MODUL 7 ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI OLEH ARIS

MODUL 7 ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI OLEH : ARIS FEBRI RAHMANTO

SIFAT ALIRAN INFORMASI Guetzkow (1965) menyatakan aliran informasi dalam organisasi terjadi dengan tiga cara yaitu : • Penyebaran pesan secara serentak, yaitu penerimaan suatu informasi dalam waktu yang bersamaan. Misalnya pada pertemuan dosen seluruh fakultas, rektor menyebarkan memo sekaligus kepada seluruh dosen. • Penyebaran pesan secara berurutan, yaitu penyebaran informasi dalam waktu yang tidak beraturan, jadi informasi tiba ditempat yang berbeda dan waktu yang berbeda pula. • Penyebaran pesan secara kombinasi

POLA ALIRAN INFORMASI Analisis eksperimental pola komunikasi : • Pola roda, adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya. • Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan. Tidak seorang anggotapun dapat berhubungan langsung dengan anggota lainnya dan tidak memiliki akses langsung terhadap informasi yang diperlukan

PENGARUH DUA POLA KOMUNIKASI DALAM PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI Variabel komunikasi organisasi Pola roda Pola lingkaran Aksebilitas para anggota satu dengan lainnya Rendah Tinggi Pengawasan aliran pesan Tinggi Rendah Moral atau kepuasan Sangat rendah Tinggi Kemunculan kepemimpinan Tinggi Sangat rendah Kecermatan solusi Baik Buruk Kecepatan kinerja Cepat Lambat Jumlah pesan yang dikirimkan Rendah Tinggi Kemunculan organisasi yang stabil Cepat Sangat lambat Penyesuaian dengan perubahan kerja Lambat Cepat Kecenderungan beban berlebihan Tinggi Rendah

PERANAN JARINGAN KERJA KOMUNIKASI Tujuh peranan jaringan kerja komunikasi : • Anggota klik. Klik adalah sebuah kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota lainnya. Klik terdiri dari individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu, yang satu sama lain saling menyukai, dan merasa amat puas dengan kontak tersebut. • Penyendiri. Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya.

Goldhaber (1979) menyatakan penyendiri berbeda dengan klik dalam arti : 1. kurang aman dalam konsep diri 2. kurang termotivasi oleh cita-cita 3. kurang bersedia untuk berinteraksi dengan orang lain 4. lebih muda dan kurang berpengalaman dalam sistem 5. lebih jarang menduduki posisi yang kuat dalam organisasi 6. lebih cenderung menahan daripada melancarkan aliran informasi 7. relatif lebih tidak puas dengan sistem 8. beranggapan bahwa sistem komunikasi tertutup bagi mereka

• Jembatan. Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antarkelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lainnya. • Penghubung. Adalah orang yang mengakitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. • Penjaga gawang (gate keeper) adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui sistem tersebut. Ketua jurusan adalah contoh yang jelas dari seorang penjaga gawang di universitas.

• Pemimpin pendapat (opinion leader) adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang lain dalam mengambil keputusan. • Kosmopolitan adalah orang yang menjadi milik seluruh dunia atau orang yang bebas dari prasangka, gagasan, atau kecintaan lokal, daerah, atau nasional. Melakukan kontak dengan dunia luar, dengan individu diluar organisasi.

ARAH ALIRAN INFORMASI Arah aliran informasi terdiri dari : • Komunikasi ke bawah, informasi yang bergerak dari suatu jabatan yang otoritasnya lebih tinggi kepada yang otoritasnya lebih rendah • Komunikasi ke atas, informasi mengalir dari otoritasnya lebih rendah kepada yang otoritasnya lebih tinggi • Komunikasi horizontal, informasi bergerak diantara orang yang jabatannya sama tingkat otoritasnya • Komunikasi lintas saluran, informasi yang bergerak diantara orang yang jabatannya tidak menjadi atasan atau bawahan dan menempati fungsional yang berbeda. • Informasi yang mengalir secara informal bersama dengan selentingan

KOMUNIKASI KE BAWAH Katz dan kahn (1966) menguraikan lima jenis informasi yang dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan : • Informasi mengenai melakukan pekerjaan • Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan • Informasi mengenai kebijakan dan praktik organisasi • Informasi mengenai kinerja karyawan • Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission)

PEMILIHAN METODE DAN MEDIA DALAM KOMUNIKASI KE BAWAH Level (1972) menguraikan metode untuk berbagai jenis komunikasi : • Tulisan saja • Lisan saja • Tulisan diikuti lisan • Lisan diikuti tulisan Enam kriteria untuk memilih metode penyampaian informasi kepada pegawai : - Ketersediaan - relevansi - Biaya - respons - Pengaruh - keahlian

Metode paling efektif v. s paling tidak efektif Situasi Paling efektif Paling tidak efektif Penyampaian informasi yang memerlukan Lisan diikuti tindakan segera pegawai tulisan Tulisan saja Informasi yang memerlukan tindakan pegawai pada waktu mendatang Tulisan saja Lisan saja Penyampaian informasi yang bersifat umum Tulisan saja Lisan saja Penyampaian arahan atau perintah perusahaan Lisan diikuti tulisan Lisan saja Penyampaian informasi mengenai perubahan kebijakan perusahaan yang penting Lisan diikuti tulisan Lisan saja Penyampaian kemajuan kerja kepada penyelia Lisan diikuti tulisan Lisan saja Promosi kempanye keamanan Lisan diikuti tulisan Lisan saja

KOMUNIKASI KE ATAS Alasan pentingnya komunikasi ke atas : • Memberikan informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegitan orang-orang lainnya • Memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul kepermukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi sebenarnya • Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberikan kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran mengenai operasi organisasi

• Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka • Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah • Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.

Sharma (1979) mengemukakan empat alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat sulit : • Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka • Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik pada masalah pegawai • Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan egawai • Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

PRINSIP KOMUNIKASI KE ATAS Planty dn Machaver (1952) mengemukakan tujuh prinsip sebagai pedoman program komunikasi ke atas yang efektif : • Harus direncanakan • Berlangsung secara berkesinambungan • Menggunakan saluran rutin • Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah • Mencakup mendengarkan secara objektif • Mencakup tindakan untuk menanggapi masalah • Menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi

KOMUNIKASI HORISONTAL Tujuan komunikasi horisontal : • Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja • Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan • Untuk memecahkan masalah • Untuk memperoleh pemahaman bersama • Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan • Untuk menumbuhkan dukungan antarpesona

KOMUNIKASI LINTAS SALURAN Spesialis staff paling aktif dalam komunikasi lintas saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul dibeberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan. Misalnya bagian teknik untuk memperbaiki fasilitas komputer yang rusak disemua bagian organisasi. Keith Davis (1967) menyatakan bahwa penerpan tiga prinsip tersebut akan memperkokoh peranan komunikasi spesial staff : • Spesialist staff harus dilatih dalm keahlian berkomunikasi • Spesialist staff perlu menyadari pentingnya berkomunikasi • Manajemen harus menyadari pentingnya komunikasi spesialist staff

KOMUNIKASI INFORMAL, PRIBADI ATAU SELENTINGAN Sifat-sifat selentingan : • Selentingan berjalan terutama melalui interaksi mulut ke mulut • Selentingan umumnya bebas dari kendala organisasi dan posisi • Selentingan menyebarkan informasi dengan cepat • Jaringan kerja selentingan digambarkan sebagai rantai kelompok karena setiap orang yang menyampaikan selentingan cenderung mengabarkan kepada sekelompok orang • Peserta dalam jaringan kerja selentingan cenderung menjalankan satu dari tiga peranan berikut: penghubung, penyendiri, pengakhir (dead enders) mereka yang biasanya tidak melanjutkan informasi

• Selentingan cenderung lebih merupakan produk suatu situasi daripada produk dari orang dalam organisasi tersebut • Semakin cepat seseorang mengetahui suatu peristiwa yang baru saja terjadi, semakin besar kemungkinan menceritakan kepada orang lain • Bila informasi yang disampaikan seseorang menyangkut sesuatu yang menarik perhatiannya, semakin besar kemungkinan menyampaikan informasi tersebut kepada orang lain • Aliran utama informasi dalam selentingan cenderung terjadi dalam kelompok fungsional daripada antara kelopmpok tersebut

• Umumnya 75 -90% rincian pesan yang disampaikan oleh selentingan adalah cermat namun keith Davis (1976) beranggapan bahwa selentingan kurang cermat daripada yang sebenarnya, karena kesalahan lebih dramatik dan akibatnya lebih berkesan dalam ingatan daripada kecermatan rutin sehari-hari. • Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi bahkan bila rinciannya cermat. • Selentingan cenderung mempengaruhi organisasi, apakah untuk kebaikan atau keburukan. Jadi pemahaman mengenai selentingan dan bagimana selentingan ini dapat memberi andil positif kepada organisasi merupakan hal yang penting.

HUBUNGAN Goldbaher (1979) mendefinisikan organisasi sebagai sebuah jaringan hubungan yang saling bergantung (independent). Macam-macam hubungan : • Hubungan antarpesona • Hubungan posisional • Hubungan atasan – bawahan • Hubungan berurutan

HUBUNGAN ANTARPESONA Hubungan antarpesona adalah hubungan yang paling intim yang dimiliki orang lain dalam tingkat pribadi, antra teman, sesama sebaya. Pace dan Boren (1973) berpendapat hubungan antarpesona akan berhasil bila melakukan halhal sebagai berikut : • Menjaga kontak pribadi yang akrab tanpa menumbuhkan perasaan bermusuhan • Menetapkan dan menegaskan identitas dalam hubungan dengan orang lain tanpa membesarkan ketidaksepakatan

• Menyampaikan informasi kepada orang lain tanpa menimbulkan kebingungan, kesalahpahaman, penyimpangan atau perubahan lainnya yang disengaja • Terlibat dalam pemecahan masalah yang terbuka tanpa menimbulkan sikap bertahan atau menghentikan proses. • Membantu orang lain untuk mengmbangkan gaya hubungan persona dan antarpesona yang efektif • Ikut serta dalam interaksi sosial informal tanpa terlibat dalam muslihat atau gurauan atau hal lainnya yang mengganggu komunikasi yang menyenangkan

Pace, Boren dan peterson (1975) mengemukakan hubungan antarpesona menjadi lebih baik bila kedua belah pihak melakukan : • Menyampaikan perasaan secara langsung dan dengan cara yang hangat dan ekspresif • Menyampaikan apa yang terjadi dalam lingkungan pribadi mereka melalui penyimngkapan diri (self-disclosure) • Menyampaikan pemahaman yang positif, hangat kepada satu sama lainnya dengan memberikan respon yang relevan dan penuh pengertian.

• Bersikap tulus kepada satu sama lainnya dengan menunjukkan sikap menerima secara verbal maupun nonverbal. • Selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat terhadap satu sama lainnya melalui respon yang tidak menghakimi dan ramah • Berterus terang mengapa menjadi lebih sulit atau bahkan mustahil untuk sepakat satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi, cermat, jujur dan membangun

HUBUNGAN POSISIONAL Hubungan posisional ditentukan oleh struktur otoritas dan tugas fungsional anggota organisasi Jackson (1959) berpendapat bahwa tidak ada hal lain yang memperlancar aliran komunikasi yang bebas dan cermat dalam suatu organisasi daripada konsensus mengenai masalah pekerjaan, otoritas, kebanggaan dan hubungan jabatan.

HUBUNGAN ATASAN BAWAHAN Konsep hubungan atasan bawahan bersandar kuat pada perbedaaan dalam otoritas, yang diterjemahkan perbedaan dalam status, hak dan pengawasan. Sintesa Jablin (1979) memperkenalkan sembilan kategori masalah dalam hubungan atasan bawahan : 1. Pola interaksi • mudus diminan interaksi adalah diskusi tatap muka • mayoritas pekerjaan intaraksi adalah mengenai masalah

• atasan lebih memungkinkan memulai interaksi daripada bawahan • sikap atasan kurang positif dan kurang puas oleh interaksi dengan bawahannya dibandingkan bila berinteraksi dengan atasan mereka • kepuasan kerja seorang bawahan berkorelasi positif dengan perkiraan hubungan komunikasi bersama atasannya • bawahan merasa bahwa mereka mengirimkan pesan kepada atasannya lebih banyak daripada yang dirasakan oleh atasan tersebut. • atasan yang tidak memiliki kepercayaan diri kurang bersedia melakukan diskusi tatap muka dengan bawahannya.

• Konflik peranan dan ambigiutas peranan pada pihak atasan berkorelasi dengan interaksi langsung dengan bawahan. • Bawahan lebih banyak mencari bantuan informal dalam bidang kerja mereka dari atasan mereka daripada dari rekan sejawat atau bawahan mereka • Atasan mungkin lebih banyak berlaku sebagai penghubung mengenai produksi daripada mengenai hal pemeliharaan atau inovasi

2. Keterbukaan dalam komunikasi • Bawahan lebih puas dengan pekerjaan mereka bila ada keterbukaan komunikasi antara atasan dan bawahan • Ketersediaan atasan dan bawahan untuk berbincang • Bawahan tidak menyukai respon yang tidak sesuai dari atasan dan lebih menyukai atasan yang memberikan umpan balik positif • Atasan dan bawahan lebih menyukai respon atassan yang menerima dan memberi balasan daripada respin negatif netral ( tidak berperasaan, dingin, atau tidak menerima)

3. Distorsi atau penyimpangan komunikasi ke atas • Bawahan cenderung mengabaikan komentar kritis dalam berinteraksi dengan atasan yang berkuasa • Bawahan merasa kurang bebas untuk berkomunikasi dengan atasan yang pernah menduduki posisi bawahan tersebut • Bawahan yang termotivasi secara instristik lebih sedikit menyimpangkan pesan daripada bawahan yang termotivasi secara ekstrinsik

4. Pengaruh ke atas atau efek Plez • Bawahan yang memandang atasan mereka sebagai mempunyai pengaruh ke atas, mempunyai keinginan besar untuk berinteraksi dengan atasan tersebut, menaruh kepercayaan besar kepadanya, dan beranggapan informasi yang diterima dari atasan tersebut kecermatannya tinggi • Keyakinan dan kepercayaan bawahan kepada atasasn berkaitan erat dengan manajemen tingkat yang lebih tinggi

5. Jarak informasi semantik • Semaki besar jarak semantik antara atasan dan bawahan, semakin rendah semangat juang bawahan • Atasan cenderung melebih-lebihkan jumlah pengetahuan yang dimiliki bawahan dalam suatu topik tertentu • Terdapat jarak semantik yang cukup besar antara serikat kerja dengan personalia manajemen dan antara kepemimpinan serikat kerja dengan anggotanya • Jarak semantik yang serius sering terjadi antara atasan dan bawahan

6. Atasan efektif versus atasan tidak efektif • Atasan yang efektif cenderung suka ngobrol dalam pertemuan, mampu menerangkan instruksi dan kebijakan, suka berbincang dengan bawahan • Atasan yang lebih efektif cenderung menjadi pendengar empatik, memberi respon penuh pengertian atas pertanyaan yang konyol, dapat mendekati dan mendengarkan saran dan keluhan bawahan • Atasan yang lebih efektif cenderung bertanya atau membujuk daripada menuntut atau memberitahu • Atasan yang efektif cenderung peka pada perasaan dan kebutuhan bawahannya

7. Sifat pribadi atasan bawahan • Atasan cenderung menilai bawahan sebagai berkemampuan bila bawahan tersebut memiliki nilai yang serupa dengan nilainya. • Bawahan yang otoriter paling puas bila mereka bekerja untuk atasan yang suka memerintah • Kepuasan bawahan kepada atasan langsungnya berkaitan dengan kredibilitas atasan tersebut.

8. Umpan balik • Kemampuan bawahan memberi umpan balik lebih besar bila bawahan diberitahu apa yang harus dikerjakan • Umpan balik positif kepada atasan cenderung membuat atasan tersebut lebih berorientasi kerja • Kinerja atasan cenderung menjadi lebih baik setelah menerima umpan balik dari bawahan • Umpan balik dari atasan yang menunjukkan kurang percayaan menimbulkan ketidakpuasan bawahan

9. Pengaruh variabel organisasi sistemis pada komunikasi atasan bawahan • Teknologi sebuah organisasi cenderung mempengaruhi komunikasi atasan bawahan • Atasan tingkat yang lebih tinggi, cenderung lebih melibatkan bawahan dalam pengambilan keputusan daripada atasan tingkat yang lebih rendah • Organisasi berstruktur datar cenderung memberi ganjaran kepada atasan yang mendukung pertukaran informasi dan tujuan denga kenaikan pangkat lebih cepat daripada organisasi berstruktur tinggi

HUBUNGAN BERURUTAN Hubungan berurutan adalah suatu informasi yang disampaikan keseluruh organisasi formal oleh suatu proses, dalam proses ini orang dipuncak hierarki mengirimkan pesan kepada orang kedua yang kemudian mengirimkan lagi kepada orang ketiga. Tokoh kunci dalam sistem ini adalah pengulangan pesan (relayor)

FUNGSI PENGULANGAN PESAN Alfred G Smith (1973) memperkenalkan empat fungsi dasar yang dilakukan oleh seorang pengulangan pesan : • Menghubungkan fungsi penghubung ini menciptakan suatu etika yang membuat pengulang pesan menghargai penyesuaian dan asimilasi sudut pandang diatas hal lainnya. • Menyimpan peyimpanan pesan membentangkan ruang antara produser pesan dengan pemakai pesan.

• Merentangkan merentangkan adalah suatu bentuk perubahan yang meliputi perluasan atau penjelasan tambahan suatu pesan. • Mengendalikan yang dikendalikan pengulang pesan adalah makna. Misalnya guru sebagai pengulang pesan, mengendalikan makna yang dipakai dalam pelajaran yang disajikan untuk menghubungkan para pelajar dengan sumber pelajaran.