan gaji seseorang Pemilik Kompetensi. Contoh Berpencen Pilihan kumpulan wang simpanan Tidak layak memilih Suruhajaya Perkhidmatan Awam Malaysia Bahagian Pencen JPA Bulanan Mingguan Harian 13. Status Gaji Pemilik Status sama ada gaji seseorang Pemilik Kompetensi ditentukan berdasarkan kepada sesuatu jadual gaji, atau sudah ditetapkan jumlahnya. Tetap Berstruktur 14. Jenis Perkhidmatan Pemilik Kompetensi SSB JKK SSM Metodologi dan sistem yang dipilih oleh Pemilik Kompetensi untuk menentukan kadar gaji dan lain-lain kelayakan saraan yang bakal diperolehi.

Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan - Wujudkan Profil Perkhidmatan Baru (Item 15 -19) Bil Item Gred Gaji Pemilik Kompetensi Penerangan Tahap yang dimiliki oleh seseorang Pemilik Kompetensi yang menentukan jumlah gaji dan lain-lain saraan yang layak diperolehinya. Contoh DG 3 (untuk SSB) A 17 (untuk JKK) F 52 16. Mata Gaji Pemilik Kompetensi Suatu tahap khusus yang boleh memberikan jumlah gaji pokok seseorang Pemilik Kompetensi. M 1 P 1 T 4 F 3 P 2 T 9 RM 1662 17. Tarikh Pergerakan Gaji Pemilik Kompetensi Jumlah Gaji Pemilik Kompetensi Jumlah Sebenar Gaji Pemilik Kompetensi (Nilai Gandaan) Bulan di mana pergerakan gaji seseorang Pemilik Kompetensi dijadualkan akan berlaku setiap tahun (sekiranya ada). Januari April Julai Oktober 15. 18. 19. 16 Jumlah gaji pokok seseorang Pemilik Kompetensi dalam nilai Ringgit Malaysia (RM). Gaji sebenar yang diperolehi oleh seseorang Pemilik Kompetensi setelah diambilkira status “Tidak Aktif Separuh Gaji”, “Tidak Aktif Tanpa Gaji” dan sebagainya.

Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan - Wujudkan Profil Perkhidmatan Baru (Item 20 -24) Bil 20. 21. 17 Item Penerangan Contoh Bil. Fail Pemilik Kompetensi Nombor Rujukan bagi Fail Peribadi Bil. Rekod Perkhidmatan Pemilik Kompetensi Nombor Rujukan Perkhidmatan bagi Kompetensi bagi setiap Buku Pemilik 22. Petunjuk Umum Pemilik Kompetensi 23. Pangkat Pemilik Kompetensi 24. Bidang Pemilik Kompetensi Bidang / bidang kepakaran Pemilik Kompetensi No. Gaji No. Kad Pengenalan Mengajar Elaun Tanggungjawab Khas Pemandu Tawaran opsyen cuti Elaun Pembantu Khas Bertugas sebagai Pembantu Khas JPICT Maritim Polis Tentera Darat Tentera Laut Tentera Udara Bidang mengikut gred. Contoh: Gred F, Gred M dan Gred U.

Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan - Kemaskini Profil Perkhidmatan Sedia Ada 18

Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan - Kemaskini Profil Perkhidmatan Sedia Ada 19 Pentadbir boleh mengemaskini mana-mana item Profil Perkhidmatan mengikut keperluan dari semasa ke semasa. Sebagai contoh mata gaji pemilik kompetensi (item 16) perlu dimasukkan setiap tahun.

Fungsi Selenggara Profil Perkhidmatan – Papar Profil Perkhidmatan 20

Fungsi Selenggara Sandangan Membolehkan pentadbir merekod dan menerangkan hubungan di antara suatu Jawatan Sebenar dan seseorang Pemilik Kompetensi. Sandangan mempunyai tempoh tertentu, iaitu dari tarikh kuatkuasa hingga tarikh luput. Melalui fungsi ini pentadbir boleh melihat rekod sandangan semasa dan lampau, mewujud sandangan baru, mengemaskini atau menghapus sandangan yang sedia ada. 21

Peranan Pentadbir Selenggara Sandangan • Mewujudkan Penyandangan baru untuk seseorang Pemilik Kompetensi, menyenggara data Penyandangan, mengemaskini tarikh Penyandangan masa lampau seseorang Pemilik Kompetensi dan mengemaskini status Penyandangan. • Peranan yang diperlukan untuk Selenggara Sandangan adalah: Pentadbiran Sistem [Kod : 12] Penyelenggaraan Rekod [Kod: 1204] Engagement Administrator [Kod: 062] 22

Fungsi Selenggara Sandangan • Selenggara Sandangan Melalui Jawatan Sebenar • Selenggara Sandangan Melalui Pemilik Kompetensi • Selenggara Sejarah Perkhidmatan 23

Fungsi Selenggara Sandangan - Melalui Jawatan Sebenar 24

Fungsi Selenggara Sandangan - Melalui Jawatan Sebenar Pentadbir perlu buat carian jawatan sebenar mengikut: a) Carian Hierarki - Unit Organisasi Tekan butang 25 ; atau b) Carian Senarai mengikut Jawatan Sebenar atau Pemilik Kompetensi (Penyandang

Fungsi Selenggara Sandangan - Melalui Jawatan Sebenar Selepas carian berjaya, pentadbir boleh memilih 3 tab berikut untuk fungsi selenggara: a) Paparan Sandangan Terkini Jawatan Sebenar; b) Paparan Sejarah Sandangan Jawatan Sebenar; dan 26 c) Kemaskini Status Kekosongan Jawatan.

Fungsi Selenggara Sandangan - Melalui Pemilik Kompetensi 27

Fungsi Selenggara Sandangan - Melalui Pemilik Kompetensi 28 Pentadbir perlu buat carian menggunakan salah satu input • No KP/Polis/Tentera; berikut: • ID Pemilik Kompetensi; atau • Nama Pemilik Kompetensi; ATAU Tekan butang CARI.

Fungsi Selenggara Sandangan - Melalui Pemilik Kompetensi Pentadbir boleh membuat carian menggunakan salah satu cara berikut : a) Carian Hierarki - Unit Organisasi Tekan butang b) Carian Senarai mengikut Pemilik Kompetensi. 29 ; atau

Fungsi Selenggara Sandangan - Melalui Pemilik Kompetensi Selepas carian berjaya, pentadbir boleh memilih 4 tab berikut untuk fungsi selenggara: • Paparan Sandangan Terkini Pemilik Kompetensi; • Paparan Sejarah Sandangan Pemilik Kompetensi; • Wujudkan Rekod Sandangan Pemilik Kompetensi; dan 30 • Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau Pemilik Kompetensi.

Fungsi Selenggara Sandangan – Wujudkan sandangan 31

Fungsi Selenggara Sandangan – Wujudkan sandangan 32 Pentadbir perlu masukkan maklumat yang berkaitan. Medan bertanda * perlu diisi

Fungsi Selenggara Sandangan – Kemaskini sandangan baru 33 Sandangan telah diwujudkan seperti paparan di atas. Seterusnya pentadbir perlu klik butang KEMASKINI untuk kemaskini tarikh luput sandangan lampau (jika ada). Tidak dibenarkan 2 rekod sandangan aktif jika sandangan berstatus TETAP.

Fungsi Selenggara Sandangan – Kemaskini sandangan lampau 34

Fungsi Selenggara Sandangan – Kemaskini sandangan lampau 35

Fungsi Selenggara Sandangan – Putus Sandang 36

Fungsi Selenggara Sandangan - Selenggara Sejarah Perkhidmatan 37

Fungsi Selenggara Sandangan - Selenggara Sejarah Perkhidmatan Pentadbir perlu masukkan salah satu input: • No KP/Polis/Tentera; • ID Pemilik Kompetensi (COID); atau Tekan butang CARI Pentadbir boleh menyemak rekod sejarah perkhidmatan Pemilik Kompetensi. 38

Fungsi Selenggara Umur Bersara Membolehkan pentadbir merekod tarikh bersara yang telah dipilih (jika ada) oleh pemilik kompetensi tersebut. Contoh umur bersara adalah pada umur 58 tahun atau 60 tahun. 39

Fungsi Selenggara Umur Bersara 40 Pentadbir perlu membuat carian pemilik kompetensi menggunakan input berikut: • ID Pemilik Kompetensi (COID); • No KP/Polis/Tentera; • Nama Pemilik Kompetensi; • Kod Skim Perkhidmatan. Tekan butang CARI; • Unit Organisasi. Tekan butang CARI.

Fungsi Selenggara Umur Bersara 41

Fungsi Laporan 42

Fungsi Laporan – menjana laporan: • Laporan Pengisian Maklumat Profil Perkhidmatan • Laporan Profil Perkhidmatan Ø Semasa Ø Sejarah • Laporan Profil Perkhidmatan Mengikut Peristiwa ü CV – – Biasa Pasangan LNPT Baru • Senarai Pemilik Kompetensi yang belum mempunyai maklumat Profil Perkhidmatan • Laporan Profil Perkhidmatan Mengikut Peristiwa Secara Pukal 43

Perkara Yang Perlu Diberi Perhatian Dalam Pelaksanaan Profil Perkhidmatan ü Dimasukkan oleh Pegawai yang berpengalaman; ü Maklumat Perkhidmatan dirujuk dari Buku Perkhidmatan atau Fail Peribadi; dan ü Pastikan setiap Elemen Data Lengkap dan Terkini. 44

Sebarang Masalah, Boleh Hubungi: üUnit HRMIS Agensi üEmail ke hrmis_helpdesk@jpa. gov. my üSertakan sekali screen capture / lampiran / No Kad Pengenalan Sekian, terima kasih. 45 Sektor Aplikasi Sumber Manusia 2 Bahagian Pengurusan Maklumat Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia